Senden Sie niemals schlecht konstruierte E-Mails. Schreckliche Strukturen verwirren nicht nur die Botschaft, sondern vermitteln den Empfängern auch einen negativen Eindruck von Ihrer Arbeitsmoral und Professionalität. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind in jeder Branche von entscheidender Bedeutung.
Um Fehler zu vermeiden, lesen Sie Ihre Entwürfe Korrektur. Korrigieren Sie diese häufig übersehenen schlechten Praktiken und Fehler, die E-Mails unprofessionell machen.
1. Spamige Betreffzeilen
Vermarkter denken, dass Betreffzeilen verkaufsfördernd sind Erhöhen Sie die Öffnungsraten von E-Mails; leider führen sie zu gegenteiligen Ergebnissen. Empfänger neigen dazu, übermäßig werbliche E-Mails zu ignorieren. Sofern sie Sie nicht bereits kennen, sind sie nicht verpflichtet, Ihre Nachricht zu prüfen.
Anstatt verkaufsfreudig zu sein, seien Sie ansprechend. Komponieren
aufmerksamkeitsstarke Betreffzeilen bestehend aus beschreibenden, zum Nachdenken anregenden Wörtern. Wecken Sie die Neugier Ihrer Leser. Sie können offene Fragen und Pitches verwenden – stellen Sie nur sicher, dass sie für Ihre Botschaft relevant sind. Andernfalls könnten Empfänger Sie für den Missbrauch von Clickbait-Themen blockieren.2. Witze und witzige Bemerkungen
Denken Sie zweimal darüber nach, bevor Sie Witze in Ihre Arbeits-E-Mails einfügen. Während das Teilen eines Lachens Ihnen in einigen Fällen helfen kann, eine Beziehung aufzubauen, schadet es oft mehr als es nützt. Witze sind schwer per E-Mail zu übermitteln. Sogar unbeschwerte Wortspiele könnten als sarkastisch oder anstößig aufgefasst werden, wenn der Leser dich missversteht.
Überspringen Sie in der Regel die Witze. Erkunden Sie stattdessen andere Wege, um die Stimmung aufzuhellen, z. B. indem Sie eine persönliche Geschichte erzählen oder über ein gemeinsames Interesse sprechen. Zugänglich und freundlich zu sein, erfordert keine Gags.
3. Emojis und übermäßig viele Satzzeichen
Heutzutage bieten mehr Postfachanbieter Emojis an. Bei Plattformen wie Outlook und Gmail können Sie sogar Emojis in die Betreffzeile einfügen.
Obwohl sie Spaß machen und kreativ sind, gehören sie nicht in Arbeits-E-Mails. Menschen nehmen Emojis unterschiedlich wahr. Während Sie beispielsweise das Emoticon mit einem lachenden Gesicht verwenden, um Freude auszudrücken, sehen andere es möglicherweise als Sarkasmus an. Smileys vermitteln nicht immer die beabsichtigte Botschaft.
Auch zwielichtige Vermarkter lieben Emoticons. Wenn Sie sie häufig verwenden, könnten die Empfänger Sie mit Phishing-Angriffen, Verkaufs-Newslettern und übermäßig werbenden Anzeigen in Verbindung bringen.
4. Tipp- und Grammatikfehler
Tippfehler ändern nicht die Absicht. Selbst wenn Sie jedes Wort in Ihrer E-Mail falsch schreiben, werden die Leser es immer noch durch Kontexthinweise verstehen. Fortgeschrittene Grammatikfehler können Verwirrung stiften, aber der Text wird nicht unverständlich sein.
Bedeutet das, dass Sie Tippfehler übersehen können? Definitiv nicht! Obwohl Rechtschreib- und Grammatikfehler Ihre Nachricht nicht durcheinander bringen, sehen sie nachlässig aus. Egal, ob Sie einem potenziellen Kunden ein Verkaufsgespräch führen oder einen Kollegen auf den neuesten Stand bringen, Sie werden Schwierigkeiten haben, sein Vertrauen mit unprofessionellem Schreiben zu gewinnen.
Am besten prüfen Sie die Entwürfe vor dem Versenden. Führen Sie Ihren Text durch a zuverlässige Rechtschreibprüfung, beseitigen Sie unnötigen Flaum, passen Sie den Ton entsprechend an und tauschen Sie komplexe Wörter gegen einfachere aus. Wiederholen Sie diese Schritte so oft wie nötig.
5. Lange Absätze
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie E-Mail-Entwürfe aus Google Docs oder Microsoft Word kopieren und einfügen. Textverarbeitungsprogramme haben unterschiedliche Standardeinstellungen. Sie können nicht erwarten, dass Ihre E-Mails so aussehen, als hätten Sie sie eingegeben. Sie passen sich an den Schriftstil, die Textgröße und den Abstand des aktuellen Programms an.
Als bewährte Methode kopieren und einfügen Sie ohne Formatierung, indem Sie auf klicken Strg/Befehl + Umschalt + V statt nur Strg/Cmd + V. Dadurch werden vorherige Formatänderungen gelöscht. Und um lange Textblöcke zu vermeiden, halten Sie jeden Absatz bei zwei bis drei Sätzen.
