8 Überraschende Möglichkeiten zum Importieren von Daten in Microsoft Word

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Microsoft Word ist das De-facto-Standardprogramm für Microsoft Office-Dokumente, von Forschungsarbeiten bis hin zu professionelle Berichte So erstellen Sie professionelle Berichte und Dokumente in Microsoft WordIn diesem Handbuch werden die Elemente eines professionellen Berichts untersucht und die Strukturierung, Gestaltung und Fertigstellung Ihres Dokuments in Microsoft Word überprüft. Weiterlesen . Aber manchmal haben Sie Daten in einem anderen Programm, auf die Sie verweisen müssen. Es könnte sich um Microsoft Excel handeln, es könnte sich um eine PDF-Datei handeln, es könnte sich sogar um ein anderes Word-Dokument handeln. Wenn Sie wissen, wie diese Daten importiert werden, können Sie viel Zeit sparen.

In diesem Artikel werden acht verschiedene Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Informationen in Ihre Microsoft Word-Dokumente importieren können. Einige sind nützlich für Dinge wie Berichte, andere sind gut für Serienbriefe und ähnliche Projekte, und andere sparen nur in bestimmten Situationen Zeit, wenn Sie etwas benötigen

außergewöhnlich 10 einfache Microsoft Word-Hacks, die jeder ausführen kannUnser Wissen über Microsoft Word wird jedes Mal getestet, wenn wir ein Dokument erhalten, an dem wir arbeiten können. Jeder kleine Tipp, der dabei gelernt wurde, hilft. Wie wäre es mit zehn weiteren Tricks für Ihre tägliche Produktivität? Weiterlesen .

Da Microsoft Excel die vielseitigste Ressource zum Importieren von Daten ist, beginnen wir dort.

Importieren Sie eine Tabelle aus Microsoft Excel

Formatieren von Tabellen in Microsoft Word 8 Formatierungstipps für perfekte Tabellen in Microsoft WordMicrosoft Word-Tabellen sind wichtige Formatierungswerkzeuge. Finden Sie mit diesen einfachen Tipps heraus, wie Sie eine Tabelle erstellen und perfekt formatieren können. Weiterlesen ist schrecklich. Deshalb gibt es Microsoft Excel, oder? Glücklicherweise hatte Microsoft die Voraussicht, dass Sie Tabellen direkt aus Excel in Ihr Word-Dokument aufnehmen können, damit Sie alle Formatierungen in Excel vornehmen können, wo dies viel einfacher ist.

Wählen Sie zunächst die Zellen aus, die Sie in Microsoft Excel kopieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten> Kopierenund kehren Sie zu Microsoft Word zurück.

Gehe zu Bearbeiten> Spezial einfügen… (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Paste Special…) und wählen Sie Link einfügen in der linken Seitenleiste. In dem Wie… Menü auswählen Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt, dann schlagen in Ordnung.

Sie sehen nun die ausgewählten Zellen direkt in Ihrem Microsoft Word-Dokument. Und weil du ausgewählt hast Link einfügen Anstatt von EinfügenDiese Zellen werden aktualisiert, wenn Sie Änderungen in Ihrer Microsoft Excel-Tabelle vornehmen.

Wenn Sie auswählen Einfügen Anstatt von Link einfügenwerden Ihre Zellen nicht aktualisiert, wenn Sie Änderungen in der Tabelle vornehmen. Es hat jedoch den Vorteil zu arbeiten, ob die Excel-Tabelle vorhanden ist oder nicht. Wenn Sie also keine Updates benötigen - wenn Sie drucken oder die Datei per E-Mail an eine andere Person senden und beispielsweise die richtigen Daten anzeigen müssen - möchten Sie diese möglicherweise verwenden Einfügen.

Importieren einer einzelnen Zelle aus Microsoft Excel

Sie können dieselbe Methode wie oben für einzelne Zellen verwenden:

In diesem Fall anstatt auszuwählen Microsoft Excel-Arbeitsblattobjekt, Ich wählte Unformatierter Text; Aus diesem Grund hat die Nummer dieselbe Formatierung wie der Rest des Microsoft Word-Dokuments. Es wird immer noch auf die gleiche Weise aktualisiert, aber Sie müssen nicht versuchen, das Textfeld an der richtigen Stelle zu platzieren.

