6 Möglichkeiten, beschäftigte Personen dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu beantworten

Werbung

Wenn Sie an jemandem auf der Straße vorbeigehen und Hallo sagen, wie fühlen Sie sich dann, wenn er kein Hallo zurück sagt? Es ist erstaunlich, wie gering ein Mangel an Anerkennung eine Person fühlen lässt, aber es ist auch erstaunlich, wie viel Sie tun können, um eine Reaktion zu fördern. Gleiches gilt für E-Mails.

Stellen Sie sich nun das umgekehrte Szenario vor. Du kommst an jemandem auf der Straße vorbei und er schaut dich kurz an, sagt Hallo und schaut dann schnell weg. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie Hallo zurück sagen? Stellen Sie sich nun eine Person vor, die Ihnen direkt in die Augen schaut, breit lächelt und Hallo sagt - sogar mit Ihrem Namen! Die Chancen stehen viel besser, dass Sie dazu inspiriert werden, in Form von Sachleistungen zu antworten.

Das gleiche gilt auch für E-Mails. Außer, dass es anstelle von Mimik oder Tonfall ein ganz anderes Regelwerk gibt, wenn Es geht um E-Mails, die eine Person ermutigen oder entmutigen, auf die Schaltfläche „Antworten“ zu klicken und zu antworten Du. In diesem Beitrag werde ich Ihnen einige Tricks vorstellen, die ich im Laufe der Jahre gelernt habe - Tipps, die Ihren Erfolg beim Abrufen von E-Mail-Antworten erheblich steigern, selbst von sehr beschäftigten Personen.

Warum brauchen Sie eine Antwort?

Als ich vor einigen Jahren den Job wechselte, begann ich in einem Unternehmen zu arbeiten, in dem die Leute viel mehr zu tun hatten als bei meinem letzten Job. Die Leute hatten kaum Zeit, die Projektarbeit zu beenden, so dass das Beantworten von E-Mails wurde eine Aufgabe bei der Priorisierung 5 Google Mail-Filter zur Priorisierung und Organisation Ihres PosteingangsWelche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben, damit ihr Posteingang so ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Weiterlesen . Ich habe schnell gelernt, dass ich möglicherweise viele Tage lang keine Antwort bekomme, wenn ich beim E-Mail-Versand nicht einem bestimmten Format und Ansatz folge, wenn überhaupt.

Das erste, was Sie tun müssen, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden - insbesondere jemandem, der sehr beschäftigt ist -, ist eine schnelle Bestandsaufnahme Ihrer eigenen Gründe für den E-Mail-Versand. Wenn sie beschäftigt sind und Ihre E-Mail kein Problem mit ausreichender Priorität hat, wird sie wahrscheinlich verstaut irgendwo in einer To-Do-Liste, nur um behandelt zu werden, wenn mehr Zeit bleibt, um sich auf das Problem zu konzentrieren (falls um alle). Vielbeschäftigte Menschen haben Schwierigkeiten, E-Mails zu verwalten. Je geschäftiger sie sind, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Antwort erhalten, wenn Sie Ihre Karten nicht richtig spielen.

Wenn Sie die Wichtigkeit des Problems so rechtfertigen können, dass eine E-Mail gerechtfertigt ist, können Sie auf jeden Fall loslegen.

Stellen Sie eine Frage - am besten über sie

Im Jahr 2012 führten Forscher der Harvard University eine hübsche gründliches Studium Das beinhaltete sogar Gehirn-Scans und stellte fest, dass Menschen tatsächlich ein „biochemisches Summen“ bekommen, wenn sie über sich selbst sprechen. Je mächtiger eine Person ist - wie viele extrem beschäftigte Menschen - desto mehr Spaß macht es ihnen, über sich selbst zu sprechen. Immerhin gibt es nur so viel zu sagen, richtig?

Dies bedeutet, dass Sie dies grundsätzlich in Versuchung führen, wenn Sie die Karotte einer persönlichen Frage in Ihrer E-Mail baumeln lassen Person mit einem persönlichen High - die Gelegenheit für ein bisschen „Buzz“, indem Sie etwas über sich selbst mit anderen teilen Du. Und manche Leute mögen die Möglichkeit, eine Seifenkiste zu haben, wirklich sehr. Also gib es ihnen.

