Instant Messaging an Remote-Arbeitsplätzen ist so in das Kommunikationsgefüge integriert, dass es oft schwer ist, sich daran zu erinnern, wie das Leben ohne es war. Tools wie Slack sind zu Standard-Kommunikationsplattformen geworden, die die Zusammenarbeit und Teamproduktivität in den heutigen Remote-Arbeitsumgebungen unterstützen.
Auch wenn es bequem sein mag, müssen Sie dennoch einige Best Practices anwenden, um eine Unterbrechung Ihres Arbeitsablaufs zu vermeiden. Dieser Artikel behandelt einige grundlegende Instant Messaging-Regeln für eine effektive Kommunikation an Ihrem Remote-Arbeitsplatz.
1. Erwartungen definieren
Instant Messaging ermöglicht es Ihnen normalerweise, Nachrichten in Echtzeit an Personen zu senden, während Sie eine sofortige Antwort erwarten. Obwohl es Zeiten gibt, in denen dies angemessen und sogar notwendig ist, kann es auch eine erhebliche Quelle der Ablenkung sein.
Das liegt daran, dass Sie Ihr Instant Messaging-Tool möglicherweise für verschiedene Zwecke verwenden, z. B. für Aktivitäten mit virtuellen Wasserkühlern, Ankündigungen, das Teilen von Dateien oder das Stellen schneller Fragen. All das kann schnell ausufern, wenn sich Menschen den ganzen Tag mit Anfragen oder Benachrichtigungen unterbrechen.
Aus diesem Grund ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie über Richtlinien verfügen, die Ihnen helfen, die Erwartungen mit Ihrem Instant Messaging-Tool zu verwalten. Beispielsweise können Sie Watercooler-Kanäle (Gruppen) erstellen, um Smalltalk aus anderen arbeitsbezogenen Kanälen herauszuhalten. Sie können Ihre Remote-Kollegen ermutigen, ihren Status so festzulegen, dass sie ihre Verfügbarkeit anzeigen und offen über die Dringlichkeit ihrer Anfragen sprechen.
Dies wird wahrscheinlich ein fortlaufender Prozess sein, den Sie erneut durchgehen müssen, wenn Ihr Team und Ihr Unternehmen wachsen. Der Schlüssel ist, ein System wie ein internes Wiki zu haben, um es aktuellen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen und Stellen Sie es neuen Mitarbeitern vor.
2. Vor dem Senden bearbeiten
Die unmittelbare Natur von Instant Messaging und die Tatsache, dass Sie daran gewöhnt sind, beim Texten Abkürzungen, Akronyme und Emojis zu verwenden Freunde und Familie können dazu führen, dass Sie das Potenzial für Missverständnisse und die Bedeutung von Professionalität am Arbeitsplatz übersehen Kommunikation.
Da Sie sich bereits angewöhnt haben, Ihre E-Mails vor dem Versenden zu lesen und zu bearbeiten, sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, dasselbe mit Ihren Sofortnachrichten zu tun. Überprüfen Sie Ihre Grammatik, Rechtschreibung und Ihren Ton, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Denken Sie daran, dass Ihre Nachricht den Arbeitsablauf Ihres Kollegen stören könnte, also stellen Sie sicher, dass sie klar und prägnant ist. Sie möchten nicht, dass sie zusätzliche Zeit damit verbringen, herauszufinden, was Sie gemeint haben.
Vermeiden Sie jedoch die übermäßige Verwendung von Abkürzungen oder Akronymen in Ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz. Wenn Sie sie verwenden müssen, verwenden Sie diejenigen, die bekannt sind und mit Ihrer Branche in Verbindung stehen.
3. Achten Sie auf Zeitzonen
Sie haben wahrscheinlich entfernte Kollegen, die in verschiedenen Teilen der Welt und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, was bedeutet, dass Ihre Arbeitszeiten nicht übereinstimmen. Es ist also gut, es sich zur Gewohnheit zu machen, die Zeitzonen Ihrer Teamkollegen zu berücksichtigen, bevor Sie eine Sofortnachricht senden.
Das liegt daran, dass Instant Messaging ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugt, das Ihre entfernten Kollegen unter Druck setzen kann dazu, während ihrer Freizeit zu reagieren und eine Always-on-Kultur zu fördern, die schnell dazu führen kann Ausbrennen. Außerdem können die Pings und Benachrichtigungen sie während der Arbeitszeit ablenken.
