Microsoft Outlook ist jedermanns beliebtester E-Mail-Client. Es ist einfach zu bedienen und bietet zahlreiche produktivitätssteigernde Funktionen, die regelmäßig in einer Unternehmensumgebung verwendet werden. In Outlook führen Sie den ganzen Tag über häufig Aktionen durch.
Glücklicherweise hat Microsoft eine raffinierte produktivitätssteigernde Funktion namens Quick Steps integriert, um eine Reihe von Schritten zu automatisieren. Lesen Sie weiter, während wir erklären, was Quick Steps ist und wie Sie es optimal nutzen können, um in Outlook produktiver zu werden.
Was sind schnelle Schritte in Microsoft Outlook?
Quick Steps ist eine benutzerfreundliche Produktivitätsfunktion, die in Outlook 2013 und höher verfügbar ist. Es ermöglicht die schnelle Automatisierung einer Reihe von sich wiederholenden Aktionen. Die Automatisierung dieser Aufgaben hat den zusätzlichen Vorteil, dass es einfacher ist, zahlreiche Postfächer gleichzeitig zu verwalten, und Ihnen gleichzeitig täglich wertvolle Zeit spart.
Sie können Quick Steps für verschiedene Szenarien verwenden. Ein alltäglicher Anwendungsfall könnte darin bestehen, eine E-Mail gleichzeitig automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben Weiterleitung einer E-Mail an einen Kollegen und es mit nur einem Klick als kritisch kennzeichnen.
Standardmäßig bietet Ihnen Microsoft Outlook einige häufig verwendete Schnellaktionen. Sie können sie so verwenden, wie sie sind, oder die Standard-Schnellschritte an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn das nicht ausreicht, können Sie einen benutzerdefinierten Quick Step erstellen, um Ihren Routine-Workflow zu verbessern.
Verwenden von Standardschnellschritten in Microsoft Outlook
In Microsoft Outlook können Sie die Standard-Schnellschritte ganz einfach im laufenden Betrieb verwenden. Es gibt vier vordefinierte Quick Steps in Outlook (als Teil von Office 365): Verschieben nach, An Manager, Team-E-Mail, Und Antworten & löschen.
Sie müssen diese mit den richtigen Empfänger-E-Mail-Adressen und bevorzugten Ordnern konfigurieren, bevor Sie sie zum ersten Mal verwenden können. Um die zu verwenden Ziehen nach Schnellschritt, folgen Sie den Schritten unten:
- Von dem Heim Registerkarte, klicken Sie auf Ziehen nach von dem Schnelle Schritte Abschnitt.
- Im Erstmalige Einrichtung Wählen Sie im Dialogfeld den Ordner aus, in den Sie E-Mails verschieben möchten, und benennen Sie den Quick Step bei Bedarf um.
- Klicke auf Speichern, und Sie können E-Mails schnell verschieben.
- Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie in einen anderen Ordner verschieben möchten, und klicken Sie auf den gespeicherten QuickStep aus Heim Tab. Outlook verschiebt die E-Mail direkt in den konfigurierten Ordner.
Sie können die anderen standardmäßigen Quick Steps auf ähnliche Weise konfigurieren. Vielleicht haben Sie auch Interesse am Lernen wie Sie Ihre E-Mails in Microsoft Outlook auf Ihrem Computer archivieren.
So erstellen Sie einen benutzerdefinierten QuickStep in Microsoft Outlook
Wenn Sie feststellen, dass die standardmäßigen Quick Steps nicht zu Ihrem Workflow passen, können Sie ganz einfach einen benutzerdefinierten Quick Step erstellen. Dabei kann es sich um eine einfache Aktion handeln, z. B. das Löschen oder Weiterleiten einer E-Mail, oder um eine Reihe von Aktionen, z. B. das Weiterleiten einer E-Mail an einen Kollegen und das anschließende Verschieben in einen dedizierten Ordner.
Einmal eingerichtet, können Sie diese strengen Aufgaben mit nur einem Klick automatisieren. Für dieses Beispiel erstellen wir einen benutzerdefinierten Quick Step in Microsoft Outlook, der:
- Verschiebt eine E-Mail in einen anderen Ordner
- Markiert die E-Mail als ungelesen
- Leitet die E-Mail an einen Kollegen weiter
- Kennzeichnet die E-Mail als wichtig
So richten wir es ein:
- Wähle aus Erstelle neu Möglichkeit aus der Schnelle Schritte Registerkartengruppe unter Heim.
- Geben Sie Ihrem Quick Step unter dem einen Namen Name Feld (wir nennen es Demo).
- Aus der Dropdown-Liste unter der Aktionen Abschnitt zuerst auswählen In den Ordner verschieben und wählt den Zielordner aus.
- Drücke den Aktion hinzufügen drücken und auswählen als ungelesen markieren.
- Klicken Sie erneut Aktion hinzufügen E-Mail-Weiterleitung einrichten und auswählen Nach vorne.
- Im Zu… Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die E-Mail weiterleiten möchten, oder wählen Sie eine aus Ihrem Adressbuch aus.
- Zum Schluss klicken wir auf Aktion hinzufügen um den Flaggenstatus einzuschließen.
- Optional können Sie auch eine einrichten Tastenkürzel aus der Dropdown-Liste.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Beenden.
- Sie können Ihren benutzerdefinierten QuickStep aus dem verwenden Schnelle Schritte Abschnitt oder die konfigurierte Tastenkombination.
Microsoft Outlook ist so produktiv wie nie zuvor
Quick Steps in Microsoft Outlook sind ein Beweis für den Ruf von Outlook als professioneller E-Mail-Client, der die Routinearbeit erleichtert. Wenn Sie jemals daran denken, von Microsoft Outlook zu wechseln, werden Sie möglicherweise von den Funktionen anderer E-Mail-Clients angenehm überrascht sein.