So integrieren Sie Microsoft To-Do in OneNote

Wenn Ihre Arbeit tief in das Microsoft-Ökosystem integriert ist, sind To Do und OneNote wahrscheinlich die beliebtesten Tools für Ihren täglichen Workflow. Wenn Sie OneNote zum Planen eines Projekts verwenden, erhalten Sie am Ende umsetzbare Elemente, die Ihre Arbeit zum Abschluss bringen.

Die gemeinsame Verwendung von OneNote und Microsoft To Do bedeutet, dass Sie Zeit damit verbringen, den Kontext zu wechseln, Daten von einer App in eine andere zu kopieren oder zu überprüfen. Infolgedessen können Sie den Fokus verlieren, Fehler machen oder, schlimmer noch, die Qualität Ihrer Arbeit verringern. Wir zeigen Ihnen Methoden zur nahtlosen Integration von OneNote und To Do, damit Sie Zeit damit verbringen, die wichtigen Aufgaben zu priorisieren.

Hinzufügen einer Aufgabe aus OneNote zu Microsoft To Do

Von allen Office-Apps bietet OneNote 2019 die engste Integration mit Outlook. Das liegt daran, dass beide Apps ähnliche Ziele und Abläufe haben. Sie können jeden Notiztext in OneNote in eine automatische Aufgabenliste in Outlook umwandeln. Aber warten Sie, wo passt Microsoft To Do in dieses System?

Wir kommen später auf diese Diskussion zurück, aber stellen Sie zunächst sicher, dass sowohl OneNote 2019 als auch Outlook auf Ihrem Computer installiert sind. Außerdem müssen Sie ein Notizbuch und einen Abschnitt erstellt haben, in dem sich Ihre umsetzbaren Elemente befinden. Wenn Sie gerade erst anfangen, folgen Sie unseren Anleitung zum Organisieren von Notizbüchern in OneNote.

Wählen Sie den Text aus, den Sie in eine Outlook-Aufgabe umwandeln möchten. Drücke den Heim Tab und dann Outlook-Aufgaben. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Zeitrahmen für die Aufgabe aus. Ein Flag markiert den Text, und OneNote fügt den Notiztext als Aufgabe in Outlook hinzu. Sie können bei Bedarf weitere Notizen als Aufgaben hinzufügen.

Wechseln Sie zu Outlook, um die Aufgabe in anzuzeigen Meine Aufgaben.

Wenn Sie jetzt zur App "Microsoft To Do" wechseln, sehen Sie die gleiche Aufgabe unter Aufgaben mit vorausgefüllten Fälligkeitsdaten und einem Link zur OneNote-Seite, um zu wissen, wo sich Ihre Aufgaben befinden.

Ebenso können Sie auswählen Benutzerdefiniert und geben Sie im neuen Fenster, das angezeigt wird, die Geburtstermin, das Startdatum, und die Bedeutung der Aufgabe mit dem Priorität Gebiet. Sie können auch überprüfen, Erinnern, damit Outlook Sie an die Aufgabe erinnert, und fügen Sie eine kurze Notiz hinzu.

Wechseln Sie nun in die „Microsoft To Do“-App, aber Sie sehen hier weder das Datum, an dem die Aufgabe gestartet wurde, noch das Prioritätsfeld.

Hintergrundmechanismus der Aufgabensynchronisierung

Die App "To Do" verwendet Exchange Online zum Speichern und Synchronisieren von Aufgaben, unabhängig davon, ob Sie ein persönliches Konto oder Microsoft 365 verwenden. Beide Konten folgen denselben Protokollen, einschließlich Datenverschlüsselung, Compliance und Datenresidenz. Wenn Sie eine Aufgabe in der App „Aufgaben“ erledigen, wird sie in Outlook-Aufgaben und OneNote aktualisiert.

Notiz: Die App "To Do" hat trotz der gleichen Großschreibung nichts mit dem Tag "To Do" in OneNote zu tun. Dies ist wichtig, da die Benutzer möglicherweise durch die Terminologie verwirrt werden und erklären, dass diese Funktion nicht richtig zu funktionieren scheint.

Beachten Sie, dass Sie nur ein Fälligkeitsdatum haben können, anstatt separates Start- und Enddatum. Es unterstützt weder Aufgabenstatus wie In Bearbeitung oder Prozentsatz abgeschlossen noch die Wichtigkeit der Aufgabe auf verschiedenen Prioritätsstufen. Sie können eine gelöschte Aufgabe nicht in "Aufgaben" wiederherstellen, aber Sie können sie in OneNote und Outlook anzeigen.

Wenn Sie wissen So funktioniert die Microsoft To Do-App, ist es möglich, mehrere Aufgabenlisten zu erstellen. Es ist also sinnvoll, eine Aufgabe aus dem Aufgaben zu einer Liste Ihrer Wahl. Wenn Sie jedoch eine Aufgabe in eine andere Liste verschieben, wird die Änderung in der Ordnerspalte von. widergespiegelt Outlook-Aufgaben, aber wenn Sie mit der Maus über die Flagge fahren, wird eine Meldung angezeigt, dass die Aufgabe nicht vorhanden ist.

