Meetings vs. Besprechungen: Zwei Mac-Anwendungen zum Verwalten von Tagesordnungen und Protokollen

Werbung

Wenn Sie umfangreiche, detaillierte Tagesordnungen und Protokolle für Besprechungen benötigen, bieten zwei Mac Store-Anwendungen - beide als Besprechungen bezeichnet - nützliche Lösungen, die in keiner anderen OS X-Software verfügbar sind.

Meetings (12,99 USD) von Exquisitus Inc. und Meetings ($ 19.99) von Befehl Guru Jedes bietet eine Reihe ähnlicher Funktionen mit einigen wichtigen Unterscheidungsfunktionen, um sie voneinander zu unterscheiden. Trotz der kürzlich entdeckten Macht von Evernote für die Organisation von Treffen So verwenden Sie Evernote zum Verwalten Ihrer BesprechungenWussten Sie, dass die neuesten Tools und Funktionen in Evernote es zu einer sehr nützlichen Anwendung für die Verwaltung von Besprechungen machen? Weiterlesen Jede dieser Anwendungen enthält Funktionen, die der Notizen-Gigant noch nicht bietet.

Beide Anwendungen können zwischen OS X und den entsprechenden iOS-Apps synchronisiert werden, aber ich werde mich heute auf die OS X-Versionen konzentrieren.

Treffen von Exquisitus Inc (12,99 USD) [Nicht mehr verfügbar]

Exquisitus 'Meetings ist eine App, die in drei Teile unterteilt ist: einen Abschnitt für Tagesordnungen und Protokolle (verwaltet unter dem Aktive Themen Abschnitt), ein dedizierter Kalender (beschriftet Instrumententafel), und ein Eingang Abschnitt mit einer Liste von Erinnerungen, Aktionselementen und Besprechungsthemen.

Es kann etwas schwierig sein, die Anwendung herauszufinden, wenn Sie zum ersten Mal anfangen. Wählen Sie zum Einrichten einer neuen Besprechung aus Datei> Neues Besprechungsthemaoder klicken Sie auf das Pluszeichen „+“ in der Seitenleiste. Im Gegensatz zu den Meetings von Command Guru können Sie mit diesem Programm die Namen und entsprechenden E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte hinzufügen. Wie Sie sehen werden, können Sie auf einfache Weise Tagesordnungen und Protokolle versenden.

Klicken Sie auf das kleine “+ TagesordnungspunktSchaltfläche, um den ersten Tagesordnungspunkt für eine Besprechung hinzuzufügen. Obwohl Sie auch die Tastenkombination Umschalt + Befehl + G verwenden können, um ein neues Element hinzuzufügen, ist es noch besser, wenn Benutzer die Kombination Umschalt + Zurück drücken können, um während der Eingabe schnell Tagesordnungselemente hinzuzufügen.

Beachten Sie, dass Tagesordnungspunkte für diese Anwendung die Möglichkeit beinhalten, jedem eine Haftnotiz und einen Anhang hinzuzufügen Element und eine Schaltfläche zum selektiven Einrücken von Tagesordnungspunkten, zwei davon sind für diese bestimmte Anwendung einzigartig. Einzelne Tagesordnungspunkte können auch direkt aus der Anwendung per E-Mail an alle oder ausgewählte Besprechungsteilnehmer gesendet werden.

Einer der Vorteile der Verwendung dieser Anwendung gegenüber dem Evernote-Ansatz besteht darin, dass Tagesordnungspunkte leicht verschoben werden können. Dies ist sowohl nützlich, wenn Sie Agenden erstellen als auch zu Beginn oder während des Meetings Änderungen an der Tagesordnung vornehmen.

Minuten erstellen

Nachdem Sie alle Ihre Tagesordnungspunkte hinzugefügt haben, klicken Sie auf Neues Treffen Taste zum Einrichten der Minuten. Nachdem die Sitzungsprotokolle erstellt wurden, müssen alle Änderungen an der Tagesordnung manuell in den Besprechungsprotokollen bearbeitet werden. Daher ist es möglicherweise eine gute Idee, nur Protokolle zu erstellen nach dem Die Teilnehmer genehmigen die Tagesordnung.

Ein weiteres Plus bei diesem Ansatz ist, dass Ihre Besprechungen regelmäßig dieselben Tagesordnungspunkte verwenden Besprechung können Sie einfach auf die Schaltflächen Neue Besprechung klicken, um einen neuen Protokollsatz für die Zukunft zu erstellen Treffen. Natürlich kann die Tagesordnung auch für jede neue Sitzung geändert werden.

Wie bei Tagesordnungspunkten können Protokolle per E-Mail gesendet, als PDF oder RTF exportiert, in die Zwischenablage kopiert oder für eingerichtet werden Abschlag Markdown hier: Markdown-Text in Google Mail verwenden und rendern lassen [Chrome] Weiterlesen HTML-Formatierung. Wenn Tagesordnungen oder Protokolle per E-Mail gesendet werden, fügt Meetings automatisch die E-Mail-Adressen sowie den Besprechungsinhalt ein. Dies ist eine Funktion, die in der unten beschriebenen Anwendung fehlt.

