Erstellen Sie einfach Besprechungspläne mit Besprechungserwartungen [iPad]

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Obwohl sich keiner von uns auf die Teilnahme an Meetings freut, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen, wie z ZustimmenDo Einverstanden: Schreiben und verwalten Sie Ihre Geschäftsbesprechungsprotokolle kostenlos onlineSeit einigen Wochen suche ich nach einer benutzerfreundlichen Website oder Anwendung, mit der ich die Sitzungsprotokolle aufbewahren und speichern kann. Der traditionelle Ansatz für Textdokumente ist nicht mehr produktiv ... Weiterlesen , die die Planung von Besprechungen erleichtern. Alle erfolgreichen Meetings beginnen mit einer gut durchdachten Agenda, die ein klar definiertes Ziel und einen klar definierten Zweck für jeden Tagesordnungspunkt enthält. Eine gut entwickelte Agenda kann Ihnen und Ihren Teammitgliedern helfen, konzentriert zu bleiben und möglicherweise die Zeit zu verkürzen, die Sie treffen.

Ich benutze regelmäßig Mein Ausschuss MyCommittee ist das beste Online-Tool zum Erstellen von Online-Agenden und -Protokollen

Online-Tools und -Ressourcen für die Organisation effektiver Besprechungen sind breit und vielfältig und äußerst nützlich. Mit Websites wie MyCommittee.com können Sie die Notwendigkeit reduzieren, E-Mails hin und her zu senden und Dokumente weiterzuleiten, um sie zusammenzuführen ... Weiterlesen Agenden zu entwickeln und Protokolle für die meisten Meetings zu führen, die ich organisiere und moderiere. Ich habe aber auch eine gut durchdachte iPad-App namens entdeckt Erwartungen an Meetings (kostenlos) zum Erstellen und Teilen von Meeting-Agenden. Obwohl die App nicht für Minuten ausgelegt ist, enthält sie eine Funktion, die zur Not zu diesem Zweck verwendet werden kann.

Grundeinstellung

Erwartungen erfüllen hat eine saubere Benutzeroberfläche, die Ihnen beim Hinzufügen von Daten ein paar Fingertipps erspart. Um eine Agenda einzurichten, tippen Sie einfach auf die Schaltfläche + oben links in der Menüleiste. Es gibt Eingabefelder für den obligatorischen Titel, den Ort, das Datum und die Uhrzeit der Besprechung.

Da ist auch ein "ZweckFeld, das nicht übersehen werden sollte. Ein gut durchdachtes Meeting sollte einen klar definierten Zweck haben, der mit einer Art Aktionsverb beginnt - z. „aktuelle Marketingstrategie bewerten “.

Meeting Expectations enthält auch eine Teilnehmerfunktion, die eine Verbindung zur Kontaktliste Ihres iPad herstellt. Zweifellos werden oder sollten die Personen, mit denen Sie sich treffen, wahrscheinlich in Ihrer Kontaktliste stehen. Wenn ein Teilnehmer nicht auf Ihrer Liste steht, können Sie über die App neue Kontakte hinzufügen. Diese Funktion spart nicht nur Zeit, da weniger Namen und E-Mail-Adressen eingegeben werden müssen, sondern ist auch nützlich, um die Agenda schnell per E-Mail mit den Teilnehmern zu teilen.

Festlegen von Tagesordnungspunkten

Das Erfüllen von Erwartungen ist wirklich eine Zeitersparnis, wenn es darum geht, eine Agenda zu entwickeln. Sie fügen Tagesordnungspunkte natürlich über das Eingabefeld hinzu, aber die App erspart Ihnen je nach Einrichtung ein paar Fingertipps. Nachdem Sie Ihre Eingabe eingegeben und auf tippen Erledigt Schaltfläche, fügt die Anwendung das Element zur Liste hinzu, aber zum Glück schließt es die Tastatur nicht.

Hinweis - In der Regel sollten Tagesordnungspunkte mit einem Aktionsverb beginnen, z. Überprüfen, bewerten, diskutieren, Brainstorming, Bericht, Nachbesprechung.

Sie können weiterhin Tagesordnungspunkte hinzufügen, denen standardmäßig jeweils 15 Minuten zugewiesen sind. Machen Sie sich an dieser Stelle keine Gedanken über die Festlegung der Zeitdauer für jeden Tagesordnungspunkt.

Meeting Expectations enthält auch eine kleine Funktion zum Hinzufügen von Mittag- und Kaffeepausen zu Ihrer Agenda. Die Standardzeit für diese Elemente beträgt 45 bzw. 15 Minuten, die Zeiten können jedoch angepasst werden.

Neue und wichtige Tagesordnungspunkte sollten auch den Namen des für diesen Punkt verantwortlichen Teilnehmers sowie eine kurze Beschreibung enthalten, warum der Punkt zur Tagesordnung hinzugefügt wird. Die Entwickler von Meeting Expectations haben klar verstanden, wie wichtig es ist, Tagesordnungspunkte zu definieren.

Sie können auf einen Tagesordnungspunkt tippen und den Namen des für diesen Punkt verantwortlichen Teammitglieds sowie eine kurze Beschreibung und Hinweise dazu hinzufügen, was in diesem Teil der Tagesordnung behandelt wird. Zur Not kann diese Funktion auch für Minuten verwendet werden. Ihre Agenda-Beschreibungen werden ausgeblendet, während Sie der Agenda-Editor der App sind. Sie werden jedoch auf der gespeicherten Startseite und dem von Ihnen per E-Mail gesendeten Dokument angezeigt.

Wie Sie sehen werden, berechnet Meeting Expectations automatisch die Dauer des Meetings basierend auf der zugewiesenen Zeit für jeden Tagesordnungspunkt. Dies ist eine süße kleine Zeitersparnis, und natürlich können Tagesordnungspunkte und -zeiten bearbeitet werden. Elemente können auch einfach verschoben oder gelöscht werden. Die Möglichkeit, die Zeiten anzupassen, kann auch während des Meetings erfolgen. Wenn Sie also die Zeit für einen bestimmten Punkt überschreiten, können Sie andere Tagesordnungspunkte so anpassen, dass die Besprechung planmäßig endet.

Teilen Sie Ihre Agenda

Wenn Sie mit dem Einrichten Ihrer Agenda fertig sind, werden alle Ihre Eingaben auf der Homepage der Anwendung gut formatiert. Tippen Sie jedoch unbedingt auf speichern Klicken Sie auf die Schaltfläche, bevor Sie die Anwendung schließen. Andernfalls werden alle nicht gespeicherten Daten gelöscht.

Wenn Sie die Erwartungen erfüllen, können Sie Ihre Agenda ganz einfach per E-Mail teilen. Die eigentliche E-Mail enthält alle Eingaben zur Tagesordnung, einschließlich Datum und Uhrzeit, sowie Tagesordnungspunkte und Notizen für die Besprechung. Leider müssen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer manuell in das Feld "An" der von E-Mail-Meetings-Erwartungen erstellten Adressen eingeben. Es würde einige Schritte sparen, wenn die App dies für Sie tun würde.

Das Senden Ihrer Agenda an die Teilnehmer einige Tage oder eine Woche vor dem Meeting ist jedoch eine hervorragende Möglichkeit, zusammenzuarbeiten und zusätzliche Informationen für die Agenda zu erhalten.

Sie können die Datums- und Tagesordnungspunkte auch in der Kalender-App auf Ihrem iPad speichern.

Andere Eigenschaften

Eine weitere große Zeitersparnis bei den Besprechungserwartungen ist die Möglichkeit, gespeicherte Besprechungen zu klonen. Dies bedeutet, dass Sie keine Tagesordnungspunkte aus früheren Besprechungen erneut eingeben müssen, sondern diese Elemente einfach für die nächste Besprechung bearbeiten müssen. Dies ist besonders nützlich für wiederkehrende, regelmäßig geplante Besprechungen, die sowohl alte als auch neue Tagesordnungspunkte enthalten.

Sie können Agenden auch als außerplanmäßige Entwürfe speichern, und alle Ihre Agenden werden natürlich archiviert.

Insgesamt ist Meeting Expectations eine gut gestaltete, zeitsparende mobile App. Als Desktop-Anwendung wäre es sogar noch besser. Das Erfüllen von Erwartungen ersetzt die Verwendung von Microsoft Word-Vorlagen oder anderen rein textbasierten Anwendungen. Diese App lässt Ihre Agenden professionell aussehen.

Das Erfüllen von Erwartungen ist in der ersten Version enthalten, daher hoffe ich, dass zusätzliche Funktionen verfügbar sind, einschließlich der Möglichkeit, Tagesordnungen zu speichern Dropbox und als PDFs. Einige andere Wünsche beinhalten die Möglichkeit, Notizen aus der Teilnehmerliste mit Namen zu versehen, anstatt sie eingeben zu müssen manuell. Dies sind geringfügige Anfragen, zumal es im iTunes App Store nur wenige ähnliche mobile Apps gibt.

Teilen Sie uns Ihre Meinung mit Erwartungen erfüllen. Probieren Sie es aus oder verwenden Sie bereits eine andere ähnliche Lösung?