Wie man ein Remote-Team-Meeting effektiv moderiert

Ganz gleich, ob Sie Manager sind, eine Führungsrolle in Ihrem Unternehmen innehaben oder an einem Projekt arbeiten, die Chancen stehen gut, dass Sie Teambesprechungen moderieren müssen. Ein großes Plus hier ist, dass Sie Ihr eigenes Meeting so veranstalten können, wie Sie es für richtig halten.

Dennoch gibt es einige große Unterschiede zwischen persönlichen und Remote-Meetings, die ihre Wirksamkeit beeinträchtigen oder beeinträchtigen können. Hier sehen wir uns einige Schwierigkeiten bei der Durchführung von Remote-Team-Meetings an und wie Sie diese überwinden können, um eines effektiv durchzuführen.

Vor- und Nachteile der Erleichterung von Besprechungen aus der Ferne

Videokonferenz-Apps wie Google Meet, Zoom und Microsoft Teams haben Online-Meetings sehr beliebt gemacht. Mit einem Klick auf eine Schaltfläche sind Sie startklar. Die virtuelle Durchführung von Teambesprechungen bietet viele Vorteile, darunter:

• Einfacher Zugriff auf digitale Materialien, die Sie teilen müssen.
• Fähigkeit, Sitzungen aufzuzeichnen.
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• Es sind keine zeitlichen Überlegungen für die Reise erforderlich.
• Keine Schwierigkeiten bei der Buchung von Räumen für Meetings.
• Sie können sich mit Kollegen und externen Stakeholdern aus der ganzen Welt treffen.

Und vieles mehr. Allerdings gibt es auch bei dieser Methode einige Hindernisse, die die Produktivität beeinträchtigen können. Einige Beispiele könnten sein:

• Technische Probleme mit Audio und Video.
• Müdigkeit bei Videokonferenzen.
• Die Kommunikation ist schwierig, wenn viele Teilnehmer anwesend sind.
• Verzögerte oder mangelnde Reaktionsfähigkeit des Teams aufgrund normaler visueller und auditiver Verzögerung.
• Störung von visuellen Hinweisen und Körpersprache.

Es gibt einige Aspekte von Gesprächen von Angesicht zu Angesicht, die einfach nicht virtuell repliziert werden können. Die gute Nachricht ist, dass Sie dieses Erlebnis mit ein paar effektiven Tipps und Tricks optimieren können.

1. Erstellen Sie organische Diskussionen mit einer Agenda

Einen Plan für jedes Teammeeting zu haben, ist ein Muss, unabhängig davon, wie es durchgeführt wird. Eine Agenda ist einfach eine strukturierte Zusammenfassung dessen, was besprochen werden muss. Im Allgemeinen werden diese vor der Sitzung mit Ihren Teilnehmern geteilt. Dies kann per E-Mail oder mit Apps wie Google Workspace erfolgen Nehmen Sie die Tagesordnung in Ihre Kalendereinladung auf.

Um jedoch ein effektives Remote-Meeting durchzuführen, sollten Sie es vermeiden, Updates und Erinnerungen für alle aufzulisten. Stattdessen muss Ihre Agenda ansprechend sein und Diskussionen hervorrufen. Hier sind ein paar Ideen:

• Nehmen Sie sich Zeit für einen Team-Check-in, der nichts mit der Arbeit zu tun hat.
• Beginnen Sie mit einem offenen Diskussionsthema, von dem Sie wissen, dass Ihr Team Meinungen haben wird.
• Fügen Sie nur Punkte hinzu, die von anderen kommentiert werden sollen.
• Halten Sie die Agenda kurz (Personen können sich nur für eine begrenzte Zeit konzentrieren).

Sie müssen dies nicht jedes Mal tun, aber sie werden definitiv organische Konversation fördern, je öfter Sie sie tun.

2. Nutzen Sie Break Out Rooms

Normalerweise konzentrieren sich Teambesprechungen im Allgemeinen auf eine bestimmte Tagesordnung und darauf, das Team als Ganzes zusammenzubringen. Trotzdem ist es erfrischend, diese Traditionen manchmal zu brechen und etwas Neues auszuprobieren.

Zoom, Microsoft Teams und Google Meet können alle Breakout-Räume erstellen. Dies sind Mini-Meetingräume innerhalb eines Meetings, damit Ihr Team Dinge in kleineren Gruppen besprechen kann.