Hinzufügen von Aktionen und Aufgaben

Einer der wichtigsten Zwecke von Besprechungen besteht darin, zu ermitteln, was zu tun ist, und Fälligkeitstermine zuzuweisen. Exquisitus-Meetings bieten drei nützliche Möglichkeiten, um Erinnerungen hinzuzufügen. Du kannst den... benutzen Datei> Neue Aktion Menüpunkt, klicken Sie auf Aktionen Elemente oben rechts im Besprechungsbereich oder fügen Sie Erinnerungen im Dashboard hinzu.

Die Verwendung der Dashboard-Funktion ermöglicht das Zuweisen von Fälligkeitsterminen zu Elementen sowie das Anzeigen anderer Kalenderereignisse und Erinnerungen.

Bei Besprechungen ist es auch nützlich, dass alle Ihre Themen, Tagesordnungen und Protokolle in einer Anwendung gespeichert und in die entsprechende iOS-App für Besprechungen (4,99 US-Dollar) exportiert werden [Nicht mehr verfügbar].

Meetings von Command Guru ($ 19.99) [Nicht mehr verfügbar]

Command Gurus Meetings für Mac hat ein sauberes, aber farbenfrohes Layout mit einer Oberfläche, die ich intuitiv fand. Obwohl dies 7 US-Dollar mehr kostet als die Anwendung von Exquisitus, ist es nicht so umfassend für das Einrichten und Teilen von Agenden und Protokollen. Glücklicherweise kann eine 30-Tage-Testversion dieser Anwendung von der Entwickler-Website heruntergeladen werden.

Um eine neue Besprechung zu erstellen, wählen Sie Datei> Neuund fügen Sie den Titel, das Datum und den Besprechungsort hinzu. Es gibt Abschnitte der Benutzeroberfläche zum Hinzufügen von Namen von Besprechungsteilnehmern, Vorbereitungs- und Tagesordnungspunkten, Diskussionsnotizen, Entscheidungen und Aufgaben. Sie können auch auswählen, ob nicht benötigte Abschnitte ausgeblendet werden sollen. Diese sind sehr nützlich und einige davon sind in der Exquisitus-Anwendung nicht verfügbar.

Leider stellt diese Anwendung keine Verbindung zur Kontakt-App Ihres Mac her, sodass Sie die Namen und Adressen der Teilnehmer manuell eingeben müssen. Es gibt auch keine Tastenkombinationen zum Hinzufügen von Tagesordnungspunkten. Es gibt jedoch eine Funktion namens „Smart Task“, mit der Sie bei Aktivierung Elemente mit einem zugewiesenen Hotkey eingeben und hinzufügen können.

Ein weiterer Nachteil dieser Anwendung besteht darin, dass es keine Funktion zum Verwenden der Tagesordnungspunkte zum Einrichten von Protokollen gibt. Wenn Sie diesen Ansatz wählen, müssen Sie im Wesentlichen die Tagesordnungspunkte für die Diskussionen neu erstellen.

Die einzige Exportfunktion für diese Anwendung ist das Versenden von E-Mails. Der fertige Export sieht besser aus als das von der Exquisitus-Anwendung erstellte Layout. Wie bereits erwähnt, fügt dieses Programm keine E-Mail-Adressen ein und listet die Namen der Teilnehmer vertikal auf, was unnötig viel Platz beansprucht.

Wie die Anwendung von Exquisitus wird auch Meetings über iCloud mit der entsprechenden iOS-App für Meetings (4,99 US-Dollar) synchronisiert.

Fazit

Beide Besprechungsanwendungen bieten eine dringend benötigte Lösung, die bisher auf der Mac-Plattform nicht verfügbar war. Und obwohl es mehrere starke gibt iOS-Meeting-Apps Mit MinuteTaker und Meetings können Sie professionelle iPad-Minutenberichte erstellenIn meinem kostenlosen Online-MakeUseOf-Online-Besprechungshandbuch, in dem ich einige Tipps zum Planen und Abhalten von Besprechungen über das Web gegeben habe, habe ich auch auf einige Minuten verwiesen, in denen Apps verwendet wurden. Während nur sehr wenige von uns ... Weiterlesen Es ist großartig, dass diese Desktop-Anwendungen von mobilen Versionen begleitet werden, die Daten synchronisieren, da das Eingeben eines iPad nicht jedermanns Vorstellung von einer guten Zeit ist. Auf der anderen Seite eignen sich die iPad-Versionen hervorragend zum Überprüfen von Inhalten.

Herunterladen: Exquisitus-Meetings [nicht mehr verfügbar] (12,99 USD) / Command Guru-Meetings [nicht mehr verfügbar] (19,99 USD)

Weitere Vorschläge zur Planung und Durchführung von Meetings finden Sie in unserer kostenlosen Version Online-Meeting-Leitfaden zum Herunterladen Online-Meeting-Leitfaden: Software und StrategieModerne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und stehen nahezu jedem mit einem Computer oder Smartphone zur Verfügung. Die Möglichkeit, online Kontakte zu knüpfen und sich mit Menschen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht mehr an die geografische Lage gebunden sind. Weiterlesen . Wir würden auch gerne wissen, welche Funktionen diesen Besprechungsanwendungen hinzugefügt werden sollen.