5 Möglichkeiten, wie Xero bei Ihren Finanzen helfen kann

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Buchhaltung kann verwirrend sein Top 12 Online-Buchhaltungskurse, um Ihre Qualifikationslücke zu schließenDank kostengünstiger und kostenloser, qualitativ hochwertiger Online-Kurse ist es einfacher als je zuvor, Ihr eigener CFO für Ihr neues oder bestehendes Unternehmen zu sein. Weiterlesen , zeitaufwändig und (wenn Sie einen professionellen Buchhalter bezahlen müssen) teuer.

Es ist daher keine Überraschung, dass Buchhaltungssoftware hat begonnen, bei Freiberuflern und Kleinunternehmern immer beliebter zu werden.

Diese Software ist in der Regel auf das Land zugeschnitten, in dem Sie sie verwenden, kann alle Aspekte des Buchhaltungsprozesses verwalten und ist wesentlich kostengünstiger als die Bezahlung eines Fachmanns.

Eine der beliebtesten verfügbaren Lösungen ist Xero. Wir werden uns ansehen, was es ist und was Sie damit machen können.

Was ist Xero?

Xero wurde 2006 in Neuseeland gegründet und hat seitdem mehr als 600.000 Benutzer. Sie bieten ihr Produkt basierend auf dem häufig verwendeten SaaS-Modell (Software as a Service) an, sodass Sie nichts herunterladen müssen, um es zu verwenden.

Sie haben viele Branchenauszeichnungen erhalten, darunter zwei Webby Awards im Jahr 2009 und einen im Jahr 2010, eine schnelle Unternehmensinnovation von Design Award im Jahr 2012 und am eindrucksvollsten der erste Platz in der Liste der „100 innovativsten Wachstumsunternehmen“ des Forbes Magazine in 2014.

Das Produkt selbst ist eine der vielseitigsten Buchhaltungssoftware auf dem heutigen Markt und bietet fast alles, was ein kleines Unternehmen oder ein Freiberufler benötigt, um erfolgreich zu sein.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• • Cashflow-Management (Online-Buchhaltung, Bankabstimmung, Budgetberichte und Bestandsverwaltung)

Rechnungsstellung (Senden, Bezahlen und Ausstellen von Angeboten)

• Zahlungsmanagement (Spesenabrechnungen, Rechnungen und Bestellungen)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung (einschließlich Arbeitszeittabellen und Standardlohnläufe)
• Steuerliche Unterstützung (W-2s, 1099s, Umsatzsteuerberechnungen und Einreichung von Steuererklärungen)

Aber was sind die fünf nützlichsten Funktionen? Lassen Sie uns untersuchen.

MwSt

Ah, Steuern… Federal 940s, W-2s, 1099s, Arbeitssteuern, Arbeitslosensteuern - was bedeutet das alles?!

Während Xero Sie können nicht alle Steuercodes und -formulare auf Bundes- und Länderebene kennenlernen (obwohl dies der Fall ist) es hat eine großartige grundlegende Hilfe), es kann dazu führen, dass sie berechnet und viel eingereicht werden einfacher.

So können Sie beispielsweise sofort herausfinden, wie viel auf W-2s und 1099s abgelegt werden soll. Es wird sogar die unendliche Verwirrung über die Klassifizierung von 1099 Anbietern beseitigen, indem Sie einen Bericht erstellen und dann alle erforderlichen Anpassungen vornehmen.

Hier ist ein Blick auf den Prozess:

Um ein W-2 (wohl das häufigste Steuerformular in den USA) einzureichen, müssen Sie zunächst einen Mitarbeiter erstellen. Klicken Sie dazu auf Personalabrechnung> Mitarbeiter hinzufügen und Ausfüllen der erforderlichen persönlichen Daten.

Als Nächstes müssen Sie die Beschäftigungsdaten eingeben - einschließlich der Gehaltsdaten und der Sozialversicherungsnummer. Natürlich sollten Sie bereits über alle Informationen Ihrer Mitarbeiter verfügen. Wenn Sie diese jedoch nicht hier hinzufügen, können Sie die Person nicht zu Ihrer Gehaltsabrechnung hinzufügen.

Schließlich können Sie die einzelnen Steuerdetails des Bundes und der Länder hinzufügen. Es sollte beachtet werden, dass dies immer noch ein potenzielles Minenfeld für Laien sein kann. Es kann ratsam sein, einen Buchhalter zu bezahlen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist. Danach wird es selbst verwaltet, sodass Sie auf lange Sicht immer noch viel an Gebühren sparen.

Sobald Sie einen Mitarbeiter vollständig eingerichtet haben, müssen Sie auch die Steuern Ihres eigenen Unternehmens einrichten. Sie können erst dann eine Gehaltsabrechnung erstellen (und damit Steuererklärungsdaten generieren), wenn Sie dies getan haben.