Sie können dieselbe Strategie für eine gesamte Tabelle verwenden, wenn Sie die Formatierung auch mit Ihrem Word-Dokument konsistent halten möchten. Wenn dies nicht funktioniert oder Sie ein komplizierteres Verhalten Ihrer einzelnen Zelle benötigen, können Sie es versuchen Visual Basic zum Integrieren von Excel-Daten So integrieren Sie Excel-Daten in ein Word-DokumentWährend Ihrer Arbeitswoche gibt es wahrscheinlich viele Fälle, in denen Sie Informationen aus Excel in Word kopieren und einfügen oder umgekehrt. So erstellen Menschen oft schriftliche Berichte ... Weiterlesen in Ihr Word-Dokument.

Importieren Sie ein Diagramm aus Microsoft Excel

Wie beim Importieren einer Tabelle kann es sehr praktisch sein, ein Diagramm oder eine Grafik aus Microsoft Excel in Word zu importieren, damit es automatisch aktualisiert wird, wenn Sie Änderungen an der Excel-Tabelle vornehmen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie regelmäßige Berichte erstellen müssen, die Diagramme enthalten. Glücklicherweise hat Microsoft diesen Vorgang extrem einfach gemacht: Kopieren Sie einfach das Diagramm aus Microsoft Excel und fügen Sie es in Word ein.

Sie können das Diagramm auch klicken und von Microsoft Excel nach Word ziehen, um es in die Datei einzubetten. In beiden Fällen wird das Diagramm jetzt automatisch aktualisiert, wenn Sie Änderungen an der ursprünglichen Tabelle vornehmen.

Seriendruck aus Microsoft Excel

Mit einem Seriendruck können Sie eine große Anzahl von Briefen, Etiketten, Umschlägen oder fast allem anderen in Microsoft Word mithilfe von Excel-Daten erstellen. Brads Artikel über Seriendruck mit Microsoft Excel und Word So drucken Sie Etiketten mit Seriendruck in Microsoft Word und ExcelVerwenden Sie immer noch das Kopieren und Einfügen, um Etiketten, Namensschilder oder andere personalisierte Massenkommunikationen zu erstellen? Mit Mail Merge, einem einfachen Microsoft Office-Automatisierungstool, können Sie Ihre Etiketten in Sekundenschnelle drucken. Weiterlesen behandelt das Thema ausführlicher als jemals zuvor, aber die Kurzversion wird von Ihnen verwendet Extras> Seriendruck-Manager um Ihre Datenquelle auszuwählen und die Vorlage in Microsoft Word zu erstellen.

Wenn Sie eine ältere Version von Microsoft Office verwenden, ist dies Seriendruck-Tutorial mit Office 2007 Automatisieren Sie Office mit Seriendruck, um professionelle Adressetiketten, Namensschilder und mehr zu erstellenVerwenden Sie immer noch Copy & Paste, um Etiketten, Namensschilder oder andere benutzerdefinierte Dokumente zu erstellen? Lassen Sie sich ein einfaches Microsoft Office-Automatisierungstool zeigen, mit dem Sie Stunden sparen! Weiterlesen könnte von Nutzen sein, und Sie können sogar verwenden Seriendruck für Massen-E-Mails in Outlook So senden Sie personalisierte Massen-E-Mails in Outlook mit Seriendruck Weiterlesen . Es kann eine Weile dauern, bis Sie den Seriendruck nutzen können. Sobald Sie ihn erhalten haben, ist er eines der nützlichsten Tools in Ihrem Office-Arsenal.

