6 Tipps, um Leute dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu öffnen und zu lesen

Obwohl wir jetzt über mehrere Kommunikationsplattformen verfügen, die unterschiedliche Funktionen für einen kollaborativeren Workflow bieten, E-Mails spielen immer noch eine wichtige Rolle in unserem Leben, insbesondere bei Gesprächen mit Personen außerhalb unseres persönlichen Kreises.

Das Problem ist, dass Sie immer noch auf eine Antwort warten und sich fragen, ob Ihre E-Mail öfter geöffnet und gelesen wurde, als Sie zählen können. Hier sind einige wichtige Schritte zur Optimierung Ihrer E-Mails:

1. Beginnen Sie mit einer überzeugenden Betreffzeile

Der erste Eindruck ist alles, daher ist es wichtig, einen starke Betreffzeile beim Senden einer E-Mail – insbesondere, wenn Sie möchten, dass die Person sie öffnet. Die Betreffzeile ist das Erste, was die Leute sehen, also muss sie ihre Aufmerksamkeit erregen und sie dazu bringen, mehr zu erfahren. Wenn Ihre Betreffzeile langweilig oder spammig ist, besteht eine gute Chance, dass die Person die E-Mail nicht öffnet.

Auf der anderen Seite, wenn die Betreffzeile faszinierend ist, öffnen sie wahrscheinlich die E-Mail und lesen, was Sie geschrieben haben. Sie haben nur wenige Sekunden, um die Aufmerksamkeit einer Person zu erregen, also lassen Sie sie zählen.

Hier sind einige Tipps zum Schreiben besserer Betreffzeilen:

• Vermeiden Sie es, Sätze zu schreiben, die zu schön sind, um wahr zu sein.
• Personalisieren Sie Ihre Betreffzeile, indem Sie den Namen Ihres Empfängers, Ihren Namen oder etwas anderes hinzufügen, das ihm mitteilt, dass Ihre E-Mail für ihn bestimmt ist.
• Schreiben Sie keine Ein-Wort-Betreffzeilen wie „Hallo“, „Hey“ oder „Hallo“.
• Wecken Sie die Neugier Ihres Empfängers, indem Sie etwas schreiben, das er möglicherweise nicht kennt.
• Vermeiden Sie die Verwendung von Spam-Auslösern, die Ihre E-Mails im Junk-Ordner landen können. Einige Beispiele sind 100% kostenlos, $$$, verdoppeln Sie Ihr Einkommen jetzt, billig, nicht löschen, einmal im Leben, um nur einige zu nennen.
• Vermeiden Sie Ausrufezeichen oder Großbuchstaben.

Denken Sie daran, dass die Leute beschäftigt sind und jeden Tag unzählige E-Mails erhalten. Machen Sie es also nicht zu kompliziert, indem Sie zu lange oder komplizierte Betreffzeilen verwenden. Kurze und klare Betreffzeilen sind ideal, da sie jedem, der sie erhält, das Lesen erleichtern.

2. Schreiben Sie einen Killer-Eröffnungssatz

Wie bereits erwähnt, haben Sie nicht viel Platz, um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers mit Ihrer Betreffzeile zu erregen. Das gleiche Prinzip gilt für den Anfangssatz Ihrer E-Mail.

Ihr Anfangssatz sollte eingängig und interessant genug sein, um Ihren Empfänger dazu zu bringen, mehr zu lesen, und er sollte auch zusammenfassen, worum es in der restlichen E-Mail geht. Versuchen Sie nach Möglichkeit zu vermeiden, im Anfangssatz neue Themen einzuführen, da dies Ihren Leser verwirren kann.

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen helfen:

• Beginnen Sie mit einer Frage. Dem Leser eine Frage zu stellen ist eine großartige Möglichkeit, ihn zu engagieren und ihn für das, was Sie schreiben, zu interessieren.
• Machen Sie eine Beobachtung oder teilen Sie eine Statistik, die die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich zieht.
• Teilen Sie eine persönliche Geschichte, die für das Thema relevant ist.
• Wenn Sie möchten, dass der Leser aufmerksam wird, sollte Ihr E-Mail-Öffner einzigartig sein und sich von anderen abheben, die er erhalten hat. Vermeiden Sie banale Eröffnungszeilen wie „Ich hoffe, es geht Ihnen gut“ oder „Ich hoffe, bei Ihnen läuft alles gut“. Je nach Zweck Ihrer E-Mail oder Ihres Empfänger können Sie sich für etwas Lustiges und Kreatives entscheiden, wie zum Beispiel „Ich hoffe, Sie haben Ihren Kaffee schon getrunken“ oder „Ich verspreche, dass diese E-Mail kürzer ist als die vorherige Einsen."

