So sprengen Sie Ihre E-Mails in Microsoft Outlook

Werbung

E-Mails sollen eine bequeme Kommunikationsmethode sein, aber viele von uns verbringen viel mehr Zeit, als wir gerne versuchen würden, unseren Posteingang zu verstehen. Ohne ordnungsgemäße Organisation stellen Sie möglicherweise fest, dass E-Mails Sie mehr Zeit kosten als sie sparen.

Microsoft Outlook enthält eine Reihe von Funktionen, mit denen dieses Problem behoben werden kann. Viele Benutzer sind sich dessen jedoch einfach nicht bewusst Funktionen, die im Programm versteckt sind Verwandeln Sie Outlook in ein Projektmanagement-Tool mit OneNote-IntegrationOneNote kann mehr als Sie denken. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Outlook-Aufgabenliste mithilfe des OneNote-Plugins für Outlook in ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool verwandeln können. Weiterlesen . Verwenden Sie diese Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihr Posteingang so gut wie möglich gepflegt wird, damit Sie sich auf wichtigere Angelegenheiten konzentrieren können.

Finden Sie eine Ansicht, die zu Ihnen passt

Einer der ersten Schritte, um ein

Experte Outlook Benutzer Werden Sie ein Pro Outlook-Benutzer, indem Sie häufige Fehler vermeidenWenn Sie in einer typischen Büroumgebung arbeiten, stehen die Chancen gut, dass das Mailsystem ein Exchange-Server ist und der bevorzugte Mail-Client Outlook ist. Wir haben Outlook hier bei ... Weiterlesen passt das Programm an Ihren Workflow an. Heutzutage verwendet fast jeder E-Mail, aber das bedeutet nicht, dass wir alle genau das Gleiche tun. Was für eine andere Person funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für Sie. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, das Standardlayout von Outlook so anzupassen, dass es Ihrer Nutzung am besten entspricht.

Gehe zum Aussicht Klicken Sie auf die Registerkarte, um zu sehen, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Das Schaltfläche "Ansicht ändern" in dem Aktuelle Ansicht In diesem Abschnitt finden Sie einige verschiedene Optionen, aber es lohnt sich, sich mit dem Thema zu befassen Anordnung und Layout Abschnitt, um in das Wesentliche der Anpassung einzusteigen.

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht ändern Vorschau der Nachricht zu 3 ZeilenDies gibt Ihnen eine detailliertere Vorschau einer kleineren Anzahl von E-Mails gleichzeitig. Oder Sie möchten das einstellen Lesebereich zu ausDadurch sparen Sie den dringend benötigten Platz auf dem Bildschirm, um einzelne E-Mails als neues Fenster zu öffnen, wenn Sie sie lesen möchten.

Der Schlüssel hier ist einfach herauszufinden, was für die Verwendung von Outlook am besten geeignet ist. Probieren Sie es aus - es ist so einfach, diese Einstellungen auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen, wenn Sie feststellen, dass sie nicht so gut funktionieren, wie Sie es sich erhofft hatten.

Verwenden Sie Regeln, um den Prozess zu automatisieren

Regeln sind ein guter erster Schritt zur Organisation Ihrer E-Mails, denn sobald sie vorhanden sind, erledigen sie einen Großteil der Arbeit, bevor Sie Ihren Posteingang überprüfen. Um mit den Regeln zu beginnen, gehen Sie zu Zuhause Registerkarte in Outlook und navigieren Sie zu Regeln > Regeln und Warnungen verwalten.

Von hier aus klicken Sie auf Neue Regel. Sie sehen eine Auswahl an Vorlagen sowie Optionen für den Neuanfang. Im Moment ist es am besten, sich an die angebotenen Vorlagen zu halten. Auf dem nächsten Bildschirm können Sie die Regel nach Ihren Wünschen anpassen. Für die Zwecke dieser Demonstration werden wir auswählen Verschieben Sie eine Nachricht von jemandem in einen Ordner.

Jetzt ist es an der Zeit, dass die Regel einen Zweck erfüllt. Ich möchte ein System einrichten, in dem alle E-Mails gesendet werden, die ich von einem anderen MakeUseOf-Autor erhalte direkt in einen Prioritätsordner. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen im folgenden Bedingungsfenster mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse. Klicken Sie dann im folgenden Abschnitt auf bestimmte Wörter - ich setze sie auf Gebrauch machen von Es würde also nur auf E-Mails antworten, die von einem E-Mail-Konto von der Site gesendet wurden, aber dies kann natürlich alles sein, was Sie wollen - und dann einen sinnvollen Ordner auswählen, indem Sie auf klicken angegeben und navigieren dorthin.

Wählen Sie als Nächstes aus, was Sie mit den Nachrichten tun möchten, die diese Regel beiseite legt, und überlegen Sie sorgfältig, ob Sie dies möchten oder nicht Stoppen Sie die Verarbeitung weiterer Regeln. Abhängig davon, welche anderen Regeln Sie aktiviert haben, kann das Aktivieren dieser Option später zu organisatorischen Problemen führen. Wählen Sie dann Ihre Ausnahmen aus und Sie können Ihre Regel benennen und aktivieren. Von da an werden Ihre E-Mails automatisch sortiert, bis Sie sie deaktivieren.

Teilen und Erobern mit Kategorien

Während Regeln eine großartige Möglichkeit sind, mit dem Großteil Ihrer E-Mails umzugehen, erfordern bestimmte organisatorische Aufgaben ein menschliches Auge. Die strikte Verwendung von Kategorien kann diesen Prozess rationalisieren und es Ihnen ermöglichen, E-Mails schnell und genau zu klassifizieren. Um Ihre Kategorien einzurichten, gehen Sie zu Stichworte Abschnitt der Zuhause Registerkarte in Outlook und navigieren Sie zu Kategorisieren > Alle Kategorien.

