6 Zeitmanagement-Tipps zur Organisation Ihres eigenen Arbeitspensums

Jobs, in denen Sie Autonomie über das haben, was Sie tun, sind großartig, wenn Sie nicht gerne gesagt bekommen, was Sie tun sollen, und bieten viel Zufriedenheit. Mit der Freiheit geht jedoch die Notwendigkeit einher, Ihre eigene Arbeit zu organisieren und zu verwalten.

Dies erfordert Zeit- und Aufgabenmanagementfähigkeiten und ist nicht unbedingt etwas Selbstverständliches. Sehen wir uns einige zuverlässige Möglichkeiten an, wie Sie Ihre Fähigkeiten in diesem Bereich festigen und damit beginnen können, Ihr eigenes Arbeitspensum effektiv in die Hand zu nehmen.

1. Gewöhnen Sie sich an, einen Kalender zu verwenden

Sich ausschließlich auf sein Gedächtnis zu verlassen, um seinen Zeitplan im Auge zu behalten, ist anfällig für massive menschliche Fehler. Der einfachste Weg, ein gutes Zeitmanagement zu meistern, besteht darin, einen Kalender für alles zu verwenden und dies regelmäßig zu tun.

Es gibt viele digitale Kalenderanwendungen, die Sie verwenden können, wie z Ausblick und Google Kalender. Darüber hinaus können Sie sich für entscheiden

TWoche, wenn Sie einen aufgabenbasierten Planer bevorzugen.

Verwandt: So kategorisieren Sie Ihren Outlook-Kalender farblich

Das Ziel ist es, alles in Ihren Kalender aufzunehmen, einschließlich Besprechungen, Aufgaben und Veranstaltungen, und im Grunde alles, was Sie wissen, dass Sie es tun müssen. Wenn es etwas gibt, von dem du weißt, dass du es vergessen könntest, trage es ein. Es ist eine gute Praxis, Ihren Kalender so früh wie möglich zu füllen, also planen Sie am Anfang Ihrer Woche etwas Zeit dafür ein.

2. Organisieren Sie Ihre E-Mails in Ordnern

Wenn Sie alle Ihre E-Mails in Ihrem Posteingang aufbewahren, kann Chaos entstehen, insbesondere wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine wichtige eingehende E-Mail finden müssen. Um dies zu beheben, sollten Sie Ihre E-Mails in relevanten Ordnern organisieren.

Die Ordner, die Sie erstellen, sollten spezifisch für Ihre Arbeit und Rolle sein und so gestaltet sein, dass Sie Informationen schnell finden können. Dies kann Ordner für Projekte, Unternehmensankündigungen und -aktualisierungen, Teammitglieder, E-Mails, die Sie nachverfolgen müssen, usw. umfassen.

Am besten vermeiden Sie es, berufsbezogene E-Mails zu löschen, denn selbst wenn etwas jetzt nicht relevant erscheint, bedeutet das nicht, dass es in Zukunft nicht mehr relevant sein wird.

Sie sehen vielleicht nicht sofort den Vorteil einer solchen Organisation der Kommunikation, aber auf lange Sicht hilft es Ihnen, die Kontrolle über Ihr Arbeitspensum zu behalten.

3. Organisieren Sie Ihr Dateilaufwerk

Nichts schadet Ihrer Produktivität mehr als ein Dateilaufwerk mit Hunderten von losen Dateien. Wenn Sie dies tun, wird es schwierig und überwältigend, das zu finden, was Sie brauchen, was zu Aufschub und Vermeidung führt.

Genau wie bei Ihren E-Mails ist es wichtig, Ihre Dateien in Ordnern anzuordnen, damit Sie den Überblick über Ihre Arbeit behalten. Im Wesentlichen sollten Sie keine Dateien haben, die nicht in einem dedizierten Ordner gespeichert sind.

Verwandt: Produktive Tools zur Verbesserung der Konzentration in ablenkenden Büros

Dadurch werden Sie nicht automatisch besser im Workload-Management, aber es hilft Ihnen beim Zeitmanagement und hält Sie konsistent. Schon mal den Spruch gehört „Ein aufgeräumtes Zuhause ist ein aufgeräumter Geist“? Gleiches gilt für Ihren digitalen Arbeitsplatz!

4. Behalten Sie den Überblick über Ihre Arbeit

Autonomie bei der Arbeit bedeutet, dass von Ihnen erwartet wird, dass Sie Ihre eigenen laufenden Aufgaben im Auge behalten und wie sich dies in die umfassendere Teamarbeit einfügt. Daher ist es selbstverständlich, dass Sie dafür einen praktischen Weg benötigen.

