So verwenden Sie Microsoft Outlook für das Projektmanagement

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen Microsoft Outlook bereits als E-Mail-Anwendung verwenden, ist es eine gute Idee, es als vollwertiges Werkzeug für das Projektmanagement zu verwenden. Warum eine andere umfangreiche Software mit einer unbekannten Oberfläche verwenden, wenn Sie Ihren Aufgabenlisten in Microsoft Outlook Aufgaben zuweisen, Erinnerungen festlegen und Fälligkeitstermine festlegen können?

Die Maximierung Ihrer Produktivität ist mit Microsoft Outlook eine einfache Angelegenheit. Es enthält zahlreiche nützliche Tools, mit denen Sie Projekte kategorisieren, beschriften und vieles mehr tun können. Schauen wir uns an, was Sie mit Microsoft Outlook als Projektmanagement-Tool tun können.

1. Aufgaben zuweisen

Wenn Sie mit einem kleinen Team arbeiten, ist die Zuweisung von Aufgaben einfach und mühelos, wenn Sie Microsoft Outlook verwenden. Gehe zu Machen auf der linken Seite und fahren Sie fort mit Aufgabe hinzufügen.Wenn Sie die Aufgabe hinzugefügt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Neue Liste aus dieser Aufgabe erstellen.

Nachdem Sie die Aufgabenliste erstellt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Liste teilen. Sie haben die Möglichkeit, Einladungslink erstellen für Personen, damit Personen dieser Aufgabenliste beitreten und diese bearbeiten können. Diese Funktion ist unglaublich nützlich, um Projekte in einem kleinen oder mittelgroßen Team zu sortieren.

2. E-Mail-Alias ​​hinzufügen

Arbeits-Updates und Projektkommunikation können in der Flut der täglichen E-Mails, die Sie erhalten, verloren gehen, selbst wenn Sie zu vorsichtig sind. Eine verpasste E-Mail kann zu Verzögerungen und Einwänden aller Art führen. Eine einfache Möglichkeit, dieses Problem zu beheben, besteht darin, einen E-Mail-Alias ​​in Microsoft Outlook zu erstellen.

Es handelt sich um eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die dieselbe Kontaktliste und dieselben Einstellungen zum Empfangen von E-Mails verwendet. Sie können es tun, indem Sie zu gehen Alias ​​hinzufügen und erstellen Sie eine neue E-Mail-Adresse oder verwenden Sie eine vorhandene als Alias. Alle unter dieser Adresse eingehenden E-Mails werden standardmäßig in einer speziellen Projektmanagement-Software abgelegt.

3. Erstellen Sie eine Gruppe

Wenn Sie versuchen, alle Projektmitglieder über alle Projektaktualisierungen auf dem Laufenden zu halten, können Sie ganz einfach eine Gruppe erstellen. Dies erleichtert auch das Teilen von Kalendern (dazu später mehr).

Gehe zu Personen auf der linken Seite und suchen Sie nach Gruppen und erstellen Sie einen. Sie werden aufgefordert, Mitglieder hinzuzufügen, und danach wird Ihnen eine Gruppen-E-Mail-ID angezeigt, über die Sie alle projektbezogenen E-Mails senden können und Zugriff auf den Gruppenkalender erhalten. Sie können neue Events festlegen, über die kommenden informiert werden und Fristen einhalten.

4. Kalender teilen

Es gibt nichts Besseres, als bei der Arbeit an einem Projekt auf der gleichen Seite zu sein. Die Projekttransparenz ist entscheidend für den Projekterfolg. Eine gute Möglichkeit, dies sicherzustellen, besteht darin, einen Projektkalender freizugeben, auf den alle Mitglieder des Projekts zugreifen können.

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Sie können nicht nur sehen, woran andere arbeiten, sondern sich auch auf Event-Meilensteine ​​und wichtige Projektereignisse konzentrieren, die anstehen. Mit einer solchen Kalenderintegration verpassen Sie keine wichtigen Updates mehr. Jetzt können Sie Ihren Kalender mit Ihren Kontakten teilen.

Sie finden die Freigabeoption oben rechts und Sie können auch auswählen, dass die Kalenderaktivitäten der Projektgruppe in Ihrem Kalender angezeigt werden, um auf dem Laufenden zu bleiben.

