So entfernen Sie versteckte persönliche Daten in Microsoft Office

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Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument an einen Kollegen senden, speichern Sie es, lesen es Korrektur, korrigieren Rechtschreib- und / oder Grammatikfehler und senden es. Es ist eine große Angewohnheit, sich darauf einzulassen, und kann auf jeden Fall Zeit und Energie sparen, wenn Ihre Arbeit durchweg genau ist. Die Redakteure werden dich lieben (oder?!) Aber was ist mit den anderen Informationen, die wir möglicherweise unabsichtlich bereitstellen, wenn wir ein Dokument senden?

Microsoft Office Welche Office Suite eignet sich am besten für Sie?Sie werden gezwungen sein, einen Beruf zu finden, für den keine Text- oder Zahlenverarbeitung erforderlich ist. Und Sie fragen sich vielleicht, ob Microsoft Office wirklich die beste Lösung ist? Hier sind Ihre Optionen. Weiterlesen Erstellt und verwaltet eine Metadatendatei, die an Ihr Dokument angehängt ist. Jedes Mal, wenn Sie es senden, werden Ihre Daten an den Empfänger weitergeleitet, und alle anderen Personen, an die das Dokument weitergeleitet wird, werden weitergeleitet. Dies ist in bestimmten Situationen in Ordnung, aber in anderen Fällen kann es nützlich sein, Ihre Dokumente von persönlichen Daten zu säubern, bevor Sie sie an die Natur weitergeben.

Lassen Sie uns einen kurzen Blick darauf werfen, wie Sie Ihre Dokumente bereinigen Verwenden der Dokumentinspektorfunktion 10 versteckte Funktionen von Microsoft Word, die Ihnen das Leben erleichternMicrosoft Word wäre ohne seine produktiven Funktionen nicht das Tool, das es ist. Hier sind einige Funktionen, die Ihnen jeden Tag helfen können. Weiterlesen von Microsoft Office.

Welche Arten von Informationen sprechen wir hier?

Microsoft Office speichert automatisch verschiedene Arten persönlicher Informationen sowie einige andere Formen versteckter Daten. Die Daten sind nicht sofort ersichtlich. Es wird nicht neben Ihrem Dokument angezeigt. Wir müssen es ausrotten. Office-Dokumente können die folgenden Arten von Informationen enthalten:

• Bemerkungen, Revisionsmarkierungen von nachverfolgten Änderungen Die 20 besten Apps für Schüler, um einen Schultag zu überstehenEgal, ob Sie in der High School oder im College sind, diese fantastischen Apps sollten ganz oben auf Ihrer To-Do-Liste für den Schulanfang stehen! Weiterlesen , Versionen und Tintenanmerkungen. Wenn Sie an Ihrem Dokument mitgearbeitet haben, enthält es wahrscheinlich Überarbeitungszeichen, Kommentare und mehr aus Ihrem Arbeitsprozess. Mithilfe dieser Snippets können andere Personen sehen, wer noch an dem Dokument gearbeitet hat und welche Änderungen sie vorgenommen haben.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen. Dokumenteigenschaften beziehen sich auf die Dokumentmetadaten wie Autor, Betreff und Titel. Die Dokumenteigenschaften sind größtenteils nur Informationen, die Office bei jeder Arbeit mit einem Dokument automatisch generiert und verwaltet. Es kann auch Informationen zu bestimmten Funktionen enthalten, die Sie mit einem Dokument verwenden. Zum Beispiel, E-Mail-Header Was können Sie aus einem E-Mail-Header (Metadaten) lernen?Haben Sie jemals eine E-Mail erhalten und sich wirklich gefragt, woher sie stammt? Wer hat es geschickt? Wie konnten sie wissen, wer du bist? Überraschenderweise können viele dieser Informationen aus dem ... Weiterlesen Routing-Belege, Druckerpfade und Dateipfadinformationen sind häufig.
• Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen. Word-Dokumente und Excel-Arbeitsmappen können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Ebenso können Wasserzeichen hinzugefügt und ausgeblendet werden.
• Versteckter Text. Word-Dokumente können versteckten Text enthalten. Das heißt, Inhalte, die als versteckter Text formatiert wurden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, kann der Dokumenteninspektor danach suchen.
• Versteckte Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter. Im gleichen Sinne wie ein Word-Dokument können Excel-Arbeitsmappen ihren eigenen versteckten Inhalt enthalten.
• Unsichtbarer Inhalt. Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen können Elemente enthalten 7 Tipps zum Erstellen professioneller PowerPoint-VorlagenNiemand profitiert von einer langweiligen PowerPoint-Präsentation. Verwenden Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen immer das Publikum ansprechen. Weiterlesen als unsichtbare Objekte formatiert. Der Dokumenteninspektor kann sie für Sie finden.
• Off-Slide-Inhalt. PowerPoint-Präsentationen können auch Inhalte oder Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie von der Seite der Folie gezogen wurden. Dies geschieht mit einer Vielzahl von Objekten, einschließlich Grafiken, Textfeldern, Schaltflächen und Grafiken.
• Präsentationsnotizen. Wenn du bist Verwenden aller PowerPoint-Funktionen 10 kreative Möglichkeiten, PowerPoint für das Selbstwachstum zu nutzenQuerdenken. Zerstören Sie die Tatsache, dass PowerPoint nur ein langweiliges Präsentationswerkzeug ist. Lassen Sie uns zehn kreative Verwendungszwecke dafür finden. Weiterlesen Sie können Ihrer Präsentation anspruchsvolle Notizen hinzufügen. Möglicherweise möchten Sie diese auch nicht an andere Personen senden oder sie während Ihres großen Präsentationsmoments anzeigen lassen.
• Dokumentenservereigenschaften. Das Dokument kann zusätzliche Dokumenteigenschaften enthalten, wenn Sie eine Document Workspace-Site oder eine Bibliothek verwenden, die auf Microsoft Windows SharePoint-Diensten basiert.
• Benutzerdefinierte XML-Daten. Ihr Dokument enthält möglicherweise versteckte XML-Daten. Der Dokumenteninspektor kann es finden und entfernen.

