Wichtige Tipps für Online-Videokonferenzen

Eine Online-Videokonferenz klingt einfach. Sie schalten Ihren Laptop ein und klicken auf die virtuelle Besprechungs-App, um die Webcam zu starten. Aber diese Abgeschiedenheit und die einfache Technologie, mit der wir alle miteinander verbunden werden können, können dazu führen, dass Sie die kleinen Vor- und Nachteile, die hinter dem Treffen mit Ihren Kollegen auf dem Bildschirm stehen, nicht bemerken.

Sie könnten mit der Technologie oder dem Ambiente Ihres Hauses zu kämpfen haben. Die Vorbereitung auf das Meeting ist also genauso wichtig. Sobald Sie in der Besprechung sind, wird Ihre Art der Schlüssel sein, um Ihre Präsenz zu erhöhen.

Im Wesentlichen sind Online-Videokonferenzen heute ein Teil unseres Lebens. Hasse sie oder mag sie, du musst mit ihnen umgehen. Warum nicht das unten stehende Spickzettel verwenden, um das Beste aus diesen Video-Meetings zu machen?

KOSTENFREIER DOWNLOAD: Dieser Spickzettel ist als erhältlich PDF zum Herunterladen von unserem Vertriebspartner TradePub. Sie müssen ein kurzes Formular ausfüllen, um nur zum ersten Mal darauf zugreifen zu können. Herunterladen

Grundlagen der Online-Videokonferenz.

