Der Neuanfang mit einer neuen Projektmanagement-Software ist ein Projekt für sich. Jedes ist anders als das andere, also müssen Sie nicht nur versuchen, alle Ihre Projekte abzubilden, sondern auch mit einer Lernkurve fertig werden. Es kann überwältigend sein.

Allen gemeinsam ist jedoch, dass eine vorausschauende Planung zu einem reibungslosen Übergang beitragen kann. Darüber hinaus richten Sie sich selbst ein, um einen sauberen und konsistenten Arbeitsbereich zu halten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche Schritte Sie unternehmen können, wenn Sie mit einer neuen Projektmanagement-Software beginnen.

Entscheiden, wie Sie Projektmanagement-Software verwenden möchten

Bevor Sie Ihre Software einrichten, benötigen Sie einen Plan, wie Sie sie verwenden möchten. Zu wissen, wer das Konto verwenden wird und welche Arten von Projektboards darin enthalten sind, hilft Ihnen beim Einstieg.

Mit wem werden Sie zusammenarbeiten?

Wird jemand anderes auf dem Konto sein? Wer sind sie und was sind ihre Rollen? Die Datenschutzstufe und die Berechtigungen, die Sie für Ihr Team festlegen können, hängen davon ab, welche Sie verwenden und welche Stufe Sie abonnieren. Es ist also gut, im Voraus zu planen, noch bevor Sie einen auswählen, wer das Konto verwendet und worauf Sie ihm Zugriff gewähren möchten.

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Beispielsweise unterscheiden sich die persönlichen Versionen von Notion stark von Mannschaft Konto, aber Sie können mit beiden zusammenarbeiten. Die persönlichen bieten Seiten, die privat beginnen und es Ihnen ermöglichen, Gäste einzuladen, während das Team -Konto schaltet kollaborative Arbeitsbereiche frei, die Sie direkt mit Ihrer gesamten Organisation teilen können ein Weg.

Innerhalb Ihrer Organisation sollten Sie auch überlegen, wem Sie Administratorberechtigungen erteilen möchten. Wenn Ihre Software Gäste zulässt, können Sie außerdem festlegen, ob die gemeinsame Nutzung eines Projektboards mit Kunden, Auftragnehmern oder anderen Personen außerhalb Ihres Arbeitsplatzes erforderlich ist oder nicht.

Welche Arten von Projektboards werden Sie verwenden?

In Ihrer Projektmanagement-Software können Sie mehr als einfache Projektskizzen erstellen. Du kannst auch:

  • Erstellen Sie Boards für Projektanfragen, auf denen Sie und Ihre Kollegen verschiedene Aufgaben delegieren oder um Hilfe bitten können. ClickUp ist eine hervorragende Software, um eines zu erstellen, aber Sie können sie in jeder Projektmanagement-Software erstellen.
  • Skizzieren Sie einen fortlaufenden Arbeitsablauf von Anfang bis Ende, um einen schnellen Überblick darüber zu erhalten, in welchem ​​Schritt sich Projekte befinden.
  • Richten Sie eine offene Aufgabentafel ein, auf der Sie und Ihre Kollegen sich selbst verfügbaren Aufgaben zuweisen können.

Entscheiden, wie man Projektmanagement-Software organisiert

Nachdem Sie nun wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten und welche Arten von Projektboards Sie verwenden werden, müssen Sie festlegen, wie Sie das Konto organisieren möchten.

Wie Sie dies tun, ist wirklich eine Frage der Präferenz, aber auch die Anzahl der Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, wird Ihnen bei der Entscheidung helfen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Projektboards organisieren können, z. B. durch:

  • Klient
  • Projekt
  • Abteilung
  • Mannschaft

Sie können sogar eine Kombination der oben genannten verwenden. Wenn Sie jedoch mit einem großen Unternehmen zusammenarbeiten, vereinfacht die Organisation nach Abteilungen oder Teams das Auffinden von Projekten und Aufgaben für alle.

Beim Organisieren von Elementen sollten Sie vermeiden, die Namen Ihrer Aufgaben, Projekte, Boards und Ordner zu verkomplizieren. Wenn Sie die Dinge so einfach wie möglich halten, finden Sie und Ihre Kollegen schnell, was Sie brauchen.

