Benötigen Sie Hilfe beim Organisieren Ihrer E-Mails auf dem Mac? Versuchen Sie, eine intelligente Mailbox zu erstellen

E-Mail ist immer noch die beste Kommunikationsform für geschäftliche und berufliche Zwecke. Eines der häufigsten Probleme von E-Mail-Benutzern ist jedoch ein überladener Posteingang voller ungelesener Nachrichten. Dies kann ein Problem sein, wenn Sie ein bevorstehendes Projekt haben und nicht verwandte Nachrichten durchsuchen müssen, um die gewünschten Informationen zu finden.

Glücklicherweise bietet Apple Mail eine Funktion namens Smart Mailbox, mit der Sie Ihre E-Mail-Nachrichten schnell organisieren und alle Ihre wichtigen E-Mails in einem einzigen Postfach finden können. So können Sie die Funktion einrichten und verwenden.

Was ist eine intelligente Mailbox?

Mit der standardmäßigen Mail-App auf dem Mac können Sie Ihr Postfach organisieren, indem Sie Regeln anwenden, die automatisch Führen Sie bestimmte Aktionen für Ihre E-Mails aus, einschließlich Markieren, Verschieben, Weiterleiten und Löschen Mitteilungen.

Eine intelligente Mailbox in Mail verwendet Regeln, um Sie beim Organisieren von E-Mails über alle Ihre Konten hinweg zu unterstützen.

Verwandt: Apple Mail-Regeln zum Umgang mit E-Mails für Sie

Besonders hilfreich an dieser Funktion ist, dass alle Ihre E-Mails in ihrem jeweiligen Postfach verbleiben, während sie auch in der speziellen Smart Mailbox sortiert und angezeigt werden. Es ist ideal zum Gruppieren von Nachrichten für bestimmte Gruppen, Projekte, Themen und Unterhaltungen.

Sie können beispielsweise eine intelligente Mailbox mit dem Namen „Schulprojektdateien“ erstellen, um E-Mails zu einem bevorstehenden Schulprojekt zu organisieren und nur Nachrichten aufzunehmen, die „Schule“ erwähnen und Anhänge haben.

So erstellen Sie eine intelligente Mailbox auf dem Mac

Sie haben es vielleicht nicht bemerkt, aber Sie haben standardmäßig eine Smart Mailbox in Ihrer Seitenleiste. Heute ist eine intelligente Mailbox, die alle E-Mails enthält, die Sie heute angesehen haben. Wenn Sie es nicht sehen können, klicken Sie auf den Pfeil neben Smart Mailbox, um es anzuzeigen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre eigene benutzerdefinierte Smart Mailbox zu erstellen, bewegen Sie einfach den Cursor über Intelligente Postfächer und klicke auf Hinzufügen (+) Schaltfläche, die daneben angezeigt wird. Dann:

1. Fügen Sie einen Namen für Ihre neue Smart Mailbox hinzu.
2. Sie können den Umfang Ihrer Bedingungen festlegen und die Anforderungen auswählen beliebig oder alle der Bedingungen, die für die Aufnahme einer E-Mail in das Postfach erfüllt sein müssen.
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü ganz links, um Ihre erste Bedingung festzulegen. Die Optionen im zweiten und dritten Feld hängen von der Option ab, die Sie für das erste Dropdown-Menü ausgewählt haben.
4. Fügen Sie eine Bedingung hinzu oder entfernen Sie sie, indem Sie auf klicken Hinzufügen (+) oder Entfernen (-) Schaltfläche auf der rechten Seite jeder Bedingung.
5. Kreuzen Sie das Kästchen neben an Nachrichten aus dem Papierkorb einschließen und Nachrichten von Gesendet einschließen wenn Sie gesendete und gelöschte E-Mails einschließen möchten.
6. Klicken OK um die Smart Mailbox zu erstellen.

Rufen Sie die von Ihnen angepasste Smart Mailbox auf, um alle E-Mails anzuzeigen, die den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen. Diese Nachrichten werden auch in der Mail-App an ihrem ursprünglichen Speicherort angezeigt.

So verwalten Sie eine intelligente Mailbox

Sie können Ihre Smart Mailbox jederzeit bearbeiten, umbenennen, exportieren und löschen, indem Sie auf die Smart Mailbox doppelklicken oder in der Seitenleiste bei gedrückter Strg-Taste darauf klicken und eine Option aus dem Kontextmenü auswählen.

Du kannst auch Liebling bestimmte Smart Mailboxen, sodass sie oben in der Seitenleiste angezeigt werden, um einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen. Klicken Sie einfach bei gedrückter Strg-Taste auf die von Ihnen gewählte Smart Mailbox und wählen Sie dann Zu den Favoriten hinzufügen.

Um es aus Ihren Favoriten zu entfernen, gehen Sie zu Favoriten Abschnitt in der Seitenleiste, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Smart Mailbox und wählen Sie Von Favoriten entfernen.

Beachten Sie, dass alle Änderungen, die Sie an einer E-Mail vornehmen, während Sie sie in der Smart Mailbox anzeigen – einschließlich der Markierung als ungelesen, verschieben, markieren oder löschen – wird in dem Postfach angezeigt, in dem sich die E-Mail ursprünglich befand gelagert.

Wenn Sie iCloud Drive verwenden, sind Ihre Smart Mailboxes außerdem auch auf allen anderen Macs verfügbar, bei denen Sie sich anmelden, wenn diese Geräte auch iCloud Drive mit aktiviertem Mail in den Optionen verwenden.

So duplizieren Sie eine vorhandene Smart Mailbox

Manchmal möchten Sie vielleicht die Regeln aus einer vorhandenen Smart Mailbox kopieren, um sie zu bearbeiten, anstatt eine von Grund auf neu zu erstellen. Das Duplizieren eines bestehenden Postfachs spart Ihnen dabei Zeit. Sie können einfach ein Duplikat bearbeiten, damit Ihr Postfach Ihren aktuellen Anforderungen entspricht.

So duplizieren Sie eine intelligente Mailbox:

1. Wählen Sie die Smart Mailbox aus, die Sie kopieren möchten.
2. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Smart Mailbox und wählen Sie dann Doppelte Smart Mailbox. In der Seitenleiste sollte eine weitere Smart Mailbox angezeigt werden.

Überspringe die Unordnung

E-Mails sind unglaublich nützlich. Bei zu vielen Anzeigen, Newslettern und Spam kann es jedoch sehr mühsam sein, eine große Menge E-Mails zu scannen, um diejenigen zu finden, die wichtig sind und dringend behandelt werden müssen.

Verwenden Sie Smart Mailboxes in Mail auf Ihrem Mac, um Ihre Prioritäten zu erfüllen, ohne abgelenkt und überfordert zu werden.

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