Hier sehen Sie eine Übersicht aller derzeit vorhandenen Kategorien. Standardmäßig wird ein einfaches Farbsystem verwendet. Sie können diese Einträge daher zunächst einfach bearbeiten. Um sie ein bisschen nützlicher zu machen, klicken Sie auf eine Kategorie, um sie hervorzuheben, und benennen Sie sie in etwas um relevant für die Art der E-Mail, die Sie erhalten, und weisen Sie ihr eine Tastenkombination zu, an die Sie sich aus dem Internet erinnern werden Dropdown-Liste.

Mit diesen Einstellungen können Sie Ihre E-Mails schnell und einfach so organisieren, wie Sie sie erhalten. Markieren Sie einfach eine bestimmte Nachricht in Ihrem Posteingang und Verwenden Sie die entsprechende Verknüpfung Navigieren in Windows mit Tastaturkürzeln alleinSie kennen vielleicht viele Tastaturkürzel, aber wussten Sie, dass Sie Windows ohne Ihre Maus umgehen können? Hier ist wie. Weiterlesen dass Sie gerade zugewiesen haben. Sie können jetzt alle Nachrichten anzeigen, die unter einer bestimmten Kategorie markiert sind, indem Sie einfach den Namen dieser Kategorie in die Outlook-Suchleiste eingeben.

Verwenden Sie die Suchleiste

Das Geheimnis, um Ihre E-Mails organisiert zu halten, ist die Vorausplanung - ein wenig Arbeit im Voraus kann verhindern, dass später Kopfschmerzen auftreten. Es kann jedoch vorkommen, dass eine E-Mail in die Irre geht und in keinem Ihrer sorgfältig gepflegten Ordner oder Kategorien Anzeichen dafür vorhanden sind. In diesem Fall ist es ratsam, die Suchleiste aufzurufen.

Die Suchfunktion von Outlook ist ebenso flink wie gründlich. Geben Sie einen Suchbegriff in das Feld über Ihrem Posteingang ein und es werden schnell alle Instanzen dieses Wortes angezeigt, die es finden kann, unabhängig davon, ob es sich um eine Betreffzeile oder den Text einer E-Mail handelt. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie sich an ein bestimmtes Detail einer bestimmten E-Mail erinnern können, das Sie mit normalen Mitteln nicht finden können.

Beachten Sie, dass sich die Suchgeschwindigkeit bei vollem Posteingang verlangsamt. Wenn dies die Situation ist, mit der Sie arbeiten, lohnt es sich möglicherweise, bestimmte Ordner zu durchsuchen, anstatt auf jede einzelne E-Mail, auf die Outlook Zugriff hat. Verwenden Sie dazu das Dropdown-Menü auf der rechten Seite der Suchleiste, um Ihre Sehenswürdigkeiten einzugrenzen. Weitere Informationen finden Sie im Verfeinern Abschnitt der Suche Tab.

Denken Sie daran, Outlook.com zu verwenden

Die Online-Version von Outlook verfügt möglicherweise nicht über alle Funktionen der Desktop-Version, sondern über die Die Tatsache, dass es von jedem Gerät mit einem Webbrowser aus leicht zugänglich ist, bedeutet, dass dies nicht der Fall sein sollte übersehen. Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Ihre E-Mails zugreifen müssen von Ihrem Arbeitsplatz entfernt So richten Sie einen E-Mail-Abwesenheits-Responder in Outlook einWas passiert, wenn Sie einen zweiwöchigen Urlaub mit einem geschäftigen Arbeitsleben verbinden? Wenn Sie nach Hause zurückkehren, haben Sie ein riesiges Projekt: E-Mails! Warten Sie - warum nicht einiges davon für Sie automatisieren? Weiterlesen Dies ist eine durchaus akzeptable Option.

Es gibt jedoch mehr zum webbasierten Outlook Outlook.com bietet erweiterte Regeln, Funktionen zum Rückgängigmachen, Inline-Antworten und mehrJetzt für alle Outlook.com-Benutzer verfügbar sind vier neue Funktionen, die Ihr E-Mail-Leben erheblich vereinfachen sollen: erweiterte Regeln für das Sortieren, eine Funktion zum Rückgängigmachen, Inline-Antworten und eine verbesserte Chat-Funktion. Weiterlesen als nur E-Mails zu überprüfen. Durch Klicken auf die Einstellungen Zahnrad In der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms können Sie auch auf eine ziemlich umfassende Sammlung von zugreifen Optionen Das kann sehr praktisch sein, wenn Sie unterwegs sind. Über dasselbe Dropdown-Menü erhalten Sie Zugriff auf Ihre Regeln und Kategorien.

Wenn Sie wissen, dass Sie von überall auf Ihre Outlook-E-Mails zugreifen können, können Sie dies mit einem kombinieren Regel damit Sie Ihren Posteingang auch dann ausdünnen können, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind. Wenn Sie regelmäßig pendeln, ist es möglicherweise möglich, Ihre Bus- oder Zugfahrt in eine günstige Zeit zu verwandeln, um Ihren Posteingang zu überprüfen, bevor der Tag beginnt.

Haben Sie einen guten Tipp für die Verwendung von Outlook, um Ihre E-Mails organisiert zu halten? Lass es uns im Kommentarbereich unten wissen.