Digitale Unordnung manifestiert sich auf unterschiedliche Weise, einschließlich unorganisierter Desktops, ungeöffneter E-Mails, schlecht gekennzeichneter Dateien und überladener Posteingänge. Sie stammen aus einem chaotischen virtuellen Leben.
Wenn Sie dazu neigen, das Organisieren Ihrer Dateien zu verzögern, ist es an der Zeit, Ihre schlechte Angewohnheit zu ändern. Es behindert die Produktivität. Hier sind einige Möglichkeiten, wie digitale Unordnung Ihren Arbeitsablauf verlangsamt, unnötigen Stress verursacht und Sie von Ihren Aufgaben ablenkt.
1. Das Sortieren unorganisierter Dateien verschwendet Zeit
Unorganisierte digitale Ablagesysteme werden durch schlechte Angewohnheiten verursacht. Die meisten Benutzer senden willkürlich verschiedene Dateien an ihre Desktops, Downloads oder Dokumentenordner. Während es zunächst überschaubar erscheint, ein paar verlegte Dokumente zu haben, können sie sich schnell ansammeln, wenn Sie die ordnungsgemäße Verwaltung vernachlässigen.
Denken Sie daran: Die Entscheidung für kurzfristige Bequemlichkeit schafft langfristige Engpässe. Wenn Unordnung Ihre Ordner überfüllt, wird das Auffinden bestimmter Dateien allmählich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Nehmen Sie das obige Foto als Beispiel. Keine der Dateien in diesem Ordner wurde benannt; Sie müssten jeden durchsuchen, bevor Sie das finden, was Sie brauchen.
Um diese schlechte Angewohnheit zu korrigieren, Dateiorganisation üben. Stellen Sie sicher, dass jedes Foto, Video oder Dokument, das Sie speichern, direkt in den entsprechenden Ordner gelangt. Senden Sie sie standardmäßig nicht mehr an Ihre Downloads oder Desktop-Ordner.
2. Unordnung lenkt ab
Wenn Sie Dateien in ihren Standardspeicherordnern belassen, wird Ihr Bildschirm unübersichtlich. Sofern Sie kein neues Ziel angeben, füllen sie weiterhin Ihre Downloads, Dokumente oder Desktop-Ordner. Sie könnten Ihren gesamten Bildschirm einnehmen, wenn Sie nicht aufpassen.
Diese Art von Unordnung sieht nicht nur schrecklich aus, sondern verursacht auch eine visuelle Überlastung. Ihr Verstand arbeitet härter, um verschiedene Informationen zu verarbeiten. Folglich wird sich der zusätzliche kognitive Stress überwältigend anfühlen, Sie daran hindern, Ihr Bestes zu geben, und Ihren Gedankengang unterbrechen.
Die beste Lösung ist Dateinamenskonventionen entwickeln (FNC). Beschriften Sie Ihre Dateien nach ihrem Zweck. Idealerweise sollte Ihr FNC deren Inhalt, Funktion, Autor und Projektrelevanz veranschaulichen – Assets nach Gemeinsamkeiten gruppieren.
3. Das Horten ungenutzter Softwareprogramme beeinträchtigt die Gerätegeschwindigkeit
Digital Natives benötigen mehrere Arbeits- und persönliche Softwareprogramme. Der Geschäft mit Apps berichtet, dass Nutzer weltweit im Jahr 2021 143 Milliarden Apps heruntergeladen haben. Es ist üblich, regelmäßig mehrere Tools auszuprobieren.
Trotz der hohen Anzahl an Downloads werden die meisten Apps abgebrochen. Statistik sagt, dass 25 % nur einmal verwendet werden. Gehen Sie den Ordner Ihres Downloads durch – Sie werden Programme finden, die Sie bereits vergessen haben. Vielleicht mussten Sie für die Arbeit ein neues Tool testen, oder vielleicht hat ein trendiges Spiel Ihre Neugier geweckt.
Alte Apps griffbereit zu haben, mag bequem erscheinen, aber sie verlangsamen die Geräte erheblich. Die Installation von Programmen nimmt Speicherplatz in Anspruch. Sie verbrauchen immer noch Rechenleistung, auch wenn Sie sie nicht oft ausführen.
Hören Sie am besten auf, ungenutzte Programme zu horten. Löschen Sie es, es sei denn, Sie sehen, dass Sie wiederholt etwas verwenden, das Sie heruntergeladen haben. Installieren Sie einfach gelöschte Apps nach Bedarf neu.
4. Unorganisierte Assets verlangsamen die Aufgabenverfolgung
Benutzer neigen dazu, Arbeits-Apps zu schnell zu übernehmen. Ein Bericht aus dem Jahr 2021 von Okta, Inc. zeigt, dass 10 % der US-Arbeitgeber mehr als 199 Arbeitsgeräte verwenden. Ja, jedes Programm bringt spezifische Vorteile. Aber zu viele in Ihre tägliche Routine zu integrieren, verlangsamt Ihren Arbeitsablauf –Das Umschalten zwischen den Plattformen verschwendet Zeit.