Navigieren Sie zu Einstellungen> Steuern und geben Sie sowohl Ihre Bundes- als auch Ihre Landesinformationen ein:

Das ist es. Führen Sie einfach jeden Monat Ihre Gehaltsabrechnung durch, und die Software behält gegebenenfalls automatisch Steuern ein und protokolliert alles im System. Am Ende eines jeden Steuerjahres können Sie die erforderlichen W-2 und alle anderen erforderlichen staatlichen Formulare ausstellen.

Sie können für unabhängige Auftragnehmer genau dieselbe Methode anwenden. Nur dieses Mal müssen Sie stattdessen ein 1099-Formular ausstellen.

Das Beste ist, dass Sie sich nicht einmal Sorgen machen müssen Einreichung der 1099 Steuerformulare Die 6 besten kostenlosen Steuersoftware zur Einreichung Ihrer Steuererklärung in diesem JahrWenn Sie es satt haben, für die Einreichung Ihrer Steuern zu zahlen, finden Sie hier die beste kostenlose Steuersoftware für die Einreichung Ihrer staatlichen und bundesstaatlichen Steuererklärungen. Weiterlesen Sobald Sie sie ausgefüllt haben, können Sie sie mithilfe von Track1099 aus der Software heraus ablegen.

Es gibt tatsächlich viel mehr Steuerprobleme, die Xero kann Ihnen helfen, abgesehen von IRS-Formularen.

Beispielsweise wird die Umsatzsteuer automatisch abhängig von Ihrem Gebietsschema und der Integration von Xero berechnet Mit Avalara TrustFile können Sie fast sofort Umsatzsteuererklärungen erstellen und einreichen (gehen Sie zu Einstellungen> Allgemeine Einstellungen> Finanzielle Einstellungen um Ihre Daten einzugeben).

Sie können die Xero-Dateien sogar auf Papier exportieren, wenn Sie mehr bevorzugen "DIY" -Ansatz für Steuererklärungen Steuern machen? 5 Microsoft Excel-Formeln, die Sie kennen müssenIhre Steuern sind bald fällig und möchten keine Gebühr für verspätete Einreichung zahlen? Nutzen Sie die Leistung von Microsoft Excel, um Ihre Steuern in Ordnung zu bringen. Weiterlesen .

Lohn-und Gehaltsabrechnung

Die wöchentliche, zweiwöchentliche oder monatliche Gehaltsabrechnung kann fast so verwirrend und zeitaufwändig sein wie die Berechnung Ihrer Steuern!

Es gibt mehrere Aspekte Xero Das wird dazu beitragen, dass Ihre Gehaltsabrechnungen weniger schmerzhaft sind.

Erstens enthält es eine Arbeitszeittabellensoftware für Mitarbeiter. Mitarbeiter können ihre eigenen Daten eingeben, oder Sie (oder ein anderer Mitarbeiter) können dies in ihrem Namen tun Berichterstellungstools, mit denen Sie Daten basierend auf Stundenlohn, Einkommensart und Geldausgaben pro Mitarbeiter oder pro Zeit anzeigen können Zeitraum.

Zweitens kommt es mit Zahlungssoftware. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie die Mitarbeiterabrechnung zu einem festgelegten Datum ausführen und genehmigen, einmalige Gehaltsabrechnungen in der Mitte des Zyklus durchführen und direkte Einzahlungen auf die Bankkonten Ihres Mitarbeiters veranlassen können. Sie können sogar Schecks und Paystubs drucken, die beide mit dem Branding Ihres eigenen Unternehmens angepasst werden können.

Beachten Sie, dass Sie Mitarbeiter, Steuerinformationen, Arbeitsorte, Zahlungspläne und Bankkontoinformationen einrichten müssen, bevor Sie vollständige Gehaltsabrechnungen durchführen können.

Schließlich gibt es eine ganze Reihe von Apps von Drittanbietern, die zusätzliche Funktionen bereitstellen können. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter haben, die in Ländern arbeiten, die nicht von Xero abgedeckt werden, können Sie Plug-Ins verwenden, damit Sie sie trotzdem bezahlen können.

Kosten

Okay, die Blütezeit der Verwendung von Firmenkostenkonten, um alles vom Abendessen bis zum exotischen Urlaub zu bezahlen, mag längst vorbei sein, aber sie sind immer noch ein wesentlicher Bestandteil einer modernen Unternehmensstruktur.

Das Kostenmanagement 10 einzigartige Verwendungen von Trello außer ProjektmanagementTrello ist eine Freude für Listenliebhaber. Der Kanban-Ansatz war nicht nur für das Projektmanagement gedacht. Glauben Sie uns nicht? Schauen Sie sich diese zehn einzigartigen Anwendungen von Trello an. Weiterlesen Die Funktion von Xero ist sehr beeindruckend und ermöglicht es Ihnen, sowohl Ihre persönlichen Ausgaben zu verwalten als auch Ihren Mitarbeitern die Kosten zu erstatten.

