Zu viele Tabellenkalkulationen? Organisieren Sie sich mit diesen Tipps

Tabellenkalkulationen sind ein fantastisches Werkzeug, um Ihnen zu helfen, Daten zu organisieren und verschiedene Arten von Informationen am Arbeitsplatz zu verfolgen, insbesondere bei der Verwendung von Formeln und Berichten. Die übermäßige Verwendung von Tabellenkalkulationen kann jedoch ineffizient sein und Ihre Produktivität beeinträchtigen.

Sie sind gut für einige Dinge, aber nicht unbedingt für andere. Egal, ob Ihnen Berge von Tabellenkalkulationen von Ihrem Job auferlegt werden oder Sie einfach nur ein gutes Datenblatt lieben, es könnte an der Zeit sein, nach Möglichkeiten zu suchen, diese zu verwalten.

1. Bestätigen Sie die übermäßige Verwendung von Tabellenkalkulationen

Sie sind entweder hier, weil Sie es leid sind, dass Ihr Arbeitsplatz darauf besteht, Tabellenkalkulationen für alles zu verwenden, oder Sie arbeiten gerne mit Daten und fragen sich, ob dies auf Sie zutrifft. In Wirklichkeit ist es eine gute Praxis, darüber nachzudenken, wie Sie Software wie Microsoft Excel und Google Sheets verwenden, damit Sie das Beste aus Ihrer Arbeit herausholen können.

Es ist nützlich, zu zählen, wie viele Tabellenkalkulationen Sie täglich oder wöchentlich verwenden. Wenn diese Zahl sechs übersteigt, können Sie dies als Zeichen dafür nehmen, dass Sie möglicherweise im Nachteil sind, und Probleme verursachen, wie zum Beispiel:

• Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement.
• Ineffizienz bei Prozessen.
• Schlechte Informationsorganisation.
• Unternehmensweite Kommunikationsbarrieren.

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Wenn Sie ermitteln, inwieweit Tabellenkalkulationen für Ihre Arbeit verwendet werden, können sich Optionen für neue, produktivere Arbeitsweisen eröffnen. Sehen wir uns einige Möglichkeiten an, wie Sie diese Überbeanspruchung bewältigen und langfristig bessere Ergebnisse erzielen können.

2. Optimieren Sie Daten, indem Sie Tabellenkalkulationen zusammenführen und neu gestalten

Häufig liegt der Grund für zu viele Tabellenkalkulationen darin, dass sie nicht intuitiv verwendet werden. Sie werden wissen, dass dies geschieht, wenn Sie zwei separate Blätter für eine einzelne Aufgabe verwenden müssen; Beispielsweise haben Sie einen für den Jahresurlaub und einen für die Schichtvertretung.

In diesem speziellen Fall könnten Sie sie leicht in einem allumfassenden Arbeitsblatt kombinieren. Sie können dies tun, indem Sie sie in verschiedene Registerkarten unterteilen.

Alternativ können Sie beide als Tabellen auf einem Blatt einfügen und diese Schritte ausführen, um die Schichtlückentabelle automatisch mit Daten aus der Jahresurlaubstabelle zu aktualisieren:

1. Geben Sie in Ihrer zweiten Tabelle, in der Sie Schichtlücken aufzeichnen würden, die Formel ein =IF(Zelle auswählen, "LÜCKE", "VOLL")
2. Wo die obige Formel besagt Zelle auswählen, geben Sie die Zellennummer ein, die Jahresurlaubsdaten enthält, z. B. B2.
3. Wenn Sie ein Datum in die ausgewählte Zelle eingeben, wird das Wort „GAP“ automatisch ausgefüllt, wo Sie die Formel eingeben.
4. Wenn kein Datum vorhanden ist, wird das Wort „FULL“ automatisch ausgefüllt, wo Sie die Formel eingeben.

Diese Formel kann unabhängig vom Zellenwert für alles verwendet werden und kann eine hilfreiche Methode sein, um ähnliche Informationen zwischen Tabellen zu verwalten.

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Das Kombinieren von Blättern und Datenteilen an einem Ort reduziert die Anzahl der für bestimmte Aufgaben erforderlichen Dateien und ermöglicht es Ihnen, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren. Überprüfen Sie Ihre Liste mit Tabellenkalkulationen, um zu sehen, ob einige davon kombiniert werden könnten, um die Arbeit übersichtlich und leicht nachvollziehbar zu halten.

