5 Schritte, um Papier zu sparen und digital zu werden

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Papier und alternative Materialien wie Pergament waren einst sehr seltene und kostbare Materialien. Heute verwenden wir Papier fast überall oder eher - wo immer es nicht ersetzt werden kann Plastik.

Die Herstellung beider Materialien ist eine Belastung für die Umwelt, obwohl Papier - typischerweise aus Holz hergestellt - biologisch abbaubar ist und daher viel einfacher recycelt werden kann.

Wenn Sie digital arbeiten, sparen Sie nicht nur Papier und schonen die Umwelt, sondern sparen auch viel Platz: Ihr Schreibtisch oder sogar Ihr Kühlschrank sehen viel sauberer aus. Das Auffinden von Dokumenten ist viel schneller. Und schließlich leben wir im digitalen Zeitalter! So fangen Sie an:

1. Scannen

Alles beginnt mit dem Scannen Ihrer vorhandenen Papierdokumente. Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie Ihre Digitalkamera verwenden, ein Foto aufnehmen und verwenden Snapter Perspektive und Verzerrung zu korrigieren. Damien hat das Tool vor ein paar Monaten ausführlich überprüft: Snapter - Scannen Sie Ihre Dokumente ohne Scanner

Snapter - Scannen Sie Ihre Dokumente ohne Scanner Weiterlesen

2. Datei

Stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes System finden, mit dem Sie ein Dokument, das Sie möglicherweise benötigen, leicht finden können. Fragen Sie sich immer: "Wo und wie werde ich danach suchen?"

Die einfachste Möglichkeit, Dokumente abzulegen, besteht wahrscheinlich darin, sie als PDF-Dateien zu speichern, sie mit dem Datum und einer kurzen Beschreibung zu benennen und anhand von Schlüsselwörtern nach dem zu suchen, was Sie im Inhalt benötigen.

Da das Durchsuchen von Bildern nach Text noch kein Standard ist, muss der Dateiname für Bilder sehr aussagekräftig sein. Alternativ können Sie ein Tool namens verwenden JOCRDadurch wird der Text aus Ihren gescannten Dokumenten extrahiert und in eine Textdatei eingefügt. Sie können der Textdatei genau den gleichen Namen wie dem Bild geben, sie in demselben Ordner ablegen und auf diese Weise das jeweilige Dokument leicht finden. Varun überprüfte JOCR: So extrahieren Sie Text aus Bildern So extrahieren Sie Text aus Bildern (OCR)Der beste Weg, um Text aus einem Bild zu extrahieren, ist die optische Zeichenerkennung (OCR). Wir zeigen Ihnen sieben kostenlose OCR-Tools für den Job. Weiterlesen

Wenn dies nach zu viel Ärger klingt, können Sie die gescannten Dokumente und PDFs auch mit ablegen GMail. Senden Sie die Dateien einfach per E-Mail an sich selbst und geben Sie die entsprechenden relevanten Schlüsselwörter in die E-Mail ein. Denken Sie nur an das Sicherheitsrisiko, dem Sie Ihre Dateien möglicherweise aussetzen. Versuchen Sie daher, keine vertraulichen Dokumente hochzuladen.

3. Verwenden Sie Tools

Wir verwenden viel Papier für zufällige Notizen, die dann für immer auf unseren Schreibtischen bleiben oder bis wir Kaffee darauf verschütten. Versuchen Sie, eine Routine für die Verwendung von Werkzeugen zu erstellen, um Papier zu sparen und Ihren Schreibtisch ein wenig aufgeräumter aussehen zu lassen.

Erinnerungen, Kurznotizen, Aufgabenlisten und Adressen können digital organisiert und gespeichert werden. Je nachdem, welche Tools Sie verwenden, haben Sie möglicherweise den zusätzlichen Vorteil, dass Sie überall darauf zugreifen können.

Für schnelle Notizen sollten Sie verwenden StickiesDies ist im Grunde die digitale Alternative zu Post-It Notes.

