Die meisten Unternehmen, einschließlich Regierungsorganisationen, Unternehmen und gemeinnützige Organisationen, verwenden Microsoft Excel für ihre Budgetierung. Excel bietet ihnen Flexibilität, Vertrautheit und Leichtigkeit beim Zusammenstellen, Sortieren, Verwalten und Analysieren von Daten für die Budgetierung und Prognose.
Aber ist Excel das richtige Werkzeug für die Unternehmensbudgetierung? Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel als Budgetierungssoftware abwägen, um diese wichtige Frage zu beantworten.
Vorteile der Unternehmensbudgetierung in Excel
Microsoft führte Excel bereits 1985 ein. Laut einer Umfrage von Centage Corporation, verwendet eine Mehrheit der CFOs (fast 88 %) immer noch Tabellenkalkulationen für ihre Unternehmensbudgetierung. Das sagt viel über den Nutzen des Programms aus. Aber warum ist Excel als Business-Budgetierungstool so beliebt? Lass es uns herausfinden.
1. Jeder weiß, wie man Excel verwendet
Die meisten Hochschulabsolventen haben Excel während ihres Studiums auf die eine oder andere Weise verwendet. Das zeigt die Vielseitigkeit des Programms und dass fast jeder die Grundlagen des Programms kennt. Da die meisten Ihrer Mitarbeiter bereits mit den Grundlagen von Excel vertraut sind, brauchen sie nur einen kleinen Schubs in die richtige Richtung, und sie werden Ihre Unternehmensfinanzen im Handumdrehen verwalten.
Durch die Budgetierung in Excel sparen Sie Zeit und Ressourcen, die sonst für Schulungen aufgewendet würden – besonders hilfreich, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup mit begrenzten Ressourcen führen.
2. Excel ist billig und leicht zugänglich
Fast jeder hat eine Kopie von Microsoft Excel. Wenn Ihr Unternehmen mehr Personen zur Teilnahme am Budgetierungsprozess benötigt, können Sie den Zugriff mit jedem teilen, der eine Kopie von Excel hat, ohne zusätzliche Lizenzen zu erwerben. Wenn möglich, sollten kleine Unternehmen auf Budgetierungssoftware für Unternehmen verzichten, da dies zu Kosten führen kann.
3. Sie können Excel-Tabellen anpassen
In Unternehmen, insbesondere Startups, ist Anpassbarkeit ein äußerst nützliches und begehrtes Feature, da unterschiedliche Entwicklungsphasen eines Unternehmens unterschiedliche Herangehensweisen erfordern. Einer der größten Vorteile von Excel-Tabellen gegenüber anderer Budgetierungssoftware besteht darin, dass die Macht in den Händen der Benutzer liegt.
Excel ist ein ziemlich komplexes Programm, das seinen Benutzern Flexibilität in Form zahlreicher Funktionen und Formeln bietet. Wenn du Excel-Formeln verstehen, können Sie im Wesentlichen alles tun, von der Geschäftsbudgetierung bis hin zu Finanzanalysen und Grafiken. Sie können sogar Ihre eigenen Formeln, Makros und Budgetierungsvorlagen in Excel erstellen, um die einzigartigen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Nachteile der Geschäftsbudgetierung in Excel
Wie alles andere hat auch Excel einige Einschränkungen, wenn es um die Budgetierung von Unternehmen geht.
1. Es ist zeitaufwändig und fehleranfällig
Die Unternehmensbudgetierung in Excel erfordert eine manuelle Dateneingabe. Da es so sehr auf menschliche Anstrengung angewiesen ist, sind Fehler praktisch unvermeidlich. Die Wahrscheinlichkeit solcher Fehler steigt mit zunehmender Größe und Komplexität der Budgets, was zu fehlerhaften Budgetprognosen und Umsatzprognosen führt.
In millionenschweren Unternehmen kann sogar ein einfacher Tipp- oder Übertragungsfehler Millionen von Dollar kosten. Nehmen Sie das Beispiel von TransAlta: Ein einfacher Cut-and-Paste-Fehler kostete das Unternehmen 24 Millionen Dollar. Unternehmen überprüfen und korrigieren häufig Probleme in ihren Excel-Tabellen, um solche Risiken zu vermeiden, was sie wertvolle Zeit, Mühe und Kosten kostet.
2. Skalierbarkeitsprobleme bei größeren Datensätzen
Excel ist billig und zugänglich und bietet kleinen Unternehmen eine niedrige Eintrittsbarriere mit tadellosem Nutzen und Funktionalität. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, nehmen die für die Budgetierung und Prognose erforderlichen Daten drastisch zu. Excel ist oft nicht in der Lage, große Datenmengen mit zahlreichen Formeln und Makros zu bewältigen und wird wahrscheinlich langsamer oder stürzt sogar ab.
3. Mangel an rollenbasiertem Zugriff und Sicherheitsproblemen
Excel-Dateien können leicht mit jedem geteilt werden, der eine Kopie des Programms hat, wodurch vertrauliche Unternehmensinformationen gefährdet werden. Während du kannst passwortgeschützte Excel-Dateien, muss das Passwort während der Budgetierung mit den relevanten Personen geteilt werden.
Excel bietet keinen rollenbasierten Zugriff, sodass jeder mit einem Passwort auf die gesamte Tabelle zugreifen kann. Dies kann für die meisten Unternehmen ein großes Compliance-Problem darstellen.
Ist Excel die richtige Software für Ihre geschäftlichen Budgetierungsanforderungen?
Excel hat seine Vorzüge als Business-Budgetierungstool, aber es ist am besten, in Enterprise-Budgetierungssoftware zu investieren, wenn Sie auf Probleme stoßen. Größere Unternehmen werden wahrscheinlich leiden, wenn Excel ihre einzige Budgetierungslösung ist.
Probleme bei der Datenkonsolidierung, Koordination, Sicherheit und Zusammenarbeit sind nur einige Probleme, mit denen größere Organisationen bei der Budgetierung in Excel konfrontiert sein können. Wenn Sie jedoch immer noch ein kleines Unternehmen oder ein Startup mit begrenzten beweglichen Teilen sind, kann Excel ein vielseitiges, kostengünstiges und effektives Budgetierungstool sein.
Wenn Sie Excel für Ihre Geschäftsbudgetierung verwenden, aber immer noch mit den Grundlagen vertraut sind, sollten Sie erwägen, ein paar Kurse für Fortgeschrittene zu lernen, um Ihren Geschäftsbudgetierungsprozess zu verbessern.