13 Google Kalender-Hacks zur Steigerung Ihrer Produktivität

Die zentralen Thesen

• Legen Sie Standarderinnerungen für alle Ereignisse in Google Kalender fest, um zu vermeiden, dass wichtige Termine verpasst werden, und um die Produktivität zu steigern. Fügen Sie bei Bedarf mehrere Benachrichtigungen hinzu.
• Integrieren Sie Google Kalender mit anderen Tools, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den ständigen Wechsel zwischen Apps zu vermeiden. Integrieren Sie beispielsweise Slack, um den Status zu planen und zu aktualisieren.
• Erhalten Sie eine tägliche Agenda-E-Mail, um wichtige Erinnerungen und Termine zu priorisieren. Richten Sie dies in den Google Kalender-Einstellungen ein, um sicherzustellen, dass Sie keine Benachrichtigung verpassen.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie Google Kalender mindestens einmal verwendet haben, unabhängig davon, ob Ihnen jemand eine Besprechungseinladung gesendet hat oder ob Sie ihn einfach verwendet haben, weil er mit Ihrem Gerät geliefert wurde.

Obwohl Google Kalender eine ziemlich unkomplizierte App ist, wenn es um die Terminplanung geht, verfügt er über mehrere erstaunliche Funktionen und Integrationen, die Ihnen helfen können, Ihre Produktivität zu steigern und Ihre Gesamtleistung zu verbessern Effizienz. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger der besten.

1. Richten Sie Standarderinnerungen ein

Es ist immer hilfreich, Erinnerungen einzurichten, um bevorstehende Ereignisse nicht zu verpassen oder sich genügend Zeit für die Vorbereitung zu geben. Allerdings kann es ziemlich mühsam sein, für jedes neue Ereignis eine Erinnerung einzurichten.

Glücklicherweise können Sie mit Google Kalender automatisch Standarderinnerungen für alle von Ihnen vorgenommenen Ereignisse erstellen. Hier ist wie:

1. Gehen Sie zu Ihrer Google Kalender-Startseite.
2. Klicken Sie rechts auf das Zahnradsymbol und wählen Sie aus Einstellungen.
3. Unter Einstellungen für meine Kalender, Wählen Sie Ihren Kalender aus.
4. Wählen Ereignisbenachrichtigungen und dann auswählen + Benachrichtigung hinzufügen.
5. Wählen Sie Ihre bevorzugte Dauer, indem Sie auf das Dropdown-Menü klicken.

Künftig werden alle von Ihnen erstellten Ereignisse automatisch über diese Standarderinnerungen verfügen. Beachten Sie, dass Sie mehr als eine Benachrichtigung hinzufügen können. Nehmen wir an, Sie möchten mehrere Benachrichtigungen für Ihre Veranstaltung erhalten.

Die tägliche Verwaltung und Verwendung verschiedener Tools, sei es für den persönlichen oder beruflichen Gebrauch, kann überwältigend sein und erfordert, dass Sie ständig zwischen den Tools wechseln müssen, um den Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben zu behalten.

Mit vielen dieser Tools können Sie Google Kalender integrieren, sodass Sie Informationen nicht manuell von oder zu Ihrer App in Ihren Kalender übertragen müssen. Google Kalender ist beispielsweise ein Ziemlich nützliche Slack-Integration, die Sie ausprobieren sollten wenn Sie die Business-Messaging-App verwenden. Mit der Integration können Sie Ereignisse direkt in Slack planen und löschen. Slack kann Ihren Status basierend auf Ihrem Zeitplan aktualisieren! Beachten Sie, dass die Art und Weise, wie Sie Google Kalender in eine App integrieren, je nach App unterschiedlich ist.

3. Erhalten Sie Ihre Tagesordnung per E-Mail

Wenn Sie die Angewohnheit haben, Benachrichtigungen beiläufig wegzuwischen, ohne darüber nachzudenken, besteht eine gute Chance, dass Sie Ihre Kalenderbenachrichtigungen übersehen. Und wenn Sie E-Mails gegenüber anderen Kommunikationsformen priorisieren, gibt es einen praktischen Trick: Sie können sich Ihren Tagesplan direkt an Ihre E-Mail senden lassen. Auf diese Weise verpassen Sie keine wichtigen Erinnerungen und Termine.