Synchronisieren Sie Ihre Aufgaben zwischen To Do und OneNote

Es ist möglich, Ihre Aufgaben zwischen OneNote und To Do mit einer einfachen App namens. zu synchronisieren Pleexy. Es bringt Ihre Aufgaben aus Ihren E-Mails, Notizen, Projektmanagement- und Kollaborationstools in Ihren Task-Manager.

Sie können sogar eine bidirektionale Synchronisierung zwischen den von Ihnen verwendeten Tools einrichten, sodass Änderungen auf einer Seite sofort auf die andere kopiert werden. Wenn Ihr Team Jira und OneNote verwendet, um die Projekte zu verwalten, kann Pleexy alle relevanten Aufgaben von diese Apps in "To Do". Und wenn Sie eine Aufgabe in „To Do“ erledigen, wird sie in der Quellanwendung überprüft auch.

Erste Schritte mit Pleexy

Melden Sie sich auf der Pleexy-Website an Verwenden Sie „Microsoft To Do“ als Task-Manager. Sobald Sie es mit Ihrem Microsoft-Konto authentifiziert haben, werden Sie aufgefordert, eine App auszuwählen, die Sie mit „To Do“ verbinden möchten. Wählen Sie OneNote aus und autorisieren Sie Pleexy, auf Ihr OneNote-Konto zuzugreifen.

Geben Sie Ihrer Verbindung einen Namen. Sagen wir beispielsweise „ToDo mit OneNote“.

Der erste Schritt besteht darin, Pleexy mitzuteilen, in welchen Notizbüchern und Abschnitten es nach Notizen suchen soll. Sie können Ihre Notizen nach Typ filtern, z. B. Aufgaben, Diskussion mit Person, Aufgabenpriorität 1 und 2, Kundenanfrage und Besprechung planen. Und ignorieren Sie ältere Notizen im Bereich von 1 bis 180 Tagen. Pleexy sucht nach Notizen, die alle spezifischen Kriterien erfüllen, und erstellt sie in „Microsoft To Do“.

Im nächsten Schritt definieren wir die Titelvorlage für Ihre Aufgaben in „Microsoft To Do“. Sie können a. folgen Muster wie „{section}: {page} – {todo}“, wobei „{page}“ Ihre OneNote-Seite und „{todo}“ die OneNote-Seite ist todo-Tag.

Jetzt müssen Sie die Liste angeben, in der Pleexy Aufgaben erstellt. In diesem Beispiel wählen wir Eine Liste, und das Ziel ist Arbeit.

Wählen Sie zuletzt aus, was passieren soll, wenn Sie Änderungen an Microsoft To Do- oder OneNote-Aufgaben vornehmen. Zum OneNote für Microsoft To Do, können Sie steuern, was mit einer Aufgabe geschehen soll, wenn sie in OneNote abgeschlossen oder gelöscht wird. Und für Microsoft To Do für OneNote, wählen Sie aus, was Sie tun möchten, wenn Sie eine Aufgabe in der „To Do“-App erledigen.

Speichern Sie Ihre Änderungen und aktivieren Sie Ihre Verbindung. Im Screenshot unten überprüfen Sie die Integration, bearbeiten oder pausieren die Verbindung und löschen sie.

Wechseln Sie zur App „Microsoft To Do“, um die Änderungen anzuzeigen. Wenn Sie hier eine Aufgabe erledigen, wird sie auch in OneNote überprüft.

Erstellen Sie mehrere OneNote-Verbindungen mit To Do

In Pleexy können Sie mehrere Verbindungen zwischen diesen beiden Apps erstellen. Hier sind die Gründe:

1. Wenn Sie ein separates OneNote-Konto für persönliche und geschäftliche Zwecke verwenden.
2. Richten Sie in OneNote verschiedene Synchronisierungsregeln für bestimmte Projekte ein.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Aufgaben für Blogbeiträge in beiden Apps synchronisieren, aber Sie können die Aufgabe in OneNote deaktiviert lassen, auch wenn Sie sie in "Aufgaben" für ein anderes Projekt abgehakt haben. Wir erstellen zwei verschiedene Verbindungen in Pleexy nach dem oben beschriebenen Verfahren.

Bringen Sie alle Ihre Aufgaben zu Microsoft To Do

Sowohl OneNote als auch To Do sind komplizierte Apps, funktionieren aber insgesamt in unterschiedlichen Workflow-Bedingungen und Ihren Anforderungen. In einfachen Fällen können Sie eine Aufgabe aus OneNote zu Aufgaben hinzufügen, aber sie sind nicht nahtlos und brechen ab, wenn Sie die Aufgabe in eine andere Liste verschieben.

Mit Pleexy können Sie Aufgaben auf beide Arten synchronisieren, unabhängig von Ihrer Aufgabenliste und intuitiv einzurichten. Besuche die Integrationsseite für eine Liste der unterstützten Apps. Befolgen Sie unsere Tipps und Tricks zur effektiven Verwendung von Microsoft To Do, sobald Sie sie verwenden.

10 Microsoft To Do-Tipps für eine bessere Aufgabenverwaltung

Sehen Sie sich Microsoft To Do genauer an und lesen Sie einige Tipps, wie Sie es in einen leistungsstarken Task-Manager verwandeln können.

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