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Wenn Sie ein Computer-Support-Unternehmen betreiben oder ein IT-Helpdesk-Center verwalten, wissen Sie, dass der IT-Support mehr umfasst als nur die Behebung von Computerproblemen. Jedes Problem stellt ein Symptom dar, das auf einen viel größeren Systemfehler hinweisen könnte. Mehrere Probleme, die alle übereinstimmen, weisen auch auf Softwarefehler hin, die beim Testen möglicherweise übersehen wurden.
Eine der besten Möglichkeiten, alle Probleme zu verfolgen und zu analysieren, ist die zentrale Helpdesk-Software. Mit einem solchen System verfolgen Sie nicht nur Computer- oder Systemprobleme, sondern auch, welche Mitarbeiter sich um die Tickets gekümmert haben, ein Protokoll von Welche Kunden oder Kunden den Helpdesk am häufigsten verwenden, bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie gut Ihre IT-Mitarbeiter verwalten Probleme.
Eine der besten kostenlosen Helpdesk-Softwarelösungen, die ich gefunden habe und die die gleiche Funktionalität wie einige der teureren Gegenstücke bietet, ist die Schließen Sie den Support Service Desk.
Einrichten von Close Support Service Desk
Die Software wird als "Service Desk" und nicht als "Helpdesk" bezeichnet, da sie nicht nur für IT-Probleme nützlich ist. Wenn Sie überhaupt einen Dienst ausführen, der Kunden oder Kunden umfasst, die Sie wegen Problemen anrufen, können Sie diese Software verwenden, um diese Probleme zu verfolgen. Möglicherweise betreiben Sie einen Elektronikreparaturdienst, ein Sanitärunternehmen oder einen anderen Bereich, der die Fehlerbehebung und Reparatur von Problemen umfasst. Diese Software kann Ihnen helfen, sich diese Probleme zu merken, zu verfolgen und zu analysieren, insbesondere wenn ein Team von Technikern für Sie arbeitet.
Wenn Sie die Software zum ersten Mal einrichten, werden Sie gefragt, wo Sie auf die Systemdatenbank zugreifen möchten. Close Support verwendet Access Runtime und die Hintergrunddatenbank CloseSupportBE.mdb speichert alle Daten für das System. Speichern Sie die Datenbank einfach im lokalen Netzwerk, damit verteilte Benutzer auf dieses System zugreifen können, um Trouble-Tickets einzugeben, zu verwalten und zu schließen. Wenn Sie es über das Internet verwenden möchten, richten Sie einfach eine Online-Festplatte wie Dropbox ein und speichern Sie die zentrale Datenbank auf diesem Konto.
Das einzige Ärgernis, wenn Sie die kostenlose Software verwenden, ist ein erstes Feld, das beim Laden der Software angezeigt wird. Dort müssen Sie auf „FortsetzenUm die Anmeldung für die kostenlose Testversion abzulehnen. Sobald Sie sich mit der Software vertraut gemacht haben, sehen Sie vier Hauptbereiche.
Oben (1) finden Sie Schnellsuchfelder und Schaltflächen zum Erstellen eines neuen Anrufvorfalls oder zum Erstellen einer neuen Aufgabe für einen Mitarbeiter (oder für sich selbst). Aufgaben können einem bestimmten Problem und einem bestimmten Techniker zugewiesen werden. Der Servicebereich links enthält aktive Aufgaben (2) und aktive Anrufe (3). Auf der rechten Seite des Hauptbildschirms sehen Sie Anrufe, die nach Empfänger, Status und Priorität sortiert sind (4).
Die Eingabe von Details bei jedem eingehenden Problemanruf (oder einer eingehenden E-Mail) ist so einfach wie die Verwendung der verschiedenen Dropdown-Felder zur Auswahl der Priorität und der Kategorie des Problems. Ein Feld rechts enthält spezifische Informationen zum Problem.
Sobald der Anruf im System eingegangen ist, bleibt er im "Live" -Bereich, bis er entweder aufgelöst oder abgebrochen wird. Sobald ein aktives Problem vorliegt, wird jede Änderung im System automatisch im Bereich "Verlauf" des Anrufs protokolliert.
Das Hinzufügen einer neuen Aufgabe ist eine nützliche Methode zum Erstellen und Überwachen von Jobs für Mitarbeiter, die möglicherweise mit bestimmten Problemen zusammenhängen oder nicht. Sie können bestimmte Aufgaben sogar wiederholt festlegen, sodass das System sowohl für die Arbeitsplanung als auch für die Bearbeitung von Problemaufrufen verwendet werden kann.
Wenn Sie in der Navigationsleiste links auf Unternehmen klicken, sehen Sie alle Kunden, für die Sie gearbeitet haben. Hier können Sie manuell neue Unternehmen eingeben und alle Kontaktinformationen eingeben. Wenn Sie innerhalb von Aufgaben oder Anrufen auf das Unternehmen klicken, wird es mit diesen detaillierten Informationen verknüpft, sodass Sie Kontaktinformationen einfach über die Anruf- oder Aufgabenanzeige abrufen können.
Gleiches gilt für Menschen, egal ob es sich um einzelne Kunden oder um die Mitarbeiter handelt, die die Arbeit erledigen. Geben Sie hier alle Details ein. Für Mitarbeiter geben Sie hier ihren Benutzernamen für die Verwendung des Service Desk-Systems zu. Das Schöne ist, dass Sie immer dann, wenn Sie einen Kundennamen in einem Ticket verwenden, sofort auf dessen Kontaktdaten zugreifen können.
Eine weitere nützliche Funktion des Systems besteht darin, dass Sie Anrufe oder Aufgaben (entweder aktiv oder archiviert) in exportieren können eine Excel-Tabelle, mit der Sie Ihre eigenen Berichte erstellen oder einfach Ihr eigenes Archiv von aufgelösten erstellen können Probleme.
Diese kostenlose Helpdesk-Software kann nicht nur von IT-Technikern verwendet werden. Sie können damit nahezu jedes Unternehmen verwalten und organisieren, das Probleme beheben oder beheben muss. Probieren Sie es aus und sehen Sie, ob es Ihr eigenes Geschäft rationalisiert!
Lassen Sie uns wissen, was Sie von Close Support Help Desk halten oder ob Sie ähnliche Tools kennen, die genauso hilfreich sind. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse in den Kommentaren unten.
Bildnachweis: Carlos Chavez
Ryan hat einen BSc-Abschluss in Elektrotechnik. Er hat 13 Jahre in der Automatisierungstechnik, 5 Jahre in der IT gearbeitet und ist jetzt Apps Engineer. Als ehemaliger Managing Editor von MakeUseOf sprach er auf nationalen Konferenzen zur Datenvisualisierung und wurde im nationalen Fernsehen und Radio vorgestellt.
