So erstellen Sie eine Frist, die tatsächlich für Sie funktioniert

Fristen sollten motivierender und weniger stressig sein, nicht umgekehrt. Wenn eine Frist nicht innerhalb der festgelegten Zeit das Beste aus Ihnen herausholen kann, nützt sie nichts. Daher müssen Sie bei der Festlegung einer Frist für ein Projekt in erster Linie vorsichtig sein.

Lesen Sie diesen Artikel weiter, um zu erfahren, wie Sie eine Frist erstellen können, die Sie einhalten können.

1. Berücksichtigen Sie die Ziele und Richtlinien des Projekts

Wenn Sie für ein Projekt, an dem Sie oder Ihr Team arbeiten, eine Frist festlegen möchten, müssen Sie sich über die Projektziele im Klaren sein. Abgesehen von den allgemeinen Zielen sollte es auch einige spezifische Leitlinien geben.

Berücksichtigen Sie all dies, um die geschätzte Fertigstellungszeit unter Einhaltung der Regeln und Vorschriften zu verstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle die Richtlinien und Ziele eines kollaborativen Objekts kennen, bevor Sie mit einem Projekt beginnen.

2. Unterteilen Sie die Aufgabe in kleinere Einheiten oder Teilaufgaben

Um eine Deadline für ein Projekt zu erstellen, müssen Sie diese in mehrere kleinere Teile aufteilen. Diese kleineren Portionen sind auch bekannt als Aufgaben und Teilaufgaben. Erstellen Sie später für jede kleinste Aufgabeneinheit separate Fristen.

Berücksichtigen Sie auch Aufgabenabhängigkeiten, bevor Sie den endgültigen Termin für das gesamte Projekt festlegen. Setzen Sie die Frist für die unabhängigen Aufgaben früher und die abhängigen Aufgaben später.

Erklären Sie den Teamkollegen die Abhängigkeiten. So verstehen sie den Grund für unterschiedliche Fristen für einzelne Aufgaben.

3. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um eine Frist zu erstellen

Das Setzen eines Projekttermins ist nicht weniger wichtig als die anderen damit verbundenen Aufgaben. Beeilen Sie sich daher nie, eine Frist zu setzen. Es kann Sie unwissentlich dazu zwingen, eine unrealistische zu erstellen, die Sie mit Sicherheit übersehen werden.

Nehmen Sie sich immer ausreichend Zeit, wenn Sie einen Fälligkeitstermin festlegen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Eile keine entscheidenden Punkte verpassen.

4. Berücksichtigen Sie mögliche Gründe für eine Projektverzögerung

Projektverzögerungen sind heutzutage an der Tagesordnung. Fast alle Teams haben eine Aufzeichnung über die Einreichung von Projekten über das Fälligkeitsdatum hinaus. Wenn das gleiche auch Ihrem Team passiert ist, finden Sie heraus, Grund für eine Projektverzögerung.

Wenn eine unrealistische Frist die Projektverzögerung beim letzten Mal verursacht hat, sollten Sie eine großzügigere Frist für Ihr nächstes Projekt festlegen. Legen Sie aus anderen Gründen eine Frist fest, in der Sie genug Zeit haben, das Problem zu beheben, falls es erneut auftritt.

Wenn Sie keine direkte Erfahrung mit Projektverzögerungen haben, bedenken Sie die häufigsten möglichen Ursachen und setzen Sie eine Frist, um sie alle zu vermeiden.

5. Achten Sie auf widersprüchliche Prioritäten

In dieser wettbewerbsorientierten Welt arbeiten die meisten Menschen gleichzeitig an mehreren Projekten. Diese widersprüchlichen Prioritäten können Ihre Fristen unerreichbar machen. Um dies zu vermeiden, überprüfen Sie die Arbeitsbandbreite jedes Teammitglieds bis zum Abgabetermin Ihres Projekts.

Nachdem Sie die Prioritäten jedes Projektmitglieds berücksichtigt haben, können Sie eine praktikable Frist festlegen. Möglicherweise müssen Sie einige Mitglieder aus einem Projekt entfernen und neue Leute einstellen, um das Projekt innerhalb der vom Kunden geschätzten Zeit abzuschließen.

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6. Meinung von Stakeholdern einholen

Ein erfolgreiches Projekt erfordert eine gemeinsame Anstrengung aller Beteiligten, einschließlich der Drittanbieter. Es ist nicht erfreulich, mitten im Projekt zu erfahren, dass eine Ihrer lebenswichtigen Ressourcen aufgrund von Urlaub nicht verfügbar ist.

