Löschen Sie Ihre To-Do-Liste: So leben Sie in Ihrem Kalender für die Aufgabenverwaltung

Jeder hat von einer To-Do-Liste gehört, und die meisten Leute verwenden sie, um den Überblick über ausstehende Aufgaben zu behalten, die sie erledigen müssen. Wie bei allem können auch To-Do-Listen schnell außer Kontrolle geraten und Ihre Produktivität tatsächlich beeinträchtigen.

In Ihrem Kalender zu leben bedeutet, Ihre Liste zu verschrotten und Ihre ausstehenden Aufgaben stattdessen in Ihren Kalender einzuplanen. Wenn Ihnen Ihre To-Dos mehr Probleme bereiten, als Ihnen lieb ist, könnte dies Ihre Lösung sein.

To-Do-Liste vs. Leben in Ihrem Kalender

An To-Do-Listen ist nichts auszusetzen, aber sie erfordern viel Disziplin, um effektiv zu sein. To-Dos sind unglaublich ergebnisoffen und Sie müssen dafür sorgen, dass sie richtig funktionieren. Dies sind nur einige der Dinge, die ihre Nützlichkeit beeinträchtigen können:

• Wenn sie zu lang sind, können sie überwältigend werden.
• Sie bieten keinen Kontext für die Priorisierung.
• Sie können aus vielen unnötigen Aufgaben bestehen.
• Sie erledigen eher kleinere, angenehmere Aufgaben und vernachlässigen andere.
instagram viewer
• Sie benötigen zusätzliche Anwendungen, um Ihre To-Do-Liste mobil zu machen.

Auf der anderen Seite behebt das Leben in Ihrem Kalender die meisten dieser Probleme aufgrund seiner Funktionsweise. Wenn Sie eine Arbeit erledigen müssen, sehen Sie sich Ihren Kalender an und planen Sie diese Arbeit als Termin neben Ihren anderen Aufgaben ein. Dadurch priorisieren Sie die Aufgabe automatisch im Kontext Ihrer anderen Jobs.

Verwandt: Möglichkeiten, Google Kalender zu Ihrem Windows-Desktop-Kalender zu machen

Darüber hinaus werden Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit die schwierigeren und komplexeren Aufgaben erledigen, da sie bereits eingeplant sind, was ein Aufschieben verhindert. Dies alles ist ohne lange, abstoßende Listen möglich, denn Ihr Kalender ist ein funktionierender Informationsknotenpunkt, der alles zusammenführt.

Die meisten Arbeitsplätze nutzen bereits eine digitale Kalenderanwendung wie Outlook oder Google Kalender. Das bedeutet, dass Sie es unterwegs mitnehmen können, indem Sie den Weblink oder die App auf jedem digitalen Gerät verwenden, das Sie benötigen.

Es gibt nur ein paar einfache Regeln für das Leben in Ihrem Kalender, die Ihre Verwaltung optimieren und weit weniger kompliziert sind als To-Do-Listen-Regeln.

Zeitblockierung ist dein Freund

Dies ist etwas, dem Sie einfach nicht entkommen können, unabhängig davon, welches Medium Sie für die Aufgabenverfolgung verwenden. Zeitblockierung bedeutet, dass Sie sich zu Beginn der Woche oder des Tages eine Auszeit nehmen, um alle Aufgaben aufzuschreiben, die Sie erledigen müssen.

Es ist eine zeitsparende Initiative, die Ihre Arbeitsleistung deutlich erhöht. Auf diese Weise wissen Sie bereits im Voraus, was Sie angehen müssen, und können den Rest Ihrer Arbeitswoche damit verbringen, Ihre Aufgaben zu bewältigen.

Verwandt: Tipps zur Zeitblockierung, um Ihren Fokus zu verbessern

Bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen, nehmen Sie sich 15-20 Minuten Zeit, um Ihren Kalender auszufüllen. Finden Sie unter Berücksichtigung von Fristen die Zeit zwischen Ihren Meetings, Projekten und Kundenarbeit, um einen Termin für Ihre Besorgung zu vereinbaren.

Wenn eine Ihrer To-Dos das Einrichten eines Meetings mit einem Kollegen beinhaltet, erstellen Sie das Meeting in Ihrem Kalender und laden Sie ihn ein. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Besprechungslink aus der von Ihnen verwendeten Anwendung für digitale Konferenzen hinzufügen, wenn Sie sich virtuell treffen möchten.

Verwenden Sie Designs, um Ihre Aufgaben zu verwalten

Die Farbcodierung Ihrer Kalendertermine in Kategorien hilft sehr bei der Unterscheidung zwischen Aufgaben, Besprechungen, Projektarbeit und anderen Aufgaben. Auf einen Blick sehen Sie, was Ihre Woche ausmacht und können entsprechend planen.