6. Übermäßige Informationen
Ausführliche Erklärungen sind von Vorteil, aber man muss sie richtig timen. Legen Sie nicht nur zufällige Fakten fest. Leser werden wahrscheinlich von Ihrer E-Mail wegklicken, wenn Sie sie von Anfang an mit Informationen überladen.
Teilen Sie nur, was die Leser brauchen. Hängen Sie bei der Erläuterung komplexer Themen relevante Forschungsdokumente an, planen Sie virtuelle Konsultationen und gehen Sie auf alle Fragen ein, die sich Ihnen stellen.
7. Allgemeine Abschlusserklärungen
Generische Abschlusserklärungen sind distanziert. Sie lassen Sie unprofessionell aussehen und schwächen die Schlussfolgerung Ihrer E-Mail. Sie haben weniger Chancen, erfolgreich abzuschließen. Verwenden Sie beim Beenden von E-Mails eine direktere, prägnantere Form Alternative zu „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“.
Sie sind bereits überstrapaziert. Leser haben sie schon Hunderte Male gesehen – sie hinterlassen keine positive Wirkung. Anstatt generische Zeilen zu verwenden, verwenden Sie einen starken CTA. Teilen Sie Ihren Lesern ihre Optionen mit und leiten Sie sie an, auf Ihre E-Mail zu reagieren.
8. Unnötige Anhänge
E-Mail-Anhänge erleichtern das Teilen von Informationen. Anstatt die Leser mit langen, unaufgeforderten Nachrichten zu überladen, leiten Sie sie an relevante Ressourcen weiter. Das spart Zeit für alle Beteiligten.
Vor diesem Hintergrund sollten Sie auch davon absehen, Dateien in großen Mengen zu versenden. Benutzer sind im Allgemeinen skeptisch gegenüber dem Öffnen von Anhängen, da sie Malware verbreiten könnten. Das Versenden mehrerer Dateien per E-Mail wirft sogar Sicherheitsbedenken auf.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig versenden müssen, verwenden Sie ein File-Sharing-Tool wie Dropbox. Laden Sie die Dateien auf Ihre bevorzugte Plattform hoch, legen Sie die erforderlichen Datenschutzbeschränkungen fest und senden Sie dann den Zugangslink per E-Mail.
9. „Kreative“ Formate
Vermeiden Sie es, mit gewagten Schriftarten zu spielen. Sie können Text zur Hervorhebung unterstreichen, kursiv oder fett formatieren, aber verwenden Sie den Standardschriftstil, die Standardfarbe und -größe.
„Kreative“ Schriften bringen im professionellen Umfeld kaum Vorteile. Sie lenken die Leser von Ihrer E-Mail ab. Anstatt die Absicht der Nachricht zu verstehen, konzentrieren sich ihre Gedanken auf die verschiedenen Farben und Stile, die Sie verwendet haben.
Außerdem lassen Sie seltsame Formate skizzenhaft aussehen. Mailing-Dienstleister senden sogar E-Mails mit unverschämten Designs und Farben direkt in Spam-Ordner.
Verwenden Sie nur Creative-Vorlagen, wenn sie zu Ihrer Marke passen. Das folgende Beispiel zeigt beispielsweise, wie eine virtuelle Meetup-Plattform namens Gather teilt seine Funktionen, ohne die Professionalität zu beeinträchtigen.
10. Unklare Motive
Small Talk kann helfen, unangenehme Meetings aufzulockern, aber er passt selten zu geschäftlichen E-Mails. Höre auf, um den heißen Brei zu reden. Die meisten Leute werden wegklicken, wenn sie Ihre Nachricht langweilig und verwirrend finden.
Um Ihren Standpunkt klar zu machen, verwenden Sie eine klare, prägnante Sprache. Die Einleitung sollte kurz und aufmerksamkeitsstark sein, während der Hauptteil auf das jeweilige Thema eingehen muss. Vage Erklärungen führen letztendlich zu zeitraubenden Folge-E-Mails.
Wenn Sie das Thema nicht in einer Nachricht zusammenfassen können, veranstalten Sie stattdessen ein Meeting. Anwendungen zur Terminvereinbarung Eliminieren Sie das Hin- und Her-E-Mails bei der Planung von Anrufen. Senden Sie der anderen Partei einfach einen Einladungslink per E-Mail und warten Sie auf ihre Antwort.
Halten Sie Ihre geschäftlichen E-Mails professionell und seriös
Bei der Anzahl der E-Mails, die Sie regelmäßig senden und empfangen, sollten Sie damit rechnen, dass einige Fehler durchs Raster fallen. Die gelegentlichen Tippfehler sind verständlich. Beachten Sie jedoch, dass die konsequente Verwendung von unterdurchschnittlichen Vorlagen ein schlechtes Licht auf Sie werfen wird. Die Empfänger könnten sogar das Gefühl haben, dass sie gut durchdachte E-Mails nicht wert sind. Überspringen Sie niemals die Phase des Korrekturlesens.
Um noch bessere E-Mails zu verfassen, studieren Sie die schlechten, die Sie erhalten. Finden Sie Gemeinsamkeiten zwischen den verschiedenen Verkaufsgesprächen, Newslettern und Phishing-Versuchen in Ihrem Spam-Ordner. Grammatikfehler zu machen ist eine Sache, aber die Verwendung von IP-Adressen auf der schwarzen Liste, der Missbrauch von Verkaufssprache und das zufällige Senden von Links in Massen ist eine andere.