Vorbereitung 1 Planen Sie niemals ein Meeting ohne Zweck. Wenn Sie das Gewünschte mit einer E-Mail oder einem Memo erreichen können, sparen Sie sich und Ihren Kollegen besser Zeit. 2 Beginnen Sie mit einem wichtigen Aktionspunkt, dem letztendlichen Zweck des Meetings. Was ist Ihr Ziel oder gewünschtes Ergebnis? Warum verabreden Sie sich? Was getan werden muss? 3 Nachdem Sie das Ziel des Meetings festgenagelt haben, überlegen Sie sich, welche Art von Meeting am besten wäre – ein Einzelgespräch? Eine Session zwischen zwei kleinen Teams? Oder einfach nur Sie, der Anführer, mit einigen Schlüsselspielern über Ihren Spielplan sprechen? 4 Wenn Sie sich für Ihren Hauptfokus entschieden haben, skizzieren Sie alles, was geschehen muss, um dieses Ergebnis zu unterstützen. Vereinfachen Sie den Plan als Ganzes in kleinere Aktionselemente; alle konkret, greifbar und einer Kohorte zuordenbar. 5 Viele Büros sind bereits mit Remote-Working an Bord und verwenden gängige virtuelle Meeting-Apps wie Zoom, Skype oder Google Meet. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen neu in der Welt der Remote-Meeting-Räume sind, recherchieren Sie und wählen Sie die beste virtuelle Meeting-App für Ihre Anforderungen. 6 Entscheiden Sie, wie lange Ihr Meeting dauern soll; In der Regel sollte Ihr Meeting nicht länger als eine Stunde dauern. Erstellen Sie einen einfachen Zeitplan für die Dauer Ihres Meetings und teilen Sie Ihre Gesamtzeit in verschiedene, definierte Blöcke auf, die jeweils einem bestimmten Thema gewidmet sind. 7 Bei einer Besprechung, die wirklich länger als eine Stunde dauern muss, kann eine kurze Pause in der Mitte angebracht sein. Planen Sie fünf Minuten ein, wenn es lange dauern soll. 8 Wenn Ihr Homeoffice oder Arbeitsplatz noch nicht für ein virtuelles Meeting ausgestattet ist, stellen Sie vor dem Tag Ihres Meetings sicher, dass alles in Ordnung ist. Ein heller, neutraler Hintergrund und eine starke Beleuchtungsquelle sorgen für ein professionelles Miniaturbild. 9 Bereiten Sie im Voraus ein Tagesordnungsblatt vor, auf das sich die Teilnehmer bei der Durchführung Ihres virtuellen Meetings beziehen können. Dieses Blatt wird ihnen helfen, bei Ihnen zu bleiben, während Sie sprechen; Es hilft Ihnen auch, Ihre Vision für das Meeting zu klären und Ihre eigenen Gedanken zu ordnen. 10 Eine formelle Diashow oder PowerPoint-Präsentation kann auch eine Zeitersparnis bedeuten, insbesondere wenn Sie in diesem begrenzten Zeitrahmen viele Fakten, Statistiken oder Zahlen teilen müssen. 11 Wenn eine Ressource digital freigegeben werden kann, ist es immer schneller, eine Liste mit Hyperlinks, Dokumentation und Referenzen für Ihr Team, als ihnen alles beizubringen, was sie während des Meetings wissen müssen selbst. Wenn eine intensivere Schulung erforderlich ist, sollte diese nach Möglichkeit getrennt und in Gruppen geplant werden. 12 Identifizieren Sie alle Hindernisse und Unbekannten, an denen Sie noch arbeiten. Planen Sie bei Bedarf etwas Zeit für eine offene Diskussion ein. Legen Sie verschiedene Möglichkeiten fest, nach denen Sie streben können, wenn der Weg vor Ihnen unklar ist. 13 Geben Sie sich eine Checkliste, auf die Sie sich beziehen können, wenn Sie Ihr Spiel gegeben haben. Dies sollte eine Liste mit allem sein, was Sie Ihrem Team übermitteln müssen, sowie Ihre Aktionspunkte und alles, was logistisch dazu führt. Diese Bestimmung sorgt dafür, dass im Moment nichts vergessen wird.
