3 Tipps zum barrierefreien Schreiben für das Büro

Im Büro müssen die Leute verstehen, was ihnen kommuniziert wird, damit die Arbeit richtig erledigt wird. Meistens ist dies gut gelungen, aber mit der Zunahme der Vielfalt an Arbeitsplätzen gibt es keine bessere Zeit, um sich zu verbessern.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Zugänglichkeit Ihrer E-Mails, Dokumentationen und anderer schriftlicher Büromedien verbessern können, sehen wir uns hier einige Tipps dazu an.

Gründe für barrierefreie Materialien

Wenn Sie dies lesen, könnte Ihr Grund für die Verbesserung der Zugänglichkeit von schriftlichem Material darin bestehen, integrativer zu werden, und ist einer der Hauptgründe, warum die meisten Unternehmen es übernehmen. Ein integrativer Arbeitsplatz zieht vielfältige Rekrutierungen an und unterstützt Mitarbeiter, die ihn brauchen.

Es ist bekannt, dass Menschen mit spezifischen Lernbedürfnissen in der Lage sind, kreativ zu denken und sich oft auszeichnen, wenn das Umfeld stimmt. Beginnend mit der Art und Weise, wie Sie kommunizieren, ist die Grundlage dafür.

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Barrierefreiheit ist jedoch auch ein unglaublich intelligenter Geschäftsschritt. Nur weil Sie wissen, was Sie meinen, heißt das nicht, dass es so übersetzt wird. Wenn jeder versteht, was er tun muss und die Dinge einen Sinn ergeben, bedeutet das:

• Weniger Fehler
• Verbessertes Vertrauen der Mitarbeiter
• Sie erreichen ein breiteres Publikum
• Ein ansprechenderer Arbeitsplatz
• Du sparst Zeit beim Erklären

Am wichtigsten ist, dass es unglaublich einfach ist und Ihre Arbeitsleistung auf dem Weg tatsächlich verbessern kann.

1. Einfache Sprache verwenden

Egal, ob Sie eine E-Mail an ein breites Publikum verschicken, einen Newsletter schreiben oder eine neue Dokumentation für einen neuen Arbeitsablauf erstellen, andere sollen sie mitnehmen. In diesen Fällen ist die Verwendung einer einfachen Sprache erforderlich.

Erstens sollten Sie in Ihrem Text Akronyme und Jargon vermeiden. Manche Leute wissen vielleicht nicht, was sie meinen und können ein Hindernis für Neueinsteiger sein. Sie können auch dazu führen, dass sich Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen und die Gesamtwirkung Ihrer Arbeit beeinträchtigt wird. Schreiben Sie die Akronyme stattdessen vollständig auf und wählen Sie Wörter, die jeder verstehen kann.

Wenn du an ein Publikum schreibst, ist es ein guter Tipp, für jemanden zu schreiben, der keine Ahnung hat, was dein Job ist. Viele schriftliche Kommunikation überspringt wichtige Details und lässt notwendige Schritte aus. Dies geschieht, wenn der Autor von einem Ort des Wissens aus schreibt und die Lücken im Geiste ausfüllt, anstatt sie aufzuschreiben.

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Wenn Sie gründlich vorgehen und jeden Schritt sorgfältig überdenken, können Sie eine ausführlichere Erklärung schreiben, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter um Klärung bitten. Jemandem zum Beispiel zu sagen, was er tun soll, kann ziemlich offen sein, während man ihm auch sagt, was er nicht tun soll, bleibt die Anweisung spezifisch.

Sie können Beispiele verwenden, wenn Sie Schwierigkeiten haben, etwas zu vereinfachen, um Ihrer Arbeit auch eine reale Anwendung zu verleihen.

2. Verwenden von barrierefreien Schriftarten

Es gibt einen Grund, warum die meisten Websites, Anwendungen und Social-Media-Sites dieselbe Schriftart verwenden, und das liegt daran, dass sie wissen, dass sie ein breiteres Publikum erreicht. Ihre E-Mail- und digitalen Messaging-Anwendungen verfügen bereits über eine leicht lesbare Standardschriftart, die normalerweise Arial oder Calibri ist, und sind ideal zugängliche Schriftarten für alle schriftlichen Dokumentationen.