Aus Anwendersicht können Sie (und Ihre Mitarbeiter) unterwegs Ausgaben hinzufügen, indem Sie einfach eine Foto einer Quittung und Übermittlung über die mobile App, wodurch es weniger wahrscheinlich wird, dass die Kosten übersehen werden.

Aus Managementsicht werden die Einnahmen aus Reisen zusammengefasst, sodass Sie die Gesamtkosten leicht sehen und Ansprüche nach Belieben genehmigen und ablehnen können.

Alle diese Daten können dann in die Abrechnungsfunktion exportiert werden, um den Zahltag noch einfacher zu gestalten.

Freiberufler können mithilfe der Bankabgleichsfunktion auch den Überblick über ihre Ausgaben (und ihre allgemeine Cashflow-Situation) behalten.

Zunächst müssen Sie ein Bankkonto hinzufügen. Navigieren Sie dazu zu Konten> Bankkonten> Bankkonto hinzufügen. Beliebte Banken werden automatisch aufgelistet, und Sie können auch Dienste wie PayPal und Kreditkarten hinzufügen.

Geben Sie Ihre Kontonummer ein und geben Sie dem Konto einen Namen. Anschließend wird ein Bildschirm angezeigt, auf dem Sie alle Ihre Bankfeeds importieren können.

Sobald dies erledigt ist, können Sie alle Daten Ihrer Bank importieren und diese werden automatisch mit denen von Xero abgeglichen. Auf die Daten kann über die mobile App zugegriffen werden, um sie unterwegs abzustimmen. Sie können benutzerdefinierte Regeln erstellen, um komplexere Transaktionen abzugleichen, und über 160 Währungen werden unterstützt.

Finanzbericht

Ohne klare und effektive Finanzberichte ist es sehr schwierig, ein klares Verständnis dafür zu erlangen, wie gesund Ihr Unternehmen ist.

Gott sei Dank, Xero bietet mehr als 40 grundlegende und erweiterte Finanzberichte. Dazu gehören alle gängigen wie Gewinn und Verlust, Umsatzsteuererklärungen und Bilanzen - aber auch ungewöhnlichere (aber ebenso nützliche) wie Fremdwährungsgewinne und -verluste Vermeiden Sie Abzocke, wenn Sie Währungen austauschen oder Geld ins Ausland sendenWenn Sie vor einem Urlaub Geld ins Ausland geschickt oder Währungen umgetauscht haben, haben Sie wahrscheinlich ein schlechtes Geschäft. Hier finden Sie einige bessere Alternativen zu Banken und Geldwechseln. Weiterlesen und Abschreibungspläne.

Die Berichte bieten auch Budget-Tracker Die 4 besten Budgetierungs-Apps, um Ihre Finanzen in Ordnung zu bringenSuchen Sie nach der besten Budget-App, um Ihre Finanzen unter Kontrolle zu bekommen? Hier sind einige großartige Apps, mit denen Sie Ihr Geld verwalten können. Weiterlesen (so können Sie Umrisse erstellen und die tatsächliche Leistung mit der vorhergesagten Leistung vergleichen) und die Fähigkeit dazu Fügen Sie Tracking-Kategorien hinzu (so können Sie auf einfache Weise einzelne Abschnitte Ihres Bereichs vergleichen und gegenüberstellen Geschäft).

Alle diese Berichte können mit wenigen Klicks erstellt und gedruckt werden.

Fakturierung

Was nützen all diese ausgefallenen Funktionen, wenn Sie Rechnungen nicht einfach verwalten können? Sie sind das Brot und die Butter, um ein Geschäft zu führen, aber kann schnell kompliziert werden Verwendung des Internets zur Verfolgung unbezahlter RechnungenWenn Sie für sich selbst arbeiten, besteht die ständige Sorge, dass einer Ihrer Kunden möglicherweise keine Rechnung mehr bezahlt. Hier sind einige Online-Tipps, um das verlorene Geld wieder hereinzuholen. Weiterlesen wenn Sie viele Kunden haben.

Die Rechnungsfunktion von Xero bietet viele coole Funktionen. Sie können beispielsweise Gutschriften hinzufügen und den Kunden mithilfe eines speziellen Tags problemlos die Kosten wieder aufladen. Gegebenenfalls können Gutschriften ausgestellt werden.

Ihre Kunden können Ihre Rechnungen auch mit nur einem Klick entweder per Kreditkarte oder per Kreditkarte bezahlen PayPal, und Sie werden benachrichtigt, wenn Kunden ihre Rechnungen öffnen (damit Sie wissen, ob sie dies nur ignorieren Sie!).

Schließlich können Sie wie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware alle Ihre Rechnungen mit Ihren eigenen Logos und Ihrem eigenen Branding personalisieren und anpassen.

Haben Sie Xero verwendet?

Haben Sie... benutzt Xero? Welche Funktionen und Features haben Ihnen gefallen? Was brauchte mehr Arbeit? Fehlt etwas, das die Entwickler gerne vorstellen würden?

Sie können uns Ihre Gedanken und Ihr Feedback im Kommentarbereich unten mitteilen.