Lädt ein 14 Bewerten Sie Ihre Liste der Aktionspunkte und visualisieren Sie das Team, das Sie aufbauen müssen, um sich effektiv und effizient um sie zu kümmern. Wer muss teilnehmen? Was ist der Grund für die Teilnahme jedes Teilnehmers? 15 Laden Sie nur ein, wen Sie brauchen. Sie sollten sich nicht auf eine bestimmte Nummer beschränkt fühlen, aber es lohnt sich immer, Ihre Gästeliste so kurz wie möglich zu halten, ohne wichtige Personen zu vergessen. 16 Laden Sie Ihre Teilnehmerliste möglichst frühzeitig ein. Last-Minute-Meetings sind bei Bedarf oder in Notfällen in Ordnung; Bei der Planung komplexerer, organisierter Projekte sollten Sie jedoch immer ein paar Wochen im Voraus sein. Der Tag des 17 Bevor Sie beginnen, säubern Sie Ihren Bereich von potenziellen Ablenkungen, insbesondere wenn Sie sich von zu Hause aus einschalten. 18 Essen Sie vorher zu Mittag oder einen schnellen Snack und haben Sie ein Glas Wasser an Ihrer Seite. 19 Wie bei jeder anderen beruflichen Begegnung sollte auch Ihr Auftreten ein gepflegtes und bürofreundliches Auftreten haben. 20 Ein Mikrofon-, Kamera- und WLAN-Check vor Ihrem Meeting ist eine Möglichkeit, einen unglücklichen technischen Schluckauf während der Show zu vermeiden. Wenn Sie einen Laptop verwenden, stellen Sie sicher, dass er eingesteckt, entsaftet und bereit zum Rumpeln ist. 21 Ihre Webcam sollte Ihnen auf Augenhöhe begegnen. Versuchen Sie, das Fenster so nah wie möglich an das Auge der Webcam zu drücken. Sie möchten, dass Ihr Feed für diejenigen, mit denen Sie sich treffen werden, bequem zu sehen ist. Augenkontakt hilft. 22 Wenn Sie nervös sind oder noch nie an einem Online-Remote-Meeting teilgenommen haben, üben Sie vorher vor der Kamera, ohne dass jemand zusieht. Ihr Lächeln auf dem Bildschirm wird wahrscheinlich ganz anders aussehen und sich anders anfühlen als Ihr echtes; Emotionen vor der Kamera zu zeigen ist eine Fähigkeit, aber nach ein paar virtuellen Meetings müssen Sie nicht einmal darüber nachdenken. 23 Schalten Sie Ihr Telefon stumm; Deaktivieren Sie Ihre Desktop-Benachrichtigungen und alles andere, was während des Meetings Geräusche verursachen könnte. Vereinbaren Sie, wenn möglich, kurz vor Ihrem Meeting Zeit, um Last-Minute-Nachrichten zu beantworten oder sich mit wichtigen Dingen, die Sie aktiv überwachen, zu melden. 24 Für schnelle Notizen und To-Dos sollten Sie eine Notiz-App oder einen Block Papier und einen Stift zur Hand haben. Sie sollten präsent, engagiert und interessiert sein, wer auch immer spricht und was auch immer gesagt wird. Während 25 Wenn Sie der Organisator des Meetings sind, kommen Sie schnell zur Sache. Beginnen Sie pünktlich und pünktlich und sagen Sie, was gesagt werden muss, bevor Sie sich auf Ihren ersten Aktionspunkt konzentrieren. 26 Gegebenenfalls müssen Sie jemanden beauftragen, das Protokoll der Besprechung aufzuzeichnen. Einige Arten von kollaborativer Software können dies tatsächlich für Sie tun. Die Dokumentation ist der schnellste Weg, um nicht anwesende Personen schnell auf dem Laufenden zu halten, und hält alle Beteiligten für das, was tatsächlich gesagt und geteilt wurde, verantwortlich. Versuchen Sie es, wenn möglich, nicht zu überspringen. 