Entdecken Sie Google Mail-Labels erneut und zähmen Sie schließlich Ihren Posteingang

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Früher oder später wird der Google Mail-Posteingang aller zu einem überwältigenden Durcheinander. Es gibt viele Tricks, um mit E-Mail-Überlastung umzugehen, aber es gibt einen direkt unter Ihrer Nase, den Sie möglicherweise nicht verwenden: gute alte Google Mail-Labels.

Etiketten gibt es schon seit langer Zeit, daher sind sie für viele von uns fast zu blinden Flecken geworden. Ich bin seit seiner Gründung ein Google Mail-Nutzer, habe aber bis vor kurzem keine Labels verwendet. Die Art und Weise, wie ich mit E-Mails umgehe, hat sich grundlegend geändert und mir schließlich geholfen, meinen Posteingang zu zähmen.

Die erfolgreiche Verwendung von Etiketten hängt wie bei jedem To-Do-Managementsystem von einigen zentralen Produktivitätsprinzipien ab. Hier sind die Tricks, die mir geholfen haben und auch Ihnen helfen können.

Etiketten sollten Sie nicht zum Nachdenken bringen

Das Anbringen eines Etiketts sollte mechanisch erfolgen. Die Aktion, die Sie basierend auf einem Etikett ausführen, sollte mechanisch sein.

Dies ist möglicherweise der wichtigste Teil der Verwendung von Labels in Google Mail. Zunächst werden Sie versucht sein, eine lange Liste von Etiketten zu erstellen. "Jede Aufgabe oder E-Mail ist einzigartig", sagen Sie sich. Vermeiden Sie es, in diese Falle zu tappen. Je mehr Labels Sie haben, desto mehr denken Sie darüber nach, desto mehr Zeit benötigen Sie. Sie müssen aktiv gegen Entscheidungsermüdung kämpfen Wie man eine neue Gewohnheit bildet, wenn es zu schwierig erscheint, weiterzumachenGewohnheiten bilden sich nicht über Nacht. Jedes Jahr treffen wir diese Resolutionen, die wesentliche Änderungen erfordern. Wenn Sie eine neue Gewohnheit wollen, müssen Sie auf Fallstricke vorbereitet sein und diese überwinden können. Weiterlesen Das sollten also Etiketten sein.

Haben Sie so wenige Etiketten wie möglich. Jedes Etikett sollte einem einzigen Zweck dienen. Verwenden Sie als Faustregel diese primären Beschriftungen und fügen Sie fünf weitere hinzu, die für Ihre Arbeitsanforderungen spezifisch sind.

Die 5 primären Etiketten: Heute fertig, warten, erledigen, antworten

Mehrere Posteingangsexperten empfehlen Führen Sie morgens täglich einen Scan Ihrer E-Mail durch So besiegen Sie die E-Mail-Sucht, indem Sie die Gewohnheiten des Posteingangs verfolgenE-Mail entführt Ihre Tage und ist hinterhältig. Sie können die Kontrolle über Ihre Zeit wiedererlangen. Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie gerade für E-Mails verwenden, und stehlen Sie sie zurück. Weiterlesen Sie wissen also, was mit jeder E-Mail zu tun ist. Behandeln Sie diesen Scan als die Zeit, um Ihren Posteingang zu ordnen, ähnlich wie Sie Ihre To-Do-Liste arrangieren würden.

Das nullte Regel der E-Mail-Verwaltung: Wenn Sie es löschen können, löschen Sie es. Für die Nachrichten, die Sie nicht löschen können, können Sie sie normalerweise mit diesen fünf primären Bezeichnungen kategorisieren:

