Mit Google Docs ist die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit an Dokumenten ein Kinderspiel. Aber wenn Sie mit einer Vielzahl von ihnen arbeiten, werden Sie eine Reihe von Möglichkeiten haben wollen, Ihre Links zu teilen und Berechtigungen anzupassen.

Es ist einfach, diese Einstellungen zu deaktivieren, sodass jeder mit dem Link schnell auf die Datei zugreifen und mit der Arbeit beginnen kann. Aber manchmal kann das bedeuten, dass Sie zu viel teilen oder Personen die Bearbeitung erlauben, die Sie lieber nicht hätten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Links zu Ihren Google-Dokumenten teilen und wie sie funktionieren.

1. Verwenden Sie die Freigabeeinstellungen, um Ihre Google-Dokumente zu teilen

Sofern Sie nicht in einer geteilten Ablage arbeiten, legt Google die von Ihnen erstellten Dokumente fest Eingeschränkt standardmäßig. Das bedeutet, dass Sie die Freigabeeinstellungen anpassen müssen, bevor andere es über den Link anzeigen können. Andernfalls gelangen Ihre Zuschauer auf eine Seite, die sie auffordert, den Zugriff anzufordern, was für Sie viel zusätzliche Arbeit und Benachrichtigungen und eine Wartezeit für sie bedeuten kann.

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Um die Berechtigungseinstellungen für Ihre Datei anzupassen, klicken Sie auf Teilen in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms, um die Freigabeeinstellungen aufzurufen. In diesem Menü erhalten Sie einen schnellen Überblick darüber, wer Zugriff auf das Dokument hat. Sie können auch anderen Zugriff gewähren. So funktioniert jeder Abschnitt in diesem Menü.

Fügen Sie Personen und Gruppen hinzu

Wenn Sie einschränken möchten, wer Zugriff auf Ihre Google-Dokumente hat, können Sie über dieses Feld oben im Menü bestimmte Personen hinzufügen. Geben Sie hier ihre E-Mail-Adresse ein. Der nächste Schritt besteht darin, ihre Rolle zuzuweisen, auszuwählen, ob Sie sie benachrichtigen möchten, und eine optionale Nachricht hinzuzufügen.

Sie erhalten eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass Sie es mit ihnen geteilt haben, einschließlich eines Links, der sie dorthin führt. Sie können es auch später in der wiederfinden Mit mir geteilt Tab in ihrem eigenen Google Drive.

Menschen mit Zugang

Unter dem Menschen mit Zugang Überschrift können Sie sehen, wer Zugriff auf das Dokument hat. Sie können ihre Rolle auch anpassen, indem Sie auf den Pfeil daneben klicken – dies sind:

  • Zuschauer– Diese Personen können das Dokument sehen, herunterladen, drucken oder kopieren.
  • Kommentator– Sie können Kommentare oder Vorschläge teilen und verwenden, um mit Ihnen zu kommunizieren.
  • Editor– Sie haben die zweitgrößte Kontrolle nach den Eigentümer (Sie, wenn Sie das Dokument erstellt haben). Sie können sie ändern, mit den Vorschlägen anderer arbeiten und die Datei sogar mit anderen Personen teilen und ihre Berechtigungen anpassen.

Darüber hinaus können Sie dieses Menü verwenden, um Dateieigentum übertragen oder Zugriff entfernen.

Sie können weitere Anpassungen an Ihren Freigabeeinstellungen vornehmen, indem Sie auf das Zahnrad in der oberen linken Ecke des Bedienfelds klicken. Hier können Sie die Möglichkeit für Redakteure deaktivieren, Berechtigungen für ein Dokument zu teilen oder zu ändern. Sie können auch verhindern, dass Betrachter und Kommentatoren das Dokument herunterladen, drucken oder kopieren.

Allgemeiner Zugriff

Innerhalb Allgemeiner Zugang, können Sie entscheiden, ob Sie das Dokument eingeschränkt lassen oder den Zugriff darauf gewähren möchten Jeder mit dem Link. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Fly-Menü Eingeschränkt und den Tausch machen.

