Tipps und Vorlagen zum Erstellen eines Arbeitsplans in Excel

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Das Erstellen eines Arbeitsplans ist nicht einfach. Unabhängig davon, ob Ihr Mitarbeiterteam nur ein paar Dutzend oder nur eine Handvoll Mitarbeiter umfasst, ist es schwierig, einen Weg zu finden, um die Arbeitszeit aller zu erreichen, Mindestanforderungen zu erfüllen und das Team bei Laune zu halten. Glücklicherweise kann Excel dabei helfen, es zu einem Menge einfacher.

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5 Wichtige Tipps zum Erstellen eines Zeitplans

Beachten Sie die folgenden Überlegungen, bevor Sie sich mit dem eigentlichen Planungsprozess befassen. Sie vereinfachen den gesamten Prozess und reduzieren den Stress, der sich auf Sie aufbaut. Die Planung wird nie einfach sein, aber es muss kein Albtraum sein.

Kennen Sie die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter. Die Art der Einstellungen, die Sie bei der Planung berücksichtigen können, ist von Feld zu Feld unterschiedlich (z. B. Einzelhandel vs. Lager), aber es ist wichtig, zumindest zu versuchen, Ihre Mitarbeiter unterzubringen.

Haben einige Mitarbeiter eine Neigung zum Morgen? Oder vielleicht abends? Wie viele Stunden möchte jeder Mitarbeiter pro Woche? Gibt es zeitliche Einschränkungen, z. B. die mangelnde Bereitschaft, sonntags zu arbeiten? Haben bestimmte Mitarbeiter Synergien und Kompatibilität?

Sie können nicht unterbringen jeder, aber es ist ein gutes Ziel, für das man schießen kann, weil es die Produktivität und die Atmosphäre verbessern kann - aber am wichtigsten ist, dass es Vertrauen schafft und Vertrauen mit Respekt einhergeht.

Verfolgen Sie Abwesenheitsanfragen von Mitarbeitern. Als ob es nicht schwer genug wäre, alle Vorlieben Ihrer Mitarbeiter in Einklang zu bringen, tauchen hin und wieder zeitkritische Probleme auf. Zum Beispiel braucht jemand ein paar Tage, um Urlaub zu machen oder um ein verlorenes Familienmitglied zu trauern.

Glücklicherweise kann dies mit a einfach gehalten werden vielseitiges Tool wie Google Kalender 10 fantastische Google Kalender-Funktionen, die Sie ausprobieren sollten Weiterlesen oder ein Kalender-Plugin für Thunderbird 5 Erweiterungen zum Hinzufügen von Kalendern und Task-Managern zu Thunderbird 3 Weiterlesen . Eine hochwertige To-Do-Listen-App wie Todoist (Gründe für ein Upgrade auf Todoist Pro Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein UpgradeIch habe ToDoist eine Weile kostenlos benutzt. Aber ich stieß immer wieder auf Dinge, die ich tun wollte und konnte. E-Mail-Erinnerungen. Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich viel hinzufügen würden ... Weiterlesen ), WorkFlowy (unser WorkFlowy-Überprüfung Zen-Style Listing und Projektmanagement mit WorkFlowy Weiterlesen ), oder Wunderlist (unser Wunderlist Bewertung Wunderlist: Einfach zu bedienender, vielseitiger und plattformübergreifender To-Do-Listenmanager Weiterlesen ) kann auch gut funktionieren.

Machen Sie den Zeitplan im Voraus. Natürlich kannst du es nicht schaffen auch Für den Fall, dass sich die Situation ändert, weit im Voraus, aber auf keinen Fall bis zum Vortag warten. Eine gute Faustregel ist etwa eine Woche im Voraus.

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Indem Sie Ihre Zeitpläne im Voraus erstellen, geben Sie sich etwas Luft zum Atmen, falls plötzliche Änderungen vorgenommen werden müssen.

