5 zeitsparende Vorteile der Verwendung von Projektmanagement-Software

Teamarbeit macht den Traum wahr – außer wenn es um Missverständnisse geht. Bei der Besprechung eines neuen Projekts können Überkommunikation, Unterkommunikation und Missverständnisse viel Zeit in Anspruch nehmen.

Sie haben wahrscheinlich einige Zeit damit verbracht, nach Informationen oder Dateien zu suchen, die sich in unseren Posteingängen, Instant Messengern oder Haftnotizen von Meetings und Telefonanrufen befinden.

Wenn Sie sich darauf beziehen können, können Sie von der Verwendung einer Projektmanagement-Software profitieren. In diesem Artikel führen wir Sie durch eine Liste zeitsparender Vorteile, die diese Art von Software bietet, mit Beispielen von ClickUp, Notion und Asana. Selbst wenn Sie alleine arbeiten, finden Sie möglicherweise einige Imbissbuden.

1. Kein Versenden und Suchen von E-Mails mehr

Dank Projektmanagement-Software können Sie auf das Versenden von Aufgaben-E-Mails verzichten.

Stattdessen können Sie die Spalte Bearbeiter in Ihrer verwenden ClickUp Projekttafeln. Auf diese Weise können Sie das Eigentum an einem Projekt an eine andere Person übertragen.

Nachdem Sie die Projektbeschreibung, das Fälligkeitsdatum und alle anderen Details hinzugefügt haben, die Sie hinzufügen möchten, Fügen Sie einfach Ihren Kollegen zu dieser Spalte hinzu, und er erhält eine Benachrichtigung oder sieht es in seiner To-Do-Liste aufführen.

Wenn Sie möchten, dass mehr als eine Person die Verantwortung für das Projekt übernimmt, können Sie mithilfe der ClickApps von ClickUp eine Spalte mit mehreren Beauftragten aktivieren.

Sie haben die Möglichkeit, dies beim Erstellen Ihres Arbeitsbereichs zu aktivieren. Wenn Sie es jedoch später hinzufügen müssen, gehen Sie zu Ihrem Profilavatar in der unteren linken Ecke und klicken Sie darauf, um es zu finden ClickApps im Menü.

Scrollen Sie von dort aus durch die zu findenden Optionen Mehrere Beauftragte, schalten Sie es ein und haken Sie es für den Arbeitsbereich ab, in dem Sie es verwenden möchten.

Die Spalte Beauftragter ist für diejenigen, die an einem Projekt mitwirken. Wenn Sie jemanden im Projekt CC hinzufügen möchten, fügen Sie ihn als Beobachter hinzu, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke der Aufgabenkarte klicken.

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Jetzt sind Verantwortliche und Beobachter für spätere Updates auf dem Laufenden, einschließlich der Person, die die Aufgabe erstellt hat – und niemand muss 50 Threads lang durch eine E-Mail scrollen, um Details zu erhalten.

2. Weniger unnötige Meetings

Wenn Sie jemals jemanden sagen hören, dass ein Meeting eine E-Mail hätte sein können – es könnte auch eine Seite in Notion sein.

Anstatt sich zusammenzukauern oder eine Brainstorming-Sitzung für kleinere Projekte und Ideen abzuhalten, erstellen Sie eine neue Seite und arbeiten Sie darin zusammen.

Wenn Sie neu bei Notion sind, ist die Teamaufgaben Vorlage wird Ihnen den Einstieg erleichtern. So erstellen Sie eine neue Seite in der Brettansicht dieser Vorlage klicken Sie unten in Ihrer Spalte auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Wenn Sie es vorziehen Listenansicht, fügen Sie einfach eine neue Zeile zu Ihrer Liste hinzu.

Bevor Sie Ihre Teamkollegen hinzufügen, geben Sie die Eigenschaften wie Fälligkeitsdatum und Priorität sowie die Details und Ideen ein, die Sie haben. Fügen Sie eine Aufforderung für Ihre Kollegen hinzu, ihre Gedanken und Vorschläge hinzuzufügen, und fügen Sie sie dann als Beauftragte hinzu.

Sie können diese Eigenschaft auch Teamkollegen nennen, wenn Sie etwas Neutraleres bevorzugen.

Das Beispielbild verwendet ein Callout, um den Zweck der Seite hervorzuheben. Unten kann jeder Informationen mithilfe von Text, Kopfzeilen, Bildern, Anhängen, Links und vielen anderen praktischen Befehlen hinzufügen.

Wenn Sie oder ein Kollege versehentlich etwas Wichtiges löschen, können Sie frühere Versionen der Seite anzeigen, indem Sie auf das Uhrensymbol in der oberen rechten Ecke klicken.

