Die 5 besten Tools für die Dokumentenzusammenarbeit für die Fernarbeit

Mit dem Boom der Heimarbeitskultur verlassen sich Teams stark auf Collaboration-Tools, um weiterhin aus der Ferne zu arbeiten. Es stehen mehrere Tools zur Verfügung, um Remote-Teams zu verwalten, ihren Fortschritt zu verfolgen, virtuelle Treffen zu arrangieren und in Verbindung zu bleiben, damit sie produktiv bleiben können.

In ähnlicher Weise nimmt die Zusammenarbeit an Dokumenten einen ebenso wichtigen Platz für eine effektive Kommunikation ein. Um die Erstellung, gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Dokumenten zu optimieren, finden Sie hier einige der besten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die Sie ausprobieren sollten.

Für die Zusammenarbeit an Dokumenten ist Google Docs die beste Wahl. Es hilft, der Zusammenarbeit einen Schritt voraus zu sein, ohne einen Cent zu kosten. Es beseitigt sowohl Sender- als auch Empfängerfrustrationen, indem es eindeutige Links für jedes Dokument zuweist und es Benutzern ermöglicht, sie nahtlos mit einem Klick zu teilen.

Die Funktion zum gemeinsamen Teilen von Dokumenten von Google Docs ermöglicht es mehreren Benutzern, dasselbe Dokument zu bearbeiten. Verfolgen und akzeptieren Sie Vorschläge und sehen Sie sich die in Echtzeit synchronisierten Änderungen an, um auf dem Laufenden zu bleiben Ausführung. Darüber hinaus können Redakteure Kommentare und Vorschläge in Echtzeit hinzufügen.

VERBUNDEN: So erteilen und beschränken Sie Berechtigungen in Google Docs

Als Dokumenteigentümer können Sie die Bearbeitungsrechte nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Personen wie Redakteure oder Betrachter entweder über ihre E-Mail-Adressen hinzufügen. Sie können das Dokument auch auf „Nur anzeigen“ oder „Eingeschränkt“ setzen, sodass nur Personen mit E-Mail-IDs aus derselben Domäne darauf zugreifen können. Darüber hinaus können Sie steuern, wer Ihr Dokument mit anderen Teammitgliedern teilen kann.

Die meisten Menschen stoßen jedoch bei der Verwendung von Google Docs auf ein Problem. Benutzer sind sich der Einladungs- und Linkfreigabeoptionen in Google Docs nicht bewusst. Der Empfänger kann das empfangene Dokument herunterladen, bearbeiten und per E-Mail versenden, wenn er nicht weiß, wie er in Google Docs zusammenarbeiten kann. Wenn es das erste Mal ist, dass Sie es verwenden, müssen Sie sie daher möglicherweise ein wenig erziehen.

Notion gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Damit können Sie einfach steuern, wer Ihre Notion-Seiten bearbeiten, anzeigen, kommentieren oder teilen kann. Dokumente können entweder mit einer einzelnen Person oder einem ganzen Team auf einmal geteilt werden.

Bei der Gruppenfreigabe können Sie einschränken, wer Zugriff auf Dokumente hat, ob das gesamte Team oder nur wenige Mitglieder aus der gesamten Gruppe. Sie können beispielsweise Ihre stellvertretenden Redakteure in einer Gruppe zusammenfassen und ihnen mit einem Klick den Bearbeitungszugriff auf vertrauliche Informationen gewähren. Oder Sie können einigen Bearbeitern Bearbeitungszugriff gewähren und das Dokument trotzdem für die gesamte Bearbeitungsgruppe freigeben.

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In der linken Seitenleiste speichert Notion Ihre privaten und freigegebenen Seiten. Infolgedessen können Sie Seiten schnell von einem Abschnitt in einen anderen ziehen und dort ablegen, während Sie die Zugriffsberechtigungen so einstellen, dass sie mit denen übereinstimmen, die bereits im Abschnitt für private Seiten festgelegt wurden. Dieselben Zugriffsberechtigungen gelten für Verschachtelungsseiten, aber Sie können sie später nach Bedarf ändern.

Außerdem hat ein Administrator das Recht, entweder die Dokumentberechtigungen eines bereits freigegebenen Dokuments auf einige Mitglieder der eingeladenen Gruppe zu ändern oder jemandem den Zugriff darauf zu entziehen. Wenn Sie die Berechtigungen zum Bearbeiten durcheinander bringen, müssen Sie nur auf Wiederherstellen klicken. Daher ist Notion eine gute Wahl für kleine Teams mit einer solchen Kontrolle über die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Notion lässt sich mit Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp und vielen anderen Diensten für eine einfache gemeinsame Nutzung von Dokumenten integrieren. Der kostenlose Plan ist mit Einschränkungen verbunden, z. B. in Bezug auf die Anzahl der Gäste, die Sie einladen können, und das Verfolgen von Verläufen. Um den maximalen Nutzen zu erzielen, sollten Sie ein Upgrade auf den kostenpflichtigen Plan in Betracht ziehen. Besuche die Notion-Preisseite für mehr Details.

Zoho Writer ermöglicht es Benutzern auch, Dokumente für die Zusammenarbeit nahtlos zu teilen, ähnlich wie bei Google Docs. Es ist super einfach, Dokumente mit Ihrem Team zur Überprüfung zu teilen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, die Dateien in Echtzeit zu kommentieren. Wenn Sie Ihre Vorschläge in den Kommentaren hinterlassen, weiß Ihr Team, was bearbeitet werden muss, und kann schnell Maßnahmen ergreifen.