Verwenden Sie nur die, die Sie benötigen. Der Aufbau und die Wartung mehrerer Systeme verursacht unnötigen kognitiven Stress. Während das Wechseln der Registerkarten Sekunden dauert, dauert das Aufnehmen neuer Informationen mindestens ein paar Minuten. Sie werden Schwierigkeiten haben, den Fokus aufrechtzuerhalten, wenn Sie ständig zwischen Aufgaben wechseln.
Um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, investieren Sie in eine Plattform, die alle Ihre Arbeitstools vereint. Sie könnten zum Beispiel bekommen Projektmanagement-Tools. Sie ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, den Projektfortschritt zu verfolgen, unternehmensweite Ankündigungen zu machen und private Nachrichten von einer Plattform aus zu senden.
5. Mehrere Konten mit unterschiedlichen Anmeldeinformationen zu haben, ist verwirrend
Heutzutage ist es üblich, mehrere Konten zu haben. Angesichts der verschiedenen verfügbaren Social-Media-Plattformen, Arbeitstools, Projektmanagementsysteme, Newsletter und Mailing-Dienstleister könnten Sie leicht ein Dutzend Profile haben.
Leider ist das Verfolgen mehrerer Anmeldeinformationen eine Herausforderung. Viele legen einfach kurze Wörter aus dem Wörterbuch fest, an die sie sich leicht als Passwörter erinnern können. Avast berichtet sogar, dass 83 % der Amerikaner schwache Passwörter für private und berufliche Konten recyceln. Obwohl sie denkwürdig sind, sind sie auch unsicher. Ein erfahrener Hacker könnte gängige Kombinationen schnell durch Brute-Force-Hacking-Methoden umgehen.
Bitte wählen Sie lange alphanumerische Zeichenfolgen als Passwörter. Wenn Sie Probleme haben, sie auswendig zu lernen, investieren Sie in a sicherer, zuverlässiger Passwort-Manager die Anmeldeseiten automatisch ausfüllt.
6. Das Aufbewahren alter vertraulicher Dokumente setzt Sie dem Risiko eines Identitätsdiebstahls aus
Abgesehen davon, dass Ihr Desktop unübersichtlich wird, gefährden unorganisierte Dateien Ihre Sicherheit. Die Dokumente von Regierungsbehörden, Arbeitgebern, Geschäftspartnern, Gesundheitseinrichtungen und Geschäftsbanken enthalten vertrauliche Informationen persönlich identifizierbare Informationen (PII).
Beachten Sie, dass Kriminelle mit diesen personenbezogenen Daten verschiedene Arten von Betrug begehen können. Sollten ihnen direkte Identifikatoren wie Ihre Sozialversicherungsnummer, Ihr vollständiger rechtsgültiger Name und Arbeitgeberinformationen in die Hände fallen, würde sie nichts davon abhalten, Ihre Identität zu stehlen. Sie könnten sogar ohne Ihr Wissen massive Kredite aufnehmen.
Ergreifen Sie als allgemeine Regel zusätzliche Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Dateien. Verschlüsseln Sie Ihre Ordner, vermeiden Sie das Versenden persönlicher Daten per E-Mail und Alte Dokumente mit Aktenvernichtern dauerhaft löschen.
7. Informationsüberflutung verursacht Stress
Multitasker öffnen oft Dutzende von Tabs gleichzeitig. Sie übernehmen gleichzeitig verschiedene Aufgaben, um mehr Arbeit zu erledigen, aber ironischerweise Kontextwechsel tötet nur die Produktivität. Der Amerikanische Assoziationspsychologie sagt, dass der kognitive Stress, zu viele Informationen aufzunehmen und zwischen Aufgaben zu springen, Sie ineffizient macht. Sie werden am Ende des Arbeitstages weniger fertig.
Hören Sie auf, Ihr Gehirn mit Daten zu überlasten. Ihre Gedanken werden abschweifen, wenn Sie ständig zufällige Aufgaben sehen. In der einen Minute beenden Sie einen Artikel für die Arbeit, und in der nächsten Minute scrollen Sie gedankenlos durch Rezepte für das Abendessen.
Anstatt verschiedene Dokumente, Dateien und Aufgabenlisten offen zu lassen, minimieren und stapeln Sie sie, bis Sie sie brauchen. Konzentrieren Sie sich einfach auf die anstehende Aufgabe. Dazu brauchen Sie Ruhe und Freiheit in einen kreativen, produktiven Flow-Zustand eintreten.
Digitaler Minimalismus und verbesserte Produktivitätsbewertungen
Ein vollgestopfter digitaler Raum ist genauso schädlich wie ein unordentlicher Schreibtisch. Während das Organisieren virtueller Dateien mühsam klingen mag, verschwendet das Durchsuchen von Hunderten von Dateien, E-Mails und Ordnern viel mehr Energie. Um effizient zu werden, stellen Sie sicher, dass Sie nahtlos durch Ihre digitalen Systeme navigieren können.
Beachten Sie auch, dass das Aufräumen über die Dateiorganisation hinausgeht. Anstatt nur alle paar Monate Ihre Ordner zu ordnen, integrieren Sie Praktiken des digitalen Minimalismus in Ihr tägliches Leben. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, einen sauberen virtuellen Raum zu pflegen.
