5 zeitsparende Apps für bessere Online- und Offline-Meetings

Berufstätige kommen nicht umhin, in Meetings zu kommen. Ob virtuell oder persönlich, Sie können Ihre Zeit effizienter und produktiver verbringen, wenn Sie die richtigen Tools zum Organisieren und Verwalten von Meetings verwenden.

Die Prinzipien, wie ein Meeting abläuft, bleiben gleich, egal ob Sie es in einem Konferenzraum oder in einem Zoom für Online-Meetings verwenden. Sie müssen eine Agenda festlegen, einen klaren Aktionsplan haben, einen Fluss für Interaktionen oder Fragen und Antworten haben und sich Protokolle für Folgemaßnahmen erstellen. Diese kostenlosen Apps helfen Ihnen dabei, online und offline.

1. Hyperkontext (Web): Kostenlose Meeting-Vorlagen und Konversationsstarter

Wenn Ihre Meetings zu oft aus der Bahn geraten, brauchen Sie Hypercontext. Es ist eine Meeting-Begleit-App für Manager, die kostenlose Vorlagen und Gesprächsstarter für Einzel- und Teambesprechungen bereitstellt. Befolgen Sie das Skript, und Sie werden nie aus der Spur geraten oder etwas Wichtiges verpassen.

Nachdem Sie sich angemeldet haben, synchronisieren Sie Ihren Kalender und erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich. Jeder Arbeitsbereich verfügt über mehrere Vorlagen für Einzel- oder Teambesprechungen, z. B. wöchentliche und monatliche Überprüfungen, Einzelgespräche aus der Ferne oder Teammeetings, Leistungsbeurteilungen, Check-ins, Standup-Meetings, Scrum, Projektmanagement, Quartalsplanung usw. An.

In jeder Vorlage sehen Sie eine Reihe von Fragen oder Tagesordnungspunkten mit geplanten Zeitfenstern. Fühlen Sie sich frei, diese zu bearbeiten, wie Sie es für richtig halten. Während das Meeting läuft, können Sie jedem Element "Nächste Schritte" hinzufügen und so eine To-Do-Liste für sich selbst erstellen. Sie können auch Kollegen in den Arbeitsbereich einladen, an diesen Aktionselementen mitzuarbeiten. Es ist ein bisschen so, als würde man Besprechungsprotokolle führen.

Mit den Pro-Konten erhalten Sie zusätzliche Funktionen wie das Verfolgen Ihrer nächsten Schritte im Laufe der Zeit, das Hinzufügen von Zielen, das Einchecken in vergangene Meetings usw. All dies bietet einen Mehrwert, wenn Sie für den Service bezahlen möchten. Die Vorlagen der kostenlosen Version sind jedoch Grund genug, Hypercontext zu verwenden.

2. Vertagen (Web): Kostenlose App für Besprechungsnotizen zum einfachen Organisieren und Teilen

Das Festlegen einer Tagesordnung und das anschließende Protokollieren eines Meetings sind wesentliche Bestandteile, um erfolgreiche Meetings zu gewährleisten. Andernfalls werden Sie oft Leute finden, die sagen, dass sie sich nicht erinnern, wann etwas besprochen wurde. Adjourn ist eine der besten kostenlosen Apps, um Ihre Meetings aufzuzeichnen.

In jedem neuen Meeting können Sie für jede Notiz separate Karten erstellen. Ihre Agenda ist beispielsweise eine Karte, während andere Feedback, nächste Schritte, Protokolle, Vorschläge usw. sein können. Jede Karte ist ein einfacher Rich-Text-Editor, der Markdown und Tabellen unterstützt. Sie können die Prinzipien der beste Besprechungsprotokollvorlagen in einem von diesen.

In einem Panel auf der rechten Seite finden Sie die anderen Teilnehmer dieses Meetings und laden sie ein, das Adjourn-Board anzuzeigen oder zu bearbeiten. In Action Items können Sie To-Do-Listen erstellen und diese Personen zuweisen und Beschreibungen hinzufügen. Schließlich hilft ein Panel mit den Gesamtagendendetails, das Meeting auf Kurs zu halten. Mit der Vertagung können Sie auch Dateien hochladen, auf die andere während des Meetings zugreifen können.

Nach Abschluss des Meetings können Sie die Notizen per E-Mail an alle Teilnehmer senden oder als PDF-Datei herunterladen. Die kostenlose Version von Adjourn begrenzt die Häufigkeit, mit der Sie eine E-Mail senden können, aber PDF-Downloads sind für immer kostenlos.

3. Weinrebe (Web): Einfache asynchrone Meetings über Videoanrufe

Nach einem gewissen Punkt erscheinen diese täglichen und wöchentlichen Meetings eher wie eine lästige Pflicht als eine Notwendigkeit. Wenn es sich um ein Remote-Team handelt, ist es außerdem eine schwierige Aufgabe, alle zusammenzubringen. Ein wachsender Trend zu Umgang mit Besprechungsüberlastung ist, sich stattdessen für asynchrone Besprechungen zu entscheiden, die Sie weiterhin über Videoanrufe durchführen können.