Das heißt, zu Arbeiten Sie produktiv mit Ihren Remote-Teams über mehrere Zeitzonen hinweg, müssen Sie besser darauf achten, wann Sie Nachrichten senden. Um dies zu erreichen, können Sie dem Drang widerstehen, Sofortnachrichten zu senden, es sei denn, sie sind dringend, Planen Sie Ihre Slack-Nachrichten im Voraus, und nutzen Sie die asynchrone Kommunikation, um Ihre Kollegen nicht zu unterbrechen.
4. Betrachten Sie andere Alternativen
Instant Messaging eignet sich hervorragend für einen schnellen und kurzen Austausch, ist jedoch unzureichend, wenn Sie eingehendere Gespräche führen müssen. Wenn Sie also feststellen, dass Sie einen ausführlichen Austausch haben oder Schwierigkeiten haben, etwas zu erklären, ist es möglicherweise an der Zeit, das Messaging zu beenden und zu einer anderen Kommunikationsmethode zu wechseln.
Je nach Kontext und Art Ihres Gesprächs sollten Sie Alternativen wie Audio- oder Videokonferenzen in Betracht ziehen, da Sie so Ihre Botschaft besser vermitteln können. Alternativ können Sie, wenn Sie nicht gleichzeitig verfügbar sind, Kommunikationstools wie verwenden Twist oder asynchrone Videolösungen wie Vodel um Ihre Nachricht aufzuzeichnen und zu senden, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten.
E-Mail kann auch eine bessere Option für bestimmte Gespräche sein, da sie eine schriftliche Aufzeichnung liefert, auf die Sie später zurückgreifen können. Außerdem können Ihre Kollegen Ihre Nachricht zu einem für sie passenden Zeitpunkt lesen und beantworten.
5. Vermeiden Sie unzusammenhängende Nachrichten
In Anbetracht dessen, dass jede Nachricht, die Sie senden, einer neuen Benachrichtigung und einer potenziellen Ablenkung entspricht, Sie sollten vermeiden, unzusammenhängende Nachrichten zu senden, um die Anzahl der Benachrichtigungen an Ihre Kollegen zu begrenzen erhalten.
Senden Sie stattdessen eine konsolidierte Nachricht, die alle Informationen enthält, die Sie für die Kommunikation benötigen. Auf diese Weise können Ihre Kollegen die Nachricht schnell scannen und werden nicht mehrmals unterbrochen. Sie können beispielsweise das folgende Format verwenden:
Hallo, ich suche Informationen über das XYZ-Projekt. Hast du irgendwelche Updates? Vielen Dank.
Anstatt jede Information in eine separate Nachricht aufzuteilen.
6. Halten Sie Smalltalk auf ein Minimum
Gespräche mit Wasserspendern haben ihren Platz an entfernten Arbeitsplätzen. Tatsächlich können sie dazu beitragen, Beziehungen aufzubauen und das Zugehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitern zu fördern.
Allerdings sollte es geben spezielle Kanäle für ungezwungene Gespräche und Kontakte knüpfen, damit Sie Ihre Kollegen nicht stören, wenn sie versuchen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Auf diese Weise können sie dem Gespräch beitreten, wann sie möchten, und haben nicht das Gefühl, dass sie sofort antworten müssen.
Wenn Sie also Direktnachrichten an Ihre entfernten Kollegen senden, insbesondere während der Arbeitszeit, versuchen Sie, den Smalltalk auf ein Minimum zu beschränken, um ihre Zeit und Konzentration zu respektieren.
7. Empfang von Nachrichten bestätigen
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, empfiehlt es sich, den Absender wissen zu lassen, dass Sie seine Nachricht gesehen haben, auch wenn Sie nicht sofort antworten können. Auf diese Weise haben sie nicht das Gefühl, dass Sie sie ignorieren, und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren, während sie auf eine Antwort warten. Darüber hinaus erspart es Ihnen potenziell ablenkende Folgenachrichten.
Wenn Sie beschäftigt sind, während Sie eine Nachricht erhalten, die beantwortet werden muss, können Sie dem Absender mitteilen, indem Sie etwas sagen wie: „Danke, dass Sie mich informiert haben. Ich melde mich bei dir." Wenn die Nachricht keine Antwort erfordert, können Sie „Danke“ eingeben oder mit einem Emoji reagieren.
Befolgen Sie diese Tipps für eine produktivere Kommunikation bei der Arbeit
Für jedes Remote-Team ist es unerlässlich, sich um die Entwicklung besserer Kommunikationsgewohnheiten zu bemühen. Wenn Sie die oben genannten Tipps anwenden, können Sie unabhängig vom Standort eine produktivere und effizientere Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen fördern.