Sie können einfach fragen, wie ein Projekt läuft, an dem sie arbeiten. Wenn Sie ihnen sehr nahe stehen und oft genug über die Familie sprechen, fragen Sie, wie es der Familie geht. Wenn es ein großes Spiel gibt, über das alle reden, fragen Sie sie, was sie denken. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, auf Sie zu antworten und eine Pause einzulegen, wenn Sie nicht so viel über Arbeit nachdenken. Sie können Ihre Frage mit der arbeitsbezogenen Frage beantworten, die Sie an erster Stelle stellen wollten, aber die Aufforderung zur Stellungnahme löst das Bedürfnis nach einem „Ich kann über mich selbst sprechen“ -Hoch aus.

Zusätzlicher Bonus: Verwenden Sie etwas, das Sie beide gemeinsam haben. Kinder. Eine Liebe zum Baseball. Was auch immer es ist - stellen Sie zuerst diese persönliche Verbindung her. Es ist weniger wahrscheinlich, dass die Person die E-Mail schnell für später ablegt.

Wählen Sie eine dringende Betreffzeile

Beschäftigte Personen beginnen natürlich, E-Mails zu priorisieren, und manchmal öffnen sie die E-Mail nicht einmal, um dies zu tun. Sie werden schnell einen Blick auf die Betreffzeile werfen. Wenn Sie also eine schnelle Antwort von diesen Personen wünschen, können Sie sich vorstellen, wie wichtig die Betreffzeile ist. Wenn Sie Tipps dazu benötigen, empfehle ich Ihnen Aarons Ratschläge Heben Sie Ihre Betreffzeile hervor So heben Sie Ihre E-Mail-Nachricht in einem überfüllten Posteingang hervorHaben Sie jemals eine E-Mail gesendet, die Sie für wichtig hielten, um erst viele Tage später beantwortet oder schlimmer noch vergessen zu werden? Zugegeben, manchmal liegt es außerhalb Ihrer Kontrolle, aber es gibt Dinge, die Sie tun können ... Weiterlesen in einem überfüllten Posteingang.

Das Fazit lautet: Wenn Sie sofort eine Antwort benötigen, warum wird Ihrer Betreffzeile dann nicht "WICHTIG:" oder "DRINGEND:" vorangestellt? Daran ist nichts auszusetzen, und es ist tatsächlich hilfreich für vielbeschäftigte Personen, die solche Betreffzeilen als visuellen Indikator dafür verwenden, was zuerst im E-Mail-Posteingang angegriffen werden soll. Tun Sie es einfach nicht wegen alberner, unwichtiger Probleme, sonst werden Sie zum "Jungen, der den Wolf geweint hat", und Ihre E-Mails werden irgendwann völlig ignoriert!

Halte es kurz und bündig

Dies ist der Teil des Artikels, in dem ich scheinheilig werde. Der Typ, der Artikel mit 2000 Wörtern schreibt, wird den USA sagen, dass sie es kurz und bündig halten sollen? Jep. Genau das werde ich tun. Wir sprechen hier über E-Mails, und hier ist die Lektion, die Herr Wordy hier im ersten Jahr bei seinem neuen Job gelernt hat: PILE. Es ist ein Akronym, das ich mir gerade ausgedacht habe. Es steht für People Ignore Long Emails.

Nach ungefähr sechs Monaten, in denen Leute meine langen, ausführlichen E-Mails ignorierten, versuchte ich etwas Neues. Ich fing an, sehr, sehr kurze E-Mails zu schreiben, die nur den Punkt darlegten. Ich habe keine zusätzlichen Details angegeben, aber am Ende der E-Mails habe ich angeboten, weitere Informationen bereitzustellen, wenn sie dies wünschen.

Ich fing an, meine E-Mails auszusortieren. Als ich dachte, sie wären kurz genug, ging ich durch und schnitt noch mehr. Sie müssen sich fragen, ist diese Zeile nur überflüssig? Teilen Sie Informationen, um die Leute wissen zu lassen, wie viel Sie wissen - oder spielt es für das vorliegende Problem keine Rolle? Schneiden Sie die Wörter ab. Komm schnell auf den Punkt. Als ich damit anfing, bemerkte ich, dass die Rücklaufquote sprunghaft anstieg. Wenn Sie Ihre E-Mail auf eine einzelne Zeile beschränken können, stehen die Chancen gut, dass Sie sofort eine Antwort erhalten.

