5 Tipps zum Schreiben langer E-Mails, die die Empfänger lesen können

Das Versenden langer E-Mails an Ihre Kunden und Kollegen ist normalerweise verpönt. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie nur ein längeres Update oder eine Übersicht senden müssen.

In diesem Fall sollten Sie sich und dem Empfänger einen Gefallen tun, indem Sie gleich auf den Punkt kommen und dafür sorgen, dass er sich nicht durch lange Absätze nach Informationen wühlen muss.

In diesem Artikel führen wir Sie durch einige Situationen, die Sie verwenden können, um Ihre längeren E-Mails besser lesbar und einfacher zu beantworten.

1. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um zusammenzufassen

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie beim Schreiben einer langen E-Mail beachten sollten, ist, dass der Empfänger sie wahrscheinlich überfliegen wird. Dabei übersehen sie vielleicht wichtige Informationen oder Fragen, weil es einfach zu viel zu lesen gab.

Wenn Sie eine lange E-Mail schreiben, möchten Sie sicherstellen, dass Sie es dem Empfänger leicht machen, einen Blick darauf zu werfen und dennoch die wichtigsten Erkenntnisse zu finden – mit anderen Worten,

Sie möchten in Ihren E-Mails präzise sein. Auf diese Weise erhalten sie die Informationen, die sie benötigen, und Sie erhalten wahrscheinlich eine durchdachtere Antwort.

Jeder der Tipps in diesem Artikel wird Ihnen dabei helfen, E-Mails leichter zu überfliegen und auf den Punkt zu bringen – insbesondere mit Aufzählungszeichen.

Das Schreiben von Informationen in Punktform bedeutet nicht, dass Sie nicht gesprächig sein können. Sie können sich in anderen Teilen Ihrer E-Mail befinden, z. B. in der Begrüßung und Abmeldung. Durch das Zusammenfassen der Informationen in Punkten wird die Botschaft jedoch schnell und effektiv vermittelt.

Anstatt jedes Detail aufzunehmen, identifizieren Sie die Schlüsselinformationen aus Ihrer Nachricht und vermeiden Sie es, wortreich zu sein. Der Empfänger braucht kein Play-by-Play von jedem Thema, er braucht nur die Hauptpunkte.

2. Verwenden Sie Fettdruck für wichtige Punkte

Die Verwendung von Großbuchstaben in einer E-Mail ist nicht professionell. Sie können Ihrem Leser jedoch mit etwas subtiler Fettschrift einen Wink in die richtige Richtung geben. Natürlich möchten Sie dies nicht für alles tun, aber wenn Sie sicherstellen möchten, dass bestimmte Informationen wie ein Datum, eine Erinnerung oder eine Aktion angezeigt werden, markieren Sie sie fett.

Das Beispiel verwendet nur Fett für die Titel und zwei Phrasen, die beide vom Absender vom Leser erwartet werden Maßnahmen ergreifen – im Sitzungsprotokoll nach weiteren Informationen suchen und nicht vergessen a Meeting. Wenn er die E-Mail überfliegt, werden diese eher seine Aufmerksamkeit erregen, und er kann den Rest für den Kontext lesen.

Da es sich nur um eine subtile Textänderung handelt, ist es weniger wahrscheinlich, dass der Empfänger das Gefühl hat, Sie würden schreien, wie es bei Großbuchstaben der Fall sein könnte.

3. Teilen Sie die E-Mail in Themen mit Überschriften auf

Das Hinzufügen von Überschriften zu Ihren E-Mails mag ein bisschen so klingen, als würden Sie Ihrem Empfänger einen Roman schicken, aber es bedeutet nicht, dass unter jeder Überschrift eine Menge Informationen stehen müssen. Auf diese Weise können sie einfach schneller durch die E-Mail kommen, wenn sie bestimmte Informationen suchen oder später darauf zurückgreifen müssen.

Indem Sie die Überschrift fett formatieren und Zeilenumbrüche zwischen den einzelnen Abschnitten verwenden, können Sie Leerzeichen zwischen die einzelnen Abschnitte einfügen, was das Durchlesen erleichtert – ähnlich wie bei jedem anderen Dokument.