Auch Text in Kleinbuchstaben ist angenehmer für das Auge. Verzichten Sie daher auf die Verwendung von Großbuchstaben, z. B. beim Schreiben von Titeln oder dem Versuch, etwas hervorzuheben. Stattdessen können Sie Fett gedruckt die Wörter, um die Aufmerksamkeit der Person darauf zu lenken oder den Text aufzubrechen.

Darüber hinaus kann die Schriftgröße für Mitarbeiter wichtig sein, die Schwierigkeiten haben, kleineren Text zu sehen. Text mit einer Größe von 12 px oder höher ist ideal und oft der Standard für öffentliche Materialien. Wenn Sie kleiner sind, riskieren Sie, dass die Leute es nicht richtig lesen können. Natürlich können sie die Zoomen auf ihren Computern funktionieren, wenn es sich um eine digitale Datei handelt, aber wenn sie gedruckt wurde, kann dies zu Problemen führen.

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Schließlich sollten Schriftart und Hintergrund schwarzweiß sein, und wenn Sie Farbe verwenden müssen, ist Blau am besten geeignet, da es die meisten Menschen mit Farbenblindheit erkennen können. Darüber hinaus ist es eine einfache Farbe, die nicht kontrastiert.

3. Aufbrechen von Textblöcken

Haben Sie schon einmal eine E-Mail oder ein Dokument mit fortlaufenden Textblöcken erhalten? Wenn ja, wissen Sie, dass es abschreckend sein kann und für viele Menschen auch schwer zu lesen sein kann. Glücklicherweise gibt es einige schnelle und einfache Möglichkeiten, um detaillierte Textteile leichter zugänglich zu machen.

Aufzählungspunkte und nummerierte Listen sind großartige Werkzeuge, um Ideen, Vorteile, Schritte und andere Informationsblöcke aufzulisten. Stellen Sie sicher, dass die Aufzählungspunkte prägnant und spezifisch sind, und Sie können mehrere Absätze in einem leicht lesbaren Abschnitt zusammenfassen. Es hält die Aufmerksamkeit des Lesers und spart Ihnen Zeit.

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Eine andere Möglichkeit, Text aufzuteilen, ist die Verwendung von Bildern. Sie müssen jedoch mit den verwendeten Bildern vorsichtig sein. Jedes Bild, das Sie verwenden, sollte den Text ergänzen; Wenn Ihr Bild wichtige Informationen enthält, die nicht in Ihrem Schreiben enthalten sind, können Sie Personen ausschließen oder verwirren. Bilder sollten auch einfache Farben verwenden und kontrastierende Farben vermeiden, die für andere möglicherweise schwer zu sehen sind.

Sie müssen dies möglicherweise nicht tun, wenn Sie nur eine E-Mail senden, aber in diesem Fall kann es sich lohnen Überlegen, ob diese eine E-Mail in separate E-Mails aufgeteilt werden könnte, wenn sie viele verschiedene Ideen enthält und Themen. Ein Thema pro E-Mail zu behalten ist ideal, wenn es viel zu erledigen gibt.

Zugänglich zu sein hilft allen

Jeder hat unterschiedliche Arbeitsweisen, und manche Leute benötigen möglicherweise zusätzliche Dinge, die hier nicht berücksichtigt werden. Wichtig ist, Feedback zu bekommen und herauszufinden, was für die Leute funktioniert; Je mehr Sie die Zugänglichkeit Ihrer schriftlichen Kommunikation verbessern können, desto mehr Vorteile werden Sie sehen.

Denken Sie nicht darüber nach; fang einfach an und probiere es aus. Mit diesen Tipps sind Sie auf dem besten Weg zu einem barrierefreien Arbeitsplatz und andere werden Ihren Achtsamkeitsansatz zu schätzen wissen.

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