So werden Sie durch Outsourcing Ihrer täglichen Aufgaben überproduktiv

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Wir alle wissen, dass eine Person, die scheinbar durch das Leben gleitet und an einem Tag mehr erledigt, als die meisten von uns möglicherweise in einer Woche schaffen könnten. Aber durch Lernen Was Sie können auslagern und einige „Best Practice“ -Tipps für die Delegierung Ihrer täglichen Aufgaben erhalten. Auch Sie können überproduktiv werden.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Aufgaben für die Online-Auslagerung auswählen, einige Beispiele zeigen und einige Tipps geben, wie Sie ein effizienter und kompetenter Online-Outsourcer werden können.

Was ist Outsourcing?

Mit einem Wort, Delegation. Seit dem Start (und dem anschließenden Erfolg) von Büchern und Blogs wie dem 4-stündige ArbeitswocheEine große Anzahl von technisch versierten Leuten hat sich Websites wie zugewandt Elance, Odesk, TaskRabbit und viele andere Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren Die 5 besten Websites, um einen virtuellen Assistenten zu findenEin virtueller Assistent ist eine reale Person, die Sie oder Ihr Unternehmen von zu Hause aus unterstützt. Sie können praktisch überall sein und die von ihnen angebotenen Dienstleistungen reichen von professionellen administrativen, technischen, persönlichen oder ...

Weiterlesen , Hausarbeit und sogar ganz Arbeitsplätze an Freiberufler auf der ganzen Welt.

Wenn jemand anderes Aufgaben übernimmt, die Sie nicht selbst erledigen können (oder wollen), haben Sie plötzlich (möglicherweise) Zugriff auf mehr viel mehr) als 24 Stunden am Tag.

Woher weiß ich, was ich auslagern soll?

Viele Leute haben über Outsourcing nachgedacht, sich aber in letzter Minute zurückgezogen, weil sie es einfach nicht glauben Es ist möglich, dass jemand anderes die Kontrolle über bestimmte Aspekte seines Lebens übernimmt, egal wie klein oder groß dieser Teil ist könnte sein.

Dies ist eine Hürde, die ich vor vier Jahren überwinden musste, als ich zum ersten Mal ausgelagert habe, und Ich habe gelernt, dass es für jede Aufgabe fünf Fragen gibt, um zu entscheiden, ob es sein soll oder nicht ausgelagert.

1. Fürchten: Erfüllt mich der Gedanke, diese Aufgabe zu beginnen, mit Furcht?
2. Mangel an Wissen: Gibt es noch jemanden, der diese Aufgabe besser erledigen könnte als ich?
3. Wiederholung: Mache ich diese Aufgabe immer und immer wieder, ohne dass dies einen echten Mehrwert für das darstellt, was ich anstrebe?
4. Aufschub: Zögere ich, anstatt diese Aufgabe zu beginnen?
5. Zeit: Könnte meine Zeit besser damit verbracht werden, etwas anderes zu tun?

Wenn ich antworte Ja Bei einer der oben genannten Fragen werde ich normalerweise die Aufgabe auslagern. Das einzige Mal, dass ich Gewohnheit Das Auslagern der Aufgabe in diesen Situationen ist, wenn das Auslagern schwieriger oder zeitaufwändiger ist als das eigentliche Ausführen der Aufgabe.

Welche Art von täglichen Aufgaben kann ich realistisch auslagern?

Als ich mit dem Outsourcing anfing, begann ich klein und stellte Freiberufler für Dateneingabeaufgaben und Grundlagenforschung ein, aber als ich mehr lernte und mehr darüber, wie man effektiv auslagert, stellte ich bald fest, dass die Arten von Aufgaben, die ich delegieren konnte, nur durch meine begrenzt waren Phantasie.

Email

Der Gedanke, die Verantwortung für Ihren Posteingang an jemanden zu übergeben, den Sie gerade aus dem Internet eingestellt haben und der auf der halben Welt arbeitet, hat Sie wahrscheinlich nur erschaudert. Vertrau mir, ich verstehe. Ihr Posteingang ist Ihr Zufluchtsort, oder? Fangen Sie also klein an und leiten Sie einfach die eine oder andere E-Mail an Ihren Freiberufler weiter, damit dieser mit dieser Single umgehen kann Wenn Sie einen Termin in Ihr Tagebuch eingeben, können Sie nach und nach den dringend benötigten Termin aufbauen Vertrauen.

Wenn das Vertrauen in Ihren Freiberufler zunimmt, können Sie andere E-Mail-Verantwortlichkeiten übergeben und dies schließlich zulassen Sie filtern durch Ihren gesamten Posteingang, sodass Sie nur die dringendsten und produktivsten Fragen beantworten müssen Mitteilungen.