27 Je nach Größe und Art der Sitzung können Einführungen angebracht sein. Planen Sie bei Bedarf zu Beginn Ihres Meetings einen eigenen Zeitblock für Einführungen ein. 28 Die Zuweisung von Rollen zu jedem Aktionselement ist natürlich einer der wichtigsten Teile eines virtuellen Meetings. Auch hier sollten Sie bereits vor Beginn des Meetings wissen, was diese Rollen sind und wer sie ausfüllen wird. 29 Richten Sie eine Zeitleiste ein, und machen Sie dies, wenn möglich, visuell. Lassen Sie alle wissen, wann Sie als nächstes die Basis berühren. Vergeben Sie Fristen intelligent. Beginnen Sie weit genug im Voraus, damit jeder mehr als genug Zeit hat, um erfolgreich zu sein. 30 Minimieren Sie zielloses Geschwätz, insbesondere zu Beginn des Meetings. Sobald Sie etwas Schwung gewonnen haben, müssen Sie normalerweise nicht mehr mit dem Mikromanagement fortfahren. 31 Eine kurze Zusammenfassung am Ende, bei der jede Rolle und jedes Ziel überprüft wird, ist eine Möglichkeit, das Ergebnis des Meetings zu untermauern. 32 Bevor die Besprechung unterbrochen wird, vergewissern Sie sich, dass jeder den Tisch mit allem verlässt, was er zum Weiterkommen braucht. Jeder sollte seine Rolle kennen und wissen, was von ihm erwartet wird, bevor er sich abmeldet. Nehmen Sie sich am Ende ein paar Minuten Zeit, um alle Fragen zu beantworten und jegliche Verwirrung zu beseitigen. 33 Wenn Sie im Backend noch Zeit haben und niemand etwas sagt, rufen Sie früh an. Bestätigen Sie, dass alle auf der gleichen Seite sind, und fahren Sie mit dem Tag fort. Nach 34 Wenn Ihnen selbst oder ein Vorgesetzter ein Aktionselement zugewiesen wurde, steigen Sie ein. Beginnen Sie sofort mit der Arbeit an kurzfristigen Aktionselementen. Beginnen Sie mit der Planung für Dinge, die weiter hinten liegen. 35 Falls Sie noch keinen eingerichtet haben, kann ein neuer Gruppenkalender eine bequeme Möglichkeit sein, um zukünftige Besprechungen zu planen. Dies ist besonders hilfreich, wenn dieses Team zumindest in absehbarer Zeit häufig zusammenarbeiten wird. 36 Wenn Sie Anweisungen oder Anweisungen befolgen, behalten Sie alle Probleme oder auftretenden Fragen im Auge. Nicht dringende Anfragen können in der Regel in eine Liste aufgenommen werden, die Sie nach und nach ergänzen. Wenn du wirklich feststeckst, solltest du natürlich immer sofort wieder die Hand ausstrecken, um wieder auf die Beine zu kommen. 37 Erinnern Sie sich an all Ihre „Gewinne“, auch an kleine Dinge, bevor Sie Ihr Aktionselement als Ganzes tatsächlich abschließen. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Ihren Fortschritt zu verfolgen und können in Momenten der Frustration einen dringend benötigten Moralschub bieten. 38 Wenn Sie und Ihre Kollegen Fortschritte machen, werden neue Ziele und Herausforderungen am Horizont auftauchen. Rollen werden sich weiterentwickeln und neue Ziele werden sich präsentieren – um alles in Echtzeit zusammenzuhalten, ist eine offene Kommunikation unerlässlich. Wenn ein Teammitglied erfolgreich ist, sollte es wissen, was als nächstes auf ihn zukommt. Geben Sie jeder Person immer etwas zu tun und irgendwohin zu gehen. Zukunft 39 Verfolgen Sie alles. Wenn Sie das Unterfangen orchestrieren, schauen Sie so oft wie nötig vorbei, insbesondere wenn jemand Schwierigkeiten zu haben scheint. 40 Denken Sie in Ihrer Freizeit über das Meeting nach. Was ging gut? Was zog sich hin? Überlegen Sie, was für Sie und Ihr Team funktioniert und was nicht. Tun Sie in Zukunft, was Sie können, um nicht in die gleichen Fallstricke zu geraten.
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Ob virtuell oder persönlich, Ihre Zeit lässt sich effizienter und produktiver nutzen, wenn Sie die richtigen Tools zur Organisation und Verwaltung von Meetings einsetzen.
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