Dies gilt insbesondere für Unterordner. Wenn das von Ihnen verwendete Tool Unterordner anbietet, fragen Sie sich vor dem Erstellen, ob es wirklich benötigt wird, und bestimmen Sie gegebenenfalls den optimalen Namen, wenn andere danach suchen. Das Hinzufügen einer Reihe kleiner, leerer oder falsch beschrifteter Ordner wird nur Verwirrung stiften.

Stellen Sie es sich fast wie die Dateiordner auf Ihrem Computer vor. Sie möchten mit möglichst wenigen Klicks finden, wonach Sie suchen.

Hinzufügen von Aufgaben zur Projektmanagement-Software

Sobald Sie festgelegt haben, wie Sie Ihre Aufgaben und Projekte organisieren möchten, können Sie mit deren Zuordnung beginnen. Zunächst ist es hilfreich, wenn Sie eine Liste laufender Projekte erstellen und diese in Aktionspunkte aufschlüsseln. Sie können dies auf Papier oder in einer Textverarbeitungssoftware tun – je nachdem, welche Methode für Sie am besten geeignet ist.

Das Festhalten an aktuellen Projekten wird dazu beitragen, den Prozess zu vereinfachen. Erstellen Sie Boards und Aufgaben nur für Projekte, an denen Sie gerade arbeiten oder die anstehen, anstatt veraltete oder Platzhalterinformationen einzufügen.

Achten Sie darauf, Ihre Projektboards entsprechend zu benennen und nur verwandte Aufgaben darin aufzunehmen. Diese Hierarchie hilft Ihnen, Details schneller zu finden und gibt Ihnen und Ihren Kollegen einen schnellen Überblick über den Status eines Projekts.

Wenn Sie beispielsweise eine neue Website für ein Produkt entwickeln, würden Sie ein Projektboard erstellen und es so etwas wie a nennen Produkt-Website. Dann würden Sie alle Aktionselemente, aus denen eine Website besteht, als Aufgaben darin auflisten. Also Dinge wie die Auswahl eines Domainnamens, die Einrichtung des Hostings, das Entwerfen von Wireframes und so weiter.

Wenn Sie Ihr System zum Hinzufügen von Projekten und Aufgaben konsistent halten, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Zeit mit dem Aufräumen oder Reorganisieren verbringen müssen.

Was Sie beim Einrichten einer Projektmanagement-Software vermeiden sollten

Einige Dinge, die Sie beim Einrichten einer neuen Projektmanagement-Software vermeiden sollten, sind:

  • Alles auf einmal machen– Beginnen Sie klein mit einer Liste aktueller Projekte, um zu vermeiden, dass Sie überfordert werden oder Ihren Arbeitsbereich überladen.
  • Nutzung aller Funktionen– besonders wenn es sich um ein kostenpflichtiges Konto handelt, denken Sie vielleicht, dass Sie auf Ihre Kosten kommen möchten. Es gibt jedoch eine Menge Schnickschnack, die mit Projektmanagement-Software einhergehen, die möglicherweise nur im Weg stehen. Das Produkt vorher zu erforschen ist eine der Möglichkeiten zur Vermeidung von Funktionsermüdung.
  • Überkomplizierte Projekte– Wählen Sie bei der Planung Ihrer Projekte den Ansatz „Weniger ist mehr“. Beispielsweise bieten viele Projektmanagement-Software weniger sichtbare Unteraufgaben, die Sie in größere verschachteln können. Es kann jedoch für Sie mühsam sein, die Schritte innerhalb einer Aufgabe aufzulisten und für Ihren Kollegen, sie abzuhaken.

Beginnen Sie mit Ihrer Projektmanagement-Software

Der Einstieg in eine neue Projektmanagement-Software ist weniger überwältigend, wenn Sie ein wenig vorausplanen und klein anfangen. Anstatt es mit veralteten Projekten oder Platzhalterinformationen aufzubauen, erstellen Sie Elemente nach und nach und behalten Sie ein konsistentes Benennungssystem für Aufgaben, Projekte und Ordner bei.

Denken Sie daran, es einfach zu halten. Je weniger Klicks Sie benötigen, um das Gesuchte zu finden, desto besser.