So schreiben Sie eine Charakter-Referenz-E-Mail

Sich für einen neuen Job oder eine neue Stelle zu bewerben, ist nervenaufreibend, aber eine positive Charakterreferenz stärkt Ihr Selbstvertrauen und Ihre Chancen, sie zu bekommen. Geben Sie also bei der Referenzierung Ihr Bestes, um den Kandidaten zu unterstützen.

Wenn es darum geht, eine Zeichenreferenz-E-Mail zu schreiben, ist die Logik dieselbe wie bei einem Brief – nur das Layout ist etwas anders. Hier sind wichtige Tipps, die Sie beachten sollten, damit Sie und der Kandidat beim Empfänger der E-Mail einen guten Eindruck hinterlassen.

1. Schreiben Sie Charakterreferenzen für Kandidaten, die Sie kennen

Als Führungskraft sollten Sie beispielsweise eine Beziehung zu Ihrem Team aufbauen. Es stärkt nicht nur die Organisation, sondern erleichtert auch das Schreiben von Zeichenreferenz-E-Mails.

Beim Putten großartige Online-Teambuilding-Plattformen notieren Sie sich für einen guten Zweck die Leistungen, Qualitäten und Anekdoten der Mitarbeiter. Auf diese Weise wissen Sie, was Sie über sie sagen können, wenn einer von ihnen nach einer Charakterreferenz fragt.

Vermeiden Sie es, Referenzen für Personen zu schreiben, mit denen Sie keine oder nur eine minimale Beziehung haben. Während Sie die E-Mails mit Details von einem Kollegen füllen könnten, haben Sie keine persönlichen Erfahrungen, die Sie teilen können. Dadurch wird die Referenz geschwächt.

2. Erhalten Sie genaue Details über den Empfänger und die Gelegenheit der E-Mail

Recherche ist unerlässlich, um eine gute Referenz-E-Mail zu verfassen. Fragen Sie den Kandidaten nach Informationen darüber, bei wem und wofür er sich bewirbt.

Benötigen sie eine berufliche, akademische oder persönliche Referenz? Wenn es eine Stellenbeschreibung gibt, kann diese Ihnen sagen, wonach der Arbeitgeber sucht und welche Details Ihren Kandidaten zum Strahlen bringen würden. Firmen- und Kontaktnamen eignen sich ebenfalls perfekt für zusätzliche Informationen durch Internetrecherche finden.

Letztendlich müssen Sie die E-Mail an die Anforderungen der Opportunity anpassen und versuchen, den Empfänger direkt anzusprechen, ohne informell zu sein.

3. Strukturieren Sie das Zeichenreferenz-E-Mail-Recht

Es gibt eine ideale Möglichkeit, E-Mails für Zeichenreferenzen zu strukturieren. Achten Sie auf Layout und Inhalt.

Im Gegensatz zu einem Brief benötigt eine E-Mail nicht Ihre Daten oder die des Empfängers oben. Beginnen Sie einfach mit einer formellen Begrüßung und fahren Sie direkt mit dem Text fort.

Ihre Informationen stehen am Ende der E-Mail. Schließen Sie es mit Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer und allen anderen Kontaktdaten, die Sie für angemessen halten. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Unterschrift an.

II. Seien Sie klar und prägnant

Wenn es um die Gesamtstruktur der E-Mail geht, wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus. Die Charakterreferenz muss informativ, aber kurz und leicht zu lesen sein.

Wählen Sie die wichtigsten Punkte aus, die Sie ansprechen möchten, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Fügen Sie sie für jeden Abschnitt, aus dem die E-Mail besteht, in eine Aufzählungsliste ein.

III. Beschreiben Sie Ihre Beziehung zum Kandidaten

Beginnen Sie die E-Mail damit, woher Sie den Kandidaten kennen und wie lange. Erklären Sie Ihre Rolle und Beziehung. Halten Sie es einfach, aber wenn Sie etwas Positives mitzuteilen haben, wie Ihren ersten Eindruck vom Kandidaten, können Sie dies gerne in wenigen Worten tun.

Halten Sie sich jedoch an professionelle Details. Der Referenzempfänger muss nicht wissen, wo der Kandidat in den Urlaub gefahren ist oder wie er seinen Kaffee trinkt.

Konzentrieren Sie sich in der E-Mail darauf, was sie für die Stelle, für die sie sich bewerben, gut macht.

IV. Beschreiben Sie die positiven Eigenschaften des Kandidaten

Dies ist der wichtigste Teil der Zeichenreferenz. Wenn Sie recherchiert haben, sollten Sie wissen, was der Job oder die Gelegenheit erfordert und welche Eigenschaften des Kandidaten in Frage kommen.

Wie bereits erwähnt, kann die Vorbereitung diesen Prozess erheblich erleichtern. Zum Beispiel könnten Sie Ihre Arbeiter haben intelligente Zielpläne befolgen und erreichen, die als Nachweis ihrer Leistungen und ihres Engagements dienen können.

