Wenn Sie jemanden brauchen, der Ihnen hilft, Ihren Kalender, Ihr Budget und Ihre Meetings zu verwalten, sollten Sie stattdessen Alexa als Ihren virtuellen Assistenten verwenden.
Die Arbeit von zu Hause aus bringt eine Menge Vorteile und eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich. Wenn Sie Freiberufler oder Telearbeiter sind, kennen Sie die Angst vor zunehmender Desorganisation – die Schuldgefühle und der Gehirnnebel, der entsteht, wenn Sie im Alltag unproduktiv sind.
Wäre es nicht großartig, wenn Sie einen virtuellen Assistenten hätten, der Sie auf dem Laufenden hält – jemanden, der Ihnen hilft, Ihren Kalender, Ihre Rechnungen, Ausgaben und Projekte zu verwalten? Obwohl die Einstellung einer virtuellen Assistentin möglicherweise nicht im Budget des Solopreneurs enthalten ist, haben Sie wahrscheinlich bereits eine: Alexa.
Alexa ist die sprachgesteuerte KI von Amazon, die auf vielen Geräten verfügbar ist, einschließlich des intelligenten Lautsprechers Amazon Echo. Dank dieser Alexa-Fähigkeiten (im Wesentlichen Apps) können Sie die Fähigkeiten von Alexa steigern und es in einen leistungsstarken virtuellen Assistenten verwandeln.
1. Kalender
Wenn Sie Ihren Google-, Microsoft- oder Apple-Kalender verbinden, können Sie Alexa verwenden, um Ihre Termine zu verwalten. Es erinnert Sie an bevorstehende Ereignisse, mit der Option, Benachrichtigungen außerhalb Ihrer Arbeitszeiten zu deaktivieren.
Dies ist eine integrierte Fähigkeit, sodass Sie keine Fertigkeit herunterladen müssen. Um es zu benutzen:
- Öffnen Sie die Alexa-App und wählen Sie die aus Mehr Registerkarte unten.
- Klopfen Kalender.
- Wähle aus Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
- Um Ihr Kalenderkonto hinzuzufügen, tippen Sie auf Plus-Symbol.
- Wählen Sie dort aus, welchen Anbieter Sie verbinden möchten, und folgen Sie den Anweisungen.
2. Erinnerungen
Mit dieser integrierten Funktion kann Alexa Sie jederzeit daran erinnern, etwas zu tun, das nicht in Ihrem Kalender steht. Sagen Sie „Alexa, füge eine Erinnerung hinzu“, um es anzufordern.
Sie können auch in der Alexa-App unter hinzufügen und bearbeiten Erinnerungen im Mehr Tab.
Das ist ein wichtiger Alexa-Sprachbefehl. Es ersetzt die Notwendigkeit von Haftnotizen, die Ihren Arbeitsplatz verunreinigen, von denen Sie schwören, dass Sie zum Aufräumen kommen werden.
Bitten Sie Alexa beispielsweise, Sie daran zu erinnern, Ihren Kunden anzurufen, indem Sie sagen: „Alexa, erinnere mich daran, Bob um 13:30 Uhr anzurufen.“ Sie können es auch bitten, Sie daran zu erinnern, Aufgaben zu wechseln oder sogar zu essen und auf die Toilette zu gehen. Hey, wir sind alle so in die Arbeit vertieft, dass wir manchmal diese einfachen Dinge vergessen!
Todoist ist ein benutzerfreundliches Projektmanagement-Tool (kostenlos für Einzelpersonen), das so einfach oder komplex sein kann, wie Sie es möchten, und es lässt sich in Google Kalender integrieren.
Sobald du dein Todoist-Konto mit dem Alexa-Skill verbunden hast, kannst du deine Aufgabenliste verwalten, Aufgaben hinzufügen oder sie dir von Alexa mit Befehlen wie den folgenden vorlesen lassen:
- „Alexa, füge Anruf Jane morgen um 13 Uhr zu meiner To-do-Liste hinzu.“
- „Alexa, füge meiner Einkaufsliste ein HDMI-Kabel hinzu.“
- „Alexa, was steht auf meiner To-do-Liste?“
Je nach Befehl wird die Aufgabe zu deiner Alexa-To-Do-Liste oder Einkaufsliste hinzugefügt, auf die du in deinem Browser oder der Todoist-App zugreifen und sie bearbeiten kannst. Bitten Sie Alexa einfach, die Aufgabe zu einer dieser Listen hinzuzufügen.
Es dauert lange, sich nach einer Ablenkung neu zu konzentrieren. Note Taker ist der perfekte Begleiter, wenn Sie eine Idee haben, die Sie mitten in einem Projekt aufschreiben müssen, damit Sie Ihren Fluss nicht unterbrechen.
