So schreiben Sie einen Projektvorschlag

Sie können ein Angestellter sein, der möchte, dass das Management auf Ihre Ideen reagiert, ein Kleinunternehmer, der versucht, Ihrem Kunden auf bestimmte Weise zu helfen, oder ein Startup, das bereit ist, Geld von Investoren zu beschaffen.

Eine Sache, die Sie dabei tun müssen, ist, einen Projektvorschlag zu schreiben, um für einen besseren Zweck genehmigt zu werden. So erhalten Sie die notwendigen Ressourcen, Tools oder das Budget, um Ihre Idee in etwas Außergewöhnliches zu verwandeln.

Lassen Sie uns also verstehen, wie man einen Projektvorschlag schreibt, den die Entscheidungsträger mögen und genehmigen.

Was ist das ideale Format eines Projektvorschlags?

Bevor wir mit dem Schreiben eines Projektantrags beginnen, werfen wir zunächst ein wenig Licht auf seine Definition.

Ein Dokument, das Sie verwenden, um ein Projekt vorzuschlagen und dessen Ziel, Ergebnisse und den Schritt-für-Schritt-Plan zur Erreichung dieses Ziels zu erläutern, wird als Projektvorschlag bezeichnet.

Hier ist das Format des Projektvorschlags, dem Sie folgen sollten, wenn Sie ihn bei höheren Behörden einreichen.

1. Deckblatt

Das erste, was Sie brauchen, ist ein Deckblatt, um den Titel Ihres Projekts zu schreiben. Es folgt das Inhaltsverzeichnis auf der nächsten Seite, um das Scannen durch das Dokument zu erleichtern.

2. Zusammenfassung

Der zweite Punkt Ihres Projektvorschlags sollte die Zusammenfassung sein. Sie sollten die wichtigsten Punkte angeben, die das Management über Ihr Projekt wissen möchte. Zum Beispiel:

• Das Problem, das Sie lösen werden.
• Ihr Lösungsvorschlag für dieses Problem.
• Die Gliederung Ihres Plans.
• Das Ergebnis dieses Projekts.

Fassen Sie dann am Ende Ihrer Zusammenfassung alles in einem Fazit zusammen.

3. Projektbeschreibung

Dies wird der größte Abschnitt Ihres Projektvorschlags sein, in dem Sie alles besprechen.

Hintergrund: In diesem Abschnitt sprechen Sie über die Projekte, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, die Ergebnisse, die Sie erzielt haben und warum Sie die richtige Person oder das richtige Team sind, um an diesem Projekt zu arbeiten. Um Ihren Standpunkt zu unterstreichen, können Sie hinzufügen, wie Sie können das Projekt zum Erfolg führen basierend auf den Lektionen, die Sie aus den vergangenen Aufgaben gelernt haben, an denen Sie gearbeitet haben.

Projektarbeitsplan: Hier können Sie Schritt für Schritt beschreiben, wie Sie das jeweilige Problem lösen wollen.

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Projektanforderungen: In diesem Abschnitt beschreiben Sie das Budget, die Ressourcen oder die Tools, die Sie zum Abschließen des Projekts benötigen. Wenn möglich, können Sie auch beschreiben, wohin das Geld fließt oder welche Ressourcen oder Werkzeuge Sie für welche Aufgabe benötigen.

Berechtigung/ Projektüberwachung: Dies ist der Ort, an dem Sie beschreiben, wer die Entscheidungsträger für das Projekt sein wird und wie Ihre Organisation oder Ihr Team alles überwachen wird.

4. Anhänge

Schließlich ist dies der Ort, um zusätzliches Material hinzuzufügen, das nicht im Angebot enthalten ist. Dies können wichtige Daten oder andere Details sein, anhand derer das Management mehr über Ihr Projekt und seine Anforderungen erfahren kann.

So schreiben Sie einen guten Projektvorschlag

So wichtig es ist zu wissen, wie man einen Vorschlag im richtigen Format mit korrekten Informationen unterbreitet, so muss er auch überzeugen, um genehmigt zu werden. Hier sind einige Punkte, die Sie zu Beginn Ihres Projektvorschlags berücksichtigen sollten.

• Bevor Sie etwas schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Publikum kennen. Finden Sie heraus, mit welchen Begriffen sie in Resonanz stehen, welche Art von Ton für sie besser wäre, und schreiben Sie dann die Dinge entsprechend.
• Konzentrieren Sie sich auf die Lieferung. Stellen Sie sicher, dass Sie alles überzeugend mit Klarheit und Einfachheit vermitteln.
• Um Verwechslungen zu vermeiden, vermeiden Sie es, Ihre Kreativität im Format einzusetzen. Folgen Sie stattdessen der herkömmlichen Methode. Wenn Ihr Management Ihnen jedoch bereits ein Format vorgegeben hat, stellen Sie sicher, dass Sie sich strikt daran halten.
• Endlich, Bearbeiten und Korrekturlesen Ihres Projektvorschlags um Tipp- oder Grammatikfehler zu vermeiden.

Was sind die sieben Teile eines Projektvorschlags?

Nachdem wir nun besprochen haben, welches Format Sie beim Schreiben Ihres Projektvorschlags einhalten sollten und wie Sie ihn überzeugend gestalten können. Lassen Sie uns verstehen, welche Teile Sie in Ihren Projektvorschlag aufnehmen müssen.

1. Problem

In diesem Abschnitt beschreiben Sie das Problem, das Sie ansprechen, oder den Zweck Ihres Projektvorschlags.

