Seit Ewigkeiten nutzen Unternehmen und Konzerne weltweit Excel als Bestandsverwaltungstool. Da jedoch viele dedizierte Bestandsverwaltungssoftware eingeführt wird, wird die Lebensfähigkeit von Excel für diese Aufgabe in Frage gestellt.
Obwohl Excel ein sehr nützliches Programm ist, reicht es für die Bestandsverwaltung aus? Um diese Frage zu beantworten, vergleichen wir die Excel-Bestandsverwaltung mit einer Bestandsverwaltungssoftware.
Warum viele Unternehmen Excel für die Bestandsverwaltung verwenden
Excel ist im Grunde ein Tabellenkalkulationsprogramm, das Zellenraster verwendet, um Daten schnell zu konsolidieren, zu organisieren und zu berechnen. Es geht jedoch über die Grundrechenarten hinaus –Excel verfügt über Vorlagen und Funktionen für das Projektmanagement, Buchhaltung, Prognosen und andere professionelle Aufgaben. Aus diesem Grund ist es auch die bevorzugte Bestandsverwaltungs-App vieler Unternehmen.
Excel hat eine niedrige Eintrittsbarriere, weil es wirtschaftlich ist. Sie müssen nur eine Lizenz für Microsoft Office kaufen, und schon kann es losgehen. Aus diesem Grund finden Sie alle, von Startups bis hin zu Unternehmen, die es verwenden.
Darüber hinaus ist Excel sehr vielseitig. Sie können es an Ihre individuellen Anforderungen anpassen und Makros, Formeln und Vorlagen hinzufügen. Mit Excel sind Sie nicht nur auf langweilige Zahlen beschränkt. Du kannst Erstellen Sie leistungsstarke Grafiken und Diagramme in Excel um Daten auf einen Blick visuell darzustellen und zu analysieren.
6 Nachteile der Bestandsverwaltung in Excel
Es besteht kein Zweifel, dass Excel beeindruckende Funktionen bietet, mit denen Start-ups und kleine Unternehmen ihre Bestände verwalten. Wenn Unternehmen jedoch wachsen, treten aufgrund der Einschränkungen von Excel als Bestandsverwaltungstool Probleme auf. Hier sind einige seiner Einschränkungen.
1. Zeitaufwändiger Prozess und fehlende Automatisierung
Größere Unternehmen haben es mit umfangreicheren Lagerbeständen zu tun, die manuell in Excel dokumentiert werden müssen. Von der Eingabe und Aktualisierung von Daten bis hin zur Organisation und Überprüfung kostet die Excel-Bestandsverwaltung ein Unternehmen viel Handarbeit und Zeit.
In einer idealen Welt möchten Sie, dass Excel Sie auffordert, wenn Ihr Lagerbestand auf ein bestimmtes Niveau gesunken ist, damit Sie nachbestellen können. Leider ist dies aufgrund fehlender Automatisierung in Excel nicht der Fall.
2. Erhöhte Möglichkeit menschlicher Fehler
Ein weiteres Problem bei der manuellen Dateneingabe ist die Möglichkeit menschlicher Fehler. Während solche Fehler in kleinerem Maßstab oft vermeidbar sind, sind menschliche Fehler bei der Bewältigung eines massiven Zuflusses von Daten aus mehreren Quellen fast unvermeidlich.
Beispielsweise kann eine falsche Formel mehrere Zellen betreffen, wenn nicht sogar die gesamte Tabelle, was zu fehlerhaften Berichten führt. Solche scheinbar harmlosen Fehler können oft zu falschen Ergebnissen führen, die ein Unternehmen Millionen von Dollar kosten.
Das Finden und Beheben dieser Fehler ist ein ganz neues Ballspiel. Wie finden Sie ein fehlendes Komma oder einen Dezimalpunkt in Tausenden von Datenzellen? Selbst wenn Sie das Problem finden, muss es oft über mehrere Zellen hinweg korrigiert werden, was mehrere Stunden dauern kann.
3. Mangel an Echtzeit-Updates
Effektives Bestandsmanagement erfordert Echtzeitdaten für eine schnelle und genaue Entscheidungsfindung. Dies ist jedoch mit Excel nicht möglich, da Sie die Tabelle nach jeder Lieferung oder jedem verkauften Produkt manuell aktualisieren müssen. Selbst wenn die engagiertesten Mitarbeiter auf verfügbare Bestände und Vorräte scharf sind, werden Ihre Excel-Daten oft einen Schritt hinterherhinken.
