So erstellen Sie eine Zeitkarte, um Ihre Produktivität zu verbessern

Wie oft finden Sie sich verloren – unfähig, den endlosen Strom von Aufgaben zu bewältigen, die Ihnen in den Weg geworfen werden? Du liegst nachts auf deinem Bett und denkst über all die Arbeit nach, die du tagsüber hättest erledigen können, aber nicht geschafft hast.

Sie denken darüber nach, wie Sie Ihre Zeit besser hätten verwalten und mehr erledigen können. Aber der Tag ist verloren. Hättest du nur all diese Planung im Voraus gemacht. Wenn das obige Szenario Ihre Situation beschreibt, müssen Sie die Zeitzuordnung in Betracht ziehen.

Was ist Time-Mapping? Wie unterscheidet es sich von der Zeitblockierung?

Time Mapping bezieht sich auf den Prozess der Erstellung eines Rahmens, der Ihre Aktivitäten (Arbeit, Besprechungen, persönliche Verpflichtungen) in Bezug auf die Zeit abbildet. Es ist leicht, Zeiterfassung mit Zeitplanung oder herkömmlichen Zeitmanagementmethoden wie Zeitblockierung zu verwechseln. Es gibt jedoch einen bemerkenswerten Unterschied.

Eine Zeitkarte bietet eine ganzheitliche Ansicht Ihres Tages, Ihrer Woche oder Ihres Monats. Es schafft Klarheit darüber, wie Sie Ihre Tage verbringen sollen, was Sie tun müssen und wann. Sobald Sie ein Grundgerüst haben, wie Sie Ihre Zeit verbringen möchten, können Sie damit beginnen, Zeitblöcke für Aufgaben mit hoher Priorität (Zeitblockierung) zu planen.

Im Gegensatz zu anderen Zeitmanagementmethoden wird beim Time Mapping nicht nur Zeit für die Arbeit zugewiesen. Es ist der komplette Plan, wie Sie Ihre Zeit verbringen, von Arbeit und Hobbys bis hin zu Freizeit und Zeit mit der Familie. Und sobald Sie sich das Time Mapping zur Gewohnheit gemacht haben, geschieht Magie.

Sie erhalten eine klare Karte dessen, was Sie tun müssen, sodass die Entscheidungsermüdung verschwindet. Tagelanges Jonglieren zwischen verschiedenen Projekten entfällt, da Sie bereits Zeitblöcke für Aufgaben mit hoher Priorität eingeplant haben. Sie wissen, wann es Zeit ist zu arbeiten und wann es Zeit ist, Ihre Sorgen abzulegen und eine heiße Tasse Kaffee zu trinken. Sie haben es nicht mehr eilig und erledigen mehr Arbeit.

Klingt schön, oder? Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie eine Zeitkarte erstellen, um die Produktivität zu steigern und die Kontrolle über Ihr Leben zu übernehmen.

So erstellen Sie eine Zeitkarte zur Verbesserung der Produktivität

Es gibt keine Standardmethode zum Erstellen einer Zeitkarte, da die Zeitkarte persönlich ist. Menschen haben unterschiedliche Ziele, Temperamente und Umstände. Was für den einen funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für den anderen. Der folgende Leitfaden skizziert jedoch einen typischen Prozess zur Erstellung von Zeitkarten, den Sie befolgen und entsprechend Ihren spezifischen Umständen formen können.

Schritt 1: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Bevor Sie mit der Erstellung einer Zeitkarte beginnen, ist es wichtig, sich zu fragen: Warum erstellen Sie eine Zeitkarte und was erwarten Sie zu erreichen? Dies sind wichtige Fragen, die sich darauf auswirken, wie effektiv die Zeiterfassung für Sie sein wird. Deshalb ist es wichtig, bei der Beantwortung dieser Fragen wahrheitsgemäß zu sein.

Sie können damit beginnen, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Zeit an einem durchschnittlichen Tag verbringen. Bist du mit deiner aktuellen Routine zufrieden? Wenn nicht, überlegen Sie, was Sie verbessern möchten. Vergessen Sie nicht, dass Sie eine Zeitkarte für sich selbst erstellen.

Das bedeutet, dass Sie bei der Beantwortung dieser Fragen Ihre Persönlichkeit, produktive Spitzenzeiten und Gewohnheiten berücksichtigen müssen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie spät in der Nacht am besten arbeiten, können Sie Zeitblöcke für Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität in der Nacht festlegen, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

Sobald Sie Ihren Lebensstil aus der Vogelperspektive betrachtet, die Fehler in Ihrer Routine betrachtet und die festgestellt haben Dinge, die Sie verbessern möchten, und erkannt haben, was Sie mit Ihrer Zeitkarte erreichen möchten, fahren Sie mit dem nächsten fort Schritt.