Sobald Sie wechseln, können Sie die Einstellungen bearbeiten, um Personen mit dem Link das Anzeigen, Kommentieren oder Bearbeiten zu ermöglichen. Denken Sie daran, dass Sie, wenn Sie Ihre Datei für diejenigen mit dem Link geöffnet haben, andere nicht daran hindern können, den Link zu teilen.

Wenn Sie fertig sind, können Sie den Link schnell abrufen, indem Sie darauf klicken Link kopieren in der unteren linken Ecke des Panels. Jetzt können Sie es einfügen, wo immer Sie möchten. Für einen schnellen Zugriff könnten Sie Versehen Sie Ihre Links mit einem visuellen Lesezeichen und organisieren Sie sie in Software wie Notion, damit Sie sie später finden und freigeben können.

Außerdem können Sie den Link direkt aus der Adressleiste kopieren. Markieren Sie dazu alles bis zum Schrägstrich nach der langen Zahlen- und Buchstabenfolge.

Du kannst Veröffentlichen Sie Ihre Google-Dokumente für jedermann durch Anklicken einsehbar Datei in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms, indem Sie den Mauszeiger darüber bewegen Teilen, und auswählen Im Web veröffentlichen. Von dort aus müssen Sie nur noch auf klicken Veröffentlichen Taste.

Dies scheint dasselbe zu sein wie das Festlegen Ihrer Freigabeeinstellungen Jeder mit dem Link. Dies ist der Fall, außer dass die Informationen nur angezeigt werden und die Änderungen, die Sie am Dokument vornehmen, nicht live sind. Sobald Ihre Datei zum Anzeigen bereit ist, können Sie auf „Veröffentlichen“ klicken und anderen Zugriff gewähren.

Wenn Sie jedoch weiter an dem Dokument arbeiten müssen, können Sie die Einstellung so anpassen, dass niemand Ihre Änderungen sieht, bis Sie klicken Veröffentlichen wieder. Klicken Sie dazu auf das nebenstehende Fly-Menü Veröffentlichte Inhalte und Einstellungen sobald Sie es öffentlich machen, und deaktivieren Sie es Bei Änderungen automatisch neu veröffentlichen.

Nach der Veröffentlichung können Sie den Link freigeben oder in andere Dokumente oder Webseiten einbetten. Um Ihre Datei zu entfernen, müssen Sie nur in dasselbe Menü zurückkehren und auswählen Hör auf zu veröffentlichen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Informationen auszutauschen, ohne eine Website zu erstellen oder sich Gedanken über Domain und Hosting zu machen.

Das Erstellen eines Lesezeichens in Ihren Google-Dokumenten bringt Ihre Leser zu einer bestimmten Stelle auf der Seite. Dazu:

  1. Platzieren Sie Ihren Cursor an der Stelle, an der das Lesezeichen angezeigt werden soll.
  2. Gehe zu Einfügung und Lesezeichen.
  3. Sobald Sie auswählen Lesezeichen, erscheint das Symbol in Ihrem Dokument.
  4. Klicken Sie auf das Symbol, um den Link zu kopieren oder zu löschen.

Denken Sie daran, dass diejenigen, mit denen Sie den Lesezeichen-Link teilen, auch Zugriff auf den Rest des Dokuments benötigen. Das bedeutet auch, dass sie das Ganze sehen können.

Sie haben viele Möglichkeiten, Ihre Google Docs-Links zu teilen:

  • Mit den Freigabeeinstellungen können Sie es exklusiv halten oder für Betrachter, Kommentatoren oder Redakteure allgemein zugänglich machen.
  • Das Veröffentlichen ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit in einem öffentlichen Format zu teilen.
  • Mit Lesezeichen können Sie spezifischer werden.

Welche Sie wählen, hängt von Ihnen und der Art des Dokuments ab, auf das Sie verlinken möchten. Denken Sie daran, Ihre Dokumente vor dem Teilen zu überprüfen.