E-Mail hat sich schnell zu einer bevorzugten Methode der Kommunikation am Arbeitsplatz entwickelt. Es ist oft viel schneller, eine E-Mail zu senden, als zum Telefon zu greifen oder für ein persönliches Gespräch zu jemandes Büro zu gehen. Aber ohne es zu wissen, können Menschen ihre Sicherheit gefährden, indem sie diese Bequemlichkeit schätzen.
Ist Ihre E-Mail sicher?
Das Problem ist, dass E-Mail nur eine teilweise sichere Form der Kommunikation ist. Die Sicherheit ist im Laufe der Jahre immer stärker geworden, und viele Unternehmen verwenden spezielle Tools, um die Sicherheit noch weiter zu verbessern. Hacker haben sich jedoch auch ausgeklügeltere Methoden zu eigen gemacht.
Außerdem wissen Sie vielleicht aus Erfahrung, wie einfach es ist, E-Mails an die falsche Person zu senden. Forschung 2022 erschienen von Tessian fand heraus, dass 40 % der Mitarbeiter diesen Fehler zugaben. Darüber hinaus gaben 29 % an, dass ihre Unternehmen dadurch Kunden oder Kunden verloren haben.
Cyberkriminelle verfügen über immer fortschrittlichere Methoden, um sich in E-Mails zu hacken. Betrachten Sie eine Bedrohung von Google identifiziert die es böswilligen Parteien ermöglicht, den gesamten Inhalt der E-Mail einer Zielperson herunterzuladen.
Ein IBM Security X-Force-Bericht erwähnte auch einen Trend, bei dem Hacker kompromittierte E-Mail-Anmeldeinformationen verwenden, um auf laufende Threads zu antworten, wobei sie sich als echter Kontobenutzer ausgeben. Die Forscher stellten im Vergleich zu den Daten von 2021 einen Anstieg der monatlichen Versuche um 100 % fest.
Sind Instant-Messaging-Plattformen besser?
Viele der heutigen Arbeitsplätze verwenden auch Tools mit integriertem Instant Messaging. Leider können Hacker auch diese ausnutzen. Menschen verwenden solche Tools jedoch regelmäßig, um vertrauliche Informationen zu senden.
Microsoft Teams verfügt über ein Instant Messaging-Tool. Allerdings, ein Studie 2022 von Hornetsecurity fanden heraus, dass 51 % der Befragten angaben, dass sie häufig geschäftskritische Inhalte über die Plattform versenden. Dann gaben 45 % an, vertrauliche und sensible Informationen über Teams verteilt zu haben. Eine weitere besorgniserregende Erkenntnis war, dass 48 % der Befragten versehentlich Teams-Nachrichten an andere gesendet haben.
Wer kann Ihre Nachrichten sehen?
Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen möglicherweise auch Mitarbeitergespräche über E-Mail- oder Instant-Messaging-Plattformen überwacht. Die Washington Post Kürzlich ging es um den Datenschutz in E-Mail- und Messaging-Kanälen, wobei Elon Musk, CEO von Twitter, einen Screenshot der Slack-Kanal-Kommunikation eines Mitarbeiters auf Twitter geteilt hat. Der Inhalt erklärte, wie viele Unternehmensleiter einen gewissen Überblick über die Unternehmenskommunikation haben.
Musks Beispiel erinnert die Leute daran, wie einfach es für jeden ist, auch Beweise für E-Mails oder Chat-Threads zu veröffentlichen. Kansas City, Missouri Medienunternehmen KCTV eine E-Mail veröffentlicht in dem ein Olive Garden-Manager gegenüber Mitarbeitern, die von der Arbeit riefen, übermäßig hart wurde.
Der Absender beschwerte sich, dass Menschen, die krank sind, Todesfälle in der Familie hatten oder mit anderen Notfällen konfrontiert waren, dies nachweisen müssen, und Mitarbeiter sollten sich andere Jobs suchen, wenn Terminprobleme sie stören. Ein Unternehmensvertreter der Restaurantkette erfuhr jedoch von der E-Mail und entließ den Manager wegen ihres Inhalts.
Darüber hinaus sind Phishing-Angriffe und andere E-Mail-Betrügereien weit verbreitete Probleme. A SlashNext-Bericht verzeichnete im Jahr 2022 mehr als 250 Millionen Phishing-Angriffe. Das waren 61 % mehr als im Vorjahr.
So identifizieren Sie einen Betrüger
Die gute Nachricht ist Die meisten Betrugs-E-Mails haben verräterische Anzeichen das könnte dich verraten. Suchen Sie zunächst nach allgemeinen Begrüßungen und nicht nach Erwähnungen Ihres Namens. Hacker verwenden diese, weil sie gefälschte E-Mails an mehr Ziele senden können. Achten Sie auch auf Grammatik- und Rechtschreibfehler.
