So verwenden Sie Evernote zum Verwalten Ihrer Besprechungen

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Wussten Sie, dass die neuesten von Evernote bereitgestellten Tools es zu einer sehr nützlichen Anwendung für die Verwaltung von Besprechungen machen?

Organisation und Verwaltung von Besprechungen Online-Meeting-Leitfaden: Software und StrategieModerne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und stehen nahezu jedem mit einem Computer oder Smartphone zur Verfügung. Die Möglichkeit, online Kontakte zu knüpfen und sich mit Menschen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht mehr an die geografische Lage gebunden sind. Weiterlesen ist ein mühsamer, aber wichtiger Teil der Erledigung von Aufgaben, und ich wusste nicht, wie nützlich Evernote sein könnte, um Besprechungspläne zu erstellen und bis vor kurzem Minuten zu dauern. Das neueste Funktionen 8 Evernote-Upgrades, die Sie kennen solltenEs scheint, als würde Evernote jeden zweiten Monat zusätzliche Upgrades erhalten. Einige werden stillschweigend veröffentlicht, während andere von starken Evernote-Benutzern mit Spannung erwartet werden. Seit ich meinen letzten Artikel über Evernotes neues Design geschrieben habe und ...

Weiterlesen Das Hinzufügen von Aufgabenlisten, das Erstellen von Tabellen, das Teilen von Notizen und Notizbüchern sowie das Anhängen von Dokumenten macht Evernote zu einem idealen Tool für die Verwaltung von Besprechungen.

Wenn Sie neu bei Evernote sind, laden Sie unsere kostenlose herunter inoffizielles Evernote-Handbuch Verwendung von Evernote: Das inoffizielle HandbuchDas Erlernen der eigenen Verwendung von Evernote dauert lange. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die wichtigsten Evernote-Funktionen optimal nutzen können. Weiterlesen in kürzester Zeit einsatzbereit zu sein.

Erstellen Sie eine Vorlage

Alle Teams, Komitees und Organisationen haben spezielle Bedürfnisse und Zwecke, aber wenn es darum geht, eine Meeting-Agenda zu erstellen, gibt es einige Standardpunkte, die Sie wahrscheinlich für jedes Meeting einbeziehen werden. Erstellen Sie vor Ihrer nächsten Besprechung eine Notizvorlage, die für die Tagesordnung und die Protokolle Ihrer Besprechung verwendet wird.

Ich bevorzuge die Verwendung der Evernote-Tabellenfunktion für Agenda und Protokolle, da die Größe automatisch geändert wird, wenn Inhalte hinzugefügt werden. Spalten und Zeilen können nicht hinzugefügt oder gelöscht werden. Da ich die Tabelle jedoch als Vorlage verwende, ist dies kein großes Problem. Durch Hinzufügen der Namen der regulären Teilnehmer können Sie leichter abhaken, wer an der Besprechung teilgenommen hat.

Ich behalte Datum und Uhrzeit des Meetings im Titelbereich der Notiz, um es mir und anderen Teammitgliedern zu erleichtern, diese Informationen zu identifizieren. Ein weiteres attraktives Format für eine Agenda ist der spezielle Menüpunkt für horizontale Regeln von Evernote (Format> Horizontale Regel einfügen).

Duplizieren Sie Ihre Agenda-Notiz und probieren Sie sie aus, wenn Sie das nächste Mal eine tatsächliche Besprechung haben, um zu sehen, was überarbeitet werden muss. Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie die Vorlage für zukünftige Besprechungen duplizieren und natürlich alle Ihre Besprechungsnotizen in einem dafür vorgesehenen Notizbuch aufbewahren. Sie können auch exportieren (Datei> Hinweis exportieren) die Vorlagennotiz in Ihren Dokumentenordner oder Ihr Dropbox-Konto und importieren Sie bei Bedarf eine Kopie erneut.

Link zu anderen Notizen

Bei der Vorbereitung der Tagesordnung für Ihre Besprechung wissen Sie möglicherweise, dass externe Links und Links zu Notizen zu Elementen in Ihrer Besprechungsnotiz hinzugefügt werden können. Um einen externen Link hinzuzufügen, wählen Sie ein Element in der Notiz aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Link> Link hinzufügen… und geben Sie die externe URL ein.

Um eine Verknüpfung zu einer anderen Notiz in Ihrem Evernote herzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz in einer Snippet-, Karten- oder Listenansicht und wählen Sie sie aus Notizlink kopieren. Fügen Sie den Link wie einen externen Link ein, um einen Link zur Notiz zu erstellen. Dies ist sehr praktisch, um die Ergebnisse vergangener Besprechungen zu Ihrer aktuellen Agenda hinzuzufügen oder Menüpunkte zu diskutieren, für die Sie andere Materialien in Evernote haben.

