10 Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Sie sie mit Microsoft SharePoint machen können

Für viele ist SharePoint eine Plattform mit eingeschränkten Funktionalitäten. Aber das ist nicht der Fall. Auf dieser Plattform können Sie viele Dinge tun, von denen Ihnen einiges bisher vielleicht unbekannt war.

In diesem Artikel werden wir solche Funktionen von SharePoint vorstellen, die Ihre Kollegen sicherlich in Erstaunen versetzen werden.

1. Rechnungen bearbeiten

Wenn Ihre Organisation mit Drittkunden arbeitet, sind die Rechnungserstellung und -verarbeitung die entscheidenden Teile Ihres Arbeitsprozesses. Die meisten Unternehmen sind für das Rechnungsmanagement auf externe Tools angewiesen. Jedoch, SharePoint Benutzer können die meisten Schritte von der nativen Plattform aus ausführen.

Sie können Microsoft Forms verwenden, um Rechnungsdaten zu sammeln und in SharePoint zu importieren. Auch das Erstellen einer Rechnung und deren Umsatzanalyse ist gleichzeitig auf SharePoint möglich.

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Diese Prozesse erfordern die Beteiligung von weniger Personen. Daher ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Dateneingabe geringer. Auch die Einbindung automatisierter Schritte beschleunigt die Rechnungsstellung. Sie können sich auch leicht über den Fortschritt des Prozesses informieren.

2. Verwendung während des Onboardings

Die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ist eine mühsame Aufgabe. Alles sollte vorhanden sein, um eine positive Erfahrung für das neue Teammitglied zu gewährleisten.

Durch die Integration von Microsoft Forms und Power Automate mit SharePoint können Sie alle Informationen an einem Ort sammeln und einen Workflow für alle Abteilungen erstellen. Nach dem Einrichten der Integration und des Workflows muss der Personalleiter nur noch jeden Schritt überwachen.

Der Einsatz von SharePoint im Onboarding-Prozess bietet eine Win-Win-Situation sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die HR-Führungskräfte. Während der frischgebackene Recruiter sofort mit allem, was verfügbar ist, beginnen kann, müssen die Recruiter weniger Aufwand in das Onboarding investieren.

3. Lagerbestände verwalten

Die Bestandsverwaltung ist ein hektischer Prozess, da sie eine Reihe von Aufgaben und Teilaufgaben wie Beschaffungszeitplan, Kostenverfolgung und Wartung umfasst. Außerdem können die Aufgabenabhängigkeiten den Prozess langwierig und komplex machen.

Wenn Sie SharePoint verwenden, können Sie es in Power Automate, Microsoft Lists und Microsoft Teams integrieren, um Ihr Inventar nahtlos zu verwalten. Damit können Sie alle Prozesse verwalten, einschließlich der Auflistung von Produkten, der Planung von Vorgängen und der Visualisierung von Daten von einer einzigen Plattform aus.

Diese Integrationen reduzieren nicht nur den Zeitaufwand für das Gerätemanagement, sondern eliminieren auch das Risiko von Fehlern und doppelter Dateneingabe erheblich.

4. Dokumente mit jedem teilen

Wenn Sie mit einem Kunden oder Lieferanten zusammenarbeiten, ist die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Personen außerhalb Ihres Teams ein unverzichtbarer Bestandteil Ihres Arbeitsprozesses. Mit SharePoint können Sie ganz einfach teilen Dateien oder Dokumente mit anderen. Die Berechtigungsfunktionen stellen sicher, dass Sie über die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen verfügen.

Je nach gewünschter Sicherheitsart können Sie Personen erlauben, das Dokument anzuzeigen oder zu bearbeiten. Sie können auch steuern, wer mit der richtigen Berechtigung auf die Datei zugreifen kann.

Mit SharePoint können Sie Datei- und Ordnervorlagen mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen. Es erspart Ihnen das manuelle Einrichten von Berechtigungen für jede neue Datei oder jeden Ordner, den Sie erstellen.

5. Wiki-Site erstellen

Angesichts der ständig wachsenden Informationsmenge benötigen Unternehmen ihre Wiki-Site. Solche Sites können alle Arten von Informationen speichern und verwalten, z. B. Wissensartikel, allgemeine Serviceinformationen, Artikelinformationen und geschäftliche Diskussionen.

Sie wissen vielleicht nicht, dass Sie in SharePoint ein Element namens Wiki-Site abrufen können. Es kann alle Anforderungen einer Organisation in Bezug auf Wiki erfüllen, die eine generische Wikipedia nicht bewältigen kann.