Importieren von PDF-Dateien

Ein kurzes Wort zur Warnung: Wenn Sie eine PDF-Datei in Microsoft Word importieren, wird sie im Grunde genommen als Bilddatei und nicht als Text geliefert. Wenn Sie Text auswählen oder ändern möchten, müssen Sie ihn aus der PDF-Datei kopieren und einfügen. Wenn Sie jedoch nur eine PDF-Datei in Ihr Microsoft Word-Dokument einbetten möchten, klicken Sie auf Einfügen> Objekt, dann wählen Sie Aus Datei… und wählen Sie Ihr PDF.

Am Ende wird das PDF wie folgt eingebettet:

Es eignet sich nicht für textbasierte PDFs, aber wenn die Datei Bilder enthält, ist es einfacher als das Kopieren und Einfügen oder Finden einer Möglichkeit, die PDF-Datei in eine Bilddatei umzuwandeln, um sie in Microsoft Word einzufügen dokumentieren.

Automatisches Importieren von Text aus anderen Word-Dokumenten

Wenn Sie dasselbe regelmäßig eingeben müssen, können Sie möglicherweise Zeit sparen, indem Sie es in ein Microsoft Word-Dokument einfügen und einfach aus einem anderen Dokument darauf verweisen.

Nehmen wir an, Sie haben eine Reihe von Serienbriefen, die Sie senden müssen. Alle müssen Ihren Namen und das Unternehmen enthalten, für das Sie arbeiten. Ihr Arbeitgeber wechselt jedoch regelmäßig. Sie möchten nicht jeden Brief ändern, wenn Sie einen neuen Vertrag erhalten. Sie können Ihre Abmeldung einfach in einem Dokument speichern und alle anderen bei jeder Änderung aktualisieren lassen.

Wenn Sie ein Beispiel durchgehen, wird dies klarer. Hier ist ein Dokument mit aktualisierbarem Text, das ich gespeichert habe:

Ich möchte jedes dieser Elemente - eine Abmeldung, Kontaktinformationen und ein Zitat - in jeden der Briefe aufnehmen. Dazu erstelle ich für jedes ein Lesezeichen. Um ein Lesezeichen zu erstellen, markieren Sie den Text, den Sie in anderen Dokumenten verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Einfügen> Lesezeichen.

Geben Sie den Namen Ihres Lesezeichens ein und klicken Sie auf Hinzufügen.

Speichern Sie nun die Datei und notieren Sie sich den vollständigen Pfad zum Speicherort. Um Ihren gespeicherten Text einzufügen, gehen Sie zu einem anderen Microsoft Word-Dokument und klicken Sie auf Einfügen> Feld. Wählen IncludeText von dem Feldnamen Speisekarte.

Geben Sie nun in das Textfeld unter dem Menü "INCLUDETEXT" [Pfad zur Datei] "[Name des Lesezeichens]" ein. Als ich es tippte, sah es so aus:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Benutzer: dralbright: Dokumente: updateable-text.docx" Abmeldung

(Wenn Sie Windows verwenden, müssen Sie die Standardnotation für Pfade verwenden, die mit "C: \\" beginnt. Beachten Sie, dass Sie zwischen jedem Abschnitt zwei Backslashes anstelle von einem einfügen müssen.) Drücken Sie nun in Ordnungund Sie sehen den in Ihr Dokument eingefügten Text.

Hin und wieder geben Sie etwas Falsches ein und erhalten eine Fehlermeldung wie die folgende:

Um dies zu beheben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Fehler und wählen Sie Feldcodes umschalten - Auf diese Weise können Sie die Codes im Dokument anzeigen und bearbeiten. Sie können dies auch für Felder verwenden, die ordnungsgemäß funktionieren, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

Von hier aus können Sie alle erforderlichen Korrekturen vornehmen. In diesem Beispiel befindet sich am Anfang des Codes ein zusätzliches Gleichheitszeichen.

Nach dem Entfernen des Gleichheitszeichens funktioniert das Feld ordnungsgemäß.

Um Änderungen an allen Dokumenten vorzunehmen, die Sie mit Ihrem Lesezeichen verknüpft haben, kehren Sie zu Ihrer allgemeinen Textdatei zurück und nehmen Sie einfach die Änderungen vor. Hier habe ich das Zitat von Groucho Marx durch eines von Oscar Wilde ersetzt.