Weisen Sie zuerst die wichtigsten Schichten zu. Mit "am wichtigsten" meinen wir "nicht verhandelbar". Wenn jemand unbedingt eine bestimmte Schicht arbeiten muss, füllen Sie sie zuerst aus und setzen Sie sie in Stein. Sobald alle erforderlichen Schichten besetzt sind, ist es einfacher, die verbleibenden Schichten mit den verfügbaren Mitarbeitern zu kombinieren.

Und denken Sie immer an mindestens eine Eventualität. Idealerweise erstellen Sie mehrere Zeitpläne (z. B. Plan A, Plan B usw.), dies kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen Zumindest sollten Sie die Mitarbeiter identifizieren, die am wahrscheinlichsten durchfallen, und einen Backup-Plan haben, falls sie dies tun machen.

Machen Sie den Zeitplan leicht zugänglich. Es ist aus zwei Gründen gut, wenn Ihre Mitarbeiter den Zeitplan im Voraus sehen: Sie können auf Fehler hinweisen und sie werden die Heads-up zu schätzen wissen, damit sie ihre eigenen Wochen rund um den Zeitplan planen können.

Da wir zum Erstellen unserer Arbeitszeitpläne Excel-Vorlagen verwenden, ist die bevorzugte Option: Laden Sie sie direkt auf Google Drive hoch Google Drive-Anmeldung und Dateifreigabe leicht gemachtGoogle Drive ist ein Cloud-Speicher- und Online-Office-Dienst mit 15 GB kostenlosem Speicher und ausgeklügelten Optionen für die Zusammenarbeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie darauf zugreifen und Dokumente mit anderen teilen können. Weiterlesen . Es wird konvertiert zu Googles Tabellenkalkulationsalternative Excel vs. Google Sheets: Welches ist besser für Sie?Benötigen Sie wirklich Excel? Sowohl Desktop- als auch Online-Lösungen haben ihre Vorteile. Wenn Sie Probleme bei der Auswahl zwischen Excel und Google Sheets für die Verwaltung Ihrer Tabellenkalkulationen haben, helfen wir Ihnen bei der Entscheidung. Weiterlesen und erlauben Sie Ihnen, es zu teilen, damit andere sehen können. Beachten Sie diese Tipps für die Zusammenarbeit mit Google Sheets 5 Google Sheets-Einstellungen, die für die Teamarbeit unerlässlich sindGoogle Sheets bietet mehr Funktionen zur Unterstützung der kollektiven Dateneingabe und -verarbeitung als Sie vielleicht denken. Wir stellen Ihnen die Funktionen und Merkmale von Google Sheets vor, die für Gruppenprojekte unerlässlich sind. Weiterlesen wenn Sie neu darin sind.

Und mach dir keine Sorgen um die Sicherheit. Es sei denn, Sie behandeln Regierungsgeheimnisse. Google Sheets ist sicher genug Wie sicher sind Ihre Dokumente in Google Drive? Weiterlesen für alltägliche Benutzer wie Sie und ich.

Kostenlose Downloads von Excel-Vorlagen

Mit diesen Tipps aus dem Weg, finden Sie hier eine Handvoll großartiger Excel-Vorlagen, die speziell dafür entwickelt wurden, Arbeitgebern bei der Planung von Arbeitsplänen für die Woche zu helfen. Es wird immer noch harte Arbeit sein, aber viel einfacher wenn Sie eine dieser Vorlagen verwenden.

Vorlagen sind als XLSX-Dateien für Excel 2007 und spätere Versionen verfügbar.

Umfassender Schichtplan

Dieser Arbeitsschichtplan von Tabellenkalkulation123 ist eine der umfassenderen Vorlagen da draußen. Es ist gut genug, um mit einigen der im Internet zum Download verfügbaren Planungssoftware mithalten zu können, aber irgendwie ist diese Vorlage völlig kostenlos verfügbar.

