7 Google Kalender-Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Büro

Werbung

Google Kalender ist eine wichtige App für alle, die ihre Zeit verwalten müssen. Es spielt keine Rolle, ob Sie arbeiten, studieren oder sogar versuchen, eine Party zu organisieren- Die App hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten.

Wenn Sie in einem Büro arbeiten oder einfach nur wollen Verbessern Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten 9 Surefire-Möglichkeiten, um Ihre Zeitmanagementziele zu erreichenSie möchten Ihre Zeitmanagementziele erreichen, scheinen sich aber nicht durchzusetzen. Diese Tipps und Tools helfen Ihnen, sie ernster zu nehmen. Weiterlesen Es gibt einige Funktionen von Google Kalender, die Sie als nützlich erachten. Lass uns genauer hinschauen.

1. Senden Sie eine Abwesenheitsantwort

Abwesenheitsantworten sind kaum eine neue Idee. Sie sind seit der Existenz der Technologie ein Grundnahrungsmittel für E-Mail-Dienste. Sie sind einer von Die besten Funktionen von Google Mail 9 Fantastische Google Mail-Funktionen, die Sie wahrscheinlich nicht verwendenEinige coole E-Mail-Funktionen in Google Mail gibt es schon seit langer Zeit, ohne dass sich jemand die Mühe macht, sie zu verwenden. Lassen Sie uns das heute ändern.

Weiterlesen .

Diese Funktion ist jedoch in Kalender-Apps weniger verbreitet. Dies bedeutet, dass Zeitmanagement schon immer ein Albtraum war, insbesondere wenn Sie versuchen, freie Slots in den Tagebüchern mehrerer Personen zu finden.

Google Kalender bietet jetzt eine Abwesenheitseinstellung. Wenn Sie es aktivieren, werden alle Besprechungseinladungen, die Sie während des Zeitraums erhalten, automatisch abgelehnt. Sie können die Nachricht anpassen, die andere sehen, und auch steuern, welche Benutzer die Nachricht erhalten.

Sie können eine Abwesenheitsnachricht einrichten, indem Sie das entsprechende Tag auswählen, wenn Sie ein neues Ereignis erstellen.

Die Funktion ist derzeit in der G Suite verfügbar. Obwohl Google die Nachrichten nicht offiziell bestätigt hat, wird allgemein davon ausgegangen, dass die Funktion in den kommenden Monaten für alle Nutzer verfügbar sein wird.

2. Verwalten Sie Ihre Arbeitszeiten

Eine weitere neue Funktion, die G Suite-Benutzer nutzen können, ist die Möglichkeit, Ihre Arbeitszeiten zu verwalten.

Die Idee ist Teil von Googles jüngstem breiteren Streben nach Werbung digitales Wohlbefinden auf allen Plattformen. Das Unternehmen hat außerdem Tools eingeführt, mit denen Sie Ihre App-Nutzung unter Android verwalten, sich daran erinnern, eine Pause unter Android einzulegen und weniger Zeit mit der Bearbeitung von Google Fotos zu verbringen.

Mit der Funktion "Arbeitszeiten" können Benutzer ihre Arbeitstage täglich anpassen. Mit dem aktuellen Ansatz können Sie nur eine Start- und Endzeit von Montag bis Freitag festlegen.

Google kann sogar Vorschläge zu Ihrer Arbeitszeit machen, die auf Ihrer vorherigen Aktivität basieren. Die intelligente Funktion ist nützlich für Freiberufler, die nach Möglichkeiten suchen, ihr Zeitmanagement unter Kontrolle zu bringen.

Wenn Sie während Ihrer arbeitsfreien Zeit zu einer Geschäftsveranstaltung oder einem Meeting eingeladen werden, teilt Google Kalender dem Einladenden mit, dass Sie nicht verfügbar sind.

Um Ihre Arbeitszeiten in Google Kalender festzulegen, gehen Sie zu Einstellungen> Allgemein> Arbeitszeit.

3. Stellen Sie die Zeitblockierungstechnik bereit

Es ist eine einfache Falle, in die man geraten kann. Sie sehen sich Ihren Google Kalender an und sehen einige Besprechungen mit viel Freizeit dazwischen.

Aber wie sieht es mit der Zeitreise zum und vom Ort eines Meetings aus? Und was ist mit der Beantwortung all dieser E-Mails? Und denken Sie daran, dass Sie auch noch essen müssen.

Zeitblockierung ist eine einfache Technik sowohl für Büroangestellte als auch für Personen, die ihr Zeitmanagement verbessern möchten. Im einfachsten Fall bezieht es sich darauf, jede Minute des Tages einer bestimmten Aktivität zuzuweisen.

Wir haben hat sich das Time Blocking-Konzept genauer angesehen Zeitblockierung - Die Geheimwaffe für besseren FokusSuchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie es mit Time Blocking. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig Ablenkungen, Aufschub und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Weiterlesen an anderer Stelle auf der Website, wenn Sie lernen möchten, wie Sie mit Ihren Aufgaben auf dem richtigen Weg bleiben.

4. Sagen Sie allen, dass Sie zu spät zu einem Meeting kommen

Es spielt keine Rolle, wie gut Ihre Zeitmanagementfähigkeiten sind. Jeder kommt von Zeit zu Zeit zu spät zu einem Meeting. Es ist unmöglich, jede verspätete Zug- oder Verkehrsbehinderung zu berücksichtigen.

Zum Glück müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie zu spät kommen, um jede andere Person einzeln zu informieren. Google bietet zwei Möglichkeiten, um alle Mitbesucher gleichzeitig über Ihre Situation zu informieren.