Manchmal ist es nicht möglich, Tabellenkalkulationen zusammenzuführen, da die Daten nicht direkt korrelieren. Für komplexere Prozesse, die mehr als eine Aufgabe umfassen, benötigen Sie jedoch möglicherweise immer noch Zugriff auf mehrere Blätter.

In diesen Fällen könnte es sich lohnen, Ihrem Arbeitsblatt Hyperlinks hinzuzufügen, um Ihnen einen schnellen Zugriff auf ein anderes zu ermöglichen. Dies dient auch als nützliche Erinnerung an den gesamten Prozess. Wenn Sie beispielsweise Daten zu Kunden eingeben, können Sie einen Hyperlink zu einem Kunden-Feedback-Blatt einfügen.

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Dies geht ganz einfach in Excel und Google Sheets durch gleichzeitiges Drücken STRG + K auf deiner Tastatur. Dies bringt a hervor Hyperlinks Fenster, wo Sie können Suche für die Datei und Name den Text, der in der Zelle erscheinen soll.

Sie können sogar eine Registerkarte erstellen, die Hyperlinks zu all Ihren anderen Tabellenkalkulationen enthält, mit Informationen darüber, wann Sie sie verwenden sollten. Dies ist eine großartige Idee, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie und Ihre Kollegen alle auf derselben Seite sind und mit denselben Dateien arbeiten, anstatt mit veralteten.

4. Betrachten Sie alternative Software

Tabellenkalkulationen können nur begrenzt viel leisten, und wenn Sie unter Überbeanspruchung leiden, liegt dies möglicherweise nur daran, dass Sie eine dedizierte Software benötigen, um die Arbeitslast zu bewältigen. Benötigen Sie zum Beispiel wirklich eine Jahresurlaubstabelle, wenn diese für Sie in einem HR-System erfasst wird?

Wenn ein Unternehmen expandiert, wächst es häufig aus Tabellenkalkulationen heraus und benötigt Software, um die Massen an Informationen zu verwalten. Asana ist eine fantastische Anwendung für das Projektmanagement, und es gibt viele davon Alternativen zu Projektmanagement-Software der die manuellen Arbeitsabläufe für Sie erledigen kann.

Anstatt zu kämpfen, um mit den ständig wachsenden Anforderungen des Unternehmens Schritt zu halten, suchen Sie nach anderen Möglichkeiten, Informationen zu speichern und zu verwalten. Es wird Ihnen und Ihren Kollegen Zeit sparen und viele Aufgaben automatisieren, die normalerweise eine zusätzliche Überwachung erfordern würden.

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5. Überprüfen Sie Ihre Prozesse und entfernen Sie Duplikate

Eine übermäßige Nutzung von Tabellenkalkulationen kann durch den Versuch, sich zu organisieren, entstehen, aber das kann manchmal zu weit gehen. In diesen Szenarien können Sie sich selbst oder Ihre Kollegen im Mikromanagement enden, obwohl es in Wirklichkeit Zeit für wichtige Aufgaben braucht.

Die Verfolgung von Informationen bei der Arbeit ist für einen reibungslosen Ablauf unerlässlich, aber gelegentlich versuchen Sie möglicherweise, zu viele unnötige Dinge zu verfolgen. Reflektieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und überlegen Sie, ob Sie dafür wirklich eine Tabellenkalkulation benötigen.

Ebenso führt die Verwendung einer Tabellenkalkulation zum Aufzeichnen von Daten, die bereits an anderer Stelle gespeichert sind, zu unnötiger Doppelarbeit und ist äußerst ineffizient. Legen Sie die entsprechenden Tabellenkalkulationen weg und arbeiten Sie von der Quelle aus.

Tabellenkalkulationen können gegen Sie arbeiten

Mit den oben genannten Tipps haben Sie viele Möglichkeiten, Ihren Tabellenkalkulationsordner zu leeren und effizienter zu arbeiten. Folgen Sie Ihrem Instinkt, welche Aufgaben dedizierte Daten verdienen und welche anders verwaltet werden können.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, achten Sie in den nächsten Wochen genau darauf, wie Sie arbeiten. Möglicherweise bemerken Sie allmählich, wo Dinge gestrafft werden könnten, und Sie können einen zeiteffizienteren und organisierteren digitalen Raum schaffen.

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