Ein vollständiger Leitfaden zu den über 15 Google Workspace-Apps

Google Workspace (ehemals G Suite) ist eine integrierte Suite webbasierter Anwendungen, die darauf ausgelegt sind, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Produktivität von Einzelpersonen, Teams und Unternehmen zu steigern.

Sie kennen wahrscheinlich einige der beliebten Google Workspace-Apps wie Gmail und Google Docs. Aber Sie wissen vielleicht nicht, dass es derzeit 18 Apps in diesem Arbeitsbereich gibt – jede dient einem einzigartigen Zweck und bietet eine Fülle von Funktionen, um Ihre Effizienz und Zusammenarbeit mit anderen zu steigern.

In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit jeder dieser Apps und ihren Funktionen befassen und einige ihrer besten Funktionen besprechen.

Gmail ist ein E-Mail-Tool, mit dem Sie eindeutige E-Mail-Adressen (die auf at_gmail.com oder eine benutzerdefinierte Domain enden) zum Senden und Empfangen von E-Mails erstellen können. Sie können auch Funktionen wie den priorisierten Posteingang, Filter, Favoriten und Labels verwenden, um Ihre E-Mails zu verwalten und Unordnung zu vermeiden. Das Erstellen eines Gmail-Kontos ist kostenlos. Wenn Sie noch keins haben, können Sie es lernen

Richten Sie für sich oder andere ein neues Gmail-Konto ein.

Die besten Funktionen von Gmail:

• Machen Sie das Senden einer Nachricht bis zu 30 Sekunden nach dem Klicken auf „Senden“ rückgängig.
• Lässt sich nahtlos in andere Workspace-Apps wie Drive, Kalender und Meet integrieren.
• Erweiterte Spam-Filteralgorithmen zum automatischen Erkennen und Herausfiltern schädlicher E-Mails.
• Passen Sie Ihr Gmail an, indem Sie eine Verbindung mit externen Apps aus dem Marketplace von Google Workspace herstellen.

Google Meet (ehemals Hangouts) ist Googles Version von Zoom – ein Videokonferenztool zum Abhalten virtueller Meetings und Webinare mit Freunden, Kollegen oder Kunden. Sie können ein Meeting sofort starten, eines für später erstellen oder es in Google Kalender planen. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, schauen Sie sich dies an Vollständiger Leitfaden zum Hosten von Meetings in Google Meet.

Die besten Funktionen von Google Meet:

• Engagement-Funktionen wie das Heben einer Hand, das Senden von Emojis und ein Chat.
• Teilen Sie Dokumente, Diashows und andere Dokumente mithilfe der Bildschirmfreigabefunktion.
• Bietet Echtzeit-Untertitel in mehr als 10 Sprachen, darunter Englisch, Französisch und Italienisch, wobei weitere hinzukommen.
• Eine umfassende Bibliothek mit visuellen Effekten zum Anwenden von Filtern und zum Verwischen oder Ändern Ihres Hintergrunds.

Google Chat ist ein Messaging-Tool, das als zentraler Hub für nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Google Workspace-Ökosystems fungiert. Es ermöglicht Teams, sich in Echtzeit zu vernetzen, zu kommunizieren und Dateien auszutauschen, wodurch effiziente Projektbesprechungen gefördert und die Produktivität gesteigert werden.

Die besten Funktionen von Google Chat:

• Lässt sich in Drive, Docs, Sheets und Slides integrieren, um Dateien zu erstellen und zu teilen.
• Eine native Aufgabenfunktion zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder.
• Führen Sie Video-Chats, indem Sie mit der Funktion „Videokonferenz hinzufügen“ eine Sofortbesprechung starten.
• Erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn jemand Sie erwähnt (mittels @Erwähnungen) oder Ihnen eine Direktnachricht sendet.

