Es wird viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn Sie viele personalisierte E-Mails manuell versenden müssen. Gut, dass es Mail Merge gibt – ein Google Sheet-Add-On, mit dem Sie eine Datenbank verwenden können, um schnell benutzerdefinierte E-Mail-Blasts zu versenden. Sobald Sie das Add-on in Ihren Google-Tabellen eingerichtet haben, müssen Sie nur noch eine E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern vorbereiten, und schon kann es losgehen.

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie viele zielgerichtete E-Mails versenden müssen, sich aber nicht auf eine automatisierte Marketinglösung festlegen möchten. Sehen Sie sich an, wie Sie den Seriendruck in Google Tabellen einrichten und verwenden.

So verwenden Sie den Seriendruck in Google Sheets

Wir haben die Schritte zur Verwendung des Seriendrucks in Google Sheets in drei Teile mit jeweils mehreren Schritten unterteilt.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen sorgfältig, um den Prozess zu verstehen und erfolgreich umzusetzen.

Teil 1: Mail Merge installieren

Das erste, was Sie tun müssen, um loszulegen, ist die Installation von Mail Merge.

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Gehen Sie einfach zu Seriendruck im Google Workspace Marketplace und drücke die Installieren Taste. Auswählen Fortsetzen in der Bestätigungsaufforderung.

Wählen Sie dann Ihr bevorzugtes E-Mail-Konto und klicken Sie auf Erlauben um sicherzustellen, dass das Add-On über den erforderlichen Zugriff verfügt. Sobald der Installationsvorgang abgeschlossen ist, richten Sie die Funktion in Google Sheets ein.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um damit fortzufahren:

  1. Starten Sie Google Tabellen und klicken Sie auf die Erweiterungs-Tab im Menüband.
  2. Wählen Seriendruckmit Anhängen aus dem Kontextmenü und klicken Sie auf Seriendruck aktivieren.
  3. Sobald die Erweiterung aktiviert ist, navigieren Sie zu Seriendruck mit Anhängen > Zusammenführungsblatt erstellen.
  4. Sie sollten jetzt eine Zusammenführungsvorlage mit Spalten wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, geplante Daten usw. sehen. in der Tabelle. Sie können die Informationen zu Beginn manuell eingeben und je nach Ihren Vorlieben weitere Spalten hinzufügen.
  5. Wenn Sie Ihre Google-Kontakte zur Tabelle hinzufügen möchten, gehen Sie zu Seriendruck mit Anhängen in der Registerkarte Erweiterungen und wählen Sie Importieren Sie Google-Kontakte.
  6. Wählen Sie im folgenden Dialog eine Kontaktgruppe aus und klicken Sie dann auf ImportierenKontakte Taste.

Sobald die Kontakte exportiert sind, können Sie sofort loslegen. Was uns an der Erweiterung „Seriendruck mit Anhängen“ wirklich gefällt, ist, dass Sie die E-Mails nach Ihren Vorlieben, z. B. das Versenden von Erinnerungen am Montag an einen Stapel und am Mittwoch an Ein weiterer. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie für diesen Abschnitt das Datums- und Uhrzeitformat tt/mm/jjjj hh: mm verwenden, um Fehler zu vermeiden.

Zweitens können Sie Anhänge in Form von Links für bestimmte Benutzer einfügen. Gehen Sie einfach zu Ihrem Google Drive und kopieren Sie den Link zu einer Datei, die Sie teilen möchten. Fügen Sie diesen Link in die ein Dateianlagen Tab, und Sie können loslegen. Wenn Sie schon dabei sind, können Sie das auch Verwenden Sie alternative Farben in Google Sheets oder das ganze Thema ändern um Ihr Dokument zum Leben zu erwecken.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Vorlage

Nachdem Sie Ihr Google Sheet vorbereitet haben, ist es an der Zeit, eine E-Mail-Vorlage für die Empfänger zu erstellen.

Wir verwenden {{Feldname}} als Platzhalter in dieser Methode.

Hier ist alles, was Sie tun müssen:

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Erweiterung in Google Tabellen und Seriendruck mit Anhängen > Seriendruck konfigurieren.
  2. Wählen E-Mail-Vorlage erstellen aus den verfügbaren Optionen und klicken Sie dann auf Bearbeiten neben der Option Einen visuellen Editor verwenden.
  3. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Feld ein Betrefffeld. Sie können einen Platzhalter wie {{Vorname}} hinzufügen.
  4. Fügen Sie dann den E-Mail-Text mit der gleichen Methode hinzu. Wenn Sie die E-Mail für denselben Zweck an mehrere Empfänger senden (z. B. eine Besprechungserinnerung), können Sie auch Dateien im Entwurf anhängen.
  5. Klicken Speichern um diesen Entwurf in Zukunft zu verwenden.

Schritt 3: Testen Sie die Funktion

Sobald die Tabelle und der E-Mail-Entwurf fertig sind, können Sie mit dem Senden der E-Mails beginnen. Bevor Sie sie jedoch an echte Personen senden, können Sie Seriendruck mit Anhängen anweisen, Ihnen eine Test-E-Mail zu senden.

So können Sie testen, ob das Add-On einwandfrei funktioniert:

  1. Erweitere das E-Mail-Kampagne senden Abschnitt des Kontextmenüs, das Sie zuvor geöffnet haben.
  2. Klicke auf Senden Sie eine Test-E-Mail Option und wählen Sie aus gehen.

Sie sollten jetzt eine Test-E-Mail an das Google Mail-Konto erhalten, mit dem Sie sich angemeldet haben. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie wählen Seriendruck ausführen beim nächsten Mal weiter.

Versenden Sie angepasste E-Mails mit Google Sheets und Seriendruck

Inzwischen sollten Sie in der Lage sein, die Mail Merge-Erweiterung in Google Sheets einzurichten und effizient für die Arbeit, insbesondere für Marketingaufgaben, zu nutzen. Wenn Sie diese Funktion in Zukunft nicht mehr verwenden möchten, können Sie zur Seriendruck-Seite von Google Marketplace zurückkehren und auf die Schaltfläche Deinstallieren klicken.