Es reicht nicht aus, die Gewinnerqualitäten des Kandidaten aufzulisten. Wenn Sie Anekdoten haben, die ihre Fähigkeiten und Erfolge demonstrieren, weben Sie sie in die E-Mail ein. Es zeigt, dass ihre Taten ebenso bemerkenswert sind wie ihre Fähigkeiten und ihre Persönlichkeit.

v. Passen Sie Ihre Empfehlungserklärung an die Gelegenheit an

Der letzte Abschnitt Ihrer Referenz-E-Mail sollte Ihre Empfehlung sein.

Genau wie bei allem anderen müssen Sie sicherstellen, dass es die Gelegenheit widerspiegelt. Verwenden Sie die Anforderungen, um Sie zu leiten, und erklären Sie genau, warum Ihr Mitarbeiter, Student oder Freund geeignet ist.

Schwärmen Sie jedoch nicht von ihnen. Machen Sie eine Aussage, die auf den Punkt kommt, klar und prägnant, warum der Empfänger den Kandidaten ernsthaft in Betracht ziehen sollte.

Ihre folgenden Anmeldeinformationen und Kontaktdaten sollten die E-Mail als äußerst zuverlässige Zeichenreferenz etablieren.

4. Erwägen Sie die Verwendung von Zeichenreferenzvorlagen

Wenn Sie zusätzliche Anleitungen zum Schreiben einer Zeichenreferenz-E-Mail benötigen, sehen Sie sich die Muster und herunterladbaren Vorlagen an, die online verfügbar sind. Viele von ihnen sind im Briefformat, aber Sie können sie schnell an ein E-Mail-Layout anpassen.

Workable hat einige Vorlagen, die Sie interessieren könnten, darunter ein Mitarbeiter-Referenzschreiben, ein allgemeines Empfehlungsschreiben und eines speziell für einen Lehrer.

Auch das Corporate Finance Institute kann mit seiner Referenzschreiben-Vorlage weiterhelfen. Sie müssen sich nur bei der Plattform anmelden, bevor Sie diese kostenlose Ressource herunterladen.

Die Vorlage enthält eine kleine Auswahl an Referenzschreiben, einige im Word- und andere im PDF-Format. Laden Sie sie herunter und bearbeiten Sie sie nach Belieben.

Eine weitere Webseite, die Sie sich ansehen sollten, ist das Charakter-Referenzhandbuch zu The Balance Careers. Es enthält viele Tipps, aber auch Muster und Muster von E-Mails sowie Briefen.

Wenn Sie viel mit Word arbeiten, werfen Sie einen Blick auf die Empfehlungsschreiben-Vorlage von Microsoft. Sie können es kostenlos herunterladen und alle erforderlichen Änderungen vornehmen.

Sehen Sie, welche hochwertigen Websites wie diese in Bezug auf Ratschläge und Tools zu bieten haben. Seien Sie einfach bereit, ihre Vorlagen an Ihre Umstände anzupassen, einige mehr als andere.

5. Lesen Sie Ihre Charakterreferenz-E-Mail mehrmals Korrektur

Die vielversprechendsten Bewerbungen für jede Gelegenheit sind diejenigen, die der Perfektion am nächsten kommen. Sie möchten also nicht, dass ein kleiner Fehler die Chancen Ihres Kandidaten ruiniert.

Senden Sie die Charakter-Referenz-E-Mail nicht sofort, nachdem Sie sie fertiggestellt haben. Legen Sie es für eine Weile beiseite und besuchen Sie es erneut, suchen Sie nach Fehlern und Redundanzen. Alles muss gut auf eine Seite passen.

Lesen Sie die E-Mail ein paar Mal Korrektur und suchen Sie bei jedem Durchlauf nach bestimmten Problemen. Lassen Sie es auch von jemand anderem überprüfen. Zögern Sie nicht, das beste Tool zur Grammatikprüfung zu wählen und kombinieren Sie seine Fähigkeiten mit Ihrer Liebe zum Detail.

Aber Sie schauen nicht nur auf Rechtschreibung und Grammatik. Haben Sie den Namen des Empfängers richtig verstanden? Was ist mit der Berufsbezeichnung? Sind Ihre Kontaktdaten korrekt und aktuell?

Je mehr Sie die E-Mail durchkämmen, desto mehr können Sie sie verfeinern. Sie finden Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten.

Kandidaten sollten sich in jedem Teil ihrer Bewerbung bemühen

Eine begeisterte Empfehlung eines Arbeitgebers, Kollegen oder Akademikers kann Wunder für die Aussichten eines Kandidaten bewirken. Wenn Sie derjenige sind, der die Charakterreferenz-E-Mail schreibt, nehmen Sie die Aufgabe ernst.

Aber Sie können einen Kandidaten nur so weit fördern. Sie müssen sich selbst anstrengen, um Ziele zu erreichen, Anschreiben zu schreiben, in Vorstellungsgesprächen gut abzuschneiden und so weiter. Die Unterstützung durch Sie und Online-Dienste ist jedoch von unschätzbarem Wert.

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