Aufgrund fehlender Echtzeit-Updates müssen Unternehmen häufig Entscheidungen auf der Grundlage veralteter Daten treffen. Dies kann zu mehreren Problemen führen, wie z. B. Über- oder Unterbestand.
4. Eingeschränkte Zusammenarbeit
Eine effektive Zusammenarbeit ist für die Bestandsverwaltung von entscheidender Bedeutung, da sie mit Daten aus mehreren Quellen umgeht. Neben der Freigabe von Arbeitsmappen, dem Kommentieren und Add-Ins von Drittanbietern gibt es in Excel nur wenige Funktionen für die Zusammenarbeit. Allerdings ist die gleichzeitige Aktualisierung der Bestandsdaten in Excel mühsam.
5. Mangel an Sicherheit und Datenhistorie
In jedem Unternehmen benötigen mehrere Interessengruppen Zugriff auf bestimmte Abschnitte der Bestandsdaten. Problematisch wird dies bei der Arbeit mit Excel, da es keinen rollenbasierten Zugriff bietet. Eine Person mit Zugriff auf die Bestandstabelle kann entweder vollständig oder gar nicht darauf zugreifen, was den Schutz vertraulicher Unternehmensinformationen erschwert.
Auch wenn Sie Änderungen in Excel nachverfolgen können, reicht dies für Unternehmen mit größeren und komplexeren Bestandsdatensätzen nicht aus. Es ist schwer nachzuvollziehen, wer Änderungen an den Bestandsdaten vorgenommen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden und wann sie vorgenommen wurden.
Ein derart begrenzter Prüfpfad macht es jedem leicht, Bestandsdaten zu ändern, um betrügerische Aktivitäten zu verbergen, wodurch die Integrität der Bestandsdaten aufs Spiel gesetzt wird.
Warum zu einer Bestandsverwaltungssoftware wechseln?
Wenn Sie bei der Verwaltung Ihres Inventars mit Excel auf Probleme stoßen, ist es an der Zeit, auf eine Inventarverwaltungssoftware umzusteigen. Im Gegensatz zu Excel ist diese Software speziell für die Bestandsverwaltung konzipiert und vereint nahtlos alle Aspekte der Bestandsverwaltung, wie Vertriebskanäle, Auffüllung und Lagerhaltung.
Neben dem Angebot einer One-Stop-Lösung bietet Bestandsverwaltungssoftware wie Cin7 Und Zoho-Inventar automatisieren Sie den Prozess mit Benachrichtigungen und Warnungen. Sie bieten spezialisierte Berichtsfunktionen, die helfen, Verkaufstrends zu prognostizieren und Entscheidungen zu treffen, die durch Bestandsdaten in Echtzeit gestützt werden.
5 Vorteile einer Bestandsverwaltungssoftware gegenüber Excel
Die neueste Bestandsverwaltungssoftware bietet enorme Vorteile gegenüber Excel. Dadurch werden die Probleme der Automatisierung und Skalierbarkeit, mit denen Excel-Benutzer konfrontiert sind, mit Bestandsverwaltungssoftware überflüssig.
Schauen wir uns die Vorteile von Bestandsverwaltungs-Apps an, um zu sehen, wie sie Excel übertreffen.
1. Automatisierung spart Unternehmen Zeit und Ressourcen
Bestandsverwaltungssoftware automatisiert die Bestandsverwaltung mithilfe von RFID-Technologie oder Barcode-Scannern. Es automatisiert auch die Nachbestellung. Sobald Ihre Lagerbestände einen bestimmten Schwellenwert erreichen, werden automatisch Bestellungen generiert, um einen Über- oder Unterbestand zu verhindern.
Die Automatisierung des Prozesses macht die Dinge überschaubar und spart dem Unternehmen Zeit und Ressourcen. Es ist ein Fortschritt gegenüber Excel und macht es viel einfacher, Ihr Unternehmen zu skalieren, indem Sie die eingesparte Zeit und Ressourcen strategisch gewinnbringenden Unternehmungen zuweisen.
2. Zuverlässigere Daten
Durch die Automatisierung der meisten Aspekte der Bestandsverwaltung minimiert die Bestandsverwaltungssoftware die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Dadurch werden die erfassten Daten nicht nur zuverlässiger, sondern es werden auch Zeit und Ressourcen eingespart, die andernfalls für die Prüfung und Behebung von Fehlern aufgewendet werden.