Bedenken Sie beim Schreiben jedoch, dass die Leute, die Sie ansprechen, beschäftigt sind. Stellen Sie also sicher, dass Sie alles klar, prägnant und auf der Grundlage solider Fakten darstellen. Vermeiden Sie es nach Möglichkeit, Ihre Meinung hinzuzufügen und die Abschnittslänge zu erhöhen.

2. Lösung

Heben Sie in Ihrem Lösungsabschnitt das Offensichtliche hervor, indem Sie genau sagen, wie Sie dieses Problem angehen und warum Sie erfolgreich sein werden.

Konzentrieren Sie sich auf den Standpunkt der Entscheidungsträger (oder Ihrer Leser), um eine größere Wirkung zu erzielen. Machen Sie sich Gedanken darüber, was sie beim Lesen denken müssen, was sie vielleicht als nächstes wissen möchten oder welche Frage sie möglicherweise stellen, nachdem sie dieses oder jenes Detail gelesen haben. Sie können es dann basierend auf dem, was Sie lernen, weiterschreiben.

Außerdem sollten Sie alles mit Fakten und Recherchen untermauern.

3. Ziele

Wenn Sie ein Problem angehen oder sich auf das Erreichen bestimmter Ergebnisse freuen, sichern Sie den Erfolg, indem Sie die Ziele festlegen. Und genau das werden Sie in diesem Abschnitt tun: Setzen Sie SMARTe (spezifische, messbare, erreichbare, realistische und zeitnahe) Ziele.

Denken Sie daran, dass Ihre Ziele die Qualität Ihres Vorschlags hervorheben müssen. Schließlich sind sie eine Möglichkeit, Ihr Management davon zu überzeugen, dass dies machbar ist und das Problem lösen kann, das Sie ansprechen.

4. Leistungen

Deliverables sind Erfolgskriterien, die dem Management beschreiben, was mit diesem Projekt erreicht wird und wie es erfolgreich sein wird. Stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenso rechtzeitig erstellen wie Ihre Ziele. Zum Beispiel X % mehr Umsatz in dieser Weihnachtszeit.

5. Plan und Strategien

Anschließend beschreiben Sie, welchen Ansatz Sie verfolgen werden, um die Ziele zu erreichen und diese Ergebnisse zu erreichen. Fügen Sie einen schrittweisen Prozess hinzu und besprechen Sie die Strategien, die Sie hier anwenden werden, im Detail.

Zeigen Sie außerdem, warum dieser Ansatz relevant und effektiv ist.

6. Projektbudget

Beschreiben Sie die Kosten des gesamten Projekts. Wie viel Geld benötigen Sie, welche Ressourcen und Werkzeuge benötigen Sie? Besprechen Sie unbedingt alle Details.

7. Fazit

Fassen Sie zum Schluss alles zusammen – das Problem, die Lösung, Ihre Ideen, die Vorteile des Projekts und alles andere in diesem Abschnitt. Achten Sie darauf, die Fakten hervorzuheben, damit Ihr Projektvorschlag genehmigt wird.

Welche Arten von Projektvorschlägen gibt es?

Formell angefordert

Wenn Ihr Kunde eine schriftliche oder formelle Anfrage für ein Projekt stellt, reichen Sie ein formell angefordertes Angebot ein. Dieser Vorschlag ist am einfachsten zu schreiben, da Sie genau wissen, wonach der Interessent im Projekt sucht, was er einbeziehen und welches Format er befolgen soll.

Informell erbeten

Dieser Projektvorschlag ist vergleichsweise schwierig, da die Anfrage hier im Gegensatz zum vorherigen mündlich oder zwangsläufig formlos gestellt wird. Sie haben keine Spezifikationen, was Sie liefern sollen, daher müssen Sie möglicherweise etwas recherchieren.

Unaufgefordert

Diese Projektvorschläge sind am schwierigsten zu schreiben. Sie sind wie kaltes Pitchen. Sie senden sie, wenn Sie einen Kunden finden, bei dem möglicherweise ein Problem gelöst werden muss.

Wenn Sie an einem solchen Projektantrag arbeiten, müssen Sie viel recherchieren und überzeugen.

Fortsetzung

Vorschläge für Fortsetzungsprojekte werden als Aktualisierung des bereits genehmigten Projekts verfasst. Hier nennen Sie die Schritte, das Budget und alle Anforderungen und fordern sie auf, die Fortsetzung des Plans zu genehmigen.

Wenn Ihr Kunde große Änderungen im Projekt benötigt, ist dies der Zeitpunkt, an dem er diese Anfrage stellt.

Zusatz

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten und feststellen, dass Sie möglicherweise mehr Ressourcen benötigen, als Sie geschätzt haben, schreiben Sie einen ergänzenden Projektantrag und reichen ihn ein. Es enthält die Anfrage nach zusätzlichen Ressourcen und erklärt genau, warum Sie diese benötigen und wie lange es dauern wird, das Projekt abzuschließen.

Erneuerung

Wenn Sie einige Projekte für einen Kunden erfolgreich abgeschlossen haben und nun mehr Unterstützung bei deren Fortführung wünschen, schreiben Sie einen Vorschlag für ein Verlängerungsprojekt.

Projektvorschlag leicht gemacht

Einen Projektvorschlag zu schreiben mag eine einschüchternde Aufgabe sein, aber wenn Sie die richtigen Informationen haben, wird es einfacher, damit anzufangen.

Und jetzt, da Sie wissen, wie Sie einen Vorschlag mit dem richtigen Format, den richtigen Einschlüssen und der richtigen Qualität schreiben, um eine Genehmigung zu erhalten, sind Sie bereit! Schreiben Sie Ihren ersten Projektvorschlag.

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