Google Kalender sorgt für einen hervorragenden Online- und Desktop-Kalender. Es kann Sie auch an Aufgaben erinnern. Wenn Sie Google Kalender in Thunderbird integrieren, können Sie sogar Aufgabenlisten direkt von Ihrem Desktop aus erstellen. In meinem Artikel Gewusst wie: Integrieren Sie Google Kalender in Thunderbird So integrieren Sie Google Kalender in ThunderbirdSie verwenden Thunderbird und Google Kalender und fragen sich, wie Sie die beiden vereinen können? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Google Kalender vollständig in Thunderbird integrieren können. Weiterlesen Sie werden sehen, wie das gemacht wird.

Eines der besten Werkzeuge, um organisiert zu bleiben und Notizen und Erinnerungen aus Papier loszuwerden, ist Erinnere dich an die Milch. Da es mit einer Reihe anderer Anwendungen kompatibel ist, kann es auch zu Ihrem zentralen Knotenpunkt für die Verfolgung von Aufgaben und Informationen werden. David deckte ab 8 einfache Möglichkeiten zum Verwalten von Aufgaben mit Remember The Milk 8 einfache Möglichkeiten zum Verwalten von Aufgaben mit Remember The Milk Weiterlesen Dies gibt Ihnen ein wenig mehr Einblick, was dieses Tool für Sie tun kann.

Darüber hinaus in dem Artikel Verwalten Sie Ihr Leben mit kostenlosen Online-Zeitmanagement-Tools Verwalten Sie Ihr Leben mit kostenlosen Online-Zeitmanagement-Tools Weiterlesen Ich habe einige andere nützliche Tools überprüft, von denen einige oben erwähnt wurden.

4. Backup, Backup, Backup

Um völlig papierlos zu werden, müssten Sie die Originaldokumente irgendwann wegwerfen oder aufbewahren. Natürlich gibt es Dokumente, an denen Sie festhalten müssen. Aber für die Mehrheit werden die digitalen Kopien gut genug sein.

Es passieren jedoch Unfälle. Ihre Festplatte ist möglicherweise beschädigt und nimmt die digitalen Kopien Ihrer Dokumente mit. Daher ist es wichtig, regelmäßige Backups zu erstellen.

Vertrauliche Dateien sollten niemals Ihre Festplatte verlassen und Sie sollten sie regelmäßig auf externen Laufwerken sichern.

Was ist mit den in Ihrem GMail-Konto gespeicherten Dokumenten? Während GMail ein ziemlich sicherer Ort sein kann, sollten Sie auch Ihr GMail-Konto sichern, um 100% sicher zu sein, dass alles berücksichtigt wird.

Es gibt eine Möglichkeit, GMail mit GMail Backup zu sichern, wie Karl in seinem Artikel beschrieben hat So sichern Sie Ihr Google Mail-Konto auf Ihrem Computer So sichern Sie Ihr Google Mail-Konto auf IHRER FestplatteSie können den Zugriff auf Ihre wertvollen Google Mail-Daten verlieren. Bei so vielen verfügbaren Optionen ist es sinnvoll, Google Mail regelmäßig zu sichern. Diese Kurzanleitung zeigt Ihnen, wie. Weiterlesen .

Schließlich haben Sie eine elektronische Kopie jedes wichtigen Dokuments, auch wenn Sie das Original nicht verwerfen können. ist ein Backup für sich. Stellen Sie sich alle Ihre wertvollen Papierdokumente vor, die bei einer Flut oder einem Brand verloren gegangen sind - und Sie haben immer noch ein Duplikat auf einer Festplatte.

5. Wiederholen

Machen Sie sich die obigen Schritte zur Gewohnheit. Das ist entscheidend. Stellen Sie weiterhin Erinnerungen ein, um Papierdokumente zu scannen. Machen Sie das Scannen zu einer Routine für alles Neue und arbeiten Sie an alten Dingen, wenn Sie Zeit haben. Und wiederholen.

Was hindert Sie also daran, vollständig von einem alten Schulzeitungsbenutzer zu einem neuen digitalen Meister zu wechseln? Lassen Sie es uns digital in den Kommentaren wissen.