Nachdem Sie den Skill aktiviert haben, bitten Sie Alexa einfach, „meine Notiz zu machen“, und Sie werden gefragt, was die Notiz sagen soll.
Das ist ideal für schnelle Ideen, da die Aufnahmezeit nicht lang ist. Fragen Sie: „Was ist meine Notiz?“ damit es Ihnen Ihre Notizen vorliest. Zum Löschen oder Bearbeiten müssen Sie zur Alexa-App gehen, um bestimmte Stickies zu verwalten.
Remote-Mitarbeiter interagieren oft miteinander und mit Unternehmen aus verschiedenen Ländern. In einigen Fällen ist das Konvertieren von Zeitzonen eine einfache Aufgabe, aber wenn Sie mit jemandem auf der anderen Seite der Welt zusammenarbeiten, kann es schwierig werden, den Zeitunterschied ohne Hilfe einzuschätzen.
Anstatt Zeit damit zu verschwenden, die verschiedenen Weltuhren Ihres Telefons zu überprüfen, lassen Sie sich von Alexa unterstützen. Bitten Sie Alexa, die Zeit jetzt in New York in Tokio-Zeit oder von Eastern Standard Time in Indian Standard Time umzurechnen. Sie können sogar so genau gehen und nach dem Zeitunterschied zu einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit fragen.
6. Mathematische Berechnungen
Wenn es um mathematische Berechnungen geht, ist Alexa schnell am Zug. Bitten Sie es mit dieser integrierten Fähigkeit, zu addieren, zu subtrahieren, zu multiplizieren und zu dividieren oder eine komplexe Gleichung freihändig zu lösen, während Sie arbeiten. Es spart Ihnen viel Zeit, anstatt zum Taschenrechner zu greifen.
Zum Beispiel kann Alexa Ihnen helfen, Ihre Rechnungen schneller zu erstellen – bitten Sie es, Ihre geleisteten Stunden mit Ihrem Stundensatz zu multiplizieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Stundensatz je nach Art der von Ihnen erbrachten Dienstleistung unterschiedlich ist oder wenn sich Ihre Sätze zwischen den Kunden unterscheiden.
YNAB (Du brauchst ein Budget) ist ein fantastischer Budgetierungsservice das mit Ihren Bankkonten synchronisiert und Ihre Transaktionen aufzeichnet, damit Sie sehen können, wohin Ihr Geld fließt. Es ist nicht kostenlos, aber es gibt einen preisgünstigen Monats- und Jahresplan.
Sie können Ihr YNAB-Konto mit Alexa verbinden und es verwenden, um Ausgaben aufzuzeichnen, Ausgaben zu überprüfen, zu sehen, wie viel Geld in bestimmten Kategorien verbleibt und vieles mehr.
Melden Sie sich zunächst bei YNAB an und bauen Sie Ihr Budget auf. Dann:
- Aktivieren Sie den YNAB Alexa Skill über die Alexa App oder Ihren Browser.
- Verknüpfen Sie Ihr YNAB-Konto.
- Autorisieren Sie das Budget, das Alexa verfolgen soll.
Sobald Sie fertig sind, können Sie loslegen. Probieren Sie Befehle aus wie: „Alexa, fragen Sie YNAB, wie ist das Gleichgewicht der Transportmittel?“ oder „Alexa, frage YNAB, wie viel Geld ich noch in der Kategorie Gas ausgeben kann.“
Zoom Rooms bieten ein Remote-Konferenzraumerlebnis; Sie bringen Teams zusammen und sind besonders nützlich für Freiberufler oder Remote-Mitarbeiter, die mit mehreren Personen innerhalb einer Organisation zusammenarbeiten.
Um diesen Skill zu nutzen, aktivieren Sie ihn und verknüpfen Sie Ihr Zoom-Geschäftskonto. Verwenden Sie es dann zum Starten, Beenden und Beitreten zu Meetings. Sagen Sie zum Beispiel „Alexa, starten Sie das Meeting.“
Dieser Skill unterstützt nur Zoom Rooms, keine regulären Zoom-Meetings. Es erfordert ein Zoom-Geschäftskonto.
Wann sollte man Alexa einem menschlichen Assistenten vorziehen?
Alexa ist ein fantastischer virtueller Assistent für einige grundlegende Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung Ihres Kalenders oder das Erstellen von Notizen. Wenn Ihre Bedürfnisse darüber hinausgehen, ist es möglicherweise an der Zeit, einen menschlichen virtuellen Assistenten einzustellen. Sie können Ihnen bei Grafikdesign, Videobearbeitung, Social-Media-Management und mehr helfen.