1. Heute: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, in der heute eine Aktion ausgeführt werden muss. Es ist in Ordnung, wenn eine E-Mail als Heute markiert ist, sowie etwas anderes. Der Punkt ist zu wissen, dass diese E-Mail für heute relevant ist.
2. Machen: Wenn eine E-Mail ein Projekt oder eine Aufgabe enthält, die Sie heute ausführen müssen, markieren Sie sie mit diesem Etikett. Entscheidender Punkt: Die Aufgabe muss mehr sein als nur die Beantwortung dieser E-Mail. Sie können versuchen, dies mit zu koppeln Sortiert, um Google Mail in ein Trello-ähnliches Taskboard zu verwandeln Verwandeln Sie Google Mail mit Sortd in ein Trello-ähnliches Task BoardIn der modernen Belegschaft wird Ihre E-Mail häufig zu Ihrer Aufgabenliste. Nun können Sie mit einer neuen Chrome-Erweiterung, Sortd, eine Organisation im Trello-Stil direkt in Google Mail einrichten. Weiterlesen .
3. Antworten: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, die eine Antwort benötigt. Eine E-Mail könnte also als "Heute + Aufgaben + Antworten" gekennzeichnet sein, was darauf hinweist, dass sie eine Nicht-E-Mail-Aufgabe enthält und bis zum Ende des Tages beantwortet werden muss.
4. Warten auf: Markieren Sie dies in jeder E-Mail, in der es Ihnen wichtig ist, aber Sie müssen warten, bis eine andere Person eine Aktion ausführt. Ich habe diesen Trick vom ActiveInbox-Gründer übernommen Andy Mitchells Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überlastung Umgang mit Posteingangsüberlastung und Aufgabenlisten in E-MailsE-Mail ist nicht nur Kommunikation, sondern bestimmt auch weitgehend Ihre Aufgabenliste. Lassen Sie uns mit Andy Mitchell, dem Gründer von ActiveInbox, über die besten Tipps sprechen, um den Posteingang mit unserer Produktivität zu verknüpfen. Weiterlesen .
5. Getan: Das wichtigste Etikett. Alle E-Mails, bei denen Ihre Eingabe nicht mehr erforderlich ist, markieren Sie sie als Fertig. Ich bin kein Fan des Löschens von E-Mails, da ich diese Papierspur lieber habe. Selbst wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie durch eine Antwort des Absenders wieder in Ihren Posteingang verschoben. Du brauchst das "Fertig!" Label - insbesondere, wenn Sie ein Fan der Produktivitätsmethode "Fertig Liste" sind.

Etiketten sind großartig als Placebos!

Immer wenn ich eine neue E-Mail-Benachrichtigung erhielt, war mein erster Instinkt das Öffnen, Lesen, Antworten oder Löschen. Es war störend für meinen Workflow. Aber diese unbeaufsichtigte Benachrichtigung würde mich stören, und so unterbrach ich alles, was ich tat, um sie zu beheben.

Jetzt bringe ich einfach ein Etikett an und mache mich wieder an die Arbeit. Ich adressiere die E-Mail später, sobald meine aktuelle Arbeit erledigt ist. Das Anbringen eines Etiketts gibt mir die mentale Befriedigung, mit der E-Mail interagiert oder sie adressiert zu haben, ohne die Zeit zu verbringen, die ich sonst hätte.

Etiketten sind ein fantastisches Placebo für diejenigen, die zwangsweise etwas gegen eingehende E-Mails unternehmen müssen.

Etiketten sollten leicht zugänglich, anwendbar und identifizierbar sein

Google Mail verfügt über zahlreiche Tools, um Labels so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Verbringen Sie ein wenig Zeit damit, das Erscheinungsbild von Etiketten anzupassen, um Ihre Nutzung zu verbessern.

Gehe zu Zahnradsymbol> Einstellungen> Etiketten um alle Ihre Etiketten zu sehen und zu verwalten. Hier empfehle ich auch Versteckt die meisten anderen Elemente, die Sie in der linken Seitenleiste sehen Google Mail aktualisiert Labels mithilfe von zwei Labs-Erweiterungen [News] Weiterlesen , wie gesendete Post, Entwürfe, Wichtig, Kategorien, Kreise und mehr. Wenn Ihre Etiketten zuerst angezeigt werden, ist es einfacher, sie zu erkennen und per E-Mail auf E-Mails zu ziehen.

Ebenfalls, Farbcodieren Sie Ihre Etiketten. Klicken Sie auf das winzige Dropdown-Menü in einem beliebigen Etikett in der Seitenleiste, um Farben auszuwählen. Einfache Farben, die auf Ihre primären Etiketten angewendet werden, helfen Ihnen, sie leicht zu identifizieren. Ich verwende ein grünes Etikett für "FERTIG!" - es ist zufriedenstellend anzusehen und zu wissen, dass ich mich nicht mehr mit dieser E-Mail beschäftigen muss. Ebenso markiere ich das "HEUTE!" Etikett mit leuchtendem Rot, damit es immer meine Aufmerksamkeit erregt.

Keine Erweiterungen, kein Schnickschnack

Das Schöne an Labels ist, dass sie in Google Mail integriert sind. Sie benötigen keine RAM-Kauerweiterungen, die Sie in Chrome verwenden können, jedoch nicht in der mobilen Google Mail-App. Es funktioniert perfekt, wenn Sie Ihren Posteingang öffnen. Die besten Produktivitätssysteme sind diejenigen, die Ihnen aus dem Weg gehen, und genau das sind Etiketten.

Wenn Sie einen Trick haben, um Labels in Google Mail effektiver zu nutzen, würden wir gerne hören! Schreiben Sie Ihre Vorschläge in die Kommentare oder stellen Sie Fragen, die Sie haben.

Bildnachweis: Kairo