Die Verwendung von Überschriften ist hilfreich, wenn Sie mehrere Themen behandeln möchten, die keine separaten E-Mails rechtfertigen, z. B. eine tägliche Übersicht oder eine Fortschrittsaktualisierung.

4. Verwenden Sie unterschiedliche Formatierungen für Zitate

Wenn Sie Informationen genau so weitergeben müssen, wie jemand anderes sie geschrieben hat, nehmen Sie subtile Änderungen an der Formatierung vor, um sie von Ihrer eigenen Erzählung zu trennen. Auf diese Weise gibt es keine Verwirrung darüber, wo Ihre Nachricht endet und die andere beginnt.

Anführungszeichen könnten natürlich ausreichen, aber wenn Sie vorher und nachher schon viel Text haben, könnte es das tun Erstellen Sie einen langen Absatz, der weniger wünschenswert zu lesen ist und für den es schwieriger ist, Informationen auf einen Blick zu entnehmen.

Eine weitere Sache, die Sie bei der Formatierung von Text in E-Mails beachten sollten, ist, dass Sie möglicherweise die Verwendung mehrerer Schriftarten und Farben vermeiden möchten, da dies eine E-Mail unprofessionell aussehen lassen kann.

5. Speichern Sie Fragen bis zum Ende

Haben Sie jemals mehrere Fragen in einer E-Mail gestellt und Antworten auf vielleicht die Hälfte erhalten? Dies kann sogar in den kürzesten E-Mails oder Nachrichten passieren.

Versuchen Sie, Ihre Fragen bis zum Ende aufzubewahren und sie kurz und prägnant zu halten. Dies wird dem Leser nicht nur helfen, sie zu sehen, sondern er wird auch nicht vergessen, was Sie unterwegs gefragt haben, weil Sie danach keine weiteren Informationen präsentieren.

Darüber hinaus senden sie Ihnen möglicherweise eine Antwort, die die Fragen in der Reihenfolge, in der Sie sie gestellt haben, klar beantwortet.

Es mag albern klingen, aber denken Sie an all die E-Mails, Texte, Nachrichten und digitalen Medien, die Ihnen täglich präsentiert werden. Es ist leicht, sich von der E-Mail-Überlastung ablenken zu lassen oder lassen Sie eine Information sich von der anderen abheben.

Extra-Tipp – Seien Sie in Ihrer Betreffzeile spezifisch

Dieser zusätzliche Tipp funktioniert generell für alle E-Mails. Durch Sein spezifisch in Ihrer Betreffzeile, helfen Sie dem Empfänger in vielerlei Hinsicht – er weiß genau, worum es geht, er kann es priorisieren und er kann es später wiederfinden, wenn er darauf verweisen muss.

Sie können zum Beispiel Wörter wie verwenden nachverfolgen, Frage, Erinnerung, aktualisieren, oder Prüfbericht um ihnen die Art der E-Mail mitzuteilen. Wenn es um ein bestimmtes Meeting oder Projekt geht, nennen Sie den Namen. Wenn es sich um eine wiederkehrende E-Mail handelt, geben Sie das Datum an.

Senden einer E-Mail mit dem Betreff nachverfolgen allein lässt es nicht sehr anklickbar oder wichtig klingen, besonders wenn Ihr Empfänger möglicherweise ein paar andere E-Mails mit demselben Titel in seinem Posteingang hat.

Du kannst die Leute sogar in der Betreffzeile wissen lassen, ob deine Nachricht dringend ist, aber achte darauf, dass du das für wirklich dringende Angelegenheiten aufhebst.

Kommunikation ist der Schlüssel

Während einige davon abraten, lange E-Mails zu senden, müssen Sie es manchmal einfach tun. Das Beste, was Sie für Ihren Empfänger tun können, ist, auf den Punkt zu kommen und sicherzustellen, dass er es überfliegen kann. Es wird ihnen nicht nur helfen, die Informationen zu finden, die sie anfangs benötigen, sondern es wird ihnen auch helfen, später wieder darauf zurückzugreifen.

Wenn Sie das nächste Mal eine lange E-Mail versenden müssen, probieren Sie einfach einen oder mehrere dieser Tipps aus und sehen Sie, wie es läuft.

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