Klicken Sie dazu in Outlook auf einen beliebigen Termin und im Menüband auf Kategorisieren > Alle Kategorien. Auswählen Neu, geben Sie den Namen Ihres Designs ein, wählen Sie eine Farbe aus und klicken Sie dann auf OK.

Wiederholen Sie dies für so viele Themen, wie Sie möchten. Sie können dann jedem von Ihnen erstellten Termin eine Kategorie zuweisen. Klicken Sie in Google Kalender mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Termin und wählen Sie eine der angezeigten Farben aus.

Verwandt: Tools zum Synchronisieren von Microsoft Outlook mit Google Kalender

Achten Sie darauf, die Kategorien nach der Art der Arbeit zu benennen, und wählen Sie Farben aus, auf die Sie gut reagieren. Einige Beispiele für Kategorien könnten sein:

• Projektarbeit
• Administrator und Aufgaben
• Kunden
• Treffen
• Ausbildung

Teilen Sie Ihren Kalender mit Kollegen

Während Sie eine To-Do-Listen-Anwendung wie Todolist verwenden können, um Ihren Fortschritt mit anderen Mitarbeitern zu teilen, können sie diese nicht leicht sehen, wenn sie nicht dieselbe Software verwenden. Hier hat das Leben im Standardkalender Ihres Büros einen zusätzlichen Vorteil.

Wenn Sie Ihren Kalender freigeben, können Ihre Kollegen Ihren Fortschritt sehen, indem Sie ihn einfach anzeigen. Dadurch wird verhindert, dass Ihr Posteingang mit E-Mails überfüllt wird, in denen Sie nach Ihrem Fortschritt gefragt werden, und Sie müssen sie nicht einmal darin markieren. Machen Sie sie jedoch darauf aufmerksam, dass Sie so arbeiten.

Verwandt: Ausblick vs. Gmail: Welcher E-Mail-Dienst ist besser?

So teilen Sie Ihren Outlook-Kalender:

1. Klicken Sie im Menüband auf Kalender teilen und wählen Sie die aus, die Sie veröffentlichen möchten.
2. Klicken Hinzufügen um die E-Mail-Adressen Ihres Teams einzugeben und dann OK.
3. Unter Berechtigungen, Wählen Sie entweder Kann Titel und Orte anzeigen oder Kann alle Details anzeigen.
4. Klicken Anwenden und OK.

In diesem offiziellen Video von Google Workspace erfahren Sie, wie Sie einen freigegebenen Kalender auf Google erstellen:

Seien Sie realistisch in Bezug auf Ihre Planung

Obwohl das Leben in Ihrem Kalender viele der Probleme der Priorisierung von To-Do-Listen und des Zeitmanagements umgeht, müssen Sie dennoch realistisch und intelligent sein, wie Sie Ihre Aufgaben planen. Zum Glück gibt es einige bewährte Tipps, um dies effektiv zu verwalten:

• Wenn Sie keine Zeit haben, eine große Aufgabe abzuschließen, planen Sie sie in mehrere kleinere Aufgaben ein.
• Geben Sie sich mehr Zeit, als Sie denken, dass Sie brauchen werden.
• Vermeiden Sie es, Aufgaben direkt vor einem Meeting zu erledigen; gönnen Sie sich eine 30-minütige Pause dazwischen.
• Wenn eine Aufgabe dringend ist, entscheiden Sie, ob Sie andere Dinge in Ihrem Kalender neu anordnen möchten.

Die Wahrscheinlichkeit ist, dass Sie Ihre Jobs beenden und Freizeit haben, was bedeutet, dass Sie E-Mails und andere kleine Dinge, die im Laufe des Tages anfallen, nachholen.

Verwandt: Verbessern Sie das Zeitmanagement mit der Verzögerungsfunktion von Outlook

Lebe in deinem Kalender, um die Produktivität zu verbessern

Ihr Kalender ist ein praktisches Tool, das bereits alle Ressourcen enthält, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit im Auge zu behalten. Das Leben in Ihrem Kalender bietet einen integrierten Ansatz zur Verwaltung Ihrer Arbeitsbelastung und hält alles an einem Ort.

Mit den oben genannten Regeln sind Sie auf dem besten Weg, Zeit zu sparen, Ihre Produktivität zu steigern und dabei effektiver zu sein. Probieren Sie es aus und Sie fragen sich vielleicht, warum Sie überhaupt eine To-Do-Liste verwendet haben.

Wie Sie Outlook mit diesen schnellen Tipps weniger ablenken

Wenn Sie jemals gedacht haben, dass Outlook ablenkt, finden Sie hier einige einfache Anpassungen, die Sie möglicherweise nützlich finden.

Weiter lesen

Über den Autor