So machen Sie während Zoom-Meetings Notizen wie ein Profi

Ob es sich um ein Teammeeting oder einen Kundenanruf handelt, Zoom-Meetings sind zu einem wesentlichen Bestandteil des Lebens eines jeden Remote-Mitarbeiters geworden. Die meisten Menschen vergessen die Diskussion jedoch nach dem Ende des Meetings. Sich nicht an die Höhepunkte des Meetings zu erinnern, kann Sie ineffizient machen, was zu Unproduktivität führen kann. Wie behalten Sie also bei all Ihren Online-Meetings den Überblick?

Besprechungsnotizen eingeben. Obwohl dies kein neues Konzept ist, haben viele Menschen nicht das richtige Notizsystem, um mit ihren Anrufen Schritt zu halten. Aber wie macht man sich während Zoom-Meetings Notizen? Lass es uns herausfinden.

Besprechungsnotizen vs. Minuten: Was ist der Unterschied?

Meistens werden Besprechungsnotizen und Besprechungsprotokolle synonym verwendet. Sie sind jedoch nicht dasselbe, und das Verständnis ihrer Unterschiede kann helfen, Ihre Effizienz zu steigern.

Notizen und Protokolle sind beides Aktionen, die wesentliche Punkte aufzeichnen, die in einem Meeting besprochen wurden, aber sie zielen auf unterschiedliche Dinge ab. Besprechungsnotizen sind Kurzinformationen zu Ideen, Plänen, Zielen, Aktionen und Fristen, die in der Besprechung erwähnt werden. Sie können den Inhalt je nach Zweck und Absicht ändern.

Andererseits sind Sitzungsprotokolle formelle Details, die als rechtliche Dokumentation der Sitzung dienen können, die Prüfer und Gerichte einsehen können. Im Wesentlichen erfassen Protokolle Informationen wie Besprechungsteilnehmer und -abwesende, besprochene Themen, Start- und Endzeit der Besprechung, getroffene Entscheidungen und mehr. Minuten folgen einer bestimmten Struktur, im Gegensatz zu Noten, die geändert werden können.

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So machen Sie sich Notizen in einem Zoom-Meeting

Neben dem persönlichen Gebrauch können Besprechungsnotizen auch als Ressource für Ihre Kollegen dienen, insbesondere wenn Sie bereit sind, Ihre zu teilen. Da sie alle wichtigen Informationen haben, die in einem Meeting besprochen werden, kann dies dazu beitragen, die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Ihre Besprechungsnotizen sollten jedoch eine Struktur haben. Sonst versteht sie niemand. So können Sie Besprechungsnotizen wie ein Profi erstellen:

1. Machen Sie sich mit den Grundlagen des Notizenmachens vertraut

Wenn Sie sich Notizen machen, gibt es mehrere Themen, die Sie abdecken sollten. Unten sind die Dinge, die Sie einschließen sollten:

VORTREFFEN: Notieren Sie vor Beginn des Meetings die Details, die Ihnen bereits vorliegen, damit Sie keine Zeit verlieren. Hier sind sie:

• Datum (und Uhrzeit: Dies wird Ihnen helfen, Ihre Notizen gut zu organisieren und zu sortieren.
• Teilnehmer und Art des Meetings: Ist es ein Kundengespräch oder ein Teammeeting? Wer hat daran teilgenommen?
• Agenda: Zusammenfassung, worum es bei dem Treffen geht.
• Ideen: Haben Sie etwas, das Sie während des Meetings mitteilen möchten? Schreib sie auf, damit du sie nicht vergisst.

WÄHREND DER BESPRECHUNG: Sobald das Meeting beginnt, können Sie Ihre Notizen auf wichtige Dinge konzentrieren, die während des Meetings erwähnt wurden, wie zum Beispiel:

• Aktionspunkte: Wenn während des Treffens Pläne besprochen werden, schreiben Sie sie auf. Geben Sie die genannten Details an, z. B. die beteiligten Personen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Zeitplan und Fälligkeitsdatum.
• Fakten: Alle wichtigen Tatsachen, die während des Meetings mitgeteilt wurden.
• Frage und Antwort: Notieren Sie die in der Besprechung gestellten Fragen und deren Antworten, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

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2. Nehmen Sie nicht alles auf, was Sie hören

Beim Erstellen von Notizen geht es nicht darum, alles aufzuzeichnen, was während des Gesprächs erwähnt wird Zoom-Meeting. Das ganze Meeting aufzuschreiben ist ein althergebrachter Ansatz; Profis machen das nicht mehr. Wenn Sie die alte Methode ausprobieren, werden Sie höchstwahrscheinlich scheitern. Dies liegt daran, dass der gesamte Prozess zeitaufwändig ist und den Hauptzweck der Notizen zunichte macht. Es wird Sie oder denjenigen, der es lesen wird, auch verwirren, da es redundante Informationen enthält, die unnötig sind.