Zuverlässige Daten führen zu genauen Prognosen, die für das Wachstum jedes Unternehmens entscheidend sind. Eine genaue Datenanalyse kann Unternehmen dabei helfen, fundierte Entscheidungen in Bezug auf Nachbestellungen und Ressourcenzuweisungen zu treffen, die Rentabilität zu verbessern und Skalierbarkeit zu ermöglichen.
3. Systemintegration wird zum Kinderspiel
Bestandsverwaltungssoftware kann mit anderen Abteilungen Ihres Unternehmens wie Einkauf, Verkauf, Buchhaltung usw. integriert werden. Eine solche nahtlose Integration erspart Unternehmen das manuelle Sammeln von Daten aus verschiedenen Abteilungen und das Konsolidieren in einer Excel-Arbeitsmappe.
Bei der Skalierung müssen häufig gleichzeitig Geschäfte auf mehreren Verkaufsmarktplätzen getätigt werden. Mit Excel müssten Sie zahlreiche Bestandsarbeitsmappen für verschiedene Vertriebskanäle erstellen und verwalten und sich bemühen, sie zuverlässig und aktuell zu halten.
Eine Warenwirtschaftssoftware erleichtert den Prozess durch die Integration aller Kanäle. Sie müssen sich nicht die Mühe machen, solch große Datenmengen mit einer Bestandsverwaltungssoftware zu verwalten, da sie automatisch Daten sammelt und eine Echtzeit-Bestandsverfolgung bietet.
4. Einfachere Prognose und Planung
Die Excel-Bestandsverwaltung bleibt aufgrund ihrer manuellen Eingabe hinter dem zurück, was gerade passiert. Diese Lücke zwischen Ihrem Tabellenkalkulationsbestand und Ihrem Lagerbestand wird zu einer erheblichen Hürde für eine effektive Prognose, Planung und Entscheidungsfindung. Letztendlich haben Unternehmen Schwierigkeiten, die ständig steigenden Marktanforderungen zu erfüllen, und können nicht mit Unternehmen konkurrieren, die automatisierte Lösungen verwenden.
Die Verwendung von Bestandsverwaltungssoftware schließt diese Lücke mit Echtzeit-Bestandsdaten. Sie sind jederzeit über Ihre Lagerbestände an mehreren Standorten, Bestellungen und mehr informiert. Prognosen und Planungen werden mit Hilfe von zugänglichen Echtzeitdaten einfacher und genauer.
5. Erhöhte Datensicherheit mit rollenbasiertem Zugriff
Im Gegensatz zu Excel bietet Bestandsverwaltungssoftware einen rollenbasierten Zugriff. Administratoren können Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen und Zugriffsebenen zuweisen.
Ein Lagerleiter kann beispielsweise vollen Zugriff auf die Software haben, mit der Berechtigung, auf verfügbare Daten zuzugreifen, Berichte zu erstellen, Bestellungen aufzugeben und vieles mehr. Gleichzeitig darf ein Dateneingabemitarbeiter nur auf Dateneingabebildschirme zugreifen.
Der rollenbasierte Zugriff hilft beim Erstellen und Verwalten einer Unternehmenshierarchie und verbessert die Sicherheit vertraulicher Unternehmensinformationen. Darüber hinaus hilft es nachzuvollziehen, welche Änderungen am System vorgenommen wurden, wer sie wann vorgenommen hat. Dies erhöht die Rechenschaftspflicht und minimiert die Wahrscheinlichkeit von Datenschutzverletzungen und Betrug.
Bestandsverwaltungs-Apps helfen, Ihr Unternehmen zu skalieren
Excel ist normalerweise für ein kleines Unternehmen ausreichend, insbesondere wenn es nicht über das Geld verfügt, um es für spezielle Apps und Dienste auszugeben. Dies ist jedoch ein Hindernis für die Skalierbarkeit, wenn Ihr Unternehmen wächst. Es wird also eine Zeit kommen, in der spürbare Probleme auftreten. Wenn diese Zeit kommt, ist spezialisierte Bestandsverwaltungssoftware Teil der Lösung.
Mit Bestandsverwaltungssoftware können Unternehmen ihre Bestände besser verwalten, indem sie den Prozess automatisieren, menschliche Fehler beseitigen und die Zusammenarbeit verbessern. Die Automatisierung sollte jedoch nicht auf die Bestandsverwaltung beschränkt sein. Unternehmen sollten stets bestrebt sein, Effizienz und Rentabilität zu verbessern, indem sie verschiedene Aspekte des Geschäfts automatisieren.