Hacker nutzen auch in Phishing-E-Mails gerne die Dringlichkeit. Sie können Sie warnen, dass Sie eine Paketzustellung verpassen, Ihren nächsten Gehaltsscheck zu spät erhalten oder sogar rechtliche Probleme bekommen, wenn Sie nicht sofort auf die Nachricht reagieren. Normalerweise werden Sie aufgefordert, „Ihre Informationen zu bestätigen“, wodurch Hacker die E-Mail erhalten, die sie benötigen.
Phishing-E-Mails versprechen oft kostenlose Dinge oder behaupten, die Empfänger hätten Preise gewonnen. Cyberkriminelle wissen, dass die meisten Menschen es lieben, Dinge zu bekommen, ohne dafür zu bezahlen, und stützen ihre Pläne auf dieses Konzept.
Große E-Mail-Anbieter haben Spam-Filter. Sie können jedoch brechen, wie es anscheinend bei Outlook der Fall war in letzter Zeit. Aus diesem Grund ist es am besten, einige der am häufigsten gesehenen Merkmale von Betrügern und ihren E-Mails zu kennen.
Im Zweifel ist es am besten, die Gültigkeit der E-Mail über andere Kanäle zu bestätigen. Angenommen, Sie haben eine E-Mail von DHL über eine unerwartete Paketzustellung erhalten. Wenden Sie sich an DHL und geben Sie so viele Details wie möglich über die Nachricht an, um der Sache auf den Grund zu gehen.
So schützen Sie Ihre E-Mail vor Hackern
Diese Risiken erfordern proaktive Maßnahmen, um Hacker daran zu hindern, auf Ihre E-Mails zuzugreifen. Hier sind einige praktische Tipps.
Legen Sie starke und eindeutige Passwörter fest
Ein guter Ausgangspunkt ist, immer sichere Passwörter für alle Ihre E-Mail-Konten zu wählen und niemals dieselben Passwörter für mehrere Konten zu verwenden. Dies erschwert es Hackern, auf Ihre E-Mails zuzugreifen, und schränkt ihre Reichweite ein, wenn sie erfolgreich sind.
Noch besser ist es, wenn Sie die Multifaktor-Authentifizierung aktivieren können. Sie benötigen dann mehr als ein Passwort, um auf die E-Mail zuzugreifen, was eine weitere Hacking-Barriere schafft.
Erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Dateien verschlüsseln
Als ein Box-Blogbeitrag zur Informationssicherheit erklärt, verwendet die Verschlüsselung komplexe Algorithmen, um Daten zu verschlüsseln, was sie für diejenigen ohne den Entschlüsselungsschlüssel nutzlos macht. Dateiverschlüsselungssoftware bietet auch Schutzebenen, die es Hackern erschweren, erfolgreich zu sein.
Microsoft und Google sind bekannte E-Mail-Dienstanbieter mit integrierter Verschlüsselungstechnologie, obwohl der Prozess zur Aktivierung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist. Mailfence, Tutanota und Proton Mail sind standardmäßig auf E-Mail-Verschlüsselung spezialisiert.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, alle privaten Inhalte in Dateien aufzubewahren, die Sie vor dem Senden verschlüsseln. Erwägen Sie, eines der vielen kostenlosen Online-Tools auszuprobieren, die eine schnelle Verschlüsselung jeder hochgeladenen Datei ermöglichen.
Erwarten Sie niemals E-Mail-Sicherheit und Datenschutz
Unternehmensleiter behalten sich oft das Recht vor, E-Mail-bezogene Aktivitäten zu überwachen. Einige beliebte Produkte verfügen sogar über Tools, die dies erleichtern. Abdeckung ab Datenschutz international untersucht, wie bestimmte Einstellungen es Microsoft 365-Administratoren ermöglichen, die E-Mails, Teams-Nachrichten und Dokumente von Benutzern zu lesen.
Die Funktionen zeigen auch individuelle Metriken an, z. B. wie viele Nachrichten jemand ausgetauscht hat oder welches Gerät er bei einer bestimmten Aktion verwendet hat. Darüber hinaus können Administratoren einen Drilldown durchführen, um eine vollständige Liste der Aktivitäten eines Benutzers auf der Plattform anzuzeigen.
Diese Beispiele verdeutlichen, warum Menschen immer davon ausgehen müssen, dass andere Parteien als die beabsichtigten Empfänger ihre E-Mails sehen können. Selbst wenn eine geschäftliche E-Mail nie gehackt wird, haben Unternehmensvertreter oft das Recht, zu sehen, was Mitarbeiter senden, und andere Details.
Ergreifen Sie proaktive Schritte, um Ihre E-Mails zu sichern
E-Mail allein ist nie sicher. Sie können jedoch die mehrstufige Authentifizierung aktivieren oder die Verschlüsselung aktivieren, um die Sicherheit zu erhöhen. Stellen Sie außerdem fest, ob Sie persönliche Gespräche anstelle von E-Mails nutzen können, insbesondere für geschäftskritische Angelegenheiten.