Um dies zu tun:

1. Gehen Sie zu Google Kalender und klicken Sie auf das Zahnradsymbol.
2. Wählen Einstellungen > Einstellungen für meine Kalender.
3. Wählen Sie den Kalender aus, von dem Sie eine E-Mail erhalten möchten.
4. Scrollen Sie nach unten zu Andere Benachrichtigungen.
5. Gehe zu Tagesordnung und auswählen Email aus dem Dropdown-Menü.

Erwarten Sie, jeden Morgen um fünf Uhr morgens eine E-Mail mit der Tagesordnung zu erhalten, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie Ihr Tag aussehen würde.

4. Beginnen Sie Ihre Woche an einem anderen Tag

Ganz gleich, ob es sich bei Ihrer Arbeit um wechselnde Zeitpläne oder Offshore-Einsätze mit unterschiedlichen wöchentlichen Starttagen handelt oder ob Sie einfach einen ungewöhnlichen Start in die Woche bevorzugen, mit Google Kalender sind Sie an der richtigen Adresse. Sie können den Starttag Ihrer Woche ganz einfach in Google Kalender ändern.

Gehen Sie einfach zu Ihrem Google Kalender Einstellungen, wählen Allgemein, und scrollen Sie dann nach unten zu Optionen anzeigen. Klicken Beginnen Sie die Woche am und wählen Sie aus Samstag, Sonntag, oder Montag.

5. Verwenden Sie Ihre Stimme, um ein neues Ereignis festzulegen

Wenn Ihre Hände gerade nicht frei sind, Sie aber sofort einen Termin planen müssen, können Sie mit Ihrer Stimme einen Termin erstellen, anstatt die Google Kalender-App zu öffnen und alle Details einzugeben.

Sagen Sie einfach etwas wie: „Hey, Google, erstellen Sie ein Kalenderereignis: ein Abendessen mit Jane Doe um 20:00 Uhr.“ bei Chili. Abgesehen von der Aufzeichnung aller Informationen kann Google vor dem Speichern des Ereignisses zusätzliche Informationen anfordern.

Beachten Sie, dass dies nicht möglich ist, wenn Sie ein Apple-Gerät verwenden. Siri kann mit Google Kalender keine Ereignisse erstellen. Wenn Sie möchten, dass Siri Ereignisse zu Ihrem Google Kalender hinzufügt, müssen Sie ihn als Standardkalender festlegen. Tun Sie dies, indem Sie zu gehen Einstellungen > Kalender > Standardkalender.

6. Betten Sie Ihren Kalender ein

Es kann schwierig sein, Ihren Zeitplan einzuhalten, insbesondere wenn andere mit Ihnen Zeitpläne vereinbaren möchten. Wenn Sie über eine Website verfügen, können andere Personen anhand ihrer Vorlieben einen Zeitplan mit Ihnen festlegen, indem Sie Ihren Kalender in Ihre Website einbetten.

7. Verwenden Sie eine Online-Terminplanungssoftware

Das Teilen Ihres Kalenders kann den Nachteil haben, dass Ihre Freizeit ausgenutzt wird. Wenn Sie eine bessere Kontrolle darüber wünschen, wann andere Termine mit Ihnen vereinbaren können, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen Tools, die die Online-Terminplanung vereinfachen, wie Calendly.

Wenn Sie sich mit Ihrer Gmail-Adresse bei Calendly anmelden, wird Ihr Kalender nahtlos mit Ihrem Calendly-Konto synchronisiert. Aber das ist nicht alles. Diese Integration bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, wie z. B. automatisierte Planung, Zeitzonenverwaltung und Anpassung, wodurch das Buchungserlebnis bei Ihnen zu einem persönlicheren Erlebnis wird.