3. Keine Notwendigkeit, das Projekt mehrmals zu erklären

Sie benötigen nicht zu viele Spalten oder Eigenschaften, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgabendetails klar und konsistent sind. Tatsächlich können Sie wahrscheinlich damit durchkommen, nur den Beauftragten, das Fälligkeitsdatum und die Priorität zu verwenden.

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Bevor Sie Ihre Kollegen als Verantwortliche oder Mitarbeiter zu einer Aufgabe in Ihrem Projektmanagement hinzufügen Software, füllen Sie die Informationen in jeder Spalte aus und öffnen Sie die Karte oder Seite der Aufgabe, um sie auszufüllen Bezeichnung.

So sieht das mit einem einfachen Layout in aus die kostenlose Version von Asana.

Dank des übersichtlichen Layouts und der Beschriftungen weiß jeder, wer ein Beauftragter oder Mitarbeiter ist, sobald Sie ihn hinzugefügt haben. Zusätzlich zu den Details erhalten sie auch klare Anweisungen zum Fälligkeitsdatum, zur Prioritätsstufe der Aufgabe und zu welchem ​​Projekt oder Abschnitt die Aufgabe beiträgt.

4. Sie vermeiden es, dieselbe Frage wiederholt zu beantworten

Wenn jemand über Slack oder eine E-Mail um Klärung bittet, hat nicht jeder Zugriff auf die Antwort. Wenn sie im Kommentarbereich der jeweiligen Aufgabe in Ihrer Projektmanagement-Software fragen, wird es jeder sehen.

Hier ist ein Beispiel mit ClickUp.

Das Tolle an den Kommentaren von ClickUp ist, dass jeder einen neuen Thread erstellt. Wenn Sie zwei Fragen erhalten, können Sie diese separat beantworten, indem Sie auswählen Antwort unter dem Kommentar. Sie können die Frage auch jemandem zuweisen, wenn Sie glauben, dass er eine bessere Antwort hat.

Die öffentliche Frage und Antwort soll verhindern, dass dieselben Fragen auftauchen. Aber wenn Sie die Frage erneut erhalten und es keine schnelle Antwort ist, können Sie Ihren Kollegen in die richtige Richtung weisen, indem Sie ihm auch die Antwort zuweisen.

5. Weit weniger, andere für ihre Arbeit zu jagen oder nach Dateien zu suchen

Da Projektmanagement-Software die Zusammenarbeit fördert, stehen Ihnen viele Tools zur Verfügung, um mit Ihren Kollegen zu kommunizieren. Wenn Sie eine schnelle Statusaktualisierung wünschen, brauchen Sie sie nur in einem Kommentar zu markieren – in Notion. Sie können dies mit einem tun bei Zeichen (@) und ziehen Sie ihren Namen in die Suchleiste.

Sie müssen auch keine E-Mails durchsuchen oder Ihre Kollegen bitten, Ihnen ein Dokument per E-Mail zu senden, da sie es direkt in die Kopie der Projektseite einfügen können. Wenn Sie jedoch möchten, dass Dokumente jedes Mal an der gleichen Stelle erscheinen, können Sie Ihrer eine Dokumentspalte hinzufügen Seite des Projektboards.

Eine Dokumentenspalte wirkt Wunder, wenn Sie einen Teamkollegen haben, der berüchtigt dafür ist, Sie jedes Mal zu bitten, eine Datei erneut zu senden, wenn er den Überblick verliert. Sie können ihnen freundlicherweise sagen, dass es dort im Projektboard steht, wenn sie es wieder aus den Augen verlieren.

Steigern Sie Ihre Produktivität mit Projektmanagement-Software

Teamarbeit macht Spaß, besonders wenn ein Projekt reibungslos läuft. Indem Sie Ihre Aufgaben in einer Projektmanagement-Software verwalten, können Sie dazu beitragen, Reibungsverluste zu verringern und Ihnen und Ihren Kollegen viel Zeit zu sparen, indem Sie alles an einem Ort organisieren.

Auch wenn Sie alleine arbeiten, profitieren Sie davon, dass Sie wissen, wo Sie alle Details und Dokumente finden, die Sie benötigen. Für welche Software Sie sich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Da viele ausgezeichnete Optionen zur Verfügung stehen, werden Sie höchstwahrscheinlich eine finden, die für Sie und Ihr Team geeignet ist.

Notion, ClickUp und Asana sind allesamt eine gute Wahl, wenn Sie nach Vorschlägen für den Anfang suchen.

ClickUp vs. Asana: Was ist besser für das Projektmanagement?

Es gibt viele Optionen für Projektmanagement-Software, hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Wahl zwischen Asana und ClickUp helfen sollen.

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