Gmail-Archiv vs. Löschen: Was eignet sich am besten für einen organisierten Posteingang?

Wenn zu viele unnötige E-Mails Ihren Posteingang überladen, können Sie diese entweder archivieren oder löschen. Aber Sie fragen sich vielleicht: Werden archivierte E-Mails gelöscht und ist „Archivieren“ dasselbe wie „Löschen“?

Archivierte E-Mails werden aus Ihrem Posteingang entfernt und gelöschte E-Mails landen im Papierkorb. Doch wann ist eine Archivierung sinnvoll und wann eine Löschung? Spart das Archivieren von E-Mails Platz in Gmail? In diesem Artikel gehen wir detailliert auf beide Funktionen ein und zeigen Ihnen, wann Sie sie am besten nutzen.

Was passiert, wenn eine E-Mail archiviert wird?

Wenn Sie eine E-Mail in Gmail archivieren, wird sie aus Ihrem Posteingang und den zugehörigen Kategorien in „Alle E-Mails“ verschoben. Sie können jedoch weiterhin über Gmail-Labels oder in Ihrem Ordner „Alle E-Mails“ auf die E-Mail zugreifen. Es wird auch von der Anzahl der ungelesenen E-Mails in Ihrem Posteingang abgezogen.

Beachten Sie, dass archivierte E-Mails nicht gelöscht werden, es sei denn, Sie löschen sie manuell aus Ihrem Gmail-Konto. Wenn jemand auf eine archivierte E-Mail antwortet, wird die Antwort-E-Mail außerdem in Ihrem Posteingang angezeigt.

So archivieren Sie eine E-Mail in Gmail

Sie können eine oder mehrere E-Mails archivieren, indem Sie das Kontrollkästchen davor aktivieren und auf klicken Archiv Symbol oben.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die E-Mail klicken und auswählen Archiv aus dem Menü.

So finden Sie Archiv-E-Mails in Gmail

So finden Sie archivierte E-Mails in Gmail, gehe zu Jegliche Post in der Seitenleiste von Gmail, um Ihre archivierten E-Mails zu finden.

Alternativ können Sie auch eintreten in: Archiv in die Gmail-Suchleiste um nur archivierte E-Mails anzuzeigen.

So automatisieren Sie die E-Mail-Archivierung in Gmail

Wenn Sie die zu archivierenden E-Mails nicht manuell auswählen möchten, können Sie die Filterfunktion von Gmail nutzen, um dies automatisch für Sie zu erledigen. So können Sie es machen:

1. Drücke den Einstellungen Symbol oben in Ihrem Gmail und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen aus dem linken Seitenleistenfenster.
2. Wählen Filter und blockierte Adressen Tab.
3. Geben Sie die Absenderdetails mit anderen relevanten Informationen an und klicken Sie Filter erstellen.
4. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen Den Posteingang überspringen (Archivieren) Option und klicken Sie Filter erstellen.
5. Der neue Filter archiviert automatisch E-Mails von diesem bestimmten Absender.

So dearchivieren Sie E-Mails in Gmail

Wenn Sie versehentlich eine E-Mail, die Sie in Ihrem Posteingang haben möchten, archiviert haben, können Sie dies rückgängig machen, indem Sie auf klicken Rückgängig machen Unten erscheint ein Benachrichtigungs-Popup.

Wenn Sie die Benachrichtigung jedoch verpasst haben, gehen Sie zu Jegliche Post und wählen Sie die E-Mail aus. Klicken Sie oben auf In den Posteingang verschieben Symbol.

Alternativ können Sie auch eintreten in: Archiv in die Gmail-Suchleiste und wählen Sie eine oder mehrere E-Mails aus, die Sie dearchivieren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre E-Mail und wählen Sie In den Posteingang verschieben von der Liste.

Was passiert, wenn eine E-Mail gelöscht wird?

Wenn Sie eine E-Mail aus Ihrem Gmail-Konto löschen, wird sie automatisch aus Ihrem Posteingang entfernt und in den Papierkorb verschoben. Sie können die E-Mails entweder dauerhaft löschen oder Stellen Sie gelöschte E-Mails in Ihrem Posteingang wieder her aus dem Papierkorbordner.

Wenn Sie eine E-Mail endgültig löschen, löschen Sie auch alle zugehörigen angehängten Dateien. E-Mails in Ihrem Papierkorb werden jedoch nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Sie können Ihren Papierkorb auch vollständig leeren.

So löschen Sie eine E-Mail in Gmail

Es gibt zwei Methoden zum Löschen einer E-Mail aus Gmail. Sie können eine oder mehrere E-Mails aus dem Posteingang auswählen und auf klicken Löschen Symbol oben.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf ausgewählte E-Mails klicken und auswählen Löschen von der Liste.

So löschen Sie mehrere E-Mails in Gmail

Falls Sie es wollen um mehrere E-Mails in Gmail zu löschen, wählen Alle aus dem Dropdown-Menü des Kontrollkästchens oben und klicken Sie auf Löschen Symbol.

Es werden jedoch jeweils nur 50 E-Mails gelöscht. Wenn Sie viele E-Mails löschen möchten, müssen Sie dies mehrmals tun.

Alternativ können Sie einen Gmail-Filter konfigurieren, um E-Mails von bestimmten Absendern automatisch zu löschen.

1. Drücke den Einstellungen Symbol oben in Ihrem Gmail und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen.
2. Wählen Filter und blockierte Adressen Tab.
3. Geben Sie die Absenderdetails mit anderen relevanten Informationen an und klicken Sie Filter erstellen.
4. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen Lösche esund klicken Filter erstellen.
5. Der neue Filter löscht automatisch E-Mails von diesem bestimmten Absender.

Was ist der Unterschied zwischen dem Archivieren und dem Löschen einer E-Mail?

Es gibt viele Unterschiede zwischen dem Gmail-Archiv und dem löschen, je nachdem wie sie funktionieren. Hier sind einige wichtige Unterschiede, die Sie beachten sollten:

• Obwohl sowohl archivierte als auch gelöschte E-Mails aus dem Posteingang entfernt werden, werden archivierte E-Mails in den Ordner „Alle E-Mails“ verschoben, während gelöschte E-Mails in den Ordner „Papierkorb“ verschoben werden.
• Auf gelöschte E-Mails kann im Ordner „Papierkorb“ zugegriffen werden, bis sie nach 30 Tagen vollständig aus Ihrem Konto entfernt werden. Auf archivierte E-Mails kann hingegen über den Ordner „Alle E-Mails“ zugegriffen werden.
• Archivierte E-Mails werden nicht automatisch gelöscht, gelöschte E-Mails werden jedoch nach 30 Tagen automatisch aus dem Papierkorb entfernt. Archivierte E-Mails bleiben in Ihrem Gmail-Konto, bis Sie sie manuell löschen.
• Gelöschte E-Mails geben Speicherplatz frei, nachdem sie endgültig aus Ihrem Gmail-Konto gelöscht wurden. Archivierte E-Mails bleiben jedoch weiterhin in Ihrem Konto gespeichert und werden auf Ihre gesamte Speicherzuteilung angerechnet.
• Wenn Sie die Google Mail-Suchmaschine verwenden, um etwas zu finden, werden archivierte E-Mails in den Ergebnissen angezeigt, gelöschte E-Mails jedoch nicht.
• Wenn Sie auf das Label klicken, um alle damit markierten E-Mails anzuzeigen, wird auch die archivierte E-Mail angezeigt. Gelöschte E-Mails sind jedoch nur im Papierkorbordner sichtbar.

Wann sollten Sie eine E-Mail archivieren?

Wenn Sie sich fragen, wann Archivieren besser ist als Löschen Sie E-Mails aus Ihrem Gmail-Konto. Hier sind einige Gründe, E-Mails lieber zu archivieren als zu löschen:

• Sie können Ihren Posteingang aufräumen und ihn übersichtlicher gestalten, indem Sie E-Mails archivieren, die Sie nicht mehr benötigen.
• Um den Posteingang Null zu erreichen, archivieren Sie alle alten E-Mails die Ihren Posteingang verstopfen.
• Sie können wichtige E-Mails archivieren, die Sie im Moment möglicherweise nicht benötigen, die sich aber in Zukunft als nützlich erweisen könnten.
• Aus Sicherheitsgründen kann es erforderlich sein, dass Sie bestimmte E-Mails aufbewahren. Die Archivierung kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über diese E-Mails zu behalten und ein versehentliches Löschen zu vermeiden.
• Wenn ein E-Mail-Konversationsthread zu Ende ist und keine weiteren Antworten erwartet werden, können Sie diese wichtigen E-Mail-Diskussionen archivieren, um sie aufzuzeichnen und leichter auffindbar zu machen.
• Durch das Archivieren einer E-Mail können Sie vertrauliche Informationen und Anhänge in Ihrem Posteingang aufbewahren, die Sie nicht verlieren möchten.

Gmail-Archiv vs. E-Mails löschen: Wann ist es am besten, eine E-Mail zu löschen?

Es gibt viele Gründe, warum Sie eine E-Mail löschen statt archivieren sollten. Hier sind einige der besten Gründe, unerwünschte E-Mails aus Ihrem Gmail-Posteingang zu löschen:

• Wenn Sie absolut sicher sind, dass Sie eine E-Mail in Zukunft nicht mehr benötigen, sollten Sie sie löschen, um Ihren Posteingang aufzuräumen.
• Sie können eine E-Mail löschen, wenn Sie nicht möchten, dass sie in Zukunft in Ihren Gmail-Suchergebnissen angezeigt wird.
• Wenn Sie Speicherplatz in Gmail freigeben müssen, können Sie ältere E-Mails löschen, die Sie nicht mehr benötigen.
• Wenn Sie Anhänge oder Dokumente einer E-Mail nicht mehr anzeigen oder abrufen müssen, löschen Sie diese nach nochmaliger Überprüfung.
• Spam- und Werbe-E-Mails können Ihren Posteingang füllen und Speicherplatz beanspruchen. Sie können ganz einfach Speicherplatz für wichtige E-Mails freigeben, indem Sie Spam-E-Mails in großen Mengen löschen.

So löschen Sie archivierte E-Mails

Archivierte E-Mails bleiben in Ihrem Gmail-Konto, bis sie manuell gelöscht werden. Sie können archivierte E-Mails auf verschiedene Arten löschen. So können Sie beides tun:

1. Gehe zu Jegliche Post Ordner, wählen Sie die Archiv-E-Mail aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen Symbol oben.
2. Alternativ können Sie auch eingeben in: Archiv in die Gmail-Suchleiste, wählen Sie die Archiv-E-Mail aus und klicken Sie auf Löschen Symbol.

Warum ist das Archivieren einer E-Mail eine bessere Option?

Wenn es um Gmail-Archiv vs. Wenn Sie E-Mails löschen möchten, ist es oft am besten, Ihre E-Mails zu archivieren. Auf diese Weise können Sie jederzeit zurückgehen und eine E-Mail finden. Darüber hinaus können Sie so den Überblick über alle vergangenen Gespräche behalten und bei Bedarf bestimmte Informationen leicht finden.

Das Löschen von E-Mails kann zu Datenverlust führen und das spätere Abrufen von Informationen erschweren. Dadurch müssen Sie sich keine Sorgen über den Verlust von E-Mails machen, die Sie einfach archivieren und aus Ihrem Posteingang verschieben können.

Löschen Sie im Allgemeinen nur E-Mails, von denen Sie sicher sind, dass Sie sie nie wieder benötigen. Wenn Sie also etwas nicht für immer löschen möchten, wählen Sie das Gmail-Archiv, anstatt es zu löschen. Ähnlich, Bereinigen Sie Ihren Outlook-Posteingang, indem Sie E-Mails archivieren Sie möchten nicht löschen.

Organisieren Sie Ihren Gmail-Posteingang, indem Sie E-Mails archivieren

Jetzt kennen Sie die Antwort auf die Frage: „Ist Archivieren dasselbe wie Löschen oder nicht?“. Durch die Archivierung können Sie Ihren Posteingang organisiert und übersichtlich halten, indem Sie E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen, in den Ordner „Alle E-Mails“ verschieben.

Wenn Sie beispielsweise eine neue E-Mail erhalten und diese bearbeiten, können Sie diese schnell archivieren, um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten. Allerdings können alle E-Mails, die Sie im Ordner „Papierkorb“ gelöscht oder im Ordner „Alle E-Mails“ archiviert haben, problemlos zurück in Ihren Posteingangsordner verschoben werden.