Die 6 besten Dokumentenmanagement-Software für Unternehmen

Wenn Sie Ihre Akten und Papiere immer noch physisch aufbewahren, verpassen Sie viel. Das physische Speichern von Dateien nimmt zu viel Speicherplatz in Anspruch. Sie benötigen immer Schränke, was das Suchen und Verfolgen einer bestimmten Datei zu einer ziemlichen Herausforderung macht.

Alternativ können Sie mit einer Dokumentenverwaltungssoftware eine unbegrenzte Anzahl von Dateien einfach verwalten. Außerdem sind sie vergleichsweise sicherer und flexibler, sodass mehrere Teammitglieder leichter an einem einzigen Dokument arbeiten können.

Lassen Sie uns also herausfinden, mit welcher Dokumentenverwaltungssoftware Sie Ihre Dateien verwalten können.

1. Bitrix24

Es ist eine sichere Plattform zum Speichern Ihrer persönlichen und kollaborativen Dateien. Über 5 Millionen Benutzer vertrauen ihnen weltweit und verwenden diese Software, um ihre Dateien zu verwalten.

Es bietet drei verschiedene Speicherarten für Ihre Dokumente:

• Meine Fahrt: Hier können Sie Ihre persönlichen Dateien speichern.
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• Gruppenfahrt: Es ist am besten für die Teamzusammenarbeit von Studenten und kleinen Unternehmen geeignet.
• Firmenfahrt: Dieser ist am besten für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern geeignet.

Darüber hinaus können Sie wählen, Speichern Sie Ihre Dokumente in der Cloud oder On-Premise-Speicher, je nach Bedarf. Und navigieren Sie durch mehrere Dateien, indem Sie ihren Namen oder eine kurze Beschreibung dazu eingeben. Sie werden alle in der Dokumentbibliothek gespeichert.

Sie können die Dokumente auch mit "Gefällt mir" markieren, um sie für einen schnellen Zugriff oben in den Suchergebnissen zu halten. Das Tool ermöglicht es Ihnen auch, Kommentare zu den Dokumenten hinzuzufügen und mehrere Dokumentversionen mit Bearbeitungsverlauf zu speichern. Es macht es einfacher, Änderungen in der Zukunft zu verfolgen. Außerdem können Sie Ihr Dokument auch mit verschiedenen Apps bearbeiten.

Aus Sicherheitsgründen bietet Bitrix24 Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument zu sperren, indem Sie auf den Sperrknopf klicken. Es macht das Dokument für andere Personen unzugänglich. Die Software hat sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen. Sie können eine nach Ihren Bedürfnissen erhalten.

2. eAktenschrank

Egal, ob Sie ein Student, ein kleiner Auftragnehmer oder ein großes Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern sind, Sie können dieses Tool verwenden, um Ihre Daten und Dateien aufzubewahren und zu organisieren. Sie können die Dateien durchsuchen, indem Sie einfach ihren Namen in die Suchleiste eingeben.

Sie können auch schnell auf bestimmte Dateien zugreifen, indem Sie sie im Portfolio behalten und den Workflow mit dieser Software automatisieren, da die von Ihnen hochgeladenen Dokumente automatisch abgelegt werden. Es ermöglicht sowohl Vor-Ort- als auch Cloud-basierte Speicherung.

Darüber hinaus müssen Sie die Anwendung nicht auf allen Ihren Geräten beibehalten. Über einen Webbrowser können Sie von überall auf der Welt auf Ihre Dateien zugreifen. Aus Sicherheitsgründen können jedoch nur bestimmte Personen mit einem Passwort auf die Daten zugreifen. Berechtigungen werden den Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Rollen erteilt.

Alle von Ihnen geteilten Dateien sind verschlüsselt, und Sie müssen durch Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für mehr Komfort können Sie auch die IP- oder standortbasierte Authentifizierung festlegen.

Außerdem, wenn Sie ein Unternehmen oder ein Einzelunternehmer sind, würden Sie sich freuen zu wissen, dass diese Software auch das Unterschreiben von Verträgen ermöglicht. Um Ihre Arbeit zu erleichtern, können Sie die Software in Anwendungen von Drittanbietern wie DocuSign, Salesforce und Microsoft Office integrieren.

3. Google Drive

Mit über 1 Milliarde monatlich aktiven Nutzern und 6 Millionen zahlenden Nutzern ist Google bisher die beliebteste Dateispeicherlösung. Benutzer verwenden es für die Speicherung von persönlichen, Team- und Unternehmensdateien.