Sie können eine Tabelle erstellen, die Ihren gesamten Arbeitsfortschritt auflistet, von Kunden, mit denen Sie zusammenarbeiten, bis hin zur Projektplanung. Microsoft Excel und Google Sheets haben viele Vorlagen, die Sie verwenden können, oder Sie können eine von Grund auf neu erstellen. Idealerweise sollte Ihre Tabelle Ihnen einen Überblick über Folgendes geben:

• Was das Stück Arbeit ist.
• Fristen.
• Fortschrittsindikatoren.
• Damit verbundene Aufgaben.

Alternativ können Sie eine Arbeitsverwaltungssoftware wie z Asana, das nimmt Ihnen die Organisation ab. Ganz gleich, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen, wenn Sie die alleinige Verantwortung für Ihre Arbeitslast tragen, ist es wichtig, dass Sie eine Art visuellen Überblick haben.

Verwandt: Asana-Hacks, die Sie kennen müssen

5. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben effektiv

Wenn Sie niemanden haben, der Ihnen sagt, was Sie tun sollen, müssen Sie herausfinden, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben. Diese Fähigkeit ist oft diejenige, mit der Menschen die größten Schwierigkeiten haben, weil sie erfordert, über das Gesamtbild nachzudenken und zukünftige Ergebnisse zu antizipieren.

Glücklicherweise gibt es einige erprobte Methoden, die Ihnen dabei helfen können. Die Moskauer Methode hilft Ihnen, Aufgaben in Must-have, Must-have, Could-have und Will-not-have zu ordnen. Es ist ein abgestuftes System, mit dem Sie feststellen können, welche Aufgaben wesentlich sind und welche nicht.

Die Eisenhower-Matrix ist eine weitere Methode, die Ihre Aufgaben in ein 2x2-Raster einordnet: dringend, wichtig, nicht dringend und nicht wichtig. Wenn Ihre Aufgabe also in das Feld „Dringend/Wichtig“ fällt, bedeutet dies, dass Sie sie jetzt erledigen müssen. Wenn es hingegen in das Feld „Nicht dringend/nicht wichtig“ fällt, könnten Sie es wahrscheinlich vorerst ignorieren.

6. Sparen Sie Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben

Menschen verbringen etwa 25 % ihrer Zeit bei der Arbeit mit sich wiederholenden Aufgaben; Das ist ein enormer Zeitaufwand und unglaublich ineffizient. Dies können E-Mails sein, die Sie mit identischem Inhalt versenden, oder Textblöcke, die Sie in Berichten schreiben.

Die gute Nachricht ist, dass Sie Routinearbeiten wie diese automatisieren können, indem Sie die verwenden Magical Text Expander Chrome-Erweiterung. Es ist eine kostenlose Anwendung, mit der Sie bis zu 10 Verknüpfungen erstellen können, anstatt immer wieder denselben Text zu schreiben.

Verwandt: Alltägliche Aufgaben, die Sie mit Zapier automatisieren können

Der Shortcut-Trigger könnte eine Kombination aus Symbolen und Buchstaben sein. Wenn Sie sie eingeben, wird automatisch der vollständige Text erstellt, den Sie benötigen. Zum Beispiel tippen #Prüfbericht wird den vollständigen Skeleton-Bericht erstellen, und Sie können einfach hineingehen und alle relevanten Details bearbeiten.

Behalten Sie Ihre Arbeitsbelastung im Griff

Es ist sehr leicht, unorganisiert zu werden und Fehler zu machen, wenn es darum geht, das eigene Arbeitspensum zu bewältigen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie alles vorbereitet haben, um dies zu minimieren.

Als Menschen können wir nur eine begrenzte Menge an Informationen in unserem Gehirn speichern, belasten Sie sich also nicht mit dem Versuch, sich an alles zu erinnern. Mit den hier erkundeten Tipps sind Sie auf dem besten Weg, Ihre eigene Fallzahl effektiv zu verwalten, und mit der Zeit wird es Ihnen zur zweiten Natur werden.

4 digitale Board-Apps für Zusammenarbeit und Projektplanung

Digitale Collaboration Boards sind der Weg in die Zukunft, aber welches sollten Sie verwenden? Hier sind die besten Apps für Zusammenarbeit und Projektplanung.

Lesen Sie weiter

Über den Autor