5. Verwenden Sie Regeln, um ein Projekt voranzutreiben

Wenn Sie ein paar banale Prozesse automatisieren und sowohl Ihren E-Mail-Posteingang als auch Ihr Projekt in die Hand nehmen möchten, gibt es keinen besseren Weg, als Regeln zu verwenden. Um zu beginnen, können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken und zu. gehen Erweiterte Aktionen.

Klicken Sie auf a Regel erstellen aus der Dropdown-Liste. Sie können entweder die vorhandene E-Mail in einen Ordner Ihrer Wahl verschieben, und wenn Sie mehr tun möchten, wählen Sie Mehr Optionen.Sie können auch eine Aktion hinzufügen und entscheiden, was jedes Mal passiert, wenn Sie eine E-Mail von diesem Empfänger erhalten.

6. Alles kategorisieren

Wenn Sie remote arbeiten und viel über E-Mail kommuniziert wird, ist es am besten, verschiedene Projekte zu kategorisieren und zu kennzeichnen, damit Sie keine wichtige Korrespondenz verpassen. Sie können mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail klicken und auswählen Kategorisieren aus der Dropdown-Liste. Jetzt können Sie entweder aus den bereits verfügbaren Kategorien wählen oder eine neue erstellen.

Wenn Sie Änderungen an einer bestehenden Kategorie vornehmen müssen, können Sie dies in. tun Kategorien verwalten.

7. Verwenden Sie die Suchleiste

Wenn Sie nicht daran glauben, alles zu kategorisieren oder E-Mails mit Labels zu versehen, können Sie einfach die Suchleiste verwenden, um nach Projekt-E-Mails zu suchen. Geben Sie ein relevantes Keyword ein und es wird jedes Mal genau das finden, wonach Sie suchen.

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Mit der Suchleiste können Sie gezielt in einem Ordner Ihrer Wahl oder einem Unterordner suchen und erleichtern so Ihre Aufgabe. Das spart Zeit und viel Kraft. Darüber hinaus können Sie auch in gelöschten E-Mails oder im Konversationsverlauf suchen oder andere Details wie Betreff, Schlüsselwort und Empfänger angeben, um das Gesuchte zu finden.

8. Erstellen Sie neue Ordner, um Projekte zu differenzieren

Sie können jederzeit einen neuen Ordner einrichten, der Informationen zu einem Projekt enthält. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit, Projekte zu verwechseln oder wichtige E-Mails und Fristen zu verpassen, auf ein Minimum reduziert. Klicken Sie auf die drei Zeilen oben links auf Ihrem Bildschirm und gehen Sie zum Ende des Dropdown-Menüs.

Dort findest du Neuer Ordner, und Sie brauchen weniger als eine Sekunde, um einen neuen Ordner zu erstellen.

9. Verwenden Sie Excel, PowerPoint, Word und OneNote

Microsoft Outlook oder seine Webversion Outlook.com ist eingebettet in Excel, PowerPoint, Word und OneNote. Sie können ganz einfach von der Homepage aus auf die Produktivitätssoftware-Suite von Microsoft zugreifen. Sie finden sie im linken Bereich und können im Handumdrehen loslegen.

Mit diesen Integrationen können Sie im Handumdrehen Präsentationen erstellen, Notizen hinzufügen, Tabellenkalkulationen und Dokumente erstellen – alles bequem von einem einzigen Bildschirm aus.

Microsoft Outlook erleichtert das Projektmanagement

Microsoft Outlook ist perfekt für Remote-Teams, die online arbeiten, und ist äußerst nützlich, um Aufgaben zuzuweisen und alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Wenn Sie die Möglichkeit haben, neue Ordner, Unterordner, E-Mail-Aliasse zu erstellen und alles in Kategorien zu sortieren, kann nichts schief gehen.

Microsoft Outlook kann für Ihr Projektmanagement nützlich sein, indem es Ihnen ermöglicht, Aufgaben aus einer E-Mail zu erstellen, Haftnotizen zu erstellen und Boards zu erstellen, sodass Sie alles auf einen Blick sehen. Mit einem Projektmanagement-Tool, das mit der vertrauten Benutzeroberfläche Ihrer E-Mail-Anwendung geliefert wird, behalten Sie jederzeit und überall den Überblick über Ihre Produktivitätstools.

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