Dies ist praktisch, wenn Sie ein größeres Team haben oder sich mit mehreren Teams gleichzeitig treffen. Es löst auch das zuvor erwähnte Problem, dass Kollegen Kommunikationsschwierigkeiten haben, wenn viele Teilnehmer anwesend sind.

Breakout-Räume sind beispielsweise nicht immer geeignet, wenn Sie weniger Teammitglieder haben. Sie sollten auch sicherstellen, dass jede Diskussion, die stattfindet, notwendig ist und nicht nur, um Zeit zu füllen. Sobald alle in den Hauptbesprechungsraum zurückgekehrt sind, können Sie um Feedback zu den Diskussionen Ihrer Kollegen bitten. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Punkte sammeln und voranbringen.

3. Präsentieren Sie Informationen mithilfe des Freigabebildschirms

Eine Schwierigkeit beim Fernaustausch von Informationen besteht darin, dass die Leute manchmal einfach nicht verstehen, was Sie sagen. Warum also nicht Ihrem Team sagen, was es tun soll, warum es ihm nicht zeigen? Das Teilen Ihres Bildschirms in Videokonferenz-Apps bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Bietet Ihrem Team ein Bild.
• Konten für unterschiedliche Lernstile.
• Gibt Ihrem Team die Möglichkeit, Prozesse zu beobachten.
• Fügt über eine auditive Erklärung hinaus eine zusätzliche Informationsebene hinzu.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Agenda einfach auf dem Bildschirm teilen sollten, da dies wahrscheinlich nicht die Aufmerksamkeit Ihres Teams erregen wird. Überlegen Sie stattdessen, welche Tagesordnungspunkte näher erläutert oder begleitende Nachweise benötigt werden. Einige Beispiele könnten sein:

• Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter eine Aufgabe nicht richtig erledigen, zeigen Sie ihnen, wie sie einem bestimmten Prozess folgen.
• Präsentation von Daten und Forschung.
• Trainingsmöglichkeiten.

4. Wann sollte man ein Meeting veranstalten vs. Eine E-Mail senden

Es gab zahlreiche Studien durchgeführt, die zu dem Schluss kommen, dass übermäßige Meetings der Produktivität, dem Wohlbefinden und der Motivation der Mitarbeiter schaden. Wie oft haben Sie an einem Videoanruf teilgenommen, der nur eine E-Mail hätte sein können?

Wenn Sie eine Versammlung veranstalten, unterbrechen Sie im Wesentlichen den Arbeitsablauf und die Konzentration Ihres Teams. Aus diesem Grund müssen Sie sicherstellen, dass der Inhalt notwendig ist. Videoanrufe sollten für eingehende Diskussionen, Zusammenarbeit und die Förderung des Teamengagements reserviert sein. Nur weil virtuelle Meetings einfach zu buchen und daran teilzunehmen sind, heißt das nicht, dass Sie sich darauf verlassen sollten.

Hier sind einige Fälle, in denen Sie sich für Videokonferenzalternativen entscheiden können:

• Rückmeldung erbitten von Senden eines Google-Formulars.
• Nutzen Sie eine Messenger-App bzw asynchrone Kommunikations-Apps für Teamstatus-Updates.
• Senden Sie eine E-Mail mit aktuellen Updates oder Neuigkeiten (die keiner Diskussion bedürfen).

Manchmal möchten Ihre Kollegen einfach eine Pause vom Tippen haben und sich stattdessen mit anderen unterhalten. Dies ist definitiv etwas, das Sie in Betracht ziehen sollten, aber verschwenden Sie das nicht mit Meetings, bei denen alle stumm geschaltet sind und Ihnen zuhören.

Effektive Remote-Meetings erfordern Planung

Das Veranstalten von Meetings über Videokonferenz-Apps erfordert eine etwas andere Planung als persönliche Meetings. Die Schwierigkeiten treten vor allem dann auf, wenn es an Rücksicht auf die Anwesenden mangelt.

Jedes Remote-Meeting kann jedoch mit einer vollständig abgerundeten Agenda, die die Zeit produktiv nutzt, effektiv sein. Das bedeutet, Gesprächsthemen zu erörtern, die wirklich alle Beteiligten interessieren, und sich einfach an das zu halten, was erforderlich ist. Mit den hier untersuchten Tipps haben Sie viele praktische Möglichkeiten, Ihre Remote-Treffen zu veranstalten, sie effizient und für alle Beteiligten relevant zu halten.

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