Zeichnen Sie stattdessen nur Schlüsselwörter und Aktionspunkte auf. Im Grunde nehmen Sie Schlüsselwörter und erstellen eine Zusammenfassung des Punktes und alles, was damit zu tun ist. Sie können sich die Grundlagen des Notierens ansehen, um Ihre Notizen kurz und leicht verständlich zu halten.

3. Erstellen Sie eine Vorlage

Um den gesamten Notizprozess zu beschleunigen, müssen Sie eine Vorlage erstellen. So sparen Sie sich die Zeit, darüber nachzudenken, welches Detail wohin gehört. Gleichzeitig müssen Sie nach dem Meeting nicht mehr Zeit für die Bearbeitung aufwenden, da es bereits formatiert ist.

Sie können eine Vorlage erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht, oder Sie können auch verschiedene Strategien zum Erstellen von Notizen verfolgen. Sie können beispielsweise die Quadrantenmethode ausprobieren und Ihre Notizen in vier Abschnitte unterteilen: Fragen, Aufgaben, Aufgaben und Notizen. Wenn Sie ein visueller Mensch sind, kann eine Mindmap eine ideale Vorlage sein.

Abgesehen von Strategien können Sie auch verwenden Notizen-Apps um Ihnen die Organisation zu erleichtern. Einige Apps haben bereits eine Vorlage, die Sie verwenden können, sodass Sie nicht daran denken müssen, eine zu erstellen oder zu finden.

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4. Definieren Sie Ihr Ziel

Wenn Sie beim Schreiben von Notizen für Zoom-Meetings erfolgreich sein möchten, ist das Wichtigste, was Sie berücksichtigen müssen, Ihr Ziel. Fragen Sie sich: Warum schreiben Sie Notizen? Sie wollen diese effizient nutzen und Ihre Karriere voranbringen? Schreiben Sie im Rahmen Ihrer Arbeit Notizen? Möchten Sie sie teilen? Machst du es, um besser organisiert zu sein? Was willst du davon haben?

Wenn Sie Ihr Notizenziel definieren, können Sie motivierter sein, es besser zu machen. Wenn Sie wissen, was Sie erreichen möchten, wird das Schreiben von Besprechungsnotizen zu einem Spaziergang im Park, da Sie ein klareres Verständnis dafür haben, was Ihr gewünschtes Ergebnis ist. Denken Sie daran, Ihre Besprechungsnotizen sollten Ihnen helfen, Ihre Karriere zu verbessern. Das ist nicht nur etwas, was Sie tun; Es kann Ihnen erheblich dabei helfen, Fortschritte zu machen und bei der Arbeit viel effektiver zu werden.

Ist es praktisch, während Zoom-Meetings immer Notizen zu machen?

Bei Meetings muss man sich nicht immer Notizen machen. Sie müssen jedoch lernen, die Bedeutung jedes Anrufs einzuschätzen, den Sie entgegennehmen. Wenn es sich beispielsweise nur um einen Ausrichtungsanruf handelt und keine wichtigen Details erwähnt werden, können Sie die Notizen überspringen und sich auf den Anruf selbst konzentrieren.

Dennoch ist das Anfertigen von Notizen eine wesentliche Fähigkeit, die Sie erlernen sollten, um Ihre Karriere voranzutreiben. Zusätzlich zur Unterstützung der Effizienz kann es zu einer besseren Merkfähigkeit führen, was Ihr Langzeitgedächtnis verbessern kann. Es baut auch die Verantwortlichkeit auf und steigert die Leistung Ihrer Teamkollegen, sodass sie sich bewusster werden, was sie tun sollen. Schließlich gibt es eine Richtung vor, damit Sie wissen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten müssen.

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