Klicken Sie in Ihren anderen Dokumenten mit der rechten Maustaste auf das Feld, das aktualisiert wurde, und wählen Sie Feld aktualisieren.

Und da haben Sie es, das Feld wird mit den neuen Informationen aktualisiert.

Dies scheint eine Menge Arbeit zu sein, aber wenn Sie regelmäßig dieselben Dinge eingeben müssen, können Sie auf lange Sicht viel Zeit sparen. Das Einrichten des Frontends dauert einige Zeit, aber Sie werden den Komfort dieses Systems sofort erkennen. Vergessen Sie nicht, andere zu überprüfen nützliche Office-Automatisierungen mit IFTTT So automatisieren Sie Microsoft Office-Aufgaben mit IFTTT-RezeptenIFTTT, der Automatisierungsdienst, der eine Aktion ausführt, sobald eine andere Bedingung erfüllt ist, verfügt jetzt über 50 Aufgabenrezepte für Microsoft Office. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert und bieten eine Auswahl an Rezepten. Weiterlesen auch um zeit zu sparen.

Importieren Sie Text aus einer Textdatei oder einem Microsoft Word-Dokument

Wenn Sie Text aus einer Textdatei oder einem Word-Dokument abrufen möchten, ihn aber nicht öffnen möchten, wählen Sie alles aus, kopieren Sie ihn und gehen Sie zurück Wenn Sie in Ihr Dokument einfügen und es einfügen (dies kann lange dauern, wenn Sie Hunderte von Textseiten haben), können Sie es direkt importieren. Schlag einfach Einfügen> Datei und wählen Sie die Textdatei oder das Word-Dokument aus, aus dem Sie Text importieren möchten.

Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben (müssen Sie möglicherweise die ändern Aktivieren Dropdown zu Alle lesbaren Dokumente) wird der vollständige Text in Ihrem Microsoft Word-Dokument angezeigt.

Importieren Sie Text von einer Webseite

Wenn Sie eine aktualisierte Kopie einer Webseite in einem Microsoft Word-Dokument behalten möchten, können Sie dies auch tun! Angenommen, ich möchte eine Online-Textdatei mit Ein Märchen über zwei Städte in meinem Dokument. Ich verwende dasselbe INCLUDETEXT-Feld, aber anstatt einen lokalen Pfad zu verwenden, verwende ich die URL:

Durch das Aktualisieren des Feldes wird das gesamte Buch in mein Dokument aufgenommen.

Mit einer textintensiven Website erzielen Sie die besten Ergebnisse. Sie können sehen, was passiert, wenn ich versuche, INCLUDETEXT zu verwenden, um die MakeUseof-Homepage aufzurufen:

Wenn Sie den aktualisierten Text von einer Website in Ihr Dokument importieren müssen, lohnt es sich auf jeden Fall, damit herumzuspielen. Möglicherweise müssen Sie ein wenig experimentieren, aber es könnte möglicherweise ein sehr nützliches Werkzeug sein.

Was tun? Du In Microsoft Word importieren?

Wir haben acht verschiedene Dinge behandelt, die Sie importieren können in Microsoft Word Ja, Sie erhalten Microsoft Word kostenlos: So geht'sSie möchten nicht für die volle Microsoft Word-Erfahrung bezahlen? Keine Sorge, hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Microsoft Word kostenlos verwenden können. Weiterlesen hier - aber es gibt wahrscheinlich mehr Möglichkeiten da draußen. Was haben Sie in Microsoft Word importiert? Teilen Sie die nützlichsten Dinge mit, die Sie importieren konnten, damit wir uns gegenseitig helfen können, Zeit zu sparen Wortmeister werden 10 Wichtige Microsoft Word-Routinen, die Sie kennen müssenDas Wort "Routine" ist das Bild von Langeweile. Außer wenn es um eine Produktivitäts-App wie Microsoft Word geht. Jede eingesparte Sekunde erhöht den Komfort, sie für unseren täglichen Bedarf zu verwenden. Weiterlesen !