8. Richten Sie Zeitblöcke ein

Google Kalender kann Ihnen weiterhelfen Erreichen Sie maximale Produktivität mit Zeitblöcken. Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Slots zuweisen, sodass Sie sich auf bestimmte Projekte oder Aufgaben konzentrieren können. Auf diese Weise können Sie Ihre Energie effizient auf bestimmte Ziele konzentrieren und vermeiden, dass Sie zögern und Zeit verschwenden, indem Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln.

9. Ereignisse automatisch ablehnen

Mit Google Kalender behalten Sie nicht nur den Überblick über Ihre Termine. Sie können damit auch für eine ausgeglichene Work-Life-Balance sorgen. Wenn Sie einen Arbeitsplan festlegen, kann Google Kalender Besprechungsanfragen automatisch ablehnen, wenn Sie nicht im Büro sind oder im Urlaub sind.

Sie können ihnen auch eine Abwesenheitsnachricht senden und sie darüber informieren, was sie in der Zwischenzeit tun können, z. B. sie an einen anderen Kollegen weiterleiten, der sich um ihre Anfragen oder Bedenken kümmern kann.

10. Wechseln Sie mit einer anderen Zeitzone

Die Zusammenarbeit mit Menschen in anderen Zeitzonen kann die Planung von Besprechungen und die Festlegung von Zeitplänen schwierig machen. Anstatt zu viel Zeit mit der Beratung zu verbringen Online-Zeitzonenkonverterkönnen Sie die sekundäre Zeitzonenfunktion von Google Kalender verwenden, um Zeitunterschiede im Auge zu behalten und Planungsfehler zu vermeiden.

Klicken Sie in Google Kalender auf Einstellungen > Allgemein > Zeitzone. Tick Sekundäre Zeitzone anzeigen unter Zeitzone.Sie können zur weiteren Organisation auch Beschriftungen zu jeder Zeitzone hinzufügen.

11. Erstellen Sie wiederkehrende Besprechungen

Wenn Sie jede Woche oder jeden Monat Besprechungen haben, können Sie wiederkehrende Besprechungen einrichten, anstatt jedes Mal manuell Ereignisse zu erstellen. Wenn Sie ein Ereignis erstellen, wählen Sie das Dropdown-Menü mit der Aufschrift aus Wiederholt sich nicht und wählen Sie aus, wie oft das Ereignis wiederholt werden soll.

12. Erstellen Sie eine Ereignisverknüpfung

Während das Erstellen eines neuen Termins in Google Kalender nur ein paar Klicks erfordert, überspringt eine Terminverknüpfung die meisten Schritte und führt Sie direkt zum neuen Terminfenster in Google Kalender.

Öffnen Sie einfach Ihren Browser und geben Sie ein Kal.neu, und schlagen Eingeben oder zurück. Darüber hinaus gibt es eine lange Liste von Verknüpfungen zu Google Kalender Dies kann Ihnen helfen, effizienter in der App zu navigieren und sie zu nutzen.

13. Finden Sie den idealen Zeitpunkt für Besprechungen

Den idealen Zeitpunkt zu finden ist eine weitere Herausforderung bei der Festlegung eines Meetings oder Zeitplans. Dies ist umso schwieriger, je mehr Personen beteiligt sind, und die Situation wird unübersichtlicher, wenn man unterschiedliche Zeitzonen in die Gleichung einbezieht.

Glücklicherweise verfügt Google Kalender über die Funktion „Zeit suchen“, mit der Sie für jedes Teammitglied eine verfügbare Zeit finden können. Es erfordert jedoch Zugriff auf die Google-Kalender des Teams und Sie können es nur über die Web-App, nicht über die mobile App verwenden. Mit dieser Funktion können Sie eine für beide Seiten verfügbare Zeit finden, die für alle im Team funktioniert.

Nutzen Sie Ihren Kalender zu Ihrem Vorteil

Google Kalender bietet eine Reihe produktivitätssteigernder Funktionen und Integrationen. Von der Einrichtung von Standarderinnerungen über die Verwaltung von Zeitzonen bis hin zur Verwendung von Sprachbefehlen – die Beherrschung dieser Hacks kann Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihrem Kalender für ein effizientes Zeitmanagement herauszuholen.