Wenn Sie es öffnen, finden Sie verschiedene Blätter für: Mitarbeiterregister, Schichtplan, Zeitkarte, Gehaltsbudget, Anwesenheit, Belegung, Einstellungen und Hilfe. Das Hilfeblatt ist ein Mini-Tutorial, das Ihnen zeigt, wie Sie mit dem Zeitplan beginnen.

Ehrlich gesagt, empfehlen wir dieses. Wir haben ein paar andere Vorschläge unter diesem, aber keiner ist so gut und Sie sollten nur überprüfen sie heraus, wenn dieser für das, was Sie tun möchten, zu kompliziert ist (was sicherlich gültig ist Beschwerde).

Herunterladen:Arbeitsschichtplan

Wöchentlicher Schichtplan

Dieser wöchentliche Schichtplan von Geschäftsführungssysteme ist möglicherweise nicht so umfassend wie oben, eignet sich jedoch hervorragend für kleinere Teams. Es ist einfacher, was bedeutet, dass es einfacher zu erlernen und zu verwenden ist. Sehr empfehlenswert für diejenigen, die einen Planer mitten auf der Straße suchen.

Es enthält drei Blätter: Zeitplan, Schichten und Mitarbeiter. Sie müssen lediglich Ihre Mitarbeiter und ihre Stundensätze im Mitarbeiterblatt auflisten. Definieren Sie dann die Start- und Endzeit für jede verfügbare Schicht im Schichtblatt. Anschließend wird das automatisierte Zeitplanblatt selbsterklärend.

Der einzige Nachteil ist, dass es nur bis zu 20 Mitarbeiter und 9 definierte Schichten aufnehmen kann, was es ideal für kleine und mittlere Unternehmen macht, aber für größere Unternehmen unplausibel.

Herunterladen:Arbeitsplan der Mitarbeiter

Täglicher Schichtplan

Möglicherweise benötigen Sie nicht alle automatisierten Schnickschnack, die mit den beiden oben genannten Vorlagen geliefert werden. Vielleicht bevorzugen Sie es, die Dinge so manuell wie möglich zu erledigen, und alles, was Sie brauchen, ist ein wirklich grundlegender Zeitplan, an dem Sie basteln können. Wenn ja, verwenden Sie die von Vertex42.

Diese Vorlage funktioniert nicht irgendein überhaupt arbeiten. Der einzige Zweck besteht darin, Ihnen einen vordefinierten Zeitplan zu geben, den Sie von Hand ausfüllen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie es ausdrucken (oder online hochladen), damit jeder es sehen kann. Es ist einfach genug, jede Woche neu zu beginnen.

Herunterladen:Schichtplanvorlage

Excel macht Ihr Leben noch einmal einfacher

Sie können diese Vorlagen jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, wenn sie für Sie nicht absolut perfekt sind (solange Sie sie nicht weitergeben). Wenn Sie anpassen möchten, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, empfehlen wir Excel-Formeln lernen Benötigen Sie Hilfe bei Excel-Formeln? 7 Zu konsultierende RessourcenExcel ist der Goldstandard für Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Excel verwenden müssen und sich dennoch damit vertraut machen müssen, werden Sie mit diesen Ressourcen schnell in die Grundlagen und mehr eingeführt. Weiterlesen zuerst.

Bevor Sie Ihre ausgefüllten Zeitpläne drucken, lesen Sie diese Tipps zum Drucken von Excel-Tabellen 7 Excel-Drucktipps: So drucken Sie Ihre Tabelle Schritt für SchrittHaben Sie Probleme beim Drucken aus Microsoft Excel? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Excel-Tabelle perfekt drucken. Weiterlesen um sicherzustellen, dass alles richtig herauskommt.

Welche Vorlage magst du am liebsten? Haben wir gute vermisst? Haben Sie Tipps oder Tricks zur Planung Ihrer Mitarbeiter? Teilen Sie mit uns in den Kommentaren unten!

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