Sie können sogar während der Arbeit über Ihren Fortschritt chatten. Als Eigentümer des Dokuments können Sie den Schalter zum Nachverfolgen von Änderungen aktivieren, sodass jede Änderung, die von nun an am Dokument vorgenommen wird, einfach erneut überprüft werden kann. Darüber hinaus können Sie mit Zoho Writer Dokumente auch extern mit Kunden teilen, die sich nicht in Ihrem Arbeitsbereich befinden.

Dokumente werden in einer übersichtlichen Cloud-Bibliothek gespeichert und können schnell gesucht und abgerufen werden. Darüber hinaus können Sie Zoho Writer problemlos in Anwendungen wie Google Drive, Dropbox, Evernote und Zoho Mail integrieren. Darüber hinaus hat Zoho Writer eine professionelle Benutzeroberfläche und keine steile Lernkurve. Es wird Ihnen also nicht schwer fallen, sich daran zu gewöhnen.

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In Bezug auf die Preisgestaltung ist der Zoho Writer für Einzelpersonen kostenlos. Um jedoch zusätzliche Vorteile wie zusätzlichen Speicherplatz oder Passwortschutz zu genießen, müssen Sie sich für die kostenpflichtigen Pläne entscheiden. Überprüf den Zoho Docs-Preisseite für mehr Details.

Einige der praktischen Funktionen, die Sie mit Zoho Writer genießen können, sind:

1. Speichern von Dokumenten in Echtzeit.
2. Sperren sensibler Daten.
3. KI-gestützter Schreibassistent.
4. Artikel auf WordPress planen oder direkt veröffentlichen.
5. Funktioniert auch offline.

ClickUp Docs ist ein weiteres hocheffizientes Tool zum Teilen von Dokumenten aus der Ferne. Durch seine erstaunliche Kollaborationsschnittstelle, vollgepackt mit Funktionen, kann jeder im Workspace gleichzeitig zusammenarbeiten, bearbeiten und an Aufgaben arbeiten.

Es ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung im Stil von Google Docs. Sie können sehen, wie sich der Cursor bewegt, wenn jemand ein Dokument bearbeitet, wobei sein Name über dem Cursor angezeigt wird. Durch Klicken auf das gelbe Fernglas-Symbol können Sie auch sehen, wer Ihre Arbeit betrachtet.

Darüber hinaus werden Änderungen in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied auf die neueste Dokumentversion zugreifen kann. Während Sie Dokumente mit Ihrem Team teilen, haben Sie die Flexibilität, einige Dokumente privat zu halten, während andere für alle zugänglich sind.

Darüber hinaus können Sie durch den Schutz Ihrer Dokumente verhindern, dass bestimmte Teammitglieder auf diese Dokumente zugreifen, ohne Sie um Erlaubnis zu bitten. Nesting ist eine weitere einzigartige Funktion von ClickUp. Es ermöglicht Ihnen, Seiten innerhalb eines Dokuments zu gruppieren, und mit der Beziehungsfunktion können Sie verwandte Seiten innerhalb des Dokuments verknüpfen.

Sie können Ihre Arbeit auch aus anderen Anwendungen importieren, darunter Evernote, Google Docs und sogar Microsoft Word-Dokumente. Wenn Sie nach einem reaktionsschnellen Tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten suchen, sollten Sie ClickUp ausprobieren.

Die Dropbox Paper-Plattform ist eine weitere erweiterte Option für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die Remote-Teams zur Verfügung steht. Damit können Sie Dokumente nahtlos mit Teammitgliedern teilen und ihnen über E-Mail-Adressen Zugriff auf das Dokument gewähren.

Indem Sie Ihren Teammitgliedern mit nur wenigen Klicks Aufgaben zuweisen und direkt daneben sofort eine Deadline erstellen, bleiben alle auf dem Laufenden. Darüber hinaus können Sie Ihre Meetings planen, indem Sie die Kalenderereignisse im freigegebenen Dokument verknüpfen.

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Als Mitarbeiter können Sie schnell erkennen, welche Aufgaben Ihnen nach Dokument oder pro Dokument zugewiesen wurden, und durch Aufgaben navigieren, die anderen zugewiesen wurden, und bereits abgeschlossene. Darüber hinaus unterstützt Dropbox Paper im Gegensatz zu Google Docs die gemeinsame Nutzung von Multimediadateien, was die Zusammenarbeit attraktiver macht.

Darüber hinaus können Sie mit Dropbox Paper Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente importieren und Google Docs-, Sheets- und Slides-Dokumente verknüpfen. Wenn Sie also nach einem funktionsreichen Kollaborationstool für Ihr Team suchen, probieren Sie Dropbox Paper aus.

Bringen Sie Ihre Dokumentenzusammenarbeit auf die nächste Stufe

Document Collaboration gibt es schon seit Jahrzehnten. Probieren Sie die Tools in der Liste aus, um die Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihrem Team auf die nächste Stufe zu heben. Um zu bestimmen, welches Tool für das Team am besten geeignet ist, müssen Sie es von ihnen ausführen lassen und die Lösung auswählen, die den Anforderungen des Teams entspricht.

Haben Sie Teammitglieder in verschiedenen Teilen der Welt? Die Organisation eines wichtigen Meetings wäre zweifellos eine Herausforderung, wenn Sie die Zeitzone nicht kennen würden. Wenn ja, sollten Sie sich Zeitzonenkonverter ansehen, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

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