Aus diesem Grund müssen Sie von allen Beteiligten des Projekts Meinungen zur Frist einholen. Legen Sie einen vorläufigen Fälligkeitstermin fest und fragen Sie, ob sie die Frist im Vergleich zu ihrer Arbeitsbelastung und ihren Prioritäten angemessen finden. Möglicherweise haben Sie auch mehrere Besprechungen mit Ihrem Kunden, bevor Sie eine Frist festlegen.

7. Kennen Sie Ihren idealen Stresslevel

Sie müssen zustimmen, dass ein ideales Maß an Stress immer als Motivation wirkt. Wenn wir also sagen, dass Fristen nicht stressig sein sollten, bedeutet dies nicht, die Dringlichkeit ganz zu beseitigen. Jede Frist, die Sie erstellen, sollte ein moderates Maß an Stress beinhalten. Es wird Sie geistig erregen oder inspirieren, die Arbeit abzuschließen.

Das ideale Stressniveau variiert je nach Person und Aufgabenschwierigkeit. Setzen Sie sich also eine Frist unter Berücksichtigung des richtigen Stresslevels, die es Ihnen ermöglicht, die Aufgabe nicht nur rechtzeitig zu erledigen, sondern auch das Beste aus Ihnen herauszuholen.

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8. Planen Sie zusätzliche Zeit für die Änderung des Umfangs ein

Unabhängig davon, ob Sie für einen Kunden oder an einem internen Projekt für Ihre Organisation arbeiten, können Änderungen des Umfangs auftreten. Da es nicht möglich ist, ein Scope Creep vorherzusagen, ist es besser, bei der Terminplanung etwas Zeit dafür zu haben.

Ein Team kann sich zu jedem Zeitpunkt des Projektfortschritts mit Änderungen des Umfangs des Projekts konfrontiert sehen. Halten Sie sich daher bei der Erstellung eines Fälligkeitsdatums etwas Zeit für die Anpassung des Umfangs. Sie können Ihrem Kunden auch erklären, dass Sie für diesen speziellen Zweck etwas mehr Zeit eingeplant haben.

9. Bleiben Sie auf Last-Minute-Probleme vorbereitet

Niemand möchte eine Frist verpassen. Berücksichtigen Sie daher alle Möglichkeiten, die zu einer Verzögerung Ihres Projekts führen können, einschließlich Last-Minute-Problemen. Manchmal können Teamkollegen bis zum letzten Tag warten, um die zugewiesene Aufgabe zu erledigen.

Am letzten Tag kann es zu einem Notfall kommen – jemand könnte krank werden oder Probleme mit seinem Computer oder seiner Internetverbindung haben. Um solche vermeidbaren Probleme zu vermeiden, erstellen Sie eine oder zwei Tage vor der ursprünglichen Frist eine weiche Frist.

Wenn jeder seine Arbeit vor Ablauf der Frist einreicht, kann die Projekteinreichung rechtzeitig erfolgen. Wenn jemand die weiche Frist verpasst, können Sie die Aufgabe delegieren, um sie innerhalb des Fälligkeitsdatums abzuschließen. Es bewahrt Sie vor unerwarteten Projektverzögerungen.

10. Halten Sie die Frist erreichbar

Wenn Sie alle oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, sollten Sie eine erreichbare Frist festlegen. Nachdem Sie die Teamkollegen fertig gestellt und eine vollständige Vorstellung von deren Verfügbarkeit und Prioritäten haben, sollten Sie nahtlos einen Fälligkeitstermin festlegen, mit dem sich alle wohl fühlen.

Im Zweifelsfall sollten Sie Ihre Kollegen direkt um Klärung bitten. Projektmanagement-Tools können Ihnen helfen, den Projektfortschritt und die Ressourcenverfügbarkeit zu verfolgen, wenn Sie einen neuen Termin benötigen.

Beenden Sie Aufgaben vor Ablauf der Frist

Nur ein erreichbarer Termin kann sicherstellen, dass Sie die Aufgabe fristgerecht erledigen können.

Denken Sie daran, die in diesem Artikel beschriebenen Tipps zu befolgen, während Sie eine Frist festlegen, um sie realistisch zu gestalten. Sie können Ihr Projekt auch bei unerwarteten Umständen wieder auf den richtigen Weg bringen.

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