3. Polieren Sie Ihre Rechtschreibung und Grammatik

Sie verwenden E-Mails höchstwahrscheinlich in professionellen Umgebungen, und eine effektive Möglichkeit, Ihre Öffnungsrate zu verbessern, besteht darin, gut geschriebene und fehlerfreie E-Mails zu haben. Tipp- und Grammatikfehler können Sie unprofessionell und schlampig aussehen lassen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, Fähigkeiten zur Selbstbearbeitung, lassen Sie Ihre E-Mail am besten von einer anderen Person Korrektur lesen, bevor Sie sie senden. Ein frisches Augenpaar kann Ihnen helfen, Fehler zu erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben.

Alternativ können Sie Bearbeitungstools wie Grammatik oder der Hemingway-App um Ihre E-Mails aufzupolieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrigierte Version noch einmal auf Richtigkeit überprüfen, bevor Sie auf Senden klicken.

4. Seien Sie prägnant – kommen Sie auf den Punkt

Niemand liest gerne lange, mäandernde E-Mails, und Schriften, die Absätze lang wandern, ohne auf den Punkt zu kommen, werden wahrscheinlich ignoriert oder gelöscht.

Kommen Sie beim Verfassen Ihrer E-Mail direkt auf den Punkt und vermeiden Sie es, um den heißen Brei herumzureden. So stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft effektiv kommuniziert wird.

Wenn Sie viele Informationen zu teilen haben, versuchen Sie außerdem, sie in kleinere Teile aufzuteilen, damit sie für Ihren Empfänger leichter zu verdauen sind. Verwenden Sie nach Möglichkeit Überschriften und Listen, um Ihre Gedanken zu ordnen und es ihnen leicht zu machen, Ihre E-Mails schnell zu überfliegen.

5. Geben Sie nützliche Informationen an

Eliminieren Sie Füllwörter und Phrasen wie „nur“, „eigentlich“ und „sehr“. Sie fügen Ihrer Nachricht keinen Wert hinzu.

Sie sollten auch Akronyme oder Branchenjargon vermeiden, es sei denn, Sie wissen, dass Ihre Leser vorher damit vertraut sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre E-Mails auch dann zugänglich bleiben, wenn einige Personen keine speziellen Kenntnisse darüber haben, was Sie besprechen.

Wenn es wichtige Informationen zu einer Veranstaltung oder einem Thema gibt, die jemand braucht, bevor er sich entscheidet, stellen Sie sicher, dass Fügen Sie dies sofort hinzu, damit sie beim Lesen des Rests nichts Wichtiges verpassen Email.

6. Senden Sie E-Mails zur richtigen Zeit

Es gibt nicht den einen perfekten Zeitpunkt zum Versenden von E-Mails – er hängt vom Inhalt Ihrer Nachricht ab und was Sie von Ihren Empfängern erwarten. Denken Sie nur daran, wann die Leute am wahrscheinlichsten verfügbar sind, und passen Sie sich entsprechend an.

Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail zu einem bestimmten Ereignis senden, ist es wichtig, dass Sie sie nicht zu früh oder zu spät senden. Versuchen Sie nach Möglichkeit, sie für optimale Zeiten zu planen, z. B. während der Arbeitszeit.

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Verbessern Sie die Öffnungsrate und die Leserschaft Ihrer E-Mails

Wenn Ihre E-Mails ungelesen bleiben, kann dies Ihre Produktivität und die Rentabilität Ihres Unternehmens stark beeinträchtigen.

Es gibt mehrere Gründe, warum Leute Ihre E-Mails ignorieren, von denen einige außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Die Umsetzung dieser Tipps kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Öffnungsrate, die Leserschaft und die Reaktion auf Ihre E-Mails zu verbessern.

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