Termine und Reservierungen

Ein freiberuflicher Assistent, der Ihre Termine und Reservierungen für Sie vornehmen und verwalten kann, spart Ihnen nicht nur Zeit und Mühe. Es macht auch Ihre Erfahrungen besser.

Letztes Jahr hat mein freiberuflicher Assistent ein Hotel für meine Freundin und mich gebucht. Am Abend vor dem Aufenthalt rief er an der Rezeption an und stellte sicher, dass alles für die Buchung in Ordnung war (er erwähnte auch, dass meine Freundin Geburtstag hatte). Als wir am nächsten Tag ankamen, musste das Hotelpersonal wohl gedacht haben, ich sei ein Hot-Shot (mit meinem eigenen) Assistent und alle), und wir kamen in einem modernisierten Zimmer an, mit einer Flasche Wein und einer handgeschriebenen Karte, die von der Bett.

Wenn mein Assistent nicht im Voraus angerufen hätte, wäre dies wahrscheinlich nie passiert. Sie können Ihren Assistenten Anrufe planen lassen, Arzttermine vereinbaren, Flüge buchen, Tickets für Konzerte kaufen - was auch immer Sie brauchen!

Online Einkaufen

Ich habe es einmal gehört Ramit Sethi Sprechen Sie darüber, wie er sein Online-Shopping vereinfacht hat. In der Vergangenheit sprach er mit einem Freund, der ein Buch, einen Film oder ein Album empfahl. Er würde, wie die meisten von uns, den Namen der Empfehlung notieren, das Gespräch fortsetzen und nie wirklich zum Kauf kommen. Wenn er nun eine Empfehlung erhält, sendet er eine superschnelle E-Mail an seinen Assistenten:

Buch kaufen: The Great Gatsby

Aus früheren Anweisungen weiß sein Assistent genau, was zu tun ist, d. H. Wie er die zu kaufende Ausgabe auswählt, wie viel er ausgeben darf und wohin das Buch geliefert werden soll. Dies ist eine Outsourcing-Methode, die ich kürzlich übernommen habe, und ich wünschte nur, ich hätte sie früher durchgeführt. Und es kann auf andere Formen des Einkaufens ausgedehnt werden, z. B. auf Lebensmittel oder Kleidung (sofern Sie Ihrem Assistenten beigebracht haben, was Ihnen gefällt).

Surfen im Internet

Wie oft haben Sie ziellos im Internet gestöbert, in der Hoffnung, dass etwas Ihr Interesse weckt? Wie viele Stunden pro Woche verschwenden Sie damit, Tab im Tab zu öffnen, während Sie im Zug sitzen oder fernsehen, um sie wieder zu schließen, ohne ein einziges Wort auf der Seite zu lesen?

Indem Sie Ihrem Assistenten Ihre Interessen, die Art der Dinge, über die Sie lesen möchten oder über die Sie auf dem Laufenden gehalten werden, beibringen, können Sie diese umgehen die sinnlose Surfphase und wissen stattdessen, dass Sie immer einen stetigen Strom von Inhalten haben, für die Sie wirklich von Interesse sind Sie.

Für mich findet mein Assistent Inhalte, die mir gefallen (oder zu Themen, die ich lernen muss), und speichert sie in meinem Instapaper-Konto Verwalten Sie Ihre Lesezeichen und Leselisten mit Instapaper Weiterlesen So kann ich auf meinem Handy, iPad oder Laptop darauf zugreifen und unzählige Stunden sinnloser Online-Wanderungen sparen.

Transkribieren

Ich vermute, Sie haben die Anzahl der Besprechungen verloren, an denen Sie teilgenommen haben, und sind vollständig ausgeschlossen. Sie haben einen anständigen Teil eines wichtigen Gesprächs verpasst. Sie sind wahrscheinlich auch aus einer Besprechung herausgekommen, in der Sie beabsichtigt haben, ein paar Notizen und Aktionspunkte zu schreiben, um dann abgelenkt zu werden und völlig zu vergessen, was Sie eigentlich schreiben sollten.

Um dieses Problem zu umgehen, versuchen Sie, Ihre Besprechungen aufzuzeichnen, und senden Sie die Audiodatei an einen Freiberufler, der dies kann Transkribieren Sie die Konversation, oder notieren Sie sich einfach wichtige Punkte, damit Sie sie im Internet scannen können Zukunft.

Es gibt Hunderte anderer Aufgaben, die Sie auslagern können, egal ob es sich um persönliche oder geschäftliche Aufgaben handelt. Von Webdesign über Beratung und Schreiben bis hin zu Modeberatung, Reiseplanung und sogar Bewerbung. Was Sie auslagern möchten, sollte auf den fünf oben in diesem Artikel aufgeführten Fragen basieren, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit in die Aufgaben mit dem höchsten Hebel investieren.