Grundlagen der Online-Videokonferenz

Vorbereitung
Beachten Sie die Kleiderordnung	Behandeln Sie ein Online-Meeting wie ein persönliches Meeting und befolgen Sie die Arbeitsplatzstandards.
Kümmern Sie sich um Ihre Pflege, bevor Sie sich zum Meeting setzen.
Projizieren Sie ein professionelles Gesicht, da es einem Remote-Gespräch ein Gefühl der Normalität verleiht.
Vermeiden Sie es, zu helle oder zu dunkle Farben abzulenken. Es kann einige Webcams ausschalten, die Belichtung und Helligkeit automatisch anpassen.
Stellen Sie sich der Kamera in einer guten Haltung.
Richten Sie Ihre Ausrüstung ein	Wählen Sie einen bequemen Stuhl zum Sitzen.
Verwenden Sie einen Monitor, mit dem Sie Folien und Tabellen problemlos anzeigen können. (Ein Smartphone-Bildschirm eignet sich für ein ungezwungenes Meeting, nicht jedoch zum Anzeigen von Daten.)
Investieren Sie in ein gutes Headset mit Geräuschunterdrückung.
Machen Sie sich mit der Chat-Software vertraut, die Sie verwenden müssen. Achten Sie besonders auf die Einstellungen, die Sie möglicherweise während des Meetings benötigen.
Vermeiden Sie Hintergrundbeleuchtung, da dies Ihr Gesicht verdecken kann. Natürliches Licht oder Deckenleuchten sind ideal.
Nichts ist so wichtig wie eine gute Bandbreite. Alles, was weniger als 20 MBit / s beträgt, kann Ihr Video pixelig machen.
Wenn das Meeting kritisch ist, halten Sie eine alternative Verbindung bereit. Sie können beispielsweise einen unabhängigen WLAN-Hotspot einrichten.
Schließen Sie unnötige Hintergrundanwendungen und stoppen Sie gleichzeitige Streaming-Programme in Ihrem Browser.
Platzieren Sie Ihre Webcam auf Augenhöhe, damit Sie Augenkontakt mit anderen in Ihrem Team herstellen können.
Seien Sie Ihr eigener technischer Support oder testen Sie Ihre Ausrüstung einige Minuten vor dem eigentlichen Meeting mit einem Kollegen.
Schalten Sie Ihre Webcam ein und zeigen Sie eine Vorschau des Rahmens und der Lichtwirkung in Innenräumen an. Mehr Licht ist besser.
Deaktivieren Sie Benachrichtigungen für den Verlauf des Meetings.
Wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben möchten, stellen Sie sicher, dass Sie keine persönlichen Daten im Weg haben.
Verschönern Sie Ihre Umgebung	Schalten Sie Ihr Mobiltelefon stumm, um Unterbrechungen zu vermeiden.
Räumen Sie Ihr Zimmer und Ihren Schreibtisch auf.
Scannen Sie Ihren Hintergrund und stellen Sie sicher, dass nichts Unangemessenes vorliegt.
Wählen Sie in Apps wie Microsoft Teams und Zoom einen virtuellen Hintergrund, um überfüllte Hintergründe auszublenden.
Halten Sie Wasser und Tee / Kaffee bereit.
Wählen Sie einen isolierten Raum, vorzugsweise mit einer Tür, damit Sie ein Meeting ohne Ablenkung abhalten können.
Informieren Sie Ihre Familie im Voraus über den Besprechungsplan.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kinder für die Dauer Ihres Meetings beschäftigt bleiben.
Halten Sie Ihre Haustiere von Ihrem Tagungsbereich fern.
Plane deine Zeit	Planen Sie Online-Meetings frühzeitig.
Sei immer pünktlich. Es ist hilfreich, einige Minuten vor Beginn des Meetings online zu sein.
Wenn Sie nicht an der Besprechung teilnehmen können oder zu spät kommen, informieren Sie die Person, die die Besprechung leitet, im Voraus.
Schalten Sie Ihre Konferenzausrüstung vorher ein oder aus, um Störungen in letzter Minute zu vermeiden.
Vermeiden Sie die Teilnahme an einem Online-Meeting während der Fahrt. Es ist weder sicher noch eine effiziente Nutzung Ihrer Besprechungszeit.
Betrachten Sie ein Audio-Meeting als letzten Ausweg.
Organisieren Sie Ihre Gedanken	Wenn Sie das Meeting leiten, legen Sie eine Agenda mit Start- und Endzeiten fest.
Bewahren Sie alle Ihre Daten neben sich oder in einem zugänglichen Ordner auf Ihrem Computer auf.
Setzen Sie ein Lesezeichen für alles, was für das Meeting relevant ist.
Entlasten Sie Ihren Desktop, um die richtigen Informationen auf einen Blick verfügbar zu halten.
Notieren Sie Ihre Fragen, damit Sie sie zum richtigen Zeitpunkt einführen können.
Teilen Sie Inhalte und Dateien vor dem Meeting, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer auf die Diskussion vorbereitet sind.
Beteiligung
Kümmere dich um deine Manieren	Stellen Sie sich vor, wenn nicht alle Teammitglieder miteinander vertraut sind.
Verwenden Sie immer Video, da Mimik Ihre Gedanken ohne andere Gesten vermittelt.
Verwenden Sie visuelle Hinweise (wie eine erhobene Handfläche), um zu signalisieren, dass Sie sprechen möchten.
Nehmen Sie teil, indem Sie deutlich ins Mikrofon sprechen. Schweigen oder Deaktivieren Ihrer Webcam ist wie ein Stuhlfüller in einer echten Besprechung.
Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen, da es viele Hintergrundgeräusche aufnehmen kann.
Wenn Sie sich während eines Meetings für persönliche Aufgaben bewegen müssen, schalten Sie Ihr Video aus, um keine Ablenkung zu verursachen.
Warten Sie, bis die andere Person mit dem Sprechen fertig ist, da Zeitverzögerungen im Internet häufig dazu führen können, dass Teammitglieder über einander sprechen.
Bleib präsent	Vermeiden Sie Multitasking oder das Abwandern zu Facebook oder Twitter, wenn Sie sich in einer Besprechung befinden.
Iss nicht während eines Meetings. Ein Schluck Wasser oder ein Getränk wie Tee oder Kaffee ist in Ordnung.
Um Augenkontakt mit einem Besprechungsteilnehmer herzustellen, schauen Sie in die Kamera und nicht in das Gesicht oder den Hintergrund der Person.
Verwenden Sie die Text-Chat-Funktion, falls verfügbar, als Unterstützung für Abfragen und zum Verknüpfen mit relevanten Dokumenten.
Verabschieden Sie sich am Ende des Meetings mit einem Lächeln. Ein ungezwungener Chat zu Themen außerhalb der Arbeit hilft auch dabei, Besprechungen fröhlich abzuschließen.
Wenn Sie das Meeting geleitet haben, stellen Sie sicher, dass Sie sich zuletzt abmelden.

Online-Videotreffen sind da, um zu bleiben

Natürlich geht es nicht nur um Technologie. Einige einfache soziale Gnaden können Ihre Präsenz in jedem Online-Meeting steigern. Schließlich sind Videokonferenzen eher „in your face“, da jeder auf dem Bildschirm sichtbar ist. Das Video hilft, aber der kleine Rahmen reicht nicht aus, um Ihre Körpersprache oder Emotionen zu präsentieren, während Sie sich mit Ihrem Team unterhalten.

Aus diesem Grund sind alle oben genannten Nuancen unabhängig von der Online-Meeting-Tool, das Sie für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team auswählen Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem TeamHier finden Sie einige großartige kostenlose Online-Meeting-Tools, mit denen Sie zusammenarbeiten und mit Ihren Kollegen chatten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Weiterlesen . Kurz gesagt, um die Etikette für Online-Videokonferenzen richtig zu gestalten, tun Sie nichts, was Sie in einer tatsächlichen Besprechung nicht tun würden.

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