Die Verwendung der SharePoint-Wiki-Site ist ebenfalls einfach. Fügen Sie den Inhalt hinzu und geben Sie ihn frei, nachdem Sie die Genehmigung von der Verwaltung erhalten haben. Sie können die SharePoint-Liste auch verwenden, um Daten in einer Excel-Datei zu sortieren und zu konvertieren und sie in anderen Formaten im Wiki zu verwenden.

6. Integration mit Microsoft Teams

Während Microsoft Teams das ultimative Tool für die Zusammenarbeit ist, wird die Integration in SharePoint die Effizienz Ihres Teams auf die nächste Stufe heben. Diese Integration ist besonders hilfreich für Unternehmen, in denen Mitarbeiter mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten müssen.

SharePoint und Teams bieten zusammen robuste Funktionalitäten durch die Zentralisierung der Informationen. Die Zusammenarbeit und Kommunikation unter den Kollegen findet ebenfalls unter Einhaltung der Compliance statt.

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7. Als erweiterter Inhaltseditor verwenden

Da SharePoint eine Dokumentenverwaltungsplattform ist, verfügt es über erweiterte Funktionen zur Inhaltsbearbeitung. Aber wissen Sie, dass Sie zum Bearbeiten eines Dokuments keine Webdesign-Tools wie SharePoint Designer oder DreamWeaver verwenden müssen?

Mit Hilfe eines Inhalts-Editor-Webparts können Sie notwendige Änderungen an einer Seite vornehmen. Einige der hervorgehobenen Funktionen sind das Hinzufügen von formatiertem Text, Bildern, Tabellen und Hyperlinks zu einer Seite. Darüber hinaus können Sie all dies tun, ohne das Dokument im erweiterten Editor öffnen zu müssen.

8. Zeitplan der Teammitglieder synchronisieren

Viele SharePoint-Benutzer wissen nicht, dass die Plattform einen freigegebenen Kalender bietet. Alle SharePoint-Teammitglieder können ihre bevorstehenden Zeitpläne und Ereignisse hinzufügen, bearbeiten und anzeigen. Tatsächlich können Sie innerhalb dieses Kalenders auch verschiedene Gruppen definieren und später Ereignisse entsprechend hinzufügen.

Abgesehen von den regulären Kalenderfunktionen unterstützt dieser Kalender die Zuweisung separater Farben für jede Art von Ereignis wie Meetings, Webinare, Feiertage. So finden Sie ganz einfach ein Ereignis in einem Kalender.

9. Aufgaben automatisieren

Die Arbeitsautomatisierung hilft den Menschen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Da dieser Prozess regelmäßige, alltägliche Aufgaben automatisiert, erhöht sich die Produktivität eines Teams um ein Vielfaches. Mit SharePoint Workflows können Sie Ihre Arbeitsprozesse weitgehend automatisieren.

In SharePoint erhalten Sie fünf vorprogrammierte Workflows: Feedbacksammlung, Genehmigung, Veröffentlichungsgenehmigung, Unterschriftensammlung und Drei-Status-Workflows. Jeder der Workflows reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand, den Sie in ein Projekt investieren müssen.

Darüber hinaus bietet Ihnen die Plattform auch die Möglichkeit, maßgeschneiderte Workflows gemäß Ihren Geschäftsanforderungen zu entwickeln.

10. Ältere Version eines Dokuments behalten

Die Versionierung ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements, insbesondere wenn das Dokument Teil eines kollaborativen Projekts ist, an dem mehrere Redakteure beteiligt sind. Normalerweise können berechtigte Bearbeiter jederzeit Änderungen an einem Dokument vornehmen.

SharePoint zeigt jedem, der darauf zugreifen kann, die neueste Version eines Dokuments mit allen letzten Änderungen an. Das ist jedoch nicht alles. Es speichert auch alle Versionen seit der Erstellung dieser Datei im Versionsgeschichte. Jeder kann auf den Versionsverlauf zugreifen, um zu sehen, wer welche Änderungen am Dokument vorgenommen hat.

Überraschen Sie alle mit unbekannten SharePoint-Funktionen

SharePoint dient nicht nur der Online-Dokumentenverwaltung. Sie können es für verschiedene andere Zwecke verwenden. Hier haben Sie einige ungewöhnliche Funktionen dieser Plattform kennengelernt.

Während viele davon Sie überraschen werden, können Sie mit all diesen SharePoint-Funktionen Aufgaben ausführen, ohne das Tool zu wechseln.

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