Falls Sie es nicht wussten, ein asynchrones Meeting läuft wie ein normales Meeting, aber nicht gleichzeitig. Zuerst startet der Gastgeber des Meetings das Meeting und legt die Tagesordnung fest, die in einer Videonachricht aufgezeichnet wird, und sendet sie an die Gruppe. Anschließend kann ein zweiter Teilnehmer zu einem von ihm gewählten Zeitpunkt mit seiner Videobotschaft darauf antworten. Dann können andere Teilnehmer diese Nachrichten einsehen und gemäß der festgelegten Reihenfolge des Gastgebers antworten oder einer Person dazwischen antworten. Die Idee ist, die Leute in ihrem eigenen Tempo arbeiten zu lassen und nicht ständig in Meetings verstrickt zu sein.

Nicht wenige Online-Apps ermöglichen einfache asynchrone Besprechungen über Videoanrufe. Grapevine ist eines der einfachsten, das wir je gesehen haben, mit dem Sie 15-minütige Nachrichten über Ihre Webcam oder eine Bildschirmaufnahme aufzeichnen können. Sie können auch Kommentare hinterlassen und Dateien zu jedem Beitrag hinzufügen. Alle Nachrichten erscheinen in einer einfachen chronologischen Zeitleiste. Die kostenlose Version erlaubt bis zu fünf Benutzer, und Sie können für größere Gruppen upgraden.

4. Dory (Web): Am besten zum Verwalten von Fragen und Antworten und Live-Publikumsinteraktionen

Dory wurde von ehemaligen Google-Mitarbeitern entwickelt und ist eine völlig kostenlose Web-App (keine Werbung, keine versteckten Kosten) zur Verwaltung von Q&A-Sitzungen und Live-Interaktionen mit dem Publikum, sowohl online als auch offline. Sie können es auch für unternehmensweite virtuelle Meetings als Raum für Zuhörer nutzen, um ihre Fragen zu stellen.

Die App verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche, um eine neue Veranstaltung zu erstellen und Mitarbeiter einzuladen, die dieselben Editor-Rechte wie Sie haben. Ereignisse können nur für diejenigen öffentlich oder privat sein, die über einen Link verfügen. Im Hauptpanel können die Teilnehmer dann Fragen stellen, die ein Moderator den Referenten zur Beantwortung einordnen kann. Fragen können angeheftet, archiviert und für mehr Sichtbarkeit bewertet werden.

Dory enthält auch ein praktisches Notizenfeld, das aus zwei Teilen besteht. Einer ist ein gemeinsamer Notizenbereich, in dem alle Organisatoren oder Redakteure Notizen hinzufügen können, die alle sehen können. Der andere ist ein privater Notizblock, der bearbeitet und nur für Sie sichtbar ist. Es ist ein raffiniertes Add-on, um Protokolle zu führen, Gedanken hinzuzufügen und zu teilen und bei Bedarf sogar Anweisungen zu geben.

5. Radiergummi (Web): Whiteboard, Schreibtafel und vorgefertigte Besprechungsvorlagen

In physischen Meetings haben Sie oft einen Konferenzraum mit einem gemeinsamen Whiteboard und einem Schreibblock für jede Person. Eraser bringt das in die virtuelle Welt und bietet Ihnen einen Notizblock mit zwei Fenstern und ein kostenloses digitales Whiteboard.

Beide Tools sind ziemlich einfach zu verwenden, und Sie können den Link online mit anderen teilen, um loszulegen. Der Notizblock unterstützt Markdown zum Formatieren, während das Whiteboard mit gängigen Zeichenwerkzeugen für Formen, Text und Diagramme ausgestattet ist. Eraser enthält auch Audio-Chat, wenn Sie keine Videoanruf-App eines Drittanbieters damit verwenden möchten.

Der coole Teil sind die vorinstallierten Vorlagen. Eraser erstellt schnell ein komplettes Agile Sprint Board, Flussdiagramm, Swimlane-Diagramm oder eine Stand-up-Meeting-Sitzung, damit Sie die Werte gemäß Ihrem Meeting eingeben können. Es funktioniert großartig und wird Sie effizienter machen.

Kämpfe nicht die ganze Zeit dagegen

Diese Tools und Apps werden viele Ihrer Meetings effizienter machen, aber nicht alle. Und das ist in Ordnung. Versuchen Sie nicht, bei jedem Meeting die Produktivität und Effizienz zu maximieren, manchmal werden sie langweilig und wirken wie Zeitverschwendung. Selbst wenn Sie die Hälfte davon effizienter machen, werden Sie eine große Veränderung feststellen. Und für die andere Hälfte unterhalten Sie sich beim Spielen Treffen mit Höllen-Bingo.

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