Besteche sie

Wenn wir hier ehrlich sein wollen, müssen Sie zugeben, dass Menschen von Natur aus ein eigennütziger Haufen sind. Wenn die Leute sehen, dass „etwas drin“ für sie sein könnte, fühlen sie sich gezwungener, Maßnahmen zu ergreifen. Sie können dies in einer E-Mail nutzen, indem Sie Ihre E-Mail mit etwas wie "Also, melden Sie sich bei mir an, wenn Sie bei einer Tasse Kaffee darüber sprechen können - über mich!" Schließen.

Eine kostenlose Tasse Kaffee, nur um den Antwortknopf zu drücken? Das ist ein guter Anreiz. Und wenn das Problem noch wichtiger ist - sagen Sie, Sie versuchen, etwas zu verkaufen oder einen neuen Kunden zu gewinnen -, bieten Sie an, ein Mittagessen zu kaufen. Diese kleine Investition wird sich lohnen. Die Leute lieben ein kostenloses Mittagessen.

Beziehen Sie eine zweite Partei ein

Wenn Sie ein paar Mal eine E-Mail an jemanden gesendet haben, alle oben aufgeführten Taktiken ausprobiert haben und immer noch keine Antworten erhalten, ist es Zeit, die großen Waffen herauszuziehen. Normalerweise reserviere ich diese beiden letzten Taktiken für Leute, die E-Mails chronisch ignorieren. Der erste Ansatz der „großen Waffe“ besteht darin, jemanden anzuziehen, der möglicherweise mit der Situation zusammenhängt. Dies kann Ihr Chef oder eine zusätzliche Person sein, mit der Sie an dem Projekt arbeiten, das angehalten wird, weil die Person Ihre E-Mail nicht beantwortet.

Dies möchten Sie nicht in der ersten, zweiten oder sogar dritten E-Mail tun. Wenn Sie jedoch offensichtlich ignoriert werden, schreiben Sie eine weitere höfliche E-Mail und wenden Sie sich einfach an eine beteiligte Person. Wenn es sich um eine höhere Person handelt, wie Ihren Chef, und die andere Person weiß, dass sie eine Autoritätsposition innehat, wird sie schnell reagieren. Von all den chronischen Ignoranten, mit denen ich mich im Laufe der Jahre befasst habe, löst dieser "cc" -Ansatz in 99 Prozent der Fälle eine Antwort aus. Ein Publikum hat etwas, das den Dialog verändert und ihn plötzlich zu einer höheren Priorität macht.

Immer wieder Erinnerungen ausgeben

Wenn Sie jemals den Film Shawshank Redemption gesehen oder die Novelle von Stephen King gelesen haben, erinnern Sie sich vielleicht der Teil, in dem Andy Dufresne jede Woche einen Brief an den Senat schickt und um Geld für ein Gefängnis bittet Bibliothek. Nachdem Andy ein paar hundert Dollar und eine Spende von Büchern erhalten hat, verschickt er zwei Briefe pro Woche und bittet um noch mehr Geld.

Der Punkt der Geschichte ist, dass Beharrlichkeit funktioniert. Nennen wir es nervig, ärgerlich oder irritierend - aber wenn Sie wirklich, wirklich eine Antwort auf etwas Wichtiges brauchen, Wenn Sie die Person konsequent höflich fragen, ob sie Ihre letzte E-Mail erhalten hat, wird eine von zwei gewünschten sein Auswirkungen. Die Person wird aufgefordert, in ihrem Posteingang nach der E-Mail zu suchen, über die Sie sprechen, oder es wird ihnen klar, dass der einzige Weg, Sie zum Verschwinden zu bringen, darin besteht, auf Ihre E-Mail zu antworten. Dies ist eindeutig ein letzter Ausweg, aber es ist auch eine Lösung, die funktioniert.

Mit welchen Techniken erhalten Sie eine schnellere Antwort auf Ihre E-Mails? Was funktioniert bei dir? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps und Ratschläge in den Kommentaren unten!

Bildnachweis: Überwältigter Geschäftsmann (Shutterstock), Eine Rede halten (Shutterstock), Wichtiges Zeichen (Shutterstock), Punkt zu Punkt (Shutterstock), Punkt zu Punkt (Shutterstock).