Schritt 2: Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Listen Sie Aktivitäten auf, die Sie in einem festgelegten Zeitrahmen durchführen möchten. Für Ihre erstmalige Karte halten Sie sich am besten an einen kürzeren Zeitrahmen, vorzugsweise eine Woche. Das liegt daran, dass ein kürzerer Zeitrahmen Ihnen hilft, realistische Ziele zu setzen und sich weniger überfordert zu fühlen.

Wenn Sie Ihre Aktivitäten für die Woche auflisten, erstellen Sie Kategorien für die verschiedenen Bereiche Ihres Lebens (Arbeit, Hobbys, Gesundheit, Freunde und Familie). Sie können Ihre Aufgaben einfach verwalten, sobald Sie sie in relevante Kategorien eingeteilt haben. Aber übertreiben Sie es nicht. Es ist am besten, Ihre Kategorien zwischen 3 und 5 zu halten, um Unordnung zu vermeiden.

Schritt 3: Verschiedene Aktivitäten farblich kennzeichnen

Das Erstellen von Zeitkarten muss nicht langweilig sein. Sie können (sollten) den verschiedenen Zeitkartenkategorien Farbe verleihen. So macht Ihre Zeitkarte Spaß, und die verschiedenen Farben helfen, Ihre Zeitkarte zu visualisieren. Aber fügen Sie Farben nicht zufällig hinzu. Unterschiedliche Farben stehen für unterschiedliche Gefühle, also codieren Sie entsprechend.

Grün steht für Natur und Fülle, weshalb wir meiner Gesundheitskategorie in Clockify eine grüne Farbe zugewiesen haben.

Schritt 4: Aufgaben priorisieren

Während Sie die Aktivitäten auflisten, die Sie in einer Woche erledigen möchten, werden Sie feststellen, dass nicht genügend Stunden vorhanden sind, um alle Aufgaben zu erledigen. Hier müssen Sie mit der Priorisierung beginnen. Die meisten Menschen finden es jedoch schwierig, Prioritäten zu setzen. Wenn du das bist, Verwenden Sie die Eisenhower-Matrix, um Ihre Aufgaben zu priorisieren.

Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Quadranten einzuteilen. Die wichtigsten und dringendsten Aufgaben erhalten die höchste Priorität, während die am wenigsten wichtigen und weniger dringenden Aufgaben auf später verschoben, delegiert oder von der To-Do-Liste entfernt werden.

Schritt 5: Planen Sie Zeitblöcke

Nachdem Sie die Aufgaben priorisiert haben, ist die Zeitblockierung der nächste Schritt. So erstellen Sie Zeitblöcke in Ihrem Kalender:

1. Erstellen Sie Zeitblöcke für Aufgaben mit höchster Priorität.
2. Erstellen Sie danach Zeitblöcke für Besprechungen.
3. Wenn Sie noch genügend Zeitfenster haben, erstellen Sie Zeitblöcke für andere wichtige Aufgaben oder Projekte.

Obwohl der Prozess einfach erscheint, werden Sie anfangs Fehler machen. Aber keine Sorge, irgendwann wirst du besser darin. Um Ihnen jedoch den Einstieg in den Prozess zu erleichtern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern zu minimieren, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

• Halten Sie Ihre Zeitblöcke flexibel genug, um Raum für unerwartete Anrufe und unvermeidbare Ablenkungen zu lassen.
• Legen Sie feste Zeiten für Routineaufgaben (Frühstück, morgendlicher Lauf, Abendessen) fest.
• Planen Sie Besprechungen (wenn möglich) in einem einzigen Zeitblock, da über den Tag verstreute Besprechungen die Produktivität beeinträchtigen können.
• Vergessen Sie nicht, Zeitblöcke für die Erholung zu schaffen.
• Lassen Sie Zeitblöcke für plötzliche, unerwartete Ereignisse frei.

Schritt 6: Überprüfen und überarbeiten

Nachdem Sie Ihre Zeitkarte erstellt haben, ist es an der Zeit, sie zu überprüfen. Prüfen Sie, ob Ihre wöchentliche Zeitkarte perfekt darstellt, wie Sie Ihre Woche verbringen möchten. Wenn nicht, ändern Sie es. Zum Beispiel, wenn Sie am Montag und Dienstag viel intensive Arbeit gestapelt haben – solange Sie Zeit haben viel Zeit, die Sie am Mittwoch erübrigen können – Sie können einen Teil der Arbeit am Mittwoch hinzufügen, um einen Ausgleich zu schaffen deine Tage.