Offensichtlich ist dies nur dann ein Problem, wenn Sie es für eines halten. Die Mehrheit der Personen, die Dokumente mit Microsoft Office erstellen und senden, sollte keine Probleme mit den Informationen haben, die neben ihrer Arbeit erstellt wurden. Wenn Sie sich von den oben genannten Informationen befreien müssen, lesen Sie weiter!

Der Dokumenteninspektor

Der Dokumenteninspektor 10 Standardmäßige Microsoft Word-Einstellungen, die Sie optimieren könnenEin paar einfache Optimierungsschritte können Ihre Produktivität mit Microsoft Word steigern. Wir geben Ihnen zehn schnelle und einfache Einstellungen für Ihre täglichen Aufgaben. Weiterlesen ist ein Zusammenschluss aller verschiedenen Inspektordienste, die Microsoft Office zur Verfügung stehen. Ihre Hauptfunktionen sind das Auffinden und Entfernen zusätzlicher Daten aus Ihren Dokumenten. Bevor Sie den Dokumenteninspektor verwenden, Speichern Sie Ihr aktuelles Dokument.

Sobald dies erledigt ist, gehen Sie zu Datei> Info. Ihnen wird ein ähnlicher Bildschirm angezeigt:

Auf der rechten Seite sehen Sie einige der von Microsoft Office generierten Informationen: Seiten, Bearbeitungszeit, ich selbst als Autor. Um dies zu entfernen, gehen Sie zu Auf Probleme prüfen> Dokument prüfen. Sie gelangen dann zum Optionsfeld "Dokumentinspektor". Überprüfen Sie die gewünschten Optionen, gefolgt von Prüfen. Abhängig von der Größe Ihres Dokuments kann dies einen Moment dauern.

Sobald der Dokumenteninspektor seine Arbeit erledigt hat, können Sie alle gefundenen versteckten Daten entfernen. Sehen Sie sich die Dokumentenliste an. Drücken Sie Alles entfernen auf den Abschnitten, die Sie löschen möchten.

Sobald Sie die versteckten Informationen aus Ihrem Dokument entfernt haben, können Sie sie speichern. Versuchen Sie es erneut zu öffnen und erneut zu scannen, um sicherzustellen, dass alle Daten entfernt wurden. Andernfalls sollten Sie jetzt keine identifizierenden Informationen mehr haben, die Sie möglicherweise unbeabsichtigt weitergeleitet haben.

NB: In Office 2007 finden Sie den Dokumenteninspektor unter der Überschrift Office-Schaltfläche> Vorbereiten> Dokument prüfen> Prüfen. Stell sicher, dass du sichere deine Arbeit bevor Sie Änderungen vornehmen.

Kann ich verhindern, dass es passiert?

Ja, aber es handelt sich um eine dokumentenspezifische Einstellung. Dies bedeutet, dass Sie die Einstellung auf jedes von Ihnen erstellte Dokument anwenden müssen. Um zu verhindern, dass Office die Metadaten mit jedem Dokument speichert, gehen Sie zu Datei> Optionen> Vertrauensstellungscenter> Datenschutzoptionen. Aktivieren Sie unter Dokumentspezifische Einstellungen Entfernen Sie beim Speichern persönliche Informationen aus den Dateieigenschaften.

Wie bereits erwähnt, werden die Metadaten aus Ihrem aktuellen Dokument nicht mehr gespeichert, aber Sie müssen sie beim nächsten Mal erneut anwenden.

Zusammenfassung des Dokumenteninspektors

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, persönliche Informationen aus einer Office-Datei zu entfernen, z. B. eine PowerPoint-Präsentation, eine Excel-Arbeitsmappe oder ein Word-Dokument. Wie Office 2016 hat die Zusammenarbeit eingeführt 11 Häufig gestellte Fragen zu Office 2016 beantwortetOffice 2016 steht vor der Tür und wirft viele Fragen auf. Müssen Sie ein Abonnement kaufen, können Sie jetzt ein Upgrade durchführen und zu Office 2013 zurückkehren? Wir haben häufig gestellte Fragen zusammengestellt und ... Weiterlesen Tools kann es immer wichtiger werden, unsere wichtigen Dokumente vor dem Senden zu bereinigen.

Überlegen Sie sich zumindest, wo Ihr Dokument landen könnte und welche Informationen es unabsichtlich an die nächste Person weitergibt.

Schrubben Sie Ihre Dokumente regelmäßig? Was ist Ihr Grund, sie zu bereinigen? Lass es uns unten wissen!