Einige Hinweise

Es ist nicht zu leugnen, dass Outsourcing entmutigend sein kann. Wenn Sie jemanden einstellen, der einige Ihrer täglichen Aktivitäten übernimmt, werden Sie automatisch zum Manager. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten:

Sorgfältig einstellen

Wenn Sie einen Job bei Elance of Odesk veröffentlichen, erhalten Sie wahrscheinlich mindestens 30 bis 40 Vorschläge. Es ist Ihre Aufgabe, die Person zu finden, die zu Ihnen passt. Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, erstellen Sie eine Auswahlliste mit etwa 3-7 Bewerbern und stellen Sie ihnen eine einfache Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass Sie sehr klare Anweisungen geben und eine Frist. Lassen Sie sie wissen, wie Sie die angeforderten Informationen erhalten möchten. Wenn Sie möchten, dass sie in Zukunft für Sie telefonieren, bitten Sie sie, Ihnen eine Audiodatei zu senden, in der einige Fragen beantwortet werden, damit Sie ihre „Telefonstimme“ hören können.

Richten Sie ein "Über mich" -Dokument ein

Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, Ihre Anforderungen an Ihren Assistenten immer wieder zu wiederholen. Jedes Mal, wenn Sie ihnen neue Informationen zur Verfügung stellen (Geschäfte, die Sie mögen, die Art der Hotels, in denen Sie gerne übernachten, Ihre Anforderungen bei der Buchung eines Fluges, die Zeiten, zu denen Sie für Anrufe verfügbar sind usw.) Lassen Sie diese Informationen in eine freigegebenes Dokument. Dieses Dokument ist ihr erster Bezugspunkt, wenn sie Fragen zu einer von Ihnen festgelegten Aufgabe haben (wodurch sich der Umfang der Wiederholungsarbeiten verringert, die Sie ausführen müssen) Wenn Sie jemals mit einem anderen Assistenten arbeiten, können Sie ihm dieses Dokument einfach geben und er kann viel mehr über Sie und Ihre Vorlieben erfahren schnell.

Sei präzise

Seien Sie bei jeder Aufgabe, die Sie delegieren, so genau wie möglich. Anstatt Schritt für Schritt Anweisungen zu schreiben, kann dies effektiver sein Nehmen Sie ein Bildschirmaufnahmevideo auf Ashampoo Snap 7 Review: Einfacher Screenshot und VideoaufnahmeSuchen Sie nach einer einfachen und umfassenden Desktop-Capture-Lösung? Snap 7 bietet erweiterte Screenshot-Optionen, einschließlich Mehrfachaufnahmen und Videoaufnahme. Aber ist es 20 Dollar wert? Lesen Sie unseren Testbericht und testen Sie ihn selbst mit dem ... Weiterlesen an Ihren Assistenten senden, damit er sehen kann, wie Sie würde bestimmte Aufgaben ausführen. Teilen Sie Ihrem Assistenten immer mit, wie lange er für eine Aufgabe (und / oder Ihr Budget) aufwenden kann, wie spät er ist, und beantworten Sie alle Fragen Fragen, die sie möglicherweise haben, bevor sie auftauchen, um das Hin- und Her-Versenden von E-Mails zu reduzieren, das auftreten kann, wenn Sie sich nicht sicher sind genug.

Sei fair: Viele Leute stellen Freiberufler ein und denken, sie könnten jemanden einstellen, der Aufgabe für Aufgabe für 3 US-Dollar pro Stunde ausführt. Bitte seien Sie fair mit Ihren Anforderungen und dem von Ihnen angebotenen Stundensatz. Je fairer Sie sind, desto bessere Ergebnisse erhalten Sie.

Wie Sie hoffentlich sehen können, ist der Spielraum, wie Outsourcing dazu beitragen kann, Zeit und Energie zu sparen, enorm, um das Beste aus Ihnen herauszuholen Beim Outsourcing müssen Sie dies als langfristige Investition betrachten, die sich immer mehr auszahlt, wenn Ihre Assistenten mehr über Sie und deren Art erfahren kann dir helfen.

Wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, sollten Sie sich dieses Interview mit Dan Andrews von ansehen Tropischer MBA darüber, wie er es geschafft hat, den größten Teil eines Millionengeschäfts auszulagern. Wenn dich das nicht beeinflusst, wird nichts!

Dieser Artikel konzentrierte sich auf online Outsourcing, aber es gibt viele Aufgaben, die Sie auch offline auslagern können. Tools wie TaskRabbit wurden entwickelt, um bei alltäglichen Aufgaben wie Putzen und Waschen sowie beim Einkaufen von frischen Lebensmitteln zu helfen.

Haben Sie eine Ihrer täglichen Aufgaben ausgelagert? Wenn ja, wie ist es gelaufen?

Bildnachweis: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)