1. Sie können entweder per E-Mail mit dem ursprünglichen Einladungsformular auf alle antworten.
2. Sie können eine Nachricht in Google Kalender senden, indem Sie das betreffende Ereignis bearbeiten.

Eine ausführlichere Erläuterung beider Ansätze finden Sie in unserem Artikel über So verwenden Sie Google Kalender, um allen mitzuteilen, dass Sie zu spät zu einem Meeting kommen Verwenden Sie Google Kalender, um allen mitzuteilen, dass Sie zu spät zu einem Meeting kommenMit Google Kalender können Sie Ihren Teammitgliedern mitteilen, ob Sie zu spät zu einer Besprechung kommen. Weiterlesen .

5. Verwenden Sie Terminplätze

Wenn Sie ein Google-Konto für Arbeit oder Schule haben, können Sie das verwenden Terminplätze Feature.

Es ist eine Variation der Idee der Arbeitszeit. Anstatt Ihren gesamten Arbeitstag für Personen sichtbar zu machen, können Sie Zeiträume festlegen, in denen Personen Besprechungen und Termine mit Ihnen organisieren können.

Dies ist nützlich für Chefs, die einige Stunden pro Woche eine Politik der offenen Tür abhalten möchten, oder für Ärzte, Tierärzte und Anwälte, die ihre Operationen und Kliniken möglicherweise jeden Tag in einem engen Fenster durchführen.

Natürlich hilft Ihnen die Funktion auch dabei, Ihre Zeit zu verwalten. Sie werden nicht versehentlich für ein Meeting außerhalb des Slots weggeschleppt.

Sie können einen Termin festlegen, indem Sie das entsprechende Tag auswählen, während Sie ein neues Ereignis erstellen.

6. Verwenden Sie eine Besprechungsprotokollvorlage

Die Jury ist sich noch nicht sicher, wie nützlich Meetings tatsächlich sind. Viele Leute unterschreiben die Idee, dass sie sich viel zu lange hinziehen. Sie argumentieren, dass nichts vereinbart wird und zerstören sogar die besten Zeitmanagementpläne.

Andere halten sie für einen wesentlichen Bestandteil des Projektmanagements. Ohne sie würden die Pläne schnell ins Chaos geraten.

Die Wahrheit ist irgendwo in der Mitte. Es ist jedoch absolut klar, dass Sie Besprechungsnotizen benötigen, um die Chance auf ein zeitnahes und produktives Meeting zu haben. Sie legen den Überblick darüber vor, worüber Sie in einer bestimmten Sitzung sprechen möchten, und liefern in zukünftigen Besprechungen eine historische Aufzeichnung.

Es gibt ein paar Vorlagen für Sitzungsprotokolle in Google Text & Tabellen Die 12 besten Vorlagen für Besprechungsprotokolle für ProfisDas Protokoll des Besprechungsformats erfasst das Wesentliche. Verwenden Sie eine dieser Vorlagen für Besprechungsprotokolle, um das MOM-Format schnell anzuwenden. Weiterlesen . Sie können sie an Ihr Google Kalender-Ereignis anhängen, indem Sie in der erweiterten Besprechungsansicht auf das Büroklammersymbol klicken. Das Protokoll steht dann allen Teilnehmern zur Verfügung.

7. Greifen Sie auf den Kalender von jemand anderem zu

Die Möglichkeit, auf die Kalender anderer Personen zuzugreifen, diese zu teilen und in einigen Fällen zu bearbeiten, ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebens eines Büroangestellten.

Beispielsweise muss möglicherweise ein ganzes Team einen einzelnen Kalender für ein laufendes Projekt bearbeiten, oder eine Sekretärin muss in der Lage sein, das Tagebuch ihres Chefs zu verwalten.

Es ist einfach, auf den Kalender einer anderen Person zuzugreifen, vorausgesetzt, die Person, der der Kalender gehört, hat machte es mit anderen Menschen teilbar So teilen Sie Google Kalender mit anderenUm Google Kalender freizugeben, können Sie den Kalender entweder öffentlich machen, damit jeder ihn sehen kann, oder Sie können ihn für eine bestimmte Person oder Personen freigeben. Weiterlesen .

Zum Hinzufügen eines Kalenders benötigen Sie entweder die E-Mail-Adresse der anderen Person oder die eindeutige URL des Kalenders. Der Kalender wird auf der linken Seite unter „Andere Kalender.”

• Um es per E-Mail hinzuzufügen, suchen Sie die Liste der Kalender im linken Bereich und geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld ein Fügen Sie den Kalender eines Freundes hinzu oder Fügen Sie einen Mitarbeiterkalender hinzu Feld, dann drücken Sie Eingeben.
• Wenn Sie es über einen ICAL-Link hinzufügen möchten, gehen Sie zu Meine Kalender, drücke den + Hinzufügen Symbol und wählen Sie Von der URL aus dem Menü.

Verbessern Sie das Zeitmanagement mit Google Kalender

Diese sieben Tipps und Tricks sollen Büroangestellten dabei helfen, die tägliche Verwendung von Google Kalender zu verbessern und Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit zu geben, Ihr Zeitmanagement unter Kontrolle zu bringen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Google Kalender leistungsfähiger ist als man denkt, lesen Sie unseren Artikel über Verwendung von Google Kalender als persönliches Tagebuch So verwenden Sie Google Kalender ab heute als persönliches TagebuchSie können Google Kalender als Tagebuch, Tagebuch oder einfachen Tracker verwenden. Mit diesen Kalendertipps und -tricks kann es auch mehr als eine Planung sein. Weiterlesen und kennzeichnen Sie Ihre Selbstverbesserung mit Daten im Kalender.