Teilen und zusammenarbeiten

Zwar gibt es mehrere gute Agenda- und Minuten-Apps für das iPad verfügbar Mit MinuteTaker und Meetings können Sie professionelle iPad-Minutenberichte erstellenIn meinem kostenlosen Online-MakeUseOf-Online-Besprechungshandbuch, in dem ich einige Tipps zum Planen und Abhalten von Besprechungen über das Web gegeben habe, habe ich auch auf einige Minuten verwiesen, in denen Apps verwendet wurden. Während nur sehr wenige von uns ... Weiterlesen Ich bevorzuge die Verwendung von Evernote aufgrund seiner Funktionen zum Teilen und zur Zusammenarbeit. Diese erleichtern das Teilen von Tagesordnungen und Besprechungen online oder per E-Mail mit Ihrem Team und anderen Besprechungsteilnehmern.

Ein weiterer Vorteil dieser Art der Freigabe besteht darin, dass Links zu Ihren Besprechungsnotizen immer Änderungen und Aktualisierungen der Notizen enthalten und dass das Layout von Evernote-Notizen auf einer Webseite professionell ist.

Wenn Sie ein Premium-Evernote-Konto verwenden, können Sie Notizen mit anderen Evernote-Benutzern teilen, insbesondere für Zwecke der Zusammenarbeit. Freigegebene Notizen können schreibgeschützt oder zum Lesen und Ändern des Zugriffs festgelegt werden. Evernote verfolgt, wer die Notizen geändert hat. Wenn Systemkonflikte auftreten, erstellt Evernote automatisch ein Duplikat Ihrer in Konflikt stehenden Notiz, damit das Problem behoben werden kann.

Erinnerungen

Eine weitere nützliche Funktion in Evernote ist die Möglichkeit, Erinnerungen festzulegen. Persönlich füge ich einer Besprechungsagenda eine Erinnerung hinzu, die mich daran erinnert, das Protokoll einige Tage vor der Besprechung an die Teilnehmer zu senden. Evernote-Erinnerungen werden auf allen Geräten angezeigt, auf denen Evernote installiert ist.

Während der Besprechung

Während Evernote natürlich nützlich ist, um Minuten zu dauern, enthalten viele Versionen eine Präsentationsfunktion zum Anzeigen Ihre Besprechungsagenda und andere Notizen über eine Projektionsfläche sowie ein integriertes Markierungswerkzeug zum Hervorheben Inhalt.

Das Präsentationstool enthält einen Menüpunkt zum Präsentieren einer Notiz auf einem anderen Bildschirm. Sie müssen jedoch auf klicken oder auf tippen Präsentationsschaltfläche in der Symbolleiste jedes Mal, wenn Sie zu einer anderen Notiz wechseln. Üben Sie daher unbedingt die Verwendung der Präsentation Modus Vor Ihr Treffen! Die Präsentationsfunktion kann auch als digitales „Whiteboard“ für Brainstorming-Ideen verwendet werden.

Das Audioaufzeichnungstool ist auch praktisch, um Teile des Meetings aufzuzeichnen, die Sie später überprüfen möchten. Möglicherweise benötigen Sie ein externes Mikrofon anstelle des internen Mikrofons auf Ihrem Mac oder PC, um eine qualitativ hochwertige Aufnahme eines Raums voller Personen zu erhalten.

Evernote ermöglicht derzeit nicht, dass zwei oder mehr Personen live an Notizen zusammenarbeiten, sondern ein kürzlich aktualisiertes Update des Onlinedienstes LiveMinutes ermöglicht die Live-Zusammenarbeit mit Evernote-Notizen.

Nach dem Treffen

Wie bei den Tagesordnungen ist es auch bei Evernote praktisch, die Protokolle Ihrer Besprechung fast unmittelbar nach Abschluss der Besprechung zu teilen. Teammitarbeiter können alle erforderlichen Anpassungen am Protokoll vornehmen und das Protokoll kann verwendet werden, um die Tagesordnung für das nächste Meeting vorzubereiten.

Das Schöne an der Verwendung von Evernote ist, dass alle Ihre Minuten für einen einfachen Zugriff in einem Notizbuch aufbewahrt werden. Nachdem Sie viele Minutennotizen gesammelt haben, können Sie sie alle auswählen und entweder zu einer großen Notiz zusammenführen oder auf ein lokales Laufwerk exportieren (Datei> Notizen exportieren) wo sie abgerufen werden können, wenn Sie sie erneut benötigen.

Beachten Sie auch, dass für diese Sammlung ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden kann, wenn mehrere Notizen in einem Notizbuch ausgewählt sind. Das Inhaltsverzeichnis wird als Notiz erstellt und ist eine hervorragende Möglichkeit, eine Liste der abgeschlossenen Minuten im Laufe der Zeit zu teilen.

Passt sich Ihren Bedürfnissen an

Wenn Sie Evernote effektiv zur Organisation und Durchführung Ihrer Besprechungen verwenden möchten, müssen Sie mit vielen erweiterten Funktionen des Dienstes vertraut sein. Wenn Ihre Teammitglieder den Service auch nutzen, kann dies das Organisieren, Zusammenarbeiten und Teilen von Besprechungsmaterialien vereinfachen, und es bedeutet, ein paar weniger Anwendungen zu verwenden, um Dinge zu erledigen.

Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, ob Sie Evernote für die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen verwenden.