Ihre Zeitkarte ist kein Gerichtsbeschluss, Sie können sie also gerne ändern und Anpassungen vornehmen, die Sie für angemessen halten. Aber tun Sie dies, bevor Sie anfangen, ihm zu folgen, denn eine Änderung Ihrer Zeitkarte auf halbem Weg kann Ihren gesamten Wochenplan durcheinander bringen.

Während Sie Ihrer Zeitkarte folgen, sehen Sie, wie gut sie funktioniert. Fragen Sie sich: Konnten Sie es durchhalten? Hat es Ihre Produktivität gesteigert? Gibt es Bereiche, die noch verbessert werden müssen? Nehmen Sie basierend auf Ihren Antworten die notwendigen Anpassungen an Ihren zukünftigen Zeitplänen vor.

Zeiterfassungssoftware ist keine Notwendigkeit, aber sie macht den Prozess effizienter. Alles, was Sie brauchen, ist ein Stift und Papier, um eine Zeitkarte zu erstellen, indem Sie wöchentliche Aktivitäten auflisten und priorisieren und Zeitblöcke für die Woche erstellen.

Aber es gibt ein Problem damit. Sie können keine Änderungen vornehmen. Zeiterfassungssoftware macht die Zeiterfassung einfacher und effizienter. Außerdem ist Ihre Zeitkarte immer auf Ihrem Telefon verfügbar.

Clockify ist eine der besten Zeitmanagement-Software. Es bietet eine übersichtliche, einfach zu navigierende Benutzeroberfläche und viele Funktionen, die bei der Erstellung umfassender Zeitkarten helfen.

Sie können ganz einfach Zeitblöcke in der App erstellen Kalenderansicht. Klicken Sie auf einen beliebigen Zeitrahmen (der noch nicht gesperrt ist) und auf eine Zeiteintrag hinzufügen Popup erscheint. Füllen Sie nun die Details aus und klicken Sie auf die HINZUFÜGEN Taste. Wiederholen Sie den Vorgang für beliebig viele Zeitblöcke.

Du kannst Verwenden Sie TimeCamp, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, und erstellen Sie Zeitkarten. Nachdem Sie Zeitblöcke für die Woche (oder den Monat) hinzugefügt haben, integrieren Sie Google Kalender in Ihr TimeCamp.

Zeitblöcke aus Ihrem Google-Kalender werden automatisch zur zugewiesenen Zeit auf Ihrem TimeCamp-Stundenzettel angezeigt. Darüber hinaus bietet TimeCamp eine automatische Zeiterfassung – ein Lebensretter für Menschen, die oft vergessen, Zeiteinträge hinzuzufügen.

Mit Planyway können Sie Trello, Jira, Google Kalender und Microsoft Teams integrieren. Wenn Sie Projekte in Trello verwalten und Besprechungen in Google Kalender planen, kann es schwierig sein zu wissen, was wann zu tun ist.

Planyway bringt alles an einem Ort zusammen und erleichtert das Erstellen einer Zeitkarte. Sie können Zeitblöcke über den Planyway-Kalender ziehen, um Anpassungen in letzter Minute einfacher vorzunehmen.

Vom Schreiben von Artikeln und Erstellen von Budgets bis hin zum Erstellen einer Beobachtungsliste meiner Lieblingsfilme können Sie mit der Google Docs Editors Suite viel tun. Das Erstellen einer Zeitkarte ist nicht anders.

Google Sheets bietet alles, was Sie brauchen, um die perfekte Zeitkarte zu erstellen. Was Google Sheets von anderer Zeiterfassungssoftware unterscheidet, ist die Freiheit, die es Ihnen gibt. Sie können Ihre Zeitkarte nach Belieben erstellen, ohne sich auf die Anwendungsoberfläche zu beschränken.

Aber wenn Sie sich nicht die Mühe machen möchten, eine Zeitkarte von Grund auf neu zu erstellen, ist hier eine Zeitkartenvorlage für Google Sheets die Sie verwenden und personalisieren können.

Aufschub ist der Feind

Time Mapping hilft Ihnen, Ihre Zeit besser zu verwalten. Es gibt Ihnen eine Richtung und eine Spur, der Sie folgen können. Aber Sie müssen sich darauf einlassen, damit es seine Wunder zeigen kann. Und die größte Hürde, der Sie auf dem Weg begegnen werden, ist das Aufschieben.

Viele Menschen kämpfen mit Prokrastination und verwenden unterschiedliche Methoden, um damit umzugehen. Während all diese Methoden ihre Pluspunkte haben, ist die Fünf-Minuten-Regel eine der effektivsten.