Es ermöglicht eine nahtlose Integration mit Cloud-basierten Apps. Außerdem unterstützt es mehrere Formate, sodass Sie Ihre Datei speichern können, ohne den Typ zu wechseln – zum Beispiel PDF, Word und andere. Auch das Durchsuchen von Dokumenten in Ihrem Google Drive ist bequem. Geben Sie einfach den Namen ein, und da ist er!

Es bietet gemeinsamen Raum für Teammitglieder. Dennoch bleiben die Daten aufgrund der Data Loss Prevention (DLP)-Funktion für Außenstehende unzugänglich.

Mit der Software können Sie Ihre Dokumente speichern und auch erstellen, anzeigen und bearbeiten. Wenn Sie diese Dokumente mit diesem Tool bearbeiten, wird außerdem der Verlauf der vorgenommenen Änderungen gespeichert. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehrere Versionen der Datei aufbewahren. Sie sind alle in einem Dokument gespeichert.

Google Drive bietet allen Nutzern kostenlosen Speicherplatz von bis zu 15 GB. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, benötigen Sie einen Premium-Plan.

4. Zusammenfluss

Dies ist ein weiteres großartiges, Cloud-basiertes File-Sharing-Tool, mit dem Sie Ihre Dateien aufbewahren und organisieren können. Über 130.000 Benutzer weltweit vertrauen dieser Plattform mit ihren Dokumenten und Dateien.

Mit dieser Software können Sie Ihre Dokumente auf zwei Arten organisieren:

• Seiten: Sie können Seiten erstellen, bearbeiten und mit Ihren Mitarbeitern besprechen.
• Räume: Alle Ihre Seiten werden hier gespeichert. Ob für Einzelpersonen, Teammitglieder oder andere Projekte.

Dieses Tool bietet erweiterte Funktionen zum Suchen und Abrufen Ihrer Dokumente, über 75 anpassbare Vorlagen sowie Kommentar- und Bearbeitungsfunktionen. Wenn jemand im Team einem anderen Teammitglied eine Aufgabe zuweist, wird er außerdem über rechtzeitige Aktionen benachrichtigt.

Darüber hinaus können Sie die Berechtigungen der Dokumente steuern und verwalten, wer im Team darauf zugreifen kann. Es ist für bis zu 10 Benutzer kostenlos. Für alles darüber hinaus müssen Sie die Premium-Version kaufen.

5. SharePoint Online

Mit über 190 Millionen Menschen Mit Zugriff auf die Funktionen von SharePoint Online ist es ein Microsoft-Tool, mit dem Sie Dokumente, Teams und Workflows organisieren können.

Abgesehen vom Speichern Ihrer Dateien können Sie mit diesem Tool Dokumente erstellen und bearbeiten und für die Zusammenarbeit mit mehreren Teammitgliedern verwenden. Es ermöglicht Ihnen, die Metadaten von Dateien zu aktualisieren und eine schnelle Suche zu ermöglichen.

Wenn Sie einen Dateinamen vergessen oder mehrere Dateien mit fast demselben Namen haben, können Sie das Dokument auf diese Weise einfach finden, indem Sie einige Wörter in den Metadaten eingeben. Das Tool ist auch für mobile Apps verfügbar. Sie benötigen jedoch ein Abonnement von 5 USD pro Monat, um es zu verwenden.

6. Papierkennzeichnung

Eine weitere Dokumentenverwaltungssoftware auf der Liste ist Paper Tracer. Es wurde für kleine, mittlere und große Unternehmen entwickelt.

Es hilft Ihnen, Ihre Verträge zu automatisieren, Dokumente zu digitalisieren und alle gespeicherten Dateien zu verfolgen und zu melden. Außerdem ist es HIPAA-konform, was bedeutet, dass es den Sicherheitsgesetzen entspricht und Datenverluste verhindert. Es bietet auch eine E-Signatur-Funktion. Daher ist es ein großartiges Werkzeug für das Gesundheitswesen, die Rechtsabteilung oder jedes Unternehmen, das Projekte auf Vertragsbasis abschließt.

Die Software bietet End-to-End-Workflow-Lösungen und bietet eine Cloud-basierte Implementierung. Es ist ein gutes Werkzeug für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern und mittelständische Unternehmen mit 100 Mitarbeitern oder mehr.

Wählen Sie Ihre Dokumentenmanagement-Software

Wenn Sie Ihre Dateien immer noch physisch speichern und alle Probleme durchmachen, ist es an der Zeit, damit aufzuhören.

Die Liste bietet mehrere Software, die viel freien Speicherplatz bietet. Beginnen Sie mit diesen und erleichtern Sie das Aufbewahren, Organisieren und Verwalten Ihrer Dateien durch die Zusammenarbeit zahlreicher Teammitglieder.

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