Google Kalender ist ein Tool, mit dem Sie Ereignisse planen, Besprechungen koordinieren und wichtige Termine im Auge behalten können. Sie können mehrere Kalender für verschiedene Aspekte Ihres Privat- oder Berufslebens erstellen und zwischen Kalendern wechseln, um bestimmte Ereignisse anzuzeigen oder einen Überblick über alle Ihre Aktivitäten zu erhalten.

Die besten Funktionen von Google Kalender:

• Geben Sie Kalender für andere frei, damit diese Termine anzeigen oder planen können.
• Richten Sie benutzerdefinierte Erinnerungen ein, um vor Ereignissen oder Aufgaben Benachrichtigungen (per Handy oder E-Mail) zu erhalten.
• Lässt sich perfekt mit der Kalender-App auf Ihrem Mobilgerät synchronisieren, sodass Sie in Verbindung und auf dem Laufenden bleiben.
• Greifen Sie auf vorgefertigte Kalender mit nationalen Feiertagen für jedes Land zu und fügen Sie diese ganz einfach Ihrem Kalender hinzu.

Google Drive ist eine Cloud-Speicherplattform, die es Einzelpersonen, Teams und Unternehmen ermöglicht, Dateien von jedem Gerät aus zu speichern, darauf zuzugreifen und zu teilen – sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen. Alle Dateien, die Sie in Google Docs, Sheets, Slides oder Forms erstellen, werden automatisch hier gespeichert. Sie können auch Dateien von Ihrem Computer hochladen und alle Ihre Dokumente verwalten, indem Sie sie in Ordnern und Unterordnern gruppieren.

Die besten Funktionen von Google Drive:

• Bietet 15 GB Speicherplatz für kostenlose Nutzer, der auf Google Drive, Gmail und Google Fotos geteilt wird.
• Mit der mobilen App von Drive, die auf Android- und iOS-Geräten verfügbar ist, können Sie Ihre Dateien unterwegs anzeigen und bearbeiten.
• Bietet Offline-Zugriff auf Ihre Dateien, sodass Sie ohne Internetverbindung daran arbeiten können – Änderungen werden automatisch synchronisiert, wenn Sie erneut eine Verbindung zum Internet herstellen.

Google Docs ist Googles Version von Microsoft Word – ein cloudbasiertes Textverarbeitungstool, mit dem Benutzer Dokumente in Echtzeit erstellen, bearbeiten und gemeinsam daran arbeiten können. Es verfügt über mehr als 50 Vorlagen, die mehrere Kategorien abdecken, darunter Lebensläufe, Geschäftsbriefe, Vorschläge und Unterrichtspläne – so können Sie ganz einfach in kürzester Zeit mit Ihrem Dokument beginnen.

Die besten Funktionen von Google Docs:

• Eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die es Benutzern aller Erfahrungsstufen erleichtert, sich zurechtzufinden.
• Eine große Auswahl an Formatierungsoptionen – von der Anpassung von Textstilen bis zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses – zur Erstellung professionell aussehender Dokumente.
• Mit der Revisionsverlaufsfunktion können Sie Änderungen einfach nachverfolgen, Bearbeitungen überprüfen und bei Bedarf vorherige Inhalte wiederherstellen.

Google Sheets ist Googles Version von Microsoft Excel – eine cloudbasierte Tabellenkalkulations-App zum organisierten und kollaborativen Bearbeiten und Analysieren von Daten. Sie können Daten entweder manuell eingeben oder große Datensätze aus mehreren Dateiformaten importieren, darunter CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML und ODS.

Die besten Funktionen von Google Sheets:

• Umfangreiche Formeln und Funktionen zur Durchführung von Datenmanipulationen, komplexen Berechnungen und statistischen Analysen.
• Verfügt über Datenvisualisierungsfunktionen wie Diagramme, Heatmaps, Sparklines und Pivot-Tabellen.
• Verknüpfen Sie Excel-Tabellen und -Diagramme in Google Docs und Slides und aktualisieren Sie sie per Knopfdruck, wenn sich die Quelldaten ändern.

Google Slides ist Googles Version von Microsoft PowerPoint – ein cloudbasiertes Präsentationstool, mit dem Sie ansprechende Präsentationen erstellen, bearbeiten und liefern können. Sie können Sprechernotizen hinzufügen, die beim Organisieren Ihrer Gedanken oder Hinweise während einer Präsentation hilfreich sein können. Die Referentenansicht bietet eine separate Anzeige, die Ihre Vortragsnotizen, die aktuelle Folie und die kommenden Folien anzeigt und Ihnen so eine reibungslose Präsentation erleichtert.

Die besten Funktionen von Google Slides:

• Binden Sie Ihr Publikum ein, indem Sie Live-Umfragen und Frage-und-Antwort-Runden durchführen.
• Exportieren Sie Folien in mehreren Formaten, z. B. PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP und SVG.
• Verfügt über mehr als 20 Vorlagen (und mehr von anderen Websites), die mehrere Kategorien wie Pitch, Vorschlag, Fallstudie, Unterrichtspläne und Lernkarten umfassen.

Google Forms ist ein vielseitiger Formularersteller, mit dem Sie Online-Umfragen, Tests, Fragebögen, Bewerbungen und Feedbackformulare erstellen und verteilen können. Neben Text können Sie Ihren Formularen auch Bilder und Videos hinzufügen, Farbschemata ändern und sogar Ihr eigenes Logo einfügen. Sie können das Formular über einen Link teilen, es auf einer Website einbetten oder es sogar direkt an bestimmte E-Mail-Adressen senden.

Die besten Funktionen von Google Forms:

• Definieren Sie erforderliche Fragen, erzwingen Sie bestimmte Formate (z. B. E-Mail-Adressen oder URLs) und beschränken Sie die Antwortmöglichkeiten auf einen bestimmten Bereich oder ein bestimmtes Muster.
• Erstellen Sie Verzweigungs- oder Sprunglogiken in Ihren Formularen und leiten Sie die Befragten basierend auf ihren Antworten zu verschiedenen Abschnitten.
• Alle Antworten werden in Echtzeit auf der Registerkarte „Antworten“ der Formulare aktualisiert.
• Antworten können per Knopfdruck nach Google Sheers exportiert werden (zur weiteren Analyse).

Google Sites ist ein Website-Builder-Tool, mit dem Sie Websites einfach entwerfen und veröffentlichen können. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche, mit der Sie ganz einfach verschiedene Elemente auf Ihrer Website hinzufügen und anordnen können. Zu diesen Elementen gehören Textfelder, Bilder, Videos, Google Drive-Dateien und eingebettete Inhalte über URL oder Code.

Die besten Funktionen von Google Sites:

• Die in Google Sites erstellten Websites sind responsiv.
• Verfügt über mehr als 15 anpassbare Vorlagen für verschiedene Kategorien wie Studentenportfolio, Hochzeit, Salon und Restaurant.
• Integrierte Suchfunktion, die es Besuchern ermöglicht, nach bestimmten Inhalten auf Ihrer Website zu suchen.
• Integriert sich in Google Analytics zur Verfolgung und Analyse des Website-Verkehrs und des Benutzerverhaltens.

Google Keep ist eine Notiz-App, mit der Sie schnell Notizen, Ideen oder Erinnerungen notieren können. Sie können unterwegs Textnotizen erstellen, Checklisten hinzufügen, Bilder hinzufügen und sogar Zeichnungen und Skizzen hinzufügen. Die Einfachheit und Geschwindigkeit dieser App machen es bequem, Informationen zu erfassen, wann immer die Inspiration kommt.

Die besten Funktionen von Google Keep:

• Fügen Sie Ihren Notizen farbcodierte Beschriftungen hinzu, um Ihre Notizen visuell zu kategorisieren und zu organisieren.
• Legen Sie zeit- und ortsbezogene Erinnerungen für Ihre Notizen fest und erhalten Sie Benachrichtigungen, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.
• Verwenden Sie die Archivfunktion, um Notizen aus der Hauptansicht auszublenden und die Unordnung zu minimieren.
• Ihre Notizen werden automatisch synchronisiert, sodass Sie von überall, jederzeit und von jedem Gerät aus darauf zugreifen und sie bearbeiten können.

Google Apps Script ist eine JavaScript-basierte Skriptplattform, mit der Sie die Funktionalität von Google Workspace-Anwendungen erweitern können. Auf diese Weise können Sie neue Funktionen wie benutzerdefinierte Menüs, Dialogfelder und benutzerdefinierte Funktionen hinzufügen und sogar Aufgaben automatisieren, um Ihr Benutzererlebnis zu verbessern.

Sie können auch Add-ons für Google Workspace-Anwendungen erstellen und diese im Workspace Marketplace veröffentlichen, damit andere sie verwenden können.

Die besten Funktionen von Google Apps Script:

• Apps Script unterstützt die Zusammenarbeit, sodass mehrere Benutzer gemeinsam an demselben Skript oder Projekt arbeiten können.
• Bietet Test- und Debugfunktionen, einschließlich Protokollierung, Haltepunkte und Fehlerbehandlung.
• Eine aktive Entwickler-Community, die Codeausschnitte, Tutorials und Best Practices teilt.

Google Cloud Search ist ein fortschrittliches Mega-Suchtool, mit dem Unternehmen überall Daten suchen und abrufen können Google Workspace-Apps (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep usw.) und Anwendungen von Drittanbietern – mit einer einzigen Suche Anfrage. Dies ist viel einfacher und schneller als das Ausführen einer einzelnen Suchabfrage in jeder Workspace-App.

Die besten Funktionen von Google Cloud Search:

• Es ist superschnell und intelligent – ​​Sie können mithilfe von Autovervollständigungsvorschlägen schnell genau die Informationen finden, die Sie suchen, selbst wenn Ihre Suchanfrage ein paar Fehler enthält.
• Bietet eine Vorschau der Suchergebnisse, sodass Sie schnell einen Blick auf den Inhalt werfen und das Gesuchte finden können, ohne es in einer separaten Anwendung öffnen zu müssen.
• Erweiterte Filteroptionen (wie Datumsbereich, Dateityp, Speicherort usw.) zur schnellen Eingrenzung Ihrer Suchergebnisse.

Google Jamboard ist ein digitales Whiteboard-Tool, mit dem Einzelpersonen und Teams Notizen machen, Diagramme skizzieren, Brainstorming-Ideen erstellen usw Visuelle Zusammenarbeit von überall aus. Es ist mit Zeichenwerkzeugen, Haftnotizen, Formen, einem Textfeld und einem Laserpointer ausgestattet, sodass Sie Ihre Ideen ganz einfach kreativ zum Ausdruck bringen können.

Die besten Funktionen von Google Jamboard:

• Supereinfache und intuitive Benutzeroberfläche, die auch für Erstbenutzer leicht zu navigieren ist.
• Ändern Sie den Hintergrund der Leinwand mithilfe einer der vorgefertigten Vorlagen oder indem Sie ein benutzerdefiniertes Bild hochladen.
• Laden Sie jedes Bild als Bild oder PDF-Datei auf Ihren Computer herunter.

Google Admin ist ein Verwaltungsportal zum Verwalten von Benutzern und Geräten, die in Ihrem Geschäftskonto registriert sind. Sie können neue Benutzer hinzufügen, Benutzerinformationen aktualisieren und Benutzer zur einfacheren Verwaltung in Organisationseinheiten organisieren.

Die besten Funktionen von Google Admin:

• Verwalten Sie die Datenspeicherungs- und Freigabeeinstellungen in Google Drive auf Organisationsebene.
• Steuern Sie den Zugriff auf Workspace-Apps, indem Sie bestimmte Apps für Benutzer aktivieren oder deaktivieren und App-Einstellungen und Zugriffsberechtigungen verwalten.
• Konfigurieren Sie Organisationseinstellungen wie das Anpassen von Unternehmenslogos und -farben, das Einrichten von Single Sign-On (SSO) und die Verwaltung von Drittanbieter-Apps.

Google Endpoint ist die Sicherheitsverwaltungsfunktion der Google Admin-App, die die in Ihrem Unternehmen verwendeten Daten und Geräte vor Cyberbedrohungen schützt. Es stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf Informationen zugreifen können, und ermöglicht Ihnen, Daten bei Bedarf aus der Ferne zu löschen.

Die besten Funktionen von Google Endpoint:

• Sperren oder löschen Sie Daten von verlorenen oder gestohlenen Geschäftsgeräten aus der Ferne.
• Sichern Sie Geräte in Ihren Unternehmen, unabhängig von ihrem Betriebssystem.
• Setzen Sie Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrollen durch, z. B. das Festlegen von Passwortanforderungen und die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Google Vault ist ein Tool zur Datenarchivierung und -aufbewahrung, das die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen gewährleistet und bei Bedarf bei der Vereinfachung von eDiscovery-Prozessen hilft. Zusätzlich zur Aufbewahrung können Administratoren Daten aus Google Workspace-Apps durchsuchen oder exportieren, selbst wenn diese Daten von einzelnen Benutzern gelöscht wurden.

Die besten Funktionen von Google Vault:

• Legen Sie Aufbewahrungsrichtlinien fest, um Daten automatisch für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.
• Legen Sie rechtliche Sperren für bestimmte Benutzerkonten oder Organisationseinheiten fest und stellen Sie sicher, dass die mit diesen Konten verknüpften Daten nicht gelöscht werden können.
• Erweiterte Suchoptionen, einschließlich der Suche nach bestimmten Kriterien wie Absender, Empfänger, Datumsbereich, Schlüsselwörtern und Labels.
• Exportieren Sie Daten aus Google Vault in Standardformaten wie PST (für E-Mails) und MBOX (für Chats).

Google Work Insights ist ein Analysetool, mit dem Sie verfolgen können, wie Benutzer in Ihrem Unternehmen die Workspace-Apps nutzen. Dadurch erhalten Sie Einblick in Benutzeraktivitäten, App-Nutzung und Zusammenarbeitsmuster – so können Sie die Produktivität und Zusammenarbeitsstrategien in Ihrem Unternehmen optimieren.

Die besten Funktionen von Google Work Insights:

• Filtern Sie Erkenntnisse nach bestimmten Organisationseinheiten (also Abteilungen, Gruppen oder Teams) und Zeiträumen.
• Verfolgt, ob Nutzer Google Workspace-Apps außerhalb der Arbeitszeit und am Wochenende aktiv nutzen.
• Interaktive Visualisierungen, die wichtige Kennzahlen in farbenfrohen Diagrammen darstellen – so lassen sich Trends und Benutzermuster schnell erkennen.

Arbeiten Sie intelligenter, schneller und effizienter mit Google Workspace Apps

Jetzt sind Sie mit den Funktionen aller 18 im Google Workspace gebündelten Tools vertraut Suite können Sie das volle Potenzial jedes Tools nutzen, um sowohl persönlich als auch im Team voranzukommen Produktivität.

Während sich die Technologie weiterentwickelt, bleibt Google Workspace an der Spitze und veröffentlicht regelmäßig neue Funktionen und Updates. Daher ist es wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben und sich an die neuesten Fortschritte anzupassen. Und wenn Sie immer noch feststellen, dass Google Workspace nicht Ihr Ding